Aufnahmeverfahren und Zulassungsmanagement

Mit dem academyFIVE Aufnahmeverfahren und Zulassungsmanagement lassen sich automatisierte Zulassungsvorschläge basierend auf Gruppen von Bewerbenden generieren. Die Aufnahmeverfahren werden je Studiengang und Bewerbungszyklus hinterlegt. Auch ein mehrstufiger Zulassungsprozess lässt sich abbilden – mithilfe von Aufnahmeverfahrensteilen und Assessment Days.

Überblick:

1. Aufnahmeverfahren 
   1.1 Aufnahmeverfahrensteile anlegen und verwalten
   1.2 Aufnahmeverfahren anlegen
   1.3 Aufnahmeverfahrensteile zuordnen
   1.4 Bewerbergruppen zuordnen
   1.5 Einstellungen für Aufnahmeverfahren am Buchungsstatus
2. Zulassungsmanagement
   2.1 Überblick über die Funktionen
   2.2 Berechnung des Rankings
   2.3 Automatischer Zulassungsvorschlag
   2.4 Ergebnisse importieren

1. Aufnahmeverfahren

Hochschulen können die academyFIVE Aufnahmeverfahren sowohl mit als auch ohne Hochschulstart nutzen. Aufnahmeverfahren sind immer studiengangsbezogen. Grundlage für die Aufnahmeverfahren bilden die Aufnahmeverfahrensteile.

Aufnahmeverfahren in Verbindung mit der Schnittstelle zu Hochschulstart ermöglichen der Hochschule ein mehrstufiges Ranking für die entsprechenden Studiengänge mit automatischer Übertragung zu Hochschulstart. Die Aufnahmeverfahren mit Hochschulstart sind nur in Verbindung mit der neuen Onlinebewerbung nutzbar.

1.1 Aufnahmeverfahrensteile anlegen und verwalten

Mithilfe von Aufnahmeverfahrensteilen lassen sich mehrstufige Zulassungsverfahren abbilden. Unter Einstellungen > Aufnahmeverfahren > Aufnahmeverfahrensteile legt die Hochschule fest, aus welchen Teilen das Aufnahmeverfahren besteht. Dazu wird zunächst das Semester ausgewählt, in dem das Aufnahmeverfahren stattfindet. Bereits für das Semester angelegte Aufnahmeverfahrensteile werden dann in der Übersicht eingeblendet und können über das Kontextmenü bearbeitet und gelöscht werden. Jedes Aufnahmeverfahren muss mindestens einen Aufnahmeverfahrensteil beinhalten. Jeder Verfahrensteil kann mehreren Aufnahmeverfahren in dem ausgewählten Semester zugeordnet werden.

Über den Button "Aufnahmeverfahrensteil hinzufügen" kann die Verwaltung weitere Verfahrensteile anlegen:  

• Kürzel/Bezeichnung DE/EN des Verfahrensteils
• Semester: Jeder Aufnahmeverfahrensteil wird einem Semester zugeordnet
• Checkbox „Elektronische Abgabe“: Für die Checkbox ist default keine Funktion hinterlegt; jede Hochschule kann sie im Rahmen der eigenen Prozesse nutzen
• Checkbox „Einzeltermin“: Wird die Checkbox aktiviert und der Verfahrensteil einem Aufnahmeverfahren hinzugefügt, können mehrere Einzeltermine angelegt werden (Beispiel: 3 Interview-Termine à 20 Minuten in 1 Stunde); für jeden Termin kann sich über die Onlinebewerbung nur eine Person eintragen
• Erklärungstext DE/EN: Diese Angabe ist für die Onlinebewerbung relevant und wird im Aufnahmeverfahren in academyFIVE angezeigt
• Textvorlage DE/EN: Es lassen sich Textvorlagen hinterlegen, die den Bewerbenden bei der Anmeldung zu dem jeweiligen Aufnahmeverfahrensteil per E-Mail zugesendet werden, etwa Aufgaben zur Vorbereitung; Hinweis: Die Textvorlage wird nur verschickt, wenn die Bewerbenden sich über die Onlinebewerbung anmelden
• Dozierende: Mehrere Prüfende können ausgewählt und so dem Aufnahmeverfahrensteil zugewiesen werden; die hier ausgewählten Dozierenden werden beim Hinzufügen des Verfahrensteils im Aufnahmeverfahren übernommen, lassen sich dort aber bei Bedarf noch verändern
• Bewertungstyp: Der Aufnahmeverfahrensteil kann entweder mit Punkten (Achtung: die Skala von 100 maximal erreichbaren Punkten ist nicht veränderbar!) oder mit „bestanden/nicht bestanden“ bewertet werden
  Hinweise zur Option „bestanden/nicht bestanden“: Nur Bewerbende, die einen Verfahrensteil vom Bewertungstyp „bestanden/nicht bestanden“ bestehen, bleiben im Verfahren – alle anderen werden automatisch aus dem Bewerbungsverfahren genommen. Beispiel: Erster Verfahrensteil eines Aufnahmeverfahrens für ein Musikstudium: Eignungsprüfung "Singen“ mit Bewertungstyp „bestanden/nicht bestanden“
  
