Kohorten

Unter einer Kohorte versteht academyFIVE eine Gruppe von Studierenden, die zum selben Zeitpunkt denselben Studiengang beginnt. Die folgende Dokumentation beschreibt, wie sich Kohorten in academyFIVE erstellen und verwalten lassen.

Überblick:

1. Kohortenübersicht
2. Toolbar
3. Kontextmenü
4. Kohorten anlegen und bearbeiten
5. Praxisphasen
   5.1 Praxisphasen beim Anlegen von Terminen
   5.2 Praxisphasen im Stundenplan

1. Kohortenübersicht

Eine Kohorte ist immer genau einem Standort zugeordnet. Sie kann einem Studiengang zugeordnet oder als studiengangsübergreifende Jahrgangskohorte angelegt sein. Einem Studiengang können mehrere Kohorten zugewiesen sein.

Erstellen und verwalten lassen sich Kohorten unter Studiengänge & Kohorten > "Kohorten" oder unter Studiengänge & Kohorten > Icon „Kohorten verwalten“. 

In der Kohortenübersicht kennzeichnet ein farbiges Symbol am Zeilenanfang den Status der Kohorte. Dabei sind folgende Symbole möglich:

- Abgeschlossen: Der definierte Zeitraum für die Kohorte liegt in der Vergangenheit. Achtung:  Eine abgeschlossene Kohorte wird nicht automatisch zu einer Alumni-Kohorte; dazu ist ein „Deaktivieren“ über das Kontextmenü erforderlich.

- Begonnen: Der definierte Zeitraum umfasst das aktuelle Semester.

- Ausstehend: Der definierte Zeitraum für die Kohorte liegt in der Zukunft.

Kohorten erscheinen in der Kohortenübersicht unter der Kategorie, der der jeweilige Studiengang zugeordnet ist – das folgende Screenshot-Beispiel zeigt unter anderem die Kategorie „Diplomstudiengänge“, die 7 Kohorten umfasst:

2. Toolbar

Die Toolbar in der Kohortenübersicht beinhaltet folgende Funktionen:

• Hinzufügen: Über die Schaltfläche lässt sich eine neue Kohorte erstellen.
• Suchen von Kohorten: Bei der Suche nach Kohorten kann das * (Sternchen) als Platzhalter verwendet werden, es werden dann im Suchergebnis alle Kohorten ausgegeben, die den eingegebenen Suchstring enthalten. Es wird die Einstellung im Feld „Filter“ berücksichtigt. Ein Beispiel: Wird eine aktive Kohorte gesucht, erscheint sie im Suchergebnis, wenn im Filter „Alle“ oder „Aktiv“ gewählt ist.
• Filter: Über die Schaltfläche lassen sich "Aktiv", "Inaktiv" oder alle Kohorten in der Kohortenübersicht anzeigen. Default ist der Filter „Aktiv“ ausgewählt.

„Aktive“ vs. „inaktive“ Kohorte: Aktive Kohorten werden unter Personen > Studenten sowie – bei entsprechender Konfiguration – unter Prüfungsmanagement > Curricula/Prüfungsergebnisse gelistet, inaktive Kohorten unter Personen > Alumni. Außerdem erscheinen inaktive Kohorten in einigen Dropdown-Auswahlfeldern nicht.

3. Kontextmenü

Das Kontextmenü einer Kohorte – zu erreichen per Klick auf die gewünschte Kohorte in der Kohortenübersicht – umfasst folgende Funktionen:

