Raumplanung

Um für die Stundenplanung Räume buchen zu können, müssen diese in academyFIVE angelegt sein. Dafür können interne und externe Gebäude angelegt werden, diesen Räumen hinzugefügt, welche wiederum mit Raumkategorien und Ausstattungsmerkmalen versehen werden können.

Überblick:
1. Gebäude
2. Raumkategorien
3. Ausstattungsmerkmale
4. Räume

1. Gebäude

Die oberste Kategorie für das Raummanagement sind die Gebäude. Unter Einstellungen > Gebäude & Ressourcen können mit „Gebäude hinzufügen“ in der Toolbar neue Gebäude angelegt werden. Folgende Felder werden dabei gepflegt:

• Bezeichnung*: Name des Gebäudes
• Führender Standort*: Zu welchem Standort gehört das Gebäude, nur zur Auswahl, falls im System mehrere Standorte angelegt sind
• Aktiv: Ja oder Nein zur Auswahl; dient nur der Information und hat keine Auswirkung auf die Planung
• Status: Gehört das Gebäude zur Hochschule oder einem anderen Anbieter, Intern oder Extern zur Zuordnung zur Auswahl
• Beschreibung: Eine Beschreibung zum Gebäude ist hier pflegbar
• Freigegebene Standorte: Standorte, die hier ausgewählt werden, dürfen bei der Planung auf das Gebäude (und damit die Räume des Gebäudes) zugreifen

Zur Pflege weiterer Informationen, beispielsweise für externe Gebäude.

• Firma
• Adresszusatz
• Ansprechpartner
• Straße
• Straßenzusatz
• PLZ
• Ort
• Land
• Telefon
• Fax
• E-Mail
• Internet

Im Kontextmenü eines Gebäudes stehen die Aktionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ zur Verfügung: Beim Bearbeiten eines Gebäudes sind alle eingegebenen Daten via Inline-Edit bearbeitbar. Sind bereits Räume dem Gebäude zugeordnet, können diese nun auch hier in der Bearbeiten-Maske eingesehen werden. Das Löschen eines Gebäudes ist nur möglich, wenn diesem keine Räume zugeordnet sind.

2. Raumkategorien

Räume lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, beispielsweise Übungsraum, Kursraum oder Labor.

Unter Einstellungen > Gebäude & Ressourcen > Raumkategorien lassen sich diese Kategorien durch Eingabe einer Bezeichnung in Deutsch und in Englisch mit dem Plus-Symbol am rechten Rand hinzufügen. Die bereits angelegten Kategorien sind via Inline-Edit bearbeitbar. Im Kontextmenü einer Raumkategorie besteht die Möglichkeit diese zu löschen, wenn dieser Kategorie noch keinem Raum zugewiesen wurde.

3. Ausstattungsmerkmale

Als Ausstattungsmerkmale können Inventarien für Räume gepflegt werden, beispielsweise Beamer, Flipchart oder WLAN.

Unter Einstellungen > Gebäude & Ressourcen > Ausstattungsmerkmale lassen sich neue Ausstattungsmerkmale durch Eingabe einer Bezeichnung in Deutsch und in Englisch mit dem Plus-Symbol am rechten Rand hinzufügen. Bereits angelegte Ausstattungsmerkmale sind via Inline-Edit bearbeitbar.

4. Räume

Räume werden einem Gebäude hinzugefügt. Dazu kann unter Einstellungen > Gebäude & Ressourcen über das Kontextmenü eines Gebäude-Eintrages mit „Bearbeiten“ die Ansicht der Räume des Gebäudes aufgerufen werden.

Mit dem Plus-Symbol am rechten Rand kann ein neuer Raum hinzugefügt werden. Dabei müssen folgende Daten angelegt werden:

• Bezeichnung*: Name des Raums
• Raumkategorie*: Welcher Raumkategorie gehört der Raum an, die unter Einstellungen > Gebäude & Ressourcen > Raumkategorien gepflegten Werte zur Auswahl, Einfachwahl
• Anzahl der Plätze (min): Angabe der minimalen Anzahl der Plätze im Raum, diese können als Grundlage für die Konfliktprüfung bei der Terminplanung verwendet werden, leer möglich. Dies kann in den Stundenplan-Einstellungen hinterlegt werden
• Anzahl der Plätze (max): Angabe der maximalen Anzahl der Plätze, diese können als Grundlage für die Konfliktprüfung bei der Terminplanung verwendet werden, Zahl größer 0 oder leer möglich
• Raumgröße: Angabe der Raumgröße in qm, Zahl größer 0 oder leer möglich
• Bestuhlung: Wie viel Sitzplätze sind verfügbar, diese können als Grundlage für die Konfliktprüfung bei der Terminplanung verwendet werden, Zahl größer 0 oder leer möglich. Dies kann in den Stundenplan-Einstellungen hinterlegt werden
• Stockwerk: Stockwerkangabe 
• Ausstattungsmerkmale: Was für eine Ausstattung besitzt der Raum, die unter Einstellungen > Gebäude & Ressourcen > Ausstattungsmerkmale gepflegten Werte zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Beschreibung: Beschreibungstext für den Raum pflegbar, hinterlegte Beschreibungen lassen sich per Mouseover bei Raumbuchung einblenden
• Office 365 Ressourcen Name: Bezeichnung des Raumes für Office 365
• Buchbar im CampusWEB: Stellt diesen Raum zur Buchung im CampusWEB zur Auswahl, wenn das Bundle "Raumbuchung" im System und im CampusWEB aktiviert ist
• Max. buchbare Zeit in Minuten: Angabe der buchbaren Zeit, ist keine Zeit eingetragen, kann der Raum beliebig lange über das CampusWEB gebucht werden; nur verfügbar, wenn das Bundle "Raumbuchung" im System und im CampusWEB aktiviert ist
• Freigegeben für: Hier können Sie einstellen, für welche Nutzergruppen der Raum im CampusWEB buchbar ist. Wird keine Auswahl getroffen, steht dieser Raum für alle CampusWEB Nutzenden im RoomBookingResponsiveBundle zur Verfügung.
• Ist ein virtueller Raum?: Wird diese Checkbox aktiviert gibt es für diesen Raum keine Konfliktprüfung. Sollte die Einstellung rückgängig gemacht werden, werden bestehende Termine nicht neu berechnet und bestehende Konfliktinformationen nicht angepasst.

 

Alle dem Gebäude hinzugefügten Räume werden in der Übersicht mit ihrer Bezeichnung, den Max. Plätzen, ihrer Buchbarkeit, der Raumkategorie, den Ausstattungsmerkmalen sowie Freigegeben für  und ihrer Office365 Verfügbarkeit (Ja, Nein) angezeigt.

Im Kontextmenü eines Eintrages kann „Bearbeiten“ und „Löschen“ ausgewählt werden. Beim Bearbeiten dürfen alle Felder geändert werden. Ein Löschen ist nur möglich, wenn der Raum nicht bereits in der Planung verwendet wird. Das Bearbeiten eines Raumeintrages ist ebenso durch einen Klick auf die Raumbezeichnung möglich.