Statistik Austria-Meldungen generieren

Österreichische Fachhochschulen sind laut Gesetzgeber dazu verpflichtet, zwei Mal jährlich Statistik Austria-Meldungen abzugeben: im April mit Studierendendaten sowie Daten durchgeführter F&E-Projekte, und im November mit Studierenden- und Lehrpersonaldaten. academyFIVE bietet eine eigene Konfiguration für diese Statistik Austria-Meldungen.

Überblick:

1. Einstellungen im Modul "Statistik Austria"
  1.1. Meldende Hochschule
  1.2. Schlüssteltabellen
  1.3 Studierenden- und Bewerbermeldung
  1.4. Personalmeldung
  1.5. Lehrgangsmeldung
2. Grundlegende System-Einstellungen
  2.1. Länder
  2.2. Buchungsstatus
  2.3. Abbruchgründe
  2.4. Zugriffsberechtigungen
3. Einstellungen im Studiengang
4. Einstellungen im Lehrauftrag
5. Einstellungen im Personenprofil von Studierenden und Bewerbern
  5.1. Tab "Statistik Austria"
  5.2. Studierenden- und Bewerberbuchung
6. Einstellungen im Personenprofil von Dozierenden 

1. Einstellungen im Modul "Statistik Austria"

Nach entsprechender Konfiguration des academyFIVE Moduls kann die Hochschule die Daten für die Statistik Austria-Meldungen erfassen. Einstellungen sind in unterschiedlichen academyFIVE Modulen erforderlich. Im Folgenden sind diese gelistet.

1.1. Meldende Hochschule

Unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > Meldende Hochschule lassen sich die Daten zu der bzw. den meldenden Hochschule(n) hinterlegen und pflegen.

Beim Anlegen einer meldenden Hochschule (via Button "+ Eintrag hinzufügen") sind folgende Angaben erforderlich:

• Name: Gewünschter Name der meldenden Hochschule
• Erhalter Kennzahl: Von der AQ vorgegebene Kennzahl (Abkürzung "ErhKz") ist hier einzutragen
• Standort Kennzahl: Von der AQ festgelegter "StandortCode" ist hier einzutragen
• Heimatadresstyp: Bei der Erstellung der Statistik wird der ausgewählte academyFIVE Adresstyp der Studierenden (zum Beispiel Heimatanschrift, Dienstanschrift, etc.) zugeordnet - Simovative empfiehlt "Heimatanschrift"
• Beschäftigungsstatus: Statistik Austria-Personalmeldung berücksichtigt ausschließlich Beschäftigungsverhältnisse in den ausgewählten Status
• Standortzuordnung: academyFIVE Standort, dem die meldende Hochschule zugeordnet wird; eine Mehrfachwahl ist möglich

Standorte, die bereits meldenden Hochschulen zugewiesen wurden, erscheinen nicht mehr zur Auswahl.

Bereits angelegte meldende Hochschulen lassen sich über das Kontextmenü bearbeiten und löschen.

1.2. Schlüssteltabellen

Unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > Schlüsseltabellen lassen sich die Werte der einzelnen Schlüsstabellen pflegen. Diese stehen dann in den zugehörigen academyFIVE Feldern zur Auswahl. Ein Beispiel: Im Dropdown-Menü zum Feld "Organisationsform" im Studierendenprofil stehen die Werte aus der Schlüsseltabelle "Organisationsform" zur Auswahl.

Die Schlüsseltabellenwerte stellt die AQ zur Verfügung.
In academyFIVE lassen sich die Schlüssel in der jeweiligen Tabelle anlegen, bearbeiten und löschen:

• Über das Plus-Symbol können ID und Bezeichnung des Schlüssels eingegeben werden
• Löschen ist über das Kontextmenü des Schlüssels möglich
• Durch Anklicken eines bestehenden Schlüssels oder dessen Bezeichnung lassen sich diese bearbeiten. Die Angaben werden gespeichert, sobald der Anwender das Feld verlässt.
  

Es sind nur Schlüssel ohne Leerzeichen und Umlaut zulässig.

Die Schlüsseltabelle "Meldetyp" beinhaltet zusätzlich zu "Schlüssel" und "Bezeichnung" folgende Felder:

• Meldetyp: Zur Auswahl stehen die Optionen "Keine Meldung", "Studierenden- und Bewerbermeldung" sowie "Lehrgangsmeldung"; default ist "Keine Meldung" vorbefüllt
• Masterniveau: Zur Auswahl stehen die Optionen "Ja" und "Nein"; default ist "Nein" vorbefüllt
• Aktiv: Zur Auswahl stehen die Optionen "Ja" und "Nein"; default ist "Ja" vorbefüllt

Die hier angelegten Werte lassen sich in der Bearbeitungsmaske der Studiengänge im Feld "Meldetyp" zuweisen.

