Aufgaben

Mit dem Bereich „Aufgaben“ in academyFIVE können die zu tätigenden Aufgaben und Arbeitsaufgaben für andere Profile geplant sowie Erinnerungen dazu eingestellt werden.

Überblick:

1. Aufgabenliste in der Übersicht
2. Aktionen in der Aufgabenliste
3. Aufgabe hinzufügen
4. Aufgabe bearbeiten
5. Dashboard Aufgaben auf der Startseite
6. Aufgaben im Personenprofil
7. Aufgabentypen pflegen
8. Aufgaben filtern
9. Individuelle Felder für das Modul Aufgaben
10. Zugriffsberechtigung für den Bereich "Aufgaben"

1. Aufgabenliste in der Übersicht

Mit einem Klick auf „Aufgaben“ im Navigationsbaum in academyFIVE öffnet sich der Überblick über die Aufgaben als Liste.

Für jede Aufgabe werden folgende Informationen in der Aufgabenliste angezeigt:

• Titel
• Aufgabentyp
• Status
• Priorität
• Bearbeitungsstart
• Fälligkeit
• Bearbeiter
• Autor

Als Filter stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Bearbeiter
• Aufgabentyp
• Status
• Fälligkeit von
• Fälligkeit bis
• Titel

Auch wenn in ein anderes academyFIVE Modul gewechselt wird, bleiben die Filtereinstellungen für die Aufgabenliste bestehen.

2. Aktionen in der Aufgabenliste

Im Kontextmenü einer Aufgabe können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Bearbeiten
• Status ändern
• Beobachten beginnen / Beobachten beenden
• Löschen

Mit einem Klick auf

• den Spaltennamen "Titel", "Status" oder "Fälligkeit" wird die Aufgabenliste nach dieser Spalte sortiert.
• den Titel einer Aufgabe, wird diese Aufgabe im Bearbeiten-Modus geöffnet.

3. Aufgabe hinzufügen

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, gibt es drei Möglichkeiten:

1. In der Menüleiste der Aufgabenliste kann mit dem Button „Aufgabe hinzufügen“ eine neue Aufgabe angelegt werden. Dafür ist die Eingabe folgender Daten nötig:
   • Titel*: Name bzw. beschreibender Titel der Aufgabe
   • Aufgabentyp*: Auswahl aus den unter Einstellungen > Aufgaben > Aufgabentypen angelegten Typen
   • Bearbeitungsstart: Datumsfeld für das Startdatum einer Aufgabe
   • Fälligkeit: Datumsfeld für das Enddatum der Aufgabe
   • Bearbeiter: Auswahl eines Bearbeitenden für diese Aufgabe aus allen Personenprofilen, die einen Zugriff auf die academyFIVE Verwaltungsoberfläche haben
   • Status*: Auswahl aus den Status "Offen", "In Bearbeitung", "Erledigt", "Wartet auf jemand anderen", "Zurückgestellt"; Status "Offen" beim Anlegen neuer Aufgaben vorausgewählt
   • Priorität*: Niedrig, Normal und Hoch zur Auswahl, dient neben der Einstufung der Priorität der Aufgabe auch der Reihenfolge der Auflistung der Aufgaben in der Übersicht
   • Beschreibung: Eingabe einer Beschreibung für diese Aufgabe
   • Verknüpftes Profil: Wird ein Profil mit einer Aufgabe verknüpft, so sieht dieses die Aufgaben auch in seinem Personenprofil im Button “Aufgaben” aufgelistet
   • Verknüpfte Prüfung: Auswahl der zur Aufgabe gehörenden Prüfung durch die Suche nach Prüfungsnamen oder Datum, zusätzlich wird als Information dazu der Status der Prüfung angezeigt; nur für Aufgabentyp „Prüfung bearbeiten“ und „Prüfung korrigieren“; diese Verknüpfung ist nur mit dem neuen Prüfungsmanagement möglich
   • Verknüpfter Kurs: Auswahl des zur Aufgabe gehörenden Kurses durch die Suche nach Angebotsnummer oder Bezeichnung; nur für Aufgabentyp „Kurs bearbeiten“
     
     
     Mit dem Button „Speichern“ wird die Aufgabe abgespeichert.
2. Außerdem kann in der Schnellnavigation über "Neu" und die Auswahl der Aktion "Aufgaben" eine neue Aufgabe angelegt werden.
   
