Firmen & Institutionen

In der Firmenverwaltung erfolgt die Pflege der Firmen & Institutionen. Dazu können die Firmen nach individuellen Kategorien abgespeichert werden, Mutter-Tochter-Firmenbeziehungen gepflegt und die Ansprechpersonen der Firmen angegeben werden. 

Überblick:

1. Firma hinzufügen & Firmenimport
2. Firma löschen
3. Firmenprofil
    3.1. Personen hinzufügen
    3.2. Ansprechpartner hinzufügen
    3.3. E-Mails an Ansprechpartner senden
    3.4. Ansprechpartner löschen
4. Firmensuche

1. Firma hinzufügen & Firmenimport

Eine neue Firma kann über folgende Wege angelegt werden:

1. In der Maske der Firmensuche kann über „Firma hinzufügen“ in der Toolbar ein neues Firmenprofil erzeugt werden.
   
   
   
   
2. In der Schnellnavigation kann über den Button „Neu“ eine Firma angelegt werden.
   
   
   
   
3. In der Maske der Firmensuche können über den Button "Import" mehrere Firmen angelegt werden.
    
   
   
   

Neben den regulären Adressangaben kann eine Mutterfirma angegeben werden, wobei hier mit Eingabe eines Namens bereits im System eingepflegte Firmen zur Auswahl vorgeschlagen werden, sodass mit diesen eine Verknüpfung erfolgen kann. 

Als Kategorie können auf Wunsch individuelle Werte eingepflegt werden, nach denen die Firmen kategorisiert werden sollen. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre Simovative Ansprechpersonen oder an den Customer Service.

Zur internen Verifikation der Firmendaten kann man den Status „Aktiv“ verwenden, außerdem kann bei der Suche der Status „Aktiv“ als Suchkriterium berücksichtigt werden. Der Status „Freigegeben“ ist systemseitig nicht relevant und kann nach Belieben verwendet werden.

Firmen, die per Import in academyFIVE angelegt werden, werden default als „aktiv“ angelegt. Alternativ ist bei Bedarf auch die Anlage als „inaktiv“ möglich. 

Bitte kontaktieren Sie bei Interesse am Firmenimport Ihre Simovative Ansprechpersonen.

2. Firma löschen

Das Löschen einer Firma ist nur Berechtigten erlaubt. Die Berechtigung können Systemadmins erteilen.

Das Löschen einer Firma erfolgt 

1. entweder in der Ergebnisliste der Firmensuche über das Kontextmenü und die Aktion „Löschen“
   
   
   
   
2. oder im Bearbeitungsmodus der Firma über die Aktion „Löschen“ in der Toolbar.
   
   

Die Firma wird endgültig aus dem System entfernt! Vor dem unwiderruflichen Löschen einer Firma wird daher automatisch abgefragt, wie mit etwaigen offenen Werdegangseinträgen verfahren werden soll, die mit der Firma verknüpft sind:

3. Firmenprofil

In der Ansicht eines Firmenprofils sind folgende Tabs verfügbar: 

• Profil: Kurzübersicht über das Profil
• Details: Ausführliche Profilansicht zur Pflege der Daten
• Schlagworte
• Stellen
• Personen: Auflistung der mit diesem Profil verknüpften Personenprofile, wobei mit Grün die derzeit aktiven Personen, mit Blau Profile mit bereits abgeschlossener Aktivität für diese Firma markiert sind; die Filterbar bietet zahlreiche Filteroptionen in der Personenübersicht; über den Button „Spalten“ können sich Nutzer*innen die Spalten zudem entsprechend ihrer individuellen Anforderungen zusammenstellen
  
  
  
  
• Kontakthistorie: Kontakthistorieneinträge der Firma sowie von allen Ansprechpersonen

In der Toolbar bei Ansicht eines Firmenprofils sind je nach Tab folgende Aktionen nutzbar: 

