Assessment Days
Das academyFIVE Modul „Assessment Days" dient der Verwaltung von Terminen für Bewerbende – etwa für Interviews oder Eignungsprüfungen. Die Hochschule kann ihren Bewerbenden die Möglichkeit bieten, sich im Zuge der Onlinebewerbung für einen Assessment Day an- oder abzumelden.
Überblick:
- Assessment Days anlegen und hinzufügen
- Assessment Days verwalten
- Assessment Days in Terminliste und im Stundenplan
1. Assessment Days anlegen und hinzufügen
Bewerbende können sich nur während der Bewerbungsfrist der Onlinebewerbung für Assessment Days anmelden. |
Sollen sich die Bewerbenden über die Onlinebewerbung anmelden können, muss das Modul in den Portaleinstellungen aktiviert werden. Hier kann sich die Hochschule entscheiden, ob nur die Terminplanung angezeigt werden soll oder Terminplanung plus Ergebnisausgabe.
Im Abschnitt „Seiten" > „Assessment Days" kann ein Infotext (DE/EN) für die Anzeige in der Onlinebewerbung gepflegt werden.
Ist an einem Buchungsstatus für Bewerbende (unter Einstellungen > Buchungsstatus) die Checkbox „Aufnahmeverfahren" gesetzt, wird in der Onlinebewerbung das Icon für Assessment Days angezeigt. Am Buchungsstatus gibt es weiterhin die Möglichkeit, eine automatische E-Mail (Link zu Buchungsstatusverwaltung an der Onlinebewerbung) zu versenden.
Die Übersicht der Assement Days findet sich in academyFIVE unter Personen > Bewerber.
Die Übersicht der Assessment Days bietet zahlreiche Filtermöglichkeiten.
Außerdem kann die Verwaltung über den Button „Assessment Day hinzufügen" einen neuen Assessment Day erstellen. Dabei muss unter anderem das Feld „Status" ausgefüllt werden. Die im Dropdown-Menü zur Auswahl stehenden Status „Geplant", „Veröffentlicht", „Abgesagt" und „Durchgeführt" sind von Simovative vorprogrammierte, nicht veränderbare Standardwerte.
Nach dem Anlegen muss dem Assessment Day mindestens ein Aufnahmeverfahrensteil zugeordnet werden:
Dazu öffnet die Verwaltung zunächst den Bearbeiten-Dialog des Assessment Days – via Übersicht der Assessment Days > Kontextmenü-Option „Bearbeiten" bzw. Anklicken der verlinkten Bezeichnung.
Im Tab „Verfahrensteile" können dem Assessment Day über das Plus-Symbol am rechten Bildschirmrand beliebig viele Aufnahmeverfahrensteile zugeordnet werden.
Zur Auswahl stehen im Feld „Verfahrensteil" jeweils die unter Einstellungen > Aufnahmeverfahren > Aufnahmeverfahrensteile angelegten und dem Semester des Assessment Days entsprechenden Einträge. In den Feldern „Von" und „Bis" legt die Verwaltung das Zeitfenster fest.
Im Feld „Maximal Teilnehmende" wird die maximal erlaubte Anzahl an Bewerbenden für den jeweiligen Verfahrensteil definiert.
Im Feld „Dozierende" können mehrere Personen ausgewählt werden.
Im Feld „Räume" ist eine Mehrfachwahl möglich für die Planung von Einzelterminen.
Besonderheit „Einzeltermine":
Bei Aufnahmeverfahrensteilen mit aktivierter Checkbox „Einzeltermin" erscheint das Feld „Verfahrensteil aufteilen in x Minuten Termine". Hierüber lassen sich mehrere Einzeltermine zum jeweiligen Aufnahmeverfahrensteil auf einmal erstellen:
Die Verwaltung trägt die Länge eines Einzeltermins in Minuten ein. Das System teilt die gesamte Dauer des Zeitfensters („Von"/„Bis") durch die Anzahl der eingegebenen Minuten und legt entsprechend viele Einzeltermine an.
