Neue Archivierung

Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Daten können variieren. Denn je nach Datenkategorie, Hochschul-Standort, Hochschul-Träger, etc. können andere Gesetze greifen. In academyFIVE kann die Aufbewahrungsfrist von Daten für Personenprofile eingestellt werden. Die Daten stehen nach der Archivierung im JSON-Format zur Verfügung und sind damit - entsprechend der gesetzlichen Vorschriften - maschinenlesbar.

Tipp: Im academyFIVE Spotlight-Video gibt Kirsten Franke, Produkt Ownerin bei Simovative, einen Überblick über die neue Archivierung in academyFIVE (Kennwort: Spotlight).

Überblick:

1. (Profil) Archiv
2. Einstellungen der Archivierung

1. (Profil) Archiv

Im Navigationsbaum findet sich unter Archivierung das Profil Archiv. Dies kann auch im untergeordneten Ordner „Archiv“ eingesehen werden. Einzusehen sind hier die Profile mit

• AcademyID
• Nachname
• Vorname
• 2. Vorname
• Geburtsort
• Geburtsdatum
• Geburtsname
• Standorte
• Datum der Archivierung
• Autor:in

Zu jedem Profil können beliebig viele verschiedene Daten archiviert werden, die sich in Aufbewahrungsdauer und Start der Aufbewahrungsfrist unterscheiden können. Ein Profil ist so lange in der Liste sichtbar, wie aufbewahrte Datensätze zu ihm vorhanden sind. Standortberechtigungen werden in dieser Liste nicht geprüft. Unabhängig vom eingeloggten Standort und den zugewiesenen Standorten des Benutzenden werden alle Datensätze angezeigt.

Als Filter stehen die Academy ID bzw. der Name, sowie die Standorte zur Verfügung.

Im Kontextmenü eines Eintrages stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Adressdaten: Lädt eine JSON-Datei mit den zum Profil gespeicherten Adressdaten herunter
• Archivierte Daten: Öffnet berechtigten eine Übersicht über die archivierten Daten nach Datenkategorie, mit dem zugehörigen Standort, der Buchungs-ID, das Datum der Archivierung sowie dem Referenzdatum (welches für das endgültige Löschen herangezogen wird), ein Klick auf einen Eintrag lädt eine oder mehrere JSON-Datei(en) herunter; außerdem kann ein einzelner Listeneintrag mit dem Button „Löschen“ manuell gelöscht werden, sofern dies im Fristenkatalog vorgesehen ist
• Digital signierte Dokumente: Öffnet berechtigten eine Übersicht der digital signierten Dokumente angezeigt mit
  • Studiengang: für den das Dokument erzeugt wurde
  • Dokument: Name des Dokuments, mit einem Klick kann das Dokument heruntergeladen werden
  • Datum: an dem das Dokument erzeugt wurde
  • Benutzer: Personenprofil, welches das Dokument erzeugt hat
  • Status: Status der digitalen Signatur
  • E-Mailversand
• Bewerbungsdokumente: Öffnet berechtigten eine Übersicht mit den archivierten Bewerbungsdokumenten, die als zip-File gesammelt heruntergeladen werden können

2. Einstellungen der Archivierung

Im Navigationsbaum unter Archivierung > Einstellungen können die Vorgaben zur Archivierung getroffen werden. In der angezeigten Liste sind mit „Name“ und „Standort“ die bereits angelegten Archivierungen aufgeführt.

Mit „+ Hinzufügen“ kann eine neuer Fristenkatalog mit der Angabe der Aufbewahrungsfristen zu erstellt werden. Die Speicherung erfolgt standortabhängig, da Standorte unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben können.

Als Grundangabe für einen neuen Fristenkatalog dienen

• Name*: Angabe eines Namens für den Fristenkatalog
• Default: Ist diese Checkbox gewählt, wird der definierte Fristenkatalog als Standard verwendet.
• Standorte*: Auswahl aus einem Dropdown der Standorte, es muss mindestens ein Standort gewählt werden; Mehrfachwahl ist möglich, je Standorte ist aber nur ein Fristenkatalog möglich

Angegeben wird nun die Aufbewahrungsfrist mit XX d für Anzahl der Tage, XX m für Anzahl der Monate oder XX y für Anzahl der Jahre sowie der Startzeitpunkt der Aufbewahrungsfrist („Referenzdatum“ selbst, oder „Ende des Kalenderjahres des Referenzdatums“).

Außerdem kann durch Anwahl der Checkbox „Manuell löschbar“ angegeben werden, ob diese Daten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist bereits manuell gelöscht werden können.

Aufbewahrungsfristen für folgende Daten eines Personenprofils können festgesetzt werden:

• Bewerberbuchungen, die nicht abgesendet wurden: Falls in der Buchung das Jahr und der Term für die Bewerbung gesetzt sind, dient der Semesterbeginn als Referenzdatum, andernfalls das Datum der Archivierung.
• Bewerberbuchungen, die abgesendet wurden, aber keine Studierendenbuchung haben: Falls in der Buchung das Jahr und der Term für die Bewerbung gesetzt sind, dient der Semesterbeginn als Referenzdatum, andernfalls das Datum der Archivierung.
• Bewerberbuchungen mit Studierendenbuchung: Datum der Archivierung
• Studentenbuchung mit Exmatrikulation: Exmatrikulationsdatum
• Studentenbuchung ohne Exmatrikulation: Datum der Archivierung
• Interessentenbuchung: Referenztdatums ist das Löschdatum
• Prüfungsergebnisse: Analog zur Buchung
• BIS-Buchungsdaten: Analog zur Buchung
• Rechnungen: Rechnungsdatum
• Digital signierte Dokumente: Datum der Archivierung
• Kontakthistorie: Datum des Eintrags

In der Legende oben rechts sind diese Informationen zu den Aufbewahrungsfristen einzusehen.

Wird ein Profil gelöscht und sind Regeln für die Aufbewahrung bestimmter Datensätze des Profils hinterlegt, werden diese Daten in das Archiv übernommen. Es wird eine JSON-Datei mit den Einträgen sowie ggf. zugehörigen Anhängen in einer Zip-Datei gespeichert, die bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt heruntergeladen werden kann. Die Einträge im gelöschten Personenprofil werden gelöscht. Die Stammdaten eines Personenprofils werden so lange aufbewahrt, wie ihnen zugehörige Archiv-Datensätze existieren. Anschließend wird das Profil endgültig gelöscht.