Bewerber

Dieser Artikel beinhaltet folgendes Inhaltsverzeichnis:

1. Allgemeines
2. Bearbeitung von Bewerberprofilen
2.1 Reiter 'Profil'
2.2 Reiter 'Daten'
2.3 Reiter Statistik
2.4 Reiter 'Dokumente'
3. Verwaltung von Assessment Days
3.1 Neue Assessment Days anlegen
3.2 Bearbeitung von bestehenden Assessment Days
3.3 Einbinden und Nutzung des Moduls beispielsweise in der Community
3.4 Benotung der Assessment Days
3.5 Assessment Days Teilnehmer für das Ranking vorbereiten

1. Allgemeines

In diesem Artikel werden die Bearbeitung von Bewerberprofilen und das Modul 'Assessment Days' erläutert.

2. Bearbeitung von Bewerberprofilen

Bewerberprofile basieren auf academyFIVE Personenprofile und enthalten zusätzlich 'Bewerberbuchungen' mit speziellen Merkmalen (Informationen zur (Online)-Bewerbung). In diesem Artikel wird nur auf die speziellen Funktionen von Bewerberprofilen eingegangen.

2.1 Reiter 'Profil'

Im Profil-Tab dieser speziellen 'Bewerberprofile', sind unter dem Bereich 'Bewerbungsdaten' die grundlegenden Bewerberdaten enthalten.

2.2 Reiter 'Daten'

Diese Informationen (in ausführlicher Form) finden sich im Daten-Tab in den Bewerberbuchungen wieder:

Bewerberbuchungen können bearbeitet, deaktiviert und gelöscht werden (sobald Sie auf 'Bearbeiten' geklickt haben und dann im folgenden Menü auf 'Löschen' in der Menüleiste gehen). Des Weiteren, falls ein entsprechender Zulassungsstatus in der Bewerberbuchung vorhanden ist, kann aus der Bewerberbuchung heraus mit der Option 'Immatrikulation' eine Immatrikulation zum Studierenden vorgenommen werden. Dann wird diese Buchung deaktiviert und eine neue aktive Studentenbuchung mit den Studiendaten erstellt (grünmarkierte Buchung).

Wurde eine Bewerberbuchung über die Onlinebewerbung automatisch angelegt, gibt es in der Buchung die Option das Bewerbungsdokument (Funktion 'Bewerbungsdokument') herunterzuladen:

Bitte beachten Sie, dass dieses Dokument im Gegensatz zum gleichnamigen Bewerbungsdokument unter dem Reiter 'Dokumente' dynamisch aufgebaut ist und sich verändern kann. Unter dem Reiter 'Dokumente' wird das gleichnamige Dokument einmal beim Absenden der Onlinebewerbung generiert, abgespeichert und nicht mehr verändert.

Beim manuellen Anlegen einer Onlinebewerbung wird über das Feld 'Bewerbung für Onlinebewerbung' automatische die richtige Onlinebewerbung anhand der Auswahl des Studiengangs gefiltert, man muss diese nur noch auswählen. Zusätzlich ist nach Speichern dieses Feldes mit der Auswahl, das Feld nicht mehr editierbar und grau hinterlegt.

Bewerbende können in der Onlinebewerbung eine bereits vorhandene Matrikelnummer eingeben – in Österreich bzw. in der Schweiz etwa die zentral vergebene Matrikelnummer. Im Zuge der Immatrikulation wird die Matrikelnummer in die Studierendenbuchung übernommen.

Diese Funktion ist mit einer Konfiguration verbunden – bitte wenden Sie sich bei Interesse an Ihre Simovative Ansprechpartner.

Die Reihenfolge der Buchungen im Daten-Tab ist folgendermaßen:

• Zuerst werden die aktiven Programme angezeigt
• Danach erfolgt eine Sortierung nach Status (erst Bewerber, dann Studenten, danach Interessenten)
• Nachfolgend wird nach dem Grad (Eingeschrieben, abgebrochen, etc.) sortiert
• Zuletzt wird nach der ID, sprich der Reihenfolge der Anlage, sortiert.

Im Reiter "Daten" kann auch das Log für berechtigte Nutzer eingesehen werden. Für Bewerberbuchungen wird hier beispielsweise das Anlegen, Löschen oder Bearbeiten der Buchung inkl. der Bewerbungsnummer sowie der Studiengang der Bewerbung dokumentiert. Zieht ein Bewerbender seine Bewerbung zurück oder löscht diese, so ist dies anhand eines roten x-Icons im Log ersichtlich. Eine vorher vorhandene Buchung des Interessierten wird in diesem Fall wieder aktiviert.

2.3 Reiter 'Statistik'

Weitere Informationen zum Tab "Statistik" finden Sie hier: Tab „Statistik“ im Bewerbenden- und Studierendenprofil

2.4 Reiter 'Dokumente'

Sobald ein Bewerberprofil angelegt wird, sei es durch die SIM Online Bewerbung, über die SOAP Schnittstelle oder Anlegen eines Bewerberprofils wird ein Dokumentenordner erstellt. Dieser wird unter dem Reiter 'Dokumente' angezeigt. Alle vom Bewerber hochgeladenen Dokumente aus der Onlinebewerbung werden hier abgelegt, aber auch Dokumente der Bewerber, die von der Hochschulverwaltung direkt über academyFIVE hochgeladen wurden.