Die Schlüsseltabelle "Partneruniversität" enthält folgende Felder:

• Code: Der vorgegebene Code ist hier einzutragen 
• Partneruniversität: Bezeichnung der Einrichtung ist hier einzutragen; Werte können nur gelöscht werden, solange sie nicht verwendet werden 

Die Schlüsseltabelle "Gemeinsame Studiengänge" beinhaltet zusätzlich zu "Schlüssel" und "Bezeichnung" folgende Felder: 

• Art: Zur Auswahl stehen die Optionen "Double Degree", "Joint Degree" und "Multiple Degree"
  
• Partner Universität: Zur Auswahl stehen die in der Schlüsseltabelle "Partneruniversität" gelisteten Einrichtungen

1.3. Studierenden- und Bewerbermeldung

Die Übersicht unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > Studierenden- und Bewerbermeldung zeigt alle bereits archivierten Statistik Austria-Meldungen. Über das Kontextmenü können berechtigte academyFIVE Anwender die Dateien herunterladen oder löschen.

Die Statistik Austria-Meldung wird im XML-Format ausgegeben und lässt sich an die AQ senden.

Über den Button "+ Statistik Austria-Meldung generieren" lässt sich eine neue Statistik Austria-Meldung erzeugen. Folgende Angaben werden dafür abgefragt:

• Semester*: Zur Auswahl stehen die aktiven Semester
• Meldedatum*: Stichtag wird automatisch bei Auswahl des Semesters entsprechend der rechtlichen Vorgaben vorbefüllt: Bei einem Wintersemester: 15.11. - bei einem Sommersemster: 15.04. des jeweiligen Jahres; das Datum lässt sich manuell anpassen
• Meldezeitraum*: Wird automatisch bei Auswahl des Semesters vorbefüllt: Bei einem Wintersemester: 16.04.-15.11. - bei einem Sommersemester: 16.11.-15.04.; der Zeitraum lässt sich manuell anpassen
• Meldende Hochschulen*: Zur Auswahl stehen die unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > "Meldende Hochschulen" eingetragenen Einrichtungen; ist nur eine meldende Hochschule angelegt, so wird das Feld automatisch vorbefüllt
• Studiengänge: Sind hier Studiengänge ausgewählt, werden nur die jeweiligen Studierenden und Bewerber gemeldet; zur Auswahl stehen die Studiengänge vom Meldetyp "Studierenden- und Bewerbermeldung" der ausgewählten meldenden Hochschule; sie werden im Dropdown-Menü entsprechend der Reihenfolge ihrer Studienkennzahl in folgendem Format gelistet: "(Kürzel) Name"
• Vorschau: Ist die Checkbox aktiviert, wird zwar eine XML-Datei zur Verfügung gestellt, die Statistik Austria-Meldung erscheint allerdings nicht in der Übersicht; nur bei nicht-ausgewählter Checkbox wird die Statistik Austria-Meldung archiviert, erscheint in der Übersicht der Statistik Austria-Meldungen und lässt sich wiederholt aufrufen

1.4. Personalmeldung

Die Übersicht aller bereits archivierten Personalmeldungen findet sich unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > Personalmeldung. Über das Kontextmenü können berechtigte academyFIVE Anwender die Dateien herunterladen oder löschen.

Die Personalmeldung wird im XML-Format ausgegeben und lässt sich an die AQ senden.

Über den Button "+ Personalmeldung hinzufügen" lässt sich eine neue Personalmeldung erzeugen. Folgende Angaben werden dafür abgefragt:

• Studienjahr*: Ein Studienjahr setzt sich zusammen aus dem Wintersemester und dem folgenden Sommersemester, zum Beispiel Studienjahr 2022 = Wintersemester 2021/22 + Sommersemester 2022 
• Meldedatum*: Stichtag wird automatisch bei Auswahl des Semesters vorbefüllt
• Meldezeitraum*: Wird automatisch bei Auswahl des Studienjahrs vorbefüllt
• Meldende Hochschulen*: Zur Auswahl stehen die unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > Meldende Hochschulen eingetragenen Einrichtungen; ist nur eine meldende Hochschule angelegt, so wird das Feld automatisch vorbefüllt
• Vorschau: Ist die Checkbox aktiviert, wird zwar eine XML-Datei zur Verfügung gestellt, die Personalmeldung erscheint allerdings nicht in der Übersicht; nur bei nicht-ausgewählter Checkbox wird die Personalmeldung archiviert, erscheint in der Übersicht der Personalmeldungen und lässt sich wiederholt aufrufen

1.5. Lehrgangsmeldung

Die Übersicht aller bereits archivierten Lehrgangsmeldungen findet sich unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > Lehrgangsmeldung. Über das Kontextmenü können berechtigte academyFIVE Anwender die Dateien herunterladen oder löschen.