  

Tipp: Die Verfahrensteile von Assessment Days können ebenfalls direkt angelegt werden, falls die Hochschule Bewerbende zu Assessment Days einlädt.

1.2 Aufnahmeverfahren anlegen

Die angelegten Verfahrensteile müssen einem Aufnahmeverfahren zugeordnet werden. Unter Einstellungen > Aufnahmeverfahren können bestehende Aufnahmeverfahren eingesehen werden.

Die Übersicht zeigt alle im System existierenden Aufnahmeverfahren. Zu erhöhter Übersichtlichkeit tragen bei: 

• Filter mit Mehrfachauswahl für Jahr, Semester, Verfahrensteile und Studiengänge
• Individuelles Ein-/Ausblenden von Spalten (via Button "Spalten")

Über das Kontextmenü kann das jeweilige Aufnahmeverfahren bearbeitet und gelöscht werden. 

Über den Button "Aufnahmeverfahren hinzufügen" können Aufnahmeverfahren angelegt werden. Dabei müssen Angaben zu Semester, Studiengang, verfügbaren Studienplätzen sowie zu Beginn und Ende des Aufnahmeverfahrens erfolgen.

Auch ein Kopieren bestehender Aufnahmeverfahren ist zeitsparend mit wenigen Klicks möglich – dazu die zu kopierenden Aufnahmeverfahren in der Übersicht anhaken, den Button "Aufnahmeverfahren kopieren" anklicken und die Angaben zu Jahr, Semester, Beginn und Ende ausfüllen. Die Kopier-Funktion bietet sich zum Beispiel dann an, wenn Aufnahmeverfahren für ein weiteres Semester oder für andere Studiengänge übernommen werden sollen.

Nachdem das Aufnahmeverfahren angelegt wurde, können Bewerbergruppen und Verfahrensteile hinzugefügt werden.

1.3 Aufnahmeverfahrensteile dem Aufnahmeverfahren zuordnen

Im Abschnitt "Verfahrensteile" des Bearbeitungsdialogs des gewünschten Aufnahmeverfahrens können die unter Aufnahmeverfahren > Aufnahmeverfahrensteile angelegten Einträge dem Aufnahmeverfahren zugeordnet werden – via Plus-Zeichen am rechten Bildschirmrand.

Es können ein oder mehrere Verfahrensteile zugeordnet werden. Bei mehreren Verfahrensteilen muss die gesamte Gewichtung 100 Prozent betragen.

Die angelegten Verfahrensteile können für mehrere Aufnahmeverfahren verwendet werden, die sich in demselben Semester wie das Aufnahmeverfahren befinden. 

Die Checkbox "Anschließende Reihung" ist bei mehrstufigen Aufnahmeverfahren relevant: Ist sie aktiviert, erfolgt sofort nach diesem Verfahrensteil eine Auswertung. Ist die Checkbox nicht angehakt, wird die Zulassung erst am Ende bestimmt. Besonderheit: Der letzte Verfahrensteil muss mit anschließender Reihung eingestellt werden, damit ein Teil- bzw. Endergebnis berechnet wird.

Für die automatische Übernahme von für das Ranking relevanten Angaben aus der Onlinebewerbung können für das jeweilige Datenquellenfeld Mappingeinträge angelegt werden – zum Beispiel für die Umrechnung der Abschlussnote in Punkte.

Hat der Bewerbende zu diesem Datenquellenfeld keine Angabe gemacht, kann zusätzlich ein alternatives Datenquellenfeld Berücksichtigung für das Ranking finden. Für dieses alternative Datenquellenfeld können Regeln erstellt werden, unter welchen Bedingungen dieses Feld berücksichtigt werden soll.