• Adressen:
  • Alle eingepflegten Adressen einsehen, bearbeiten, löschen, mit einem Status (aktiv, nicht zustellbar, Zustellung untersagt, verstorben, nicht im Profil anzeigen) versehen sowie eine Adresse als Korrespondenzadresse setzen
  • Neue Adressen der Typen Adresse, Email, Phone, Fax, Mobile, Internet, Pager, Skype hinzufügen
  • über „Personenzuordnung“ eine Firmen-Adresse dieser Firma zugeordneten Personen als Firmenadresse und bei Bedarf als Korrespondenzadresse („Dienstanschrift“) setzen
    
    

• Ansprechpartner hinzufügen
• CRM: Manuelles Hinzufügen eines neuen Kontakthistorieneintrags; dabei kann die Art des Eintragstyps (E-Mail, Telefonnotiz, …) bei Bedarf individuell konfiguriert werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre Simovative Ansprechpersonen oder an den Customer Service.
  
• Logfile: Einsicht des Logfiles für Systemadmins
• Stellen hinzufügen
• Firmenbaum: Zeigt die Hierarchie der Mutter-Tochter-Firmenverknüpfungen dieser Firma an

Durch einen Klick

• auf die Adresse im Tab „Profil" öffnet sich der Adressdialog und es kann ein Eintrag ergänzt oder korrigiert werden
• auf die Zahl der Personen im Tab „Profil" unter „Information" erfolgt ein Sprung in den Tab „Personen"
• auf die Zahl der Ansprechpartner im Tab „Profil" unter „Information" erfolgt ein Sprung in den Tab „Details"
• auf den Namen eines Ansprechpartners im Tab „Profil" unter "Weitere Informationen" erfolgt ein Sprung in das Profil des Ansprechpartners
• auf den Namen einer Ansprechperson im Tab „Details" unter „Ansprechpartner" werden im Kontextmenü die Aktionen „Bearbeiten" (Sprung in das Profil in den Tab „Werdegang") und „Löschen" möglich
• auf den Namen einer Person im Tab „Personen" wird im Kontextmenü die Aktion „Bearbeiten" (Sprung in das Profil in den Tab „Werdegang") möglich
  
  

3.1. Person hinzufügen

Soll eine Person zu einer Firma hinzugefügt werden, so erfolgt dies über die Verbindung mit einem Werdegangseintrag im Profil der Person.

Dazu wird im Personenprofil im Tab „Werdegang“ ein neuer CV-Eintrag angelegt. Folgende Grundangaben sind möglich:

• Institution: Autocomplete-Feld zur Auswahl einer bereits in academyFIVE eingepflegten Firma. Es werden nur aktive Firmen für die Auswahl angeboten. Inaktive Firmen werden ausgegraut angezeigt, um zu verhindern, dass sie erneut angelegt werden. Bereits eingetragene Firmen in CV-Einträgen, Abgaben und Firmenrechnungen bleiben erhalten, auch wenn sie inzwischen als inaktiv markiert sind. 
• Abteilung: Freitextfeld, wird im Werdegang des Profils aufgeführt
• Position: Freitextfeld, wird im Werdegang des Profils und in der Firma bei Ansprechpartner/Personen aufgeführt
• Typ: Auswahlfeld für den Stellen-Typ; es stehen beispielsweise Studium, Duales Studium, Auslandssemester, Praktikum, Teilzeitstelle, Festanstellung, Sonstige, Referendariat, Heimathochschule, Projekt, Bachelor Thesis, Master Thesis und Programmierarbeit zur Auswahl
• Raum: Freitextfeld
• Beschreibung: Freitextfeld für die Stellen-Beschreibung
• Beginn: Start der Personen-Firmen-Beziehung, z.B. Start des Praktikums
• Ende: Ende der Personen-Firmen-Beziehung, z.B. Ende des Praktikums

3.2. Ansprechpartner hinzufügen

Wird ein Ansprechpartner mit einer Firma verknüpft, so ist dies im Tab „Personen“ im Firmenprofil ersichtlich. Zudem wird im Profil der Ansprechperson unter „Werdegang“ ein Lebenslauf-Eintrag erstellt.