Die Lehrgangsmeldung wird im XML-Format ausgegeben und lässt sich an die AQ senden.

Über den Button "+ Lehrgangsmeldung hinzufügen" lässt sich eine neue Lehrgangsmeldung erzeugen. Folgende Angaben werden dafür abgefragt:

• Semester*: Zur Auswahl stehen die aktiven Semester
• Meldedatum*: Stichtag wird automatisch bei Auswahl des Semesters entsprechend der rechtlichen Vorgaben vorbefüllt: Bei einem Wintersemester: 15.11. - bei einem Sommersemster: 15.04. des jeweiligen Jahres; das Datum lässt sich manuell anpassen
• Meldezeitraum*: Wird automatisch bei Auswahl des Semesters vorbefüllt: Bei einem Wintersemester: 16.04.-15.11. - bei einem Sommersemester: 16.11.-15.04.; der Zeitraum lässt sich manuell anpassen
• Meldende Hochschulen*: Zur Auswahl stehen die unter Statistik & Berichte > Statistik Austria > Meldende Hochschulen eingetragenen Einrichtungen; ist nur eine meldende Hochschule angelegt, so wird das Feld automatisch vorbefüllt
• Lehrgänge: Sind hier Studiengänge ausgewählt, werden nur die jeweiligen Studierenden gemeldet; zur Auswahl stehen die Studiengänge vom Meldetyp "Lehrgangsmeldung" der ausgewählten meldenden Hochschule; sie werden entsprechend der Reihenfolge ihrer Studienkennzahl in folgendem Format gelistet: "(Kürzel) Name"
• Vorschau: Ist die Checkbox aktiviert, wird zwar eine XML-Datei zur Verfügung gestellt, die Lehrgangsmeldung erscheint allerdings nicht in der Übersicht; nur bei nicht-angewählter Checkbox wird die Lehrgangsmeldung archiviert, erscheint in der Übersicht der Lehrgangsmeldungen und lässt sich wiederholt aufrufen

2. Grundlegende System-Einstellungen

2.1. Länder

Für eine rechtskonforme Statistik Austria-Meldung muss innerhalb der Länderverwaltung das jeweilige Statistik Austria Kürzel erfasst werden. Unter Einstellungen > Länder > Kontextmenü-Option "Bearbeiten" beim jeweiligen Land > Feld "Statistik Austria Kürzel".

2.2. Buchungsstatus

Für jeden Buchungsstatus kann unter Einstellungen > Buchungsstatus > Feld "Statistik Austria-Status" eine Entsprechung für die Statistik Austria-Meldung festgelegt werden. Zur Auswahl stehen diese Statistik Austria-Status etwa im Feld "GS-Studierenden-Status".

2.3. Abbruchgründe

Für jeden Abbruchgrund kann unter Einstellungen > Abbruchgründe > Feld "Melderelevant" individuell festgelegt werden, ob er bei Statistik Austria-Meldungen berücksichtigt wird. Wird in diesem Feld "Nein" gewählt, werden die Personen mit einer Buchung mit diesem Abbruchgrund nicht gemeldet.

Abbruchgründe lassen sich über das Kontextmenü löschen, wenn sie noch nicht verwendet werden.

 

2.4. Zugriffsberechtigungen

Die Berechtigungen für die Statistik Austria-Meldung lassen sich granular vergeben: So ist es möglich, dass ausgewählte Mitarbeitende die relevanten Daten in den Personenprofilen einsehen und bearbeiten dürfen und ein anderer Personenkreis die Statistik Austria-Meldung bearbeiten und erstellen darf. Die Rechtevergabe erfolgt unter Einstellungen > Zugriffsberechtigungen > Statistik & Berichte.

Je nach Aufgabengebiet sind darüber hinaus weitere Rechte erforderlich - etwa zur Bearbeitung von Studierendenbuchungen, Personenprofilen, etc.