Die Reihenfolge der zugeordneten Verfahrensteile lässt sich per Drag-and-drop der Zeilen verschieben.

1.4 Bewerbergruppen dem Aufnahmeverfahren zuordnen

Der Bearbeitungsdialog des gewünschten Aufnahmeverfahrens öffnet sich via Kontextmenü > Option "Bearbeiten" oder per Klick auf den verlinkten Eintrag in der Spalte "Studiengänge".

Durch die Zuordnung von Bewerbergruppen im gleichnamigen Abschnitt lässt sich die Vergabe von Studienplätzen gezielt steuern (z.B. mittels Quoten für bestimmte Personengruppen).

Die Hochschule definiert für jede Bewerbergruppe die entsprechenden Kriterien, nach denen eine Zulassung erfolgen soll. Die prozentualen Anteile können je Bewerbergruppe variieren. Bei der aliquoten Verteilung muss bei allen zum Verfahren gehörenden Bewerbergruppen die aliquote Verteilung gesetzt werden. 

Entweder wird ein fester Prozentwert festgelegt: Der Prozentsatz gibt – bezogen auf die Gesamtzahl aller Bewerbungen – an, wie viele Personen je Bewerbergruppe berücksichtigt werden sollen.

Wird zum Beispiel für eine Bewerbergruppe die prozentuale Verteilung gesetzt und dort 10 Prozent festgelegt, dann bekommen bei 100 Bewerbenden auf den Studiengang 10 Bewerbende einen Platz in dieser Quote. 

Oder die Verteilung der Bewerbenden erfolgt über eine aliquote Verteilung. Aliquote Verteilung bedeutet, dass geprüft wird, welchen prozentualen Anteil eine Bewerbergruppe bezogen auf die Gesamtanzahl der Bewerbungen hat. Bei der Zulassung wird dieser Prozentsatz an diese Bewerbergruppe vergeben. Es handelt sich also um eine dynamische, nicht feste Quotenberechnung anhand der Bewerbendenzahl. (Die aliquote Verteilung gilt insbesondere für österreichische Hochschulen.)

Beispiel: In einem Verfahren gibt es drei Bewerbergruppen. Für alle drei Bewerbergruppen gilt die aliquote Verteilung. Bei einer Gesamtbewerbendenzahl von 100 Studierenden werden die Bewerbenden gleichmäßig auf die Bewerbergruppen verteilt: 1. Bewerbergruppe = 34 Bewerbende, 2. und 3. Bewerbergruppe = 33 Bewerbende. 

Für die Konfiguration der Rangliste müssen den Bewerbergruppen die Ebenen der Rangliste zugeordnet werden. Dafür stehen drei Ebenen zur Auswahl: Vorwegzulasser, Hauptquote und geminderte Vorabquote. 

Vorwegzulasser: In dieser Rangliste werden alle Bewerbenden berücksichtigt, die schon eine Zulassung – z.B. aus dem vorherigen Bewerbungszeitraum – erhalten haben und diese aus wichtigen Gründen, wie z.B. Wehrdienst, nicht antreten konnten. 

Die genauen Regeln für Hauptquote und geminderte Vorabquoten sind in den entsprechenden Landesregelungen definiert. Als Hauptquote gilt zum Beispiel die Abiturnote. 

Über folgende Checkboxen können für die Bewerbergruppe weitere Einstellungen getroffen werden:

Reservierungsklausel: Diese Plätze können später vergeben werden, z.B. für ausländische Bewerbende.

Mindestplatzklausel: Für diese Bewerbergruppe wird mindestens ein Platz vergeben, sobald es in dieser Bewerbergruppe wenigstens einen Bewerbenden gibt. Damit wird verhindert, dass einer Rangliste keine Plätze zugeiwesen werden, wenn das Ergebnis der Rundung 0 ist. 

Chancenliste: Bewerbende, die eine zusätzliche Chance bekommen sollen (z.B. aufgrund besonderer Härte), können sowohl der Chancenvorabquote als auch der Hauptquote zugeordnet werden.

Unterbelegungsklausel Rangliste: Diese Unterbelegungsklausel ist notwendig, um die Verteilung freier Plätze zu gewährleisten, wenn für eine Rangliste mehr Plätze zur Verfügung stehen als Bewerbende vorhanden sind. Die freien Plätze werden der gewählten Bewerbergruppe zugewiesen.