Wird eine Onlinebewerbung eines Bewerbers begonnen, wird ein Ordner erstellt, der sofort signalisiert, dass unter diesem Ordner alle hochgeladenen Dokumente aus der Onlinebewerbung hinterlegt sind. Es enthält den Namen 'Application documents' das Jahr für welches sich beworben wurde und die Abkürzung des Studiengangs. Bei Änderung des Jahres, für das sich beworben wird, wird auch der Ordnername entsprechend geändert.
Wenn die Bewerbung nicht für ein konkretes Jahr ist (Modul 'Application_semester_year' in der Onlinebewerbungsdatenquelle nicht eingebunden und definiert), wird das aktuelle Jahr mit als Ordnername gewählt.

3. Verwaltung von Assessment Days

Die Option ‚Assessment Days‘, kann im Baum unter ‚Personen‘ -> ‚Bewerber‘ angewählt werden. 

3.1 Neue Assessment Days anlegen

Im rechten Frame von academyFIVE kann mithilfe des Buttons ‚Neuen Assessment Day erstellen‘ in der Menüleiste ein neuer Assessment Day erstellt werden.

Hierbei können folgende Informationen für einen Assessment Day eingetragen werden:

* Bezeichnung (de)/ Bezeichnung (en)

* Status

* Datum, wann das Assessment Day stattfinden soll

* Jahr

* Semester

* Standort

* Anmeldedatum, bis wann die Bewerber sich an einem Termin anmelden können.

* Abmeldedatum, bis wann die Bewerber sich auch wieder von einem Termin abmelden können.

* Gruppe, welche Bewerbergruppe dieser Assessment Day betrifft

3.2 Bearbeitung von bestehenden Assessment Days

Bestehende Assessment Days können mit linker Maustaste bearbeitet oder gelöscht werden:

In der Detailansicht eines Assessment Days wie oben, ist es auch möglich, die Teilnehmerliste aus dem jeweiligen Assessment Day als Excel-Datei mit dem Button ‚Exportieren‘ zu exportieren und eine E-Mail an alle Teilnehmer zu senden (Button ‚Mail senden‘).

In bestehenden Assessment Days kann man unter ‚Teilnehmer‘ alle angemeldeten Teilnehmer in einer Liste einsehen. Unter der Spalte ‚Score‘ werden die Punkte des teilgenommenen Assessment Days eingetragen.

Bedeutung der weiteren Buttons in der Menüleiste in der Übersicht aller Assessment Days eines Semesters:

* Filter ‚Jahr‘: Filter zum Eingrenzen des Jahres

* Filter ‚Semester‘: Filter zum Eingrenzen des Semesters

* Button ‚Lupe‘: Button zum Initiieren der Filterung

* Button ‚Radiergummi‘: Button zum Zurücksetzen der Filter

3.3 Einbinden und Nutzung des Moduls beispielsweise in der Community

Um das Modul aus academyFIVE in der Community zu verwenden, muss man hierzu in einem Seiteninhalt in der Community das Modul 'Assessment' einbinden.

Die Anmeldung zu einem Assessment Day erfolgt in der Regel über das Portal nachdem sich ein Bewerber für einen Studiengang beworben hat.

Achtung: Es werden Assessment Days nur online angezeigt, wenn der Registrierungszeitraum bzw. das Abmeldedatum aktuell und der Status des Assessment Days auf 'Findet statt' gesetzt ist. Geplante Assessment Days werden generell nicht online angezeigt.

Bei der Anmeldung für ein Assessment Day hat der Bewerber den Status ‚Angemeldet‘

3.4 Benotung der Assessment Days

Die Eingabe der Scores erfolgt je nach Konfiguration über den Button ‚Benoten‘ (mehrere Teilnehmer gleichzeitig) in der Menüleiste, durch die ‚Bearbeiten‘ Funktion im Kontextmenü der Teilnehmer eines Assessment Days (Einzelbenotung) oder per Score-Import.

Die Ansicht sieht über 'Benoten' wie folgt aus:

Man kann angeben, ob ein Teilnehmer beim Assessment Day teilgenommen hat oder nicht, die erreichten Scores (1 – 100) und wahlweise einen Kommentar angeben.

Unter 'Bearbeten' im Kontextmenü ist es zusätzlich noch möglich einen Status pro Teilnehmer zu vergeben. Mann kann hier zwischen 'Angemeldet', 'Nicht angemeldet', 'Teilgenommen' und 'Abgemeldet' wählen.

3.5 Assessment Days Teilnehmer für das Ranking vorbereiten

Falls das Ranking-Modul in Ihrem System freigeschalten ist und Sie nach der Assessment Days Teilnahme ein automatisches Ranking vornehmen möchten, können Sie das Ranking-Modul direkt im Assessment Days Modul nutzen, sobald die Benotung der Teilnehmer erfolgte. Mit der Option ‚Teilnehmer in Ranking Gruppen einteilen‘ werden die Teilnehmer in Ranking-Gruppen aufgeteilt. Falls hierbei bereits eine besteht, wird diese bestehende hergenommen. Falls noch keine existiert, wird diese automatisch vom System angelegt.

Alle Ranking-Gruppen sowie dessen Teilnehmer können unter dem Modul ‚Ranking‘ im Baum eingesehen werden.

Es wurde nun automatisch die Ranking-Gruppe ‚AWCW-2016-02‘ erstellt. ‚AWCW‘ ist die Abkürzung für den Studiengang ‚Angewandtes Campus-Wissen‘, ‚2016‘ das Jahr in welchem der Assessment-Day stattgefunden hat und ‚02‘ der Term des Jahres, das Wintersemester.

Die weitere Nutzung des Moduls wird dann ausführlich in dieser Dokumentation erläutert: Ranking