3. Einstellungen im Studiengang

In der Bearbeitungsmaske eines Studiengangs (unter Studiengänge & Kohorten > Studiengänge > Kontextmenü-Option "Bearbeiten" des gewünschten Studiengangs) sind im Abschnitt "Statistik Austria" folgende Felder auszufüllen:

• Studiengangskennzahl: Von der AQ vorgegebene Kennzahl ist hier einzugeben
• ISCED-F Klassifikation: Code der International Standard Classification of Education (ISCED) der UNESCO zur Angabe des Bildungsniveaus
• Organisationsform: Zur Auswahl stehen die in der Schlüsseltabelle "Organisationsform" gepflegten Werte
• Meldetyp: Der ausgewählte Meldetyp bestimmt, ob ein Studiengang für die Statistik Austria-Meldung berücksichtigt wird - und wenn ja, für die Studierenden- und Bewerbermeldung oder die Lehrgangsmeldung; zur Auswahl stehen die in der Schlüsseltabelle "Meldetyp" gepflegten Werte
• Statistik Austria Bewerber berücksichtigen: Bei aktivierter Checkbox werden die Bewerber für den Studiengang bei der Statistik Austria-Meldung berücksichtigt; default ist die Checkbox aktiv
• BMWFW Förderung*: Gibt an, ob der Studiengang durch das zuständige österreichische Bundesministerium gefördert wird; zur Auswahl stehen die Ausprägungen "Ja", "Nein" und "Mischform"

 

4. Einstellungen im Lehrauftrag

Lehraufträge können als Sondervergütung für wissenschaftlich Mitarbeitende markiert werden. Beim Erstellen eines neuen Lehrauftrags (über Kursmanagement > Lehrauftrag > Button "+ Hinzufügen") erscheint die entsprechende Checkbox.

5. Einstellungen im Personenprofil von Studierenden und Bewerbern

Für die Statistik Austria-Statistik sind auch personenbezogene Informationen relevant. Diese finden sich im Personenprofil-Tab "Statistik Austria" sowie in den Buchungen der Studierenden und Bewerber (im Personenprofil-Tab "Daten").

5.1. Personenprofil-Tab "Statistik Austria"

Im Personenprofil-Tab „Statistik Austria" lassen sich personenbezogene Daten pflegen:

• Der Abschnitt „Statistik Austria Daten" widmet sich allgemeinen Statistik-Austria-relevanten Informationen, inkl. Sozialversicherungsnummer, Ersatzkennzeichen, Martrikelnummer, bereichsspezifisches Personenkennzeichen, Daten zum Ausweisdokument sowie die UHStat1-Meldung. Bei Erhalt der Bestätigung, dass diese vorliegt, wird das Feld „UH Stat 1“ (unter Personenprofil-Tab „Statistik Austria“) via Rundeck-Job befüllt. Falls sich die Daten im Nachhinein ändern, kann die Hochschule das Datum entfernen. Die Daten werden dann erneut übertragen und das Feld wird automatisch neu befüllt. 
  Über die Felder „vbPK-BF“ und „vbPK-AS“ lassen sich die verschlüsselten bereichsspezifischen Personenkennzeichen in den Bereichen Bildung und Forschung bzw. Amtliche Statistik abbilden. Beide Felder können nicht über die academyFIVE Oberfläche bearbeitet werden: Sie werden via REST-Schnittstelle befüllt.
  Änderungen in diesem Abschnitt lassen sich über den Button "Log" nachvollziehen.

• Informationen zu Auslandsaufenthalten (Abschnitt "Incoming/Outcoming"), inklusive Optionen zum Erstellen neuer Einträge sowie - via Kontextmenü - zum Bearbeiten und Löschen bereits existierender Einträge
• Studien in Kooperation mit einer anderen Hochschule (Abschnitt "Gemeinsame Studien"), inklusive Optionen zum Erstellen neuer Einträge sowie - via Kontextmenü - zum Bearbeiten und Löschen bereits existierender Einträge

Im Abschnitt "Incoming / Outgoing" lassen sich über den Button "+ Eintrag hinzufügen" weitere Aufenthalte ergänzen. Dabei werden folgende Angaben abgefragt:

• Semester*: Zur Auswahl stehen die Semester aus dem Werdegang des Studierenden
• Buchung*: Zur Auswahl stehen die aktiven Buchungen des Studierenden; Anzeige-Format: "Name des Studiengangs (Kohorte)"
• Land*: Zur Auswahl stehen die unter Einstellungen > Länder gepflegten Werte
• Mobilitätsprogramm*: Zur Auswahl stehen die in der Schlüsseltabelle "Mobilitätsprogramm" gelisteten Einträge
• Aufenthaltszweck*: Zur Auswahl stehen die in der Schlüsseltabelle "Aufenthaltszweck" definierten Werte
• Aufenthalt Förderungs Code: Dropdown-Menü mit den verfügbaren Werten - Format-Beispiele: "EU-Förderung (1)", "keine Förderung (5)"
• Institution: Freitext-Feld zum Hinterlegen der Institution des Auslandsaufenthalts
• Von/Bis*: Zeitraum des Auslandsaufenthalts
• Kommentar: Freitextfeld für Anmerkungen
• ECTS erworben: Anzahl der im Zuge des Auslandsaufenthalts erworbenen ECTS
• ECTS angerechnet: Anzahl der angerechneten ECTS, die im Zuge des Auslandsaufenthalts erworben wurden