Unterbelegungsklausel Ebene: Diese Unterbelegungsklausel ist notwendig, um die Verteilung freier Plätze zu gewährleisten, wenn für eine Rangliste mehr Plätze zur Verfügung stehen als Bewerbende vorhanden sind. Die freien Plätze werden der gewählten Bewerbergruppe zugewiesen.

Den Bewerbergruppen werden Aufnahmeverfahrensteile zugeordnet und es können gesonderte Regeln für diese Bewerbergruppe definiert werden, wenn bestimmte Angaben aus der Onlinebewerbung des jeweiligen Bewerbenden und aus den Bewerbungsdaten (interne Checkliste) berücksichtigt werden sollen. Für diese Regeln stehen alle Datenquellenfelder aus der Onlinebewerbung und der internen Checkliste zur Auswahl. Erfüllt ein Bewerbender diese Regeln/Anforderungen, dann erfolgt eine automatische Zuordnung zur Bewerbergruppe. Beispiel: Der Bewerbende hat in der Onlinebewerbung ein Zweitstudium angegeben und dies soll berücksichtigt werden für diese Bewerbergruppe.

Die Zuordnung zu den Bewerbergruppen ist in der Bewerberbuchung oder in der internen Checkliste (Bewerbungsdaten) ersichtlich und kann dort manuell per Mehrfachauswahl erfolgen.

1.5 Einstellungen für Aufnahmeverfahren am Buchungsstatus

Unter Einstellungen > Buchungsstatus > Abschnitt "Bewerber" kann eine beliebige Anzahl an Buchungsstatuswerten für den gesamten Bewerbungsprozess definiert werden:

• Aufnahmeverfahren: Bewerbende mit einem Status, der mit „Relevant für Aufnahmeverfahren“ markiert wurde, werden im Aufnahmeverfahren angezeigt
• Relevant für aliquote Verteilung: Alle für die aliquote Verteilung relevanten Bewerbenden werden im Zulassungsvorschlag berücksichtigt
• Studentenstatus: Bewerbende mit diesem Buchungsstatus können immatrikuliert werden
• Zugelassen: Alle relevanten Bewerbenden, die zugelassen sind
• BIS Meldung: nur für österreichische Hochschulen

Damit der jeweilige Buchungsstatus in Aufnahmeverfahren berücksichtigt wird, muss die Checkbox "Aufnahmeverfahren" aktiviert werden.

Die academyFIVE Aufnahmeverfahren und Assessment Days lassen sich mit Hochschulstart und uni-assist kombinieren. Bitte kommen Sie bei Interesse auf Ihre Simovative Ansprechpersonen zu.

2. Zulassungsmanagement

2.1 Überblick über die Ansicht

In der Übersicht unter Personen > Bewerber > Aufnahmeverfahren werden nach Auswahl des Semesters und des Studiengangs die Bewerbenden angezeigt, deren Bewerbungsstatus für das Aufnahmeverfahren freigeschaltet ist.

Darüber hinaus lässt sich die Liste der Personen mithilfe der folgenden Filter weiter konkretisieren: 

• Bewerbergruppen werden im Aufnahmeverfahren definiert
• Relevant für Aufnahmeverfahren: Auswahl zeigt entweder nur die für dieses Auswahlverfahren relevanten Bewerbenden und/oder die bereits zugelassenen Bewerbenden
• Bewerbungsstatus: Zur Auswahl stehen alle unter Einstellungen > Buchungsstatus > Abschnitt "Bewerber" definierten Status – auch diejenigen, bei denen die Checkbox "Aufnahmeverfahren" nicht aktiviert wurde 
• Name ermöglicht das Suchen einer konkreten Person anhand ihres Vor- bzw. Nachnamens
• Aktiv/Inaktiv gibt an, ob aktive oder inaktive Bewerberbuchungen berücksichtigt werden sollen
• Sperrgründe: Zur Eingabe definierter Sperrgründe; erfordert die Konfiguration für Sperren und Auflagen

2.2 Berechnung des Rankings

Zur Berechnung des Rankings stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:

Mit einem Klick auf den Button "Umrechnung Aufnahmeverfahrensteile" erfolgt die automatische Umrechnung in Punkte. Die Eingaben werden anhand der eingestellten Umrechnungstabelle (kann im Aufnahmeverfahren am Verfahrensteil der Bewerbergruppe definiert werden) umgerechnet. Damit werden die relevanten Angaben aus den Bewerbungen für das Ranking übernommen. Bereits eingetragene Punkte werden dabei überschrieben. Dies kann entweder für alle oder nur die ausgewählten Personen erfolgen. Beispiel: Der Bewerbende hat in der Onlinebewerbung seine Abschlussnote (2,5) für die Hochschulzugangsberechtigung (HZB) eingegeben. Diese wird in Punkte (15) umgerechnet und in das Aufnahmeverfahren übernommen.