   
   
3. In einem Profil in academyFIVE kann über die Seitenleiste mit "Aufgabe erstellen" eine neue Aufgabe hinzugefügt werden.
   

         Dabei wird das Profil direkt mit der Aufgabe verknüpft:

         

Eine Aufgabe kann für mehrere Personen gleichzeitig erstellt werden, indem in der Personenübersicht bei den gewünschten Personen ein Häkchen gesetzt wird. Anschließend kann über den Button "Zuordnen" die Aufgabe erstellt werden. 

4. Aufgabe bearbeiten

Über das Kontextmenü mit der Aktion „Bearbeiten“ oder einem Klick auf den Titel einer Aufgabe in der Aufgabenliste, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten der Aufgabe.

Unter Details werden die Grundinformationen der Aufgabe angezeigt und können, bis auf den Aufgabentyp, via Inline-Edit bearbeitet werden.

Unter Personen werden der Autor (nicht bearbeitbar) sowie ein Bearbeiter der Aufgabe angezeigt. Der Bearbeitende kann via Inline-Edit geändert somit die entsprechende Aufgabe zugewiesen werden. Außerdem kann eingesehen werden, wie viele Profile die Aufgabe beobachten, und für das eigene Profil das „Beobachten beginnen“ bzw. „Beobachten beenden“ zu dieser Aufgabe gesetzt werden. 

Unter Daten sind das Erstellt-Datum (nicht bearbeitbar) sowie die Fälligkeit und der Bearbeitungsstart aufgeführt, die letzten beiden Daten können via Inline-Edit abgeändert werden.

Zudem gibt es eine Kommentarfunktion, die es ermöglicht Kommentare zur Aufgabe abzuspeichern. Die Kommentare werden nach Datum sortiert in der Aufgabe gelistet. Für jeden Kommentar kann mit dem Zahnrad-Symbol am rechten Kommentar-Rand das Kontextmenü mit den Aktionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ aufgerufen werden.

5. Dashboard Aufgaben auf der Startseite

Auf der Startseite in academyFIVE kann die Aufgabenübersicht als Gadget in das Dashboard eingebunden werden.

Die Aufgabenliste zeigt mir zugewiesene Aufgaben oder alternativ beobachtete Aufgaben, die noch nicht als erledigt markiert wurden; sortiert nach Priorität und Fälligkeitsdatum. Sofern Sie sich beide Aufgabenlisten anzeigen lassen möchten, können Sie das Gadget zwei Mal mit entsprechender Einstellung einbinden.

Die Aufgaben können direkt mit den Aktionen des Kontextmenü bearbeitet werden, oder mit einem Klick auf den Titel der Aufgabe kann die Detailansicht aufgerufen werden. Außerdem werden Aufgaben, deren Fälligkeit bereits überschritten ist, mit einem roten Fälligkeitsdatum angezeigt.

Mitarbeitende der Verwaltung können in den Gadgets der Aufgaben, die sie beobachten und die ihnen zugewiesen sind, die Spalten entsprechend ihrer Anforderungen ein- bzw. ausblenden – und so zum Beispiel direkt aus der Übersicht zu den verknüpften Profilen, Kursen oder Prüfungen navigieren. Um das Feature nutzen zu können, benötigen Nutzer*innen Bearbeitungsrechte.

6. Aufgaben im Personenprofil

Ist eine Aufgabe mit einem Profil verknüpft, kann diese über den Button „Aufgaben“ in der Menüleiste im Profil einer Person eingesehen werden. 

Geöffnet wird die Aufgabenliste aller Aufgaben, bei denen das Profil als „Verknüpftes Profil“ eingetragen ist, sortiert nach Priorität und Fälligkeitsdatum. Ein Filter nach dem Aufgabenstatus ermöglicht es, bestimmte Aufgaben im Personenprofil herauszufiltern, beispielsweise alle zurückgestellten Aufgaben.

Die Aufgaben können direkt mit den Aktionen des Kontextmenü bearbeitet werden, oder mit einem Klick auf den Titel der Aufgabe kann die Detailansicht aufgerufen werden. Außerdem werden Aufgaben, deren Fälligkeit bereits überschritten ist, mit einem roten Fälligkeitsdatum angezeigt.