• Bearbeiten: Über diese Option lassen sich die Einstellungen zu der gewählten Kohorte festlegen. Details hierzu beschreibt der Textabschnitt „Kohorten anlegen und bearbeiten“.
• Duplizieren: Legt eine Kopie der ausgewählten Kohorte an, inklusive aller Einstellungen der Original-Kohorte. Es öffnet sich automatisch die Bearbeitungsmaske der Kopie, sodass Änderungen vorgenommen werden können. Besonders wichtig ist es, die „Bezeichnung“ des Kohorten-Duplikats umzubenennen, um Fehlern vorzubeugen.
• Drucken: Über diese Option lässt sich ein Dokument – zum Beispiel eine Kursübersicht – auswählen und herunterladen oder per E-Mail an einen, mehrere oder alle Studierende(n) der Kohorte versenden. Je nach Konfiguration lässt sich das gewählte Dokument zudem über den Button „Signatur anfordern“ digital signieren, sofern für das Dokument eine digitale Signatur hinterlegt ist.
• Logfile: Öffnet den Änderungsverlauf zu der Kohorte. Ersichtlich sind Informationen zu Datum, Autor und Aktion.
• Löschen: Ermöglicht das Löschen einer Kohorte. Um versehentliches Löschen zu verhindern, fragt academyFIVE mithilfe eines zusätzlichen Dialogfensters ab, ob der academyFIVE Anwender die Kohorte unwiderruflich löschen möchte. Sind einer Kohorte eingeschriebene Studierende zugeordnet, sollte diese nicht gelöscht werden!
• Deaktiveren/Aktivieren: Durch Deaktivieren wird eine Kohorte zu einer Alumni-Kohorte, ausschließlich gelistet unter Personen > Alumni. Nur aktive Kohorten erscheinen in allen Dropdown-Auswahlfeldern (zum Beispiel bei der Studentensuche), unter Personen > Studenten und bei entsprechender Konfiguration unter Prüfungsmanagement > Curricula/Prüfungsergebnisse.
  Die Studierenden einer inaktiven Kohorte lassen sich weiterhin wie andere Studierende verwalten. Inaktive Kohorten können entsprechend auch noch eingeschriebene Studierende umfassen. Daher empfiehlt Simovative das Deaktivieren einer Kohorte nur dann, wenn bereits alle Studierenden dieser Kohorte das Studium beendet haben.
  
  

4. Kohorten anlegen und bearbeiten

Über die Option „Bearbeiten“ im Kontextmenü einer bestehenden Kohorte lassen sich die Einstellungen zu der Kohorte definieren. Soll eine neue Kohorte angelegt werden, erfolgt dies über den Button „Hinzufügen“ in der Kohortenübersicht. In beiden Fällen öffnet sich die Bearbeitungsmaske zu der Kohorte mit folgenden Feldern:

• Bezeichnung*: Wichtig ist ein aussagekräftiger, eindeutiger Name der Kohorte. Bei Kohorten mit identischem Namen kann es zu Systemfehlern kommen!
• Standort*: Bei Hochschulen mit mehreren Standorten muss die Kohorte einem Standort zugeordnet werden
• Studiengang*: Die Kohorte muss einem Studiengang zugeordnet werden
• Start-/Enddatum*: Legen Beginn/Ende der Kohorte fest. Sobald das Startdatum gewählt wurde, befüllt academyFIVE die Felder „Beginn/Ende 1. WS/SS“ vor.
• Vermarktungsdatum: Nutzt die Hochschule das Onlinebewerbungsmodul zur Kohortenauswahl und trägt hier ein in der Zukunft liegendes Datum ein, können Bewerber die Kohorte auswählen. Insbesondere ist dies hilfreich bei dualen Studiengängen, da hier die Bewerbung aufgrund der erforderlichen Koordination mit dem Arbeitgeber häufig weit im Voraus stattfindet. Die Hochschule kann das Datum entsprechend ihrer Planungsanforderungen setzen. Wird kein Datum eingegeben – oder ein in der Vergangenheit liegendes Datum, wird die Kohorte den Bewerbern nicht zur Auswahl angeboten.  
• Planungstyp*: Zur Auswahl stehen Semester- und quartalsweise Planung
• Kohortenstart*: Zur Auswahl stehen Sommer-Semester und Winter-Semester
• Beginn/Ende 1. WS: Start-/End-Datum des ersten Wintersemesters
• Beginn/Ende 1. SS: Start-/End-Datum des ersten Sommersemesters
• Studiendauer: Legt die Regelstudienzeit in Semestern für die Kohorte fest
• Minimale/Maximale Teilnehmerzahl: Definiert die Unter-/Obergrenze an Teilnehmern für die Kohorte
• Probestudium Max. Credits: Legt die Anzahl an Credits fest, die ein Studierender während des Probestudiums höchstens belegen darf

Bei Bedarf kann die Verwaltung via Datenquellen weitere Felder ergänzen. Die erforderlichen Zugriffsrechte werden in der Datenquelle vergeben.