Automatische Bewerbergruppenzuordnung: Die Bewerbenden werden automatisch einer Bewerbergruppe zugeordnet, wenn sie die zur Bewerbergruppe hinterlegten Regeln erfüllen. Dies kann entweder für alle oder nur für die ausgewählten Personen erfolgen. 

2.3 Automatischer Zulassungsvorschlag

Sind alle vorbereitenden Arbeiten für das Ranking abgeschlossen, kann mit dem Klick auf "Zulassungsvorschlag" die aktuelle Rangliste erzeugt werden.

Bevor der Zulassungsvorschlag erzeugt wird,

• werden die verfügbaren Studienplätze und bereits zugelassene Bewerbende bzw. Immatrikulierte angezeigt und
• es ist die Anzahl der für diesen Vorschlag vorzuschlagenden Bewerbenden zu definieren.
• Nach dem Erstellen des Rankings wird eine Liste mit allen Bewerbergruppen (Quoten) inklusive aller dazugehörigen Bewerbenden in der im Aufnahmeverfahren definierten Reihenfolge erstellt, wobei die für eine Zulassung vorgeschlagenen Bewerbenden farbig markiert werden.
• Die markierten Profile können über den Statuswechsel in den zur Zulassung gültigen Buchungsstatus übernommen werden.
• Die Hochschule kann die Bewerbenden mit einer automatisierten E-Mail für diesen Status über das Ergebnis gesondert informieren.
• Bei Aufnahmeverfahren mit Anbindung an Hochschulstart werden die Daten der Bewerbenden mit dem entsprechenden Status nach Hochschulstart übertragen und die Bewerbenden können dort den Studienplatz annehmen bzw. ablehnen. Die Hochschule kann die Bewerbenden mit einer automatisierten E-Mail für diesen Status über das Ergebnis gesondert informieren.
• Zur separaten Speicherung der Ranking-Übersicht gibt es die Möglichkeit eines Excel-Exports.
  

In der Übersicht werden folgende Angaben zusätzlich angezeigt:

• Name der Bewerbenden
• Bewerbungsnummer wird bei Eingang der Bewerbung zur eindeutigen Identifikation vergeben
• Losnummer: 10-stellige Nummer, für rechnerisch gleiche Rankings
• Priorität: Vom Bewerbenden vergebene Priorität bei mehreren Bewerbungen
• Verfahrensteile: Alle im Aufnahmeverfahren definierten Verfahrensteile
• Teilergebnis pro Verfahrensteil: Teilergebnis aus der zugehörigen Gruppe 
• Endergebnis: Ergebnis der Berechnung entsprechend des Aufnahmeverfahrens

2.4 Ergebnisse importieren oder manuell hinzufügen

Die Ergebnisse von Aufnahmeverfahrensteilen können via CSV-Datei importiert oder manuell für die jeweilige Person über die Kontextmenü-Option "Ergebnisse" ergänzt werden.

Ergebnisse werden in Punkten erfasst. Bei einer Bewertung "bestanden/nicht bestanden" müssen diese in den angegebenen numerischen Kontext in der CSV-Datei umgewandelt werden (-1 für bestanden und -2 für nicht bestanden). Folgende Spalten müssen enthalten sein, siehe bereitgestellte Beispieldatei:

• BewerberID (=academyID)
• Einzelne Verfahrensteile (es dürfen nur die Kürzel der Aufnahmeverfahrensteile verwendet werden)

Beim manuellen Eintragen der Ergebnisse für die einzelnen Aufnahmeverfahrensteile über die Kontextmenü-Option "Ergebnisse" steht die Checkbox „Leere Felder mit 0 auffüllen“ zur Verfügung.

Ist sie aktiviert, werden Aufnahmeverfahren ohne Bewertung automatisch mit "0" befüllt, damit ein Teil- bzw. Endergebnis berechnet werden kann.