7. Aufgabentypen pflegen

Berechtigte Personen haben die Möglichkeit neue Aufgabentypen in academyFIVE anzulegen, und bereits bestehende Aufgabentypen zu ändern. 

Unter Einstellungen > Aufgaben > Aufgabentypen kann mit "Aufgabentyp hinzufügen" ein neuer Typ angelegt werden:

• Aktiv: Ist diese Checkbox aktiviert, steht der Aufgabentyp zur Verfügung, wird er deaktiviert, bleiben bestehende Aufgaben erhalten, aber beim Anlegen von neuen Aufgaben wird der deaktivierte Aufgabentyp nicht mehr angeboten
• Bezeichnung DE*/Bezeichnung EN*: Name des Aufgabentypen
• Farbe*: Auswahl der Farbkennzeichnung aus einer Palette an Farben für Aufgaben dieses Typen
• Icon*: Auswahl eines Symbolbildes für Aufgeben dieses Typen
• Benutzergruppen für Leserechte / Benutzergruppen für Bearbeitungsrechte: Dabei lassen sich Lese- und Schreibrechte auf datenschutzkonforme Weise steuern. Wird im Aufgabentyp keine Nutzergruppe zugeordnet, können alle academyFIVE Anwendenden die Aufgaben des Aufgabentyps sehen und bearbeiten. Usern ohne Schreibrecht für den Aufgabentyp steht dieser beim Erstellen einer Aufgabe nicht zur Auswahl. 
• Profilverknüpfung: Ist diese Checkbox aktiviert, kann zusätzlich zum Bearbeiter ein konkretes Profil mit einer Aufgabe verknüpft werden; dieses Feld kann nach dem initialen Speichern nicht mehr bearbeitet werden
• Kursverknüpfung: Ist diese Checkbox aktiviert, kann ein Kurs mit einer Aufgabe verknüpft werden; dieses Feld kann nach dem initialen Speichern nicht mehr bearbeitet werden
• Prüfungsverknüpfung: Ist diese Checkbox aktiviert, kann eine Prüfung mit einer Aufgabe verknüpft werden; dieses Feld kann nach dem iniinitialen Speichern nicht mehr bearbeitet werden

Im Kontextmenü eines bereits angelegten Aufgabentypen stehen die Aktionen "Bearbeiten" und "Löschen" zur Verfügung.

8. Aufgaben filtern

Persönliche Filter können gespeichert und weiteren Personen zur Verfügung gestellt werden.

Beim Speichern eines Filters kann ausgewählt werden, ob dieser veröffentlicht werden soll oder nur für den Nutzenden selbst sichtbar sein soll:

Nach dem Speichern sind die Filter auf der linken Seite durch das Aufklappen der Filterleiste ersichtlich. Filter können gelöscht oder bearbeitet werden durch Anklicken des Pfeilsymbols:

            

9. Individuelle Felder für das Modul Aufgaben

Es ist möglich hochschulindividuelle Felder in das Aufgabensystem einzubinden, um beispielsweise Prozesse abzubilden. Dazu wird im Navigationsbaum in academyFIVE mit einem Klick auf „Datenquellen“ in der Liste der Datenquellen die Datenquelle für „Aufgaben“ sichtbar, wenn der Nutzende die entsprechende Berechtigung zum Anzeigen der Datenquellen besitzt. Mit einem Klick auf den Titel „Aufgaben“ kann die Datenquelle bearbeitet werden.

Bei der Verwaltung dieser Datenquelle kann regulär wie bei der Verwaltung von Datenquellen der Onlinebewerbung vorgegangen werden. Die neu erstellten Felder werden unter den eigentlichen Einstellungen der Aufgabe in einem separaten Bereich gelistet.

Im Kontext-Menü der Datenquelle Aufgaben können über die Aktion "Eigenschaften" Rechte für Zugriffsgruppen gesetzt werden. Nur die Nutzergruppen, für die dort die Zugriffsberechtigungen gesetzt werden, können dann auch die individuellen Felder der Aufgaben einsehen.

10. Zugriffsberechtigung für den Bereich "Aufgaben"

Die Administration kann unter Einstellungen > Zugriffsberechtigungen für Gruppen unter "Stammdatenverwaltung" bei den "Systemübergreifenden Berechtigungen" das Recht "Verwaltung von Aufgaben" setzen. Mitglieder der Gruppe haben dann das Recht, Aufgabentypen anzulegen und zu bearbeiten.