Im Abschnitt "Gemeinsame Studien" lassen sich über den Button "+ Gemeinsame Studien hinzufügen" weitere Einträge ergänzen. Dabei werden folgende Angaben abgefragt:

• Semester*: Vorbefüllt ist das aktuelle Semester
• Buchung*: Zur Auswahl stehen die aktiven Buchungen des Studierenden; Anzeige-Format: "Name des Studiengangs"
• Studierendentyp*: Zur Auswahl stehen die Optionen "Gemeinsame Studierende Intern" und "Gemeinsame Studierende Extern"  
• Partneruniversität: Zur Auswahl stehen die in der Schlüsseltabelle "Partneruniversität" gelisteten Einrichtungen
• Gemeinsame Studiengänge*: Zur Auswahl stehen die Einträge aus der Schlüsseltabelle "Gemeinsame Studiengänge", die der im Feld "Partneruniversität" gewählten Hochschule zugeordnet wurden
• Mobilitätsprogramm*: Zur Auswahl stehen die in der Schlüsseltabelle "Mobilitätsprogramm" definierten Werte
• GS-Studierenden-Status*: "GS" steht für "Gemeinsame Studiengänge"; zur Auswahl stehen die unter Einstellungen > Buchungsstatus zugeordneten Buchungsstatus
• GS-Ausbildungssemester*: "GS" steht für "Gemeinsame Studiengänge"; Semester manuell einzutragen 

5.2. Studierenden- und Bewerberbuchung

In Studierenden- und Bewerberbuchungen (Personenprofil-Tab "Daten" > Buchung bearbeiten) lassen sich für Statistik Austria-Meldungen relevante Daten zur Zugangsvoraussetzung für ein Bachelor- bzw. Master-Studium erfassen. Zur Auswahl stehen jeweils die in den gleichnamigen Schlüsseltabellen definierten Werte.

Außerdem stehen bei aktivierter Statistik Austria-Konfiguration im Feld "Hörerstatus" als Ausprägungen die in Österreich gesetzlich vorgegebenen Status "Regulärer Student/Außerordentlicher Student/Incoming" zur Auswahl.

"Studierende", die nach erfolgter Immatrikulation absagen und das Studium nicht antreten, dürfen nicht gemeldet werden. Dazu wählt die Verwaltung in der Buchung einen entsprechenden Abbruchgrund aus - etwa "Abbruch vor Meldung" und einen Buchungsstatus, bei dem im Feld "Statistik Austria Status" "Ausgeschieden ohne Abschluss" hinterlegt ist.

6. Einstellungen im Personenprofil von Dozierenden

Der Personenprofil-Tab für Dozierende enthält Statistik Austria-Meldungsrelevante Daten zur Beschäftigung von Lehrenden. Diese lassen sich in den Abschnitten "Funktionen (Statistik Austria)" und "Beschäftigungsverhältnisse" bzw. den Details zum gewählten Beschäftigungsverhältnis pflegen.

Beim Hinzufügen einer neuen Funktion stehen im Feld „Bezeichnung*“ im Dropdown-Menü die gültigen Optionen inklusive des zugehörigen Schlüssels zur Auswahl (Beispiel: Studiengangsleiter/in (5)). Die gewählte Option lässt sich im nächsten Schritt einem Studiengang zuweisen - dabei stehen ausschließlich Studiengänge des Standorts des Dozierenden zur Auswahl. Diese Zuordnung wird bei der Erstellung der Personalmeldung berücksichtigt.

Beim Hinzufügen eines Beschäftigungsverhältnisses stehen im Feld „Beschäftigungsart 1“ im Dropdown-Menü die gültigen Optionen inklusive des zugehörigen Schlüssels zur Auswahl (Beispiel: „Freier Dienstvertrag (7)“. Die hier eingetragenen Daten erscheinen dann in den Feldern "Beschäftigungsart 1/2" der Vertragsdetail-Übersicht. 

Nach Anlage eines Beschäftigungsverhältnisses stehen unter den Vertragsdetails auf der rechten Seite unter „Verwendung“ die gültigen Optionen inklusive des zugehörigen Schlüssels zur Auswahl. Zusätzlich kann das Beschäftigungsausmaß in Prozent als Wert eingegeben werden.