Import von Bewerbendendaten

academyFIVE bietet Hochschulen die Möglichkeit, die Daten von Bewerbenden im Rahmen eines Importprozesses gezielt in academyFIVE zu überführen. Ein 3-stufiger Wizard unterstützt die berechtigten Mitarbeitenden der Verwaltung beim Import, beispielsweise durch eine Vorschau, die Anzeige potenzieller Konflikte sowie eine Statusanzeige zum Fortschritt des im Hintergrund laufenden Importvorgangs.

Übersicht:

1. Einsatzbereich und Voraussetzungen
2. Importübersicht
3. Importdatei vorbereiten
4. Bewerbendendaten importieren in 3 Schritten
   4.1 Schritt 1: Importvorgang anlegen
   4.2 Schritt 2: Spalten konfigurieren
   4.3 Schritt 3: Vorschau
5. Konflikte beheben und Datei erneut hochladen
6. Import starten und Status verfolgen

1. Einsatzbereich und Voraussetzungen

Der Bewerbendenimport ist dafür konzipiert, Bewerbende aus externen Quellen (z. B. Drittsystemen, Websites oder Listen) nach academyFIVE zu übernehmen – insbesondere dann, wenn keine automatisierte Schnittstelle genutzt wird.

Der Bewerbendenimport basiert auf der von Simovative freizuschaltenden Konfiguration für den Personenimport. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an Ihre Simovative Ansprechperson.

Ist die Konfiguration aktiviert, können berechtigte Anwender*innen den Dialog unter Bewerbung > Personenimport aufrufen. Um einen Importvorgang starten zu können, müssen Anwender*innen in einem konkreten Standort eingewählt sein (nicht in „Alle Standorte“).

Der Import ist standortbezogen. Bitte arbeiten Sie in genau einem Standort (nicht in „Alle Standorte“).                                                                                                     Es können keine Anhänge importiert werden.

2. Importübersicht

Unter Bewerbung > Personenimport werden alle angelegten Importvorgänge angezeigt, inklusive Status. So ist nachvollziehbar, welche Imports durchgeführt wurden und in welchem Status sie jeweils sind.

Über die Toolbar kann ein neuer Import angelegt (Button „+ Neuer Import“) oder – je nach Status – die Verarbeitung angestoßen (Button „Import starten“) werden.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie eindeutige Importnamen und Schlagwörter, damit Importe später schnell gefiltert und nachvollzogen werden können.

3. Importdatei vorbereiten

Die zu importierenden Daten werden von der Hochschule in einer Datei im CSV-Format bereitgestellt. Bei der Formatierung hilft eine Beispieldatei, die zum Download unter Bewerbung > Personenimport > „+ Neuer Import" bereitsteht.

Der Bewerbendenimport umfasst auch Krankenkassendaten. Diese stehen nach dem Import für die GKV-Schnittstelle (Elektronisches Studenten-Meldeverfahren) zur Verfügung. Importiert werden folgende Felder aus dem Akkordeon-Menü „Krankenkassendaten“ im Personenprofil-Tab „Statistik“: Nachweis, Krankenkasse, Versicherungsstatus und Krankenversichertennummer.

Es können nur Werte importiert werden, die in academyFIVE zur Auswahl stehen. Das Feld „Zuletzt geändert“ wird nicht aus der Importdatei übernommen; academyFIVE setzt automatisch den Zeitpunkt des Imports.

Enthält die Importdatei dieselbe Person mit mehreren Buchungen, wird die Person nicht mehrfach angelegt. Dies vermeidet Duplikate von Personenprofilen.

4. Bewerbendendaten importieren in 3 Schritten

Ein 3-stufiger Wizard leitet Anwender*innen durch den Importprozess. Gestartet wird er über den Button „+ Neuer Import“.

4.1 Schritt 1: Importvorgang anlegen

Zunächst müssen die Grunddaten des Imports festgelegt werden:

• Typ*: „Bewerber“
• Beispieldatei downloaden: Die Beispieldatei dient als Hilfestellung bei der Zusammenstellung der Importdatei.
• Name* des Importvorgangs
• Schlagwortkategorie*: Schlagwörter sind in Kategorien gruppiert; die hier ausgewählte Kategorie bestimmt, welche Schlagwörter im folgenden Feld „Schlagwörter" zur Auswahl stehen 
• Schlagwörter*: Beim Import muss mindestens ein Schlagwort vergeben werden; es können mehrere Schlagwörter Komma-getrennt eingegeben werden; die Verwaltung der Schlagwörter erfolgt unter Information & Beratung > Schlagwörter.
• Adresstyp*: Auswahl des Adresstyps, der importiert werden soll (z. B. E-Mail, Postadresse, Telefonnummer); pro Import kann nur ein Adresstyp importiert werden
• Darüber hinaus können optional Standardwerte ausgewählt werden für Studiengang, Kohorte, Semester, Bewerbendenstatus und Hörerstatus.
  Sind diese Informationen zusätzlich in der Importdatei gepflegt, werden die Werte aus der Importdatei übernommen.

Bevor auf „Vorgang anlegen“ geklickt wird, muss die vorbereitete Datei hochgeladen werden – via Drag-and-drop oder durch Auswahl der Datei über die Ordnerstruktur. Es darf nur eine Datei hochgeladen werden.

4.2 Schritt 2: Spalten konfigurieren

In diesem Schritt erfolgt die Zuordnung der Spalten der Importdatei zu den Zielfeldern in academyFIVE.

Eine Legende unterstützt bei der korrekten Zuordnung.

Je nach Feld können Kurz-/Langtexte sowie Sprachvarianten zugeordnet werden.

Zusätzlich können – sofern im System vorhanden – auch Felder aus Datenquellen (z. B. weitere Profildaten oder Buchungsdaten) importiert werden, indem die Spalten entsprechend zugeordnet werden.

Duplikatsprüfung im Import:

Es kann festgelegt werden, welche Felder im Rahmen des Imports einer Duplikatsprüfung unterzogen werden sollen. Diese Prüfung erfolgt zusätzlich und unabhängig von der regulären Duplikatsprüfung in academyFIVE.

Die Auswahl geeigneter Prüffelder hängt vom jeweiligen Datenbestand ab (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kombinationen aus Name/Adresse). Prüfen Sie vorab, welche Felder in Ihrer Importdatei zuverlässig gepflegt sind.

4.3 Schritt 3: Vorschau

Nach der Zuordnung zeigt das System eine Vorschau der zu importierenden Datensätze und weist auf potenzielle Konflikte bzw. Fehler hin. Dabei wird jeweils ein konkreter Grund angezeigt.

Datensätze mit Fehlern werden nicht importiert – auch nicht „teilweise“.

5. Konflikte beheben und Datei erneut hochladen

Wenn Konflikte oder Fehler gemeldet werden, kann die Importdatei angepasst und direkt erneut hochgeladen werden. Der Importvorgang muss dabei nicht neu angelegt werden. Der Schritt kann beliebig oft wiederholt werden – bis alle Konflikte oder Fehler behoben sind.

6. Import starten und Status verfolgen

Nach erfolgter Prüfung bzw. Beheben der Konflikte und Fehler kann über den Button „Import starten“ in der Taskleiste der Import initiiert werden. Der Import läuft anschließend im Hintergrund. Der Fortschritt kann über die Spalte „Status" in der Importübersicht verfolgt werden.