Beispiel: Die Dauer des Zeitfensters („Von"/„Bis") beträgt 60 Minuten (10.00-11.00 Uhr). Wird als Einzeltermin-Dauer „30" eingegeben, so werden zwei Einzeltermine angelegt: 1. Termin: 10.00-10.30 Uhr; 2. Termin: 10.30-11.00 Uhr). Wird „40" eingetragen, wird nur ein Einzeltermin mit der Länge von 40 Minuten angelegt, beginnend zur unter „Von" eingetragenen Uhrzeit (10.00-10.40 Uhr). Die Eingabe von Null („0") wird vom System nicht akzeptiert.
2. Assessment Days verwalten
In der Übersicht der Assessment Days kann die Verwaltung nicht nur neue Assessment Days hinzufügen, sondern bei Bedarf auch den Status mehrerer Assessment Days gleichzeitig ändern – zum Beispiel von „Geplant" zu „Veröffentlicht": Dazu werden zunächst die gewünschten Assessment Days in der Übersicht angehakt und dann wird der Button „Status ändern" angeklickt.
Sollten Änderungen von bereits zugeordneten Dozierenden oder Räumen erforderlich sein, so können diese direkt im Bearbeitungsdialog des jeweiligen Assessment Days im Tab „Verfahrensteile" angepasst werden. Dazu wird der Mauszeiger ohne Klicken über die zu verändernde Information geführt und dann das erscheinende Stift-Symbol angeklickt.
Sobald die Bewerbenden ihre Onlinebewerbung abgeschickt und sie den entsprechenden Status haben, steht Ihnen der Assessment Day in der Onlinebewerbung zur Verfügung. Die Bewerbenden können sich für einen Assessment Day an- bzw. abmelden.
Ansicht in der alten Onlinebewerbung:
Ansicht in der neuen Onlinebewerbung:
Im Kalender sind die freigegebenen Termine schwarz hervorgehoben und die Zeitfenster können gewählt werden. Nach dem Klick auf „zum Aufnahmeverfahren anmelden" ist der Bewerbende als Teilnehmender in academyFIVE gebucht.
Im Tab „Teilnehmer" des Assessment Days werden die Personen gelistet, die sich über die Onlinebewerbung dafür angemeldet haben. Die Verwaltung kann
- die Teilnehmenden via E-Mail kontaktieren (Button „E-Mail an Teilnehmer senden"),
- manuell Teilnehmende ergänzen (Button „Teilnehmer hinzufügen") und
- eine Excel-Liste mit den Angaben der Teilnehmenden erzeugen (Button „Teilnehmer exportieren").
Außerdem lässt sich die Übersicht der gelisteten Personen manuell anpassen: Via Kontextmenü-Option „Bearbeiten" kann die Verwaltung die jeweilige Person anderen Zeitfenstern zuweisen oder aus dem Aufnahmeverfahrensteil entfernen.
Über den Button „Änderungshistorie" sind die vorgenommenen Aktionen nachvollziehbar.
3. Assessment Days in Terminliste und im Stundenplan
Die Termine der Assessment Days sind unter Kursmanagement > Terminliste sowie Stundenplan sichtbar. So lassen sich zum Beispiele etwaige Terminkonflikte direkt erkennen und lösen.
Für die Anzeige und eine bessere Filtermöglichkeit empfiehlt es sich, unter Einstellungen > Kursmanagement > Assessment Days einen eigenen Termintyp sowie einen Terminstatus festzulegen.
4. Hinweise zur Bewerbung für Gutachter*innen
Verwaltungsmitarbeitende können den Gutachter*innen Informationen zur Bewerbung mitteilen. Dafür können unter Bewerbungsdaten > "Bewerbungsdaten bearbeiten" Hinweise vermerkt werden. Diese werden den Gutachter*innen im AssessmentDayCommissionBundle angezeigt.
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