 

Ein regulärer Zeitplan für die Kohorte – ersichtlich im Tab „Zeitplan“ – wird nur dann automatisch angelegt, wenn die Felder „Beginn/Ende 1. WS/SS“ sowie „Studiendauer“ ausgefüllt wurden. Über die Schaltfläche „Semester hinzufügen“ lässt sich der Zeitplan der Kohorte allerdings auch manuell erstellen. Die im Tab „Zeitplan“ hinterlegten Einstellungen werden beim Anlegen einer Studierendenbuchung für diese Kohorte automatisch in den Werdegang des Studierenden übernommen.

Kohorten erscheinen in der Kohortenübersicht unter der Kategorie, der der jeweilige Studiengang zugeordnet ist.

5. Praxisphasen

Praxisphasen können genutzt werden, um beispielsweise in dualen Studiengängen die Zeiten zu markieren, in denen Studierende im Unternehmen tätig sind. Dabei kann in der Praxisphase eingestellt werden, ob in dieser Zeit die Teilnehmenden in Veranstaltungen gebucht werden können, oder nicht.

Ist die Funktion Praxisphasen im Ihrem academyFIVE System konfiguriert, gibt es im Bearbeiten-Modus einer Kohorte den Reiter „Praxisphasen“. Dort können Praxisphasen angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.

Ein Praxisphase wird definiert durch

• Name: Name der Praxisphase
• Startdatum: Start der Praxisphase, Datumsfeld
• Enddatum: Ende der Praxisphase, Datumsfeld
• Semester: Semesterbezug der Praxisphase, auswählbar aus den unter dem Reiter „Zeitplan“ für diese Kohorte gepflegten Semestereinträgen
• bebuchbar: "Ja" oder "Nein" auswählbar; ist Nein ausgewählt, so wird dies bei der Konfliktprüfung der Planungsgruppe dieser Kohorte berücksichtigt und ein Konflikt bei Terminen in dieser Praxisphase angezeigt

Mit dem Plus-Symbol am Ende der blau hinterlegten Eingabezeile wird nach Eingabe dieser Informationen die Praxisphase gespeichert und unterhalb der Eingabezeile gelistet.

Für jede Kohorte können beliebig viele Praxisphasen angelegt werden, sortiert werden die Praxisphasen nach ihrem Start-Datum.

Bei bereits angelegten Praxisphasen können die einzelnen Werte via Inline-Edit geändert werden. Als Kontextmenü zu jedem Eintrag einer Praxisphase steht die Aktion „Löschen“ zur Verfügung. 

5.1 Praxisphasen beim Anlegen von Terminen

Sind für eine Kohorte Praxisphasen definiert, dann wird beim Anlegen von Terminen und Terminserien die Checkbox „Termine in Praxisphasen erstellen“ für die Planungsgruppe angezeigt, die zu dieser Kohorte gehört. Wird diese Checkbox angewählt, so werden die Termine angelegt, auch wenn in der Praxisphase eingestellt ist, dass die Praxisphase nicht bebuchbar ist.  

5.2 Praxisphasen im Stundenplan

Ist eine Praxisphase angelegt, so wird dieser Zeitraum im Stundenplan für die Planungsgruppe farbig markiert angezeigt und zudem bei der Konfliktprüfung berücksichtigt, falls die Praxisphase nicht bebuchbar ist.

Es werden alle Praxisphasen angezeigt, die zu den Planungsgruppen der Teilnehmer gehören, wenn diese Planungsgruppen auf Kohorten basieren. Permanente Planungsgruppen werden nicht berücksichtigt.