Eine Firma mit dem Personenprofil einer Ansprechperson zu verknüpfen, kann über folgende Wege erfolgen: 

1. Über die Aktion „Ansprechpartner hinzufügen“ in der Toolbar in einem Firmenprofil. Dabei kann nach einem bereits in academyFIVE vorhandenen Profil gesucht oder ein neues Profil (Profiltyp „Person“) angelegt werden. Im weiteren Schritt kann eine der Firma hinterlegte Adresse als Postadresse für das Profil gewählt werden, die dann als „Dienstanschrift“ unter den Adressen des Profils erscheint. Außerdem können weitere Informationen zur Stelle und dem Zeitraum der Tätigkeit für den CV-Eintrag im Werdegang des Profils ausgefüllt werden.
   
   

2. Im Personenprofil kann über den Tab „Werdegang“ ein neuer CV-Eintrag angelegt werden. Wird hierbei eine Institution ausgewählt oder angelegt, wird die Person auch unter den Personen im Firmenprofil aufgelistet. Außerdem können auch hier weitere Informationen zur Stelle und dem Zeitraum der Tätigkeit des Profils ausgefüllt werden.
   
   

Neben der Abteilung kann auch die Position der Stelle eingepflegt werden: Die Position wird im Werdegang des Profils in der Übersicht und in der Detailansicht der Firma bei den Ansprechpersonen aufgeführt. 

Als Typ (Praktikum, Duales Studium, Thesis, …) der Verbindung zwischen Person und Firma können bei Bedarf individuelle Werte eingepflegt werden – bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre Simovative Ansprechperson oder an den Customer Service.

Neben einem Raum und einer ausführlichen Beschreibung können optional noch der Beginn und das Ende der Arbeitsbeziehung eingegeben werden, die auch den aktiven (grünes Icon) und passiven (blaues Icon) Status der Personenprofile im Tab „Personen“ der Firma steuern. 

3.3. E-Mails an Ansprechpersonen senden

Aus dem Tab „Personen“ können E-Mails direkt an verknüpfte Personenprofile versendet werden: Die aufgelisteten Profile lassen sich per Checkbox markieren, anschließend können die ausgewählten Personen direkt per E-Mail kontaktiert werden.

3.4. Ansprechperson löschen

Das Löschen einer Ansprechperson kann 

1. für alle Personen im Werdegang des Personenprofils erfolgen, indem der Lebenslaufeintrag zu dieser Firma gelöscht wird
   
   

2. oder für Ansprechpersonen, die im Tab „Details“ im Firmenprofil gelistet sind, über das Kontextmenü dieses Eintrags.
   
   

Wird eine Ansprechperson gelöscht, stehen folgende Optionen zur Auswahl:

1. Werdegangseintrag löschen: Es wird sowohl der Werdegangseintrag als auch die zugehörige Adresse aus dem Personenprofils entfernt.
2. Werdegangseintrag schließen: Der Werdegangseintrag wird geschlossen (= heutiges Datum als Ende-Zeitraum-Datum) und die Adresse (im Personenprofil) auf inaktiv gesetzt.

Die Adresse bezieht sich hierbei auf eine Adresse der Firma, die beim „Ansprechpartner hinzufügen“ als Postadresse für das Personenprofil gesetzt wurde, und ggf. mit dieser Adresse verknüpfte weitere Adress-Einträge (E-Mail, Telefon, etc.). 

4. Firmensuche

Die Suche nach Firmen und Institutionen kann über drei Wege erfolgen:  

1. In der Startmaske der Firmen & Institutionen kann eine Suche ausgeführt werden. Regulär ist dabei die Funktion „Töchter durchsuchen“ ausgewählt. Dies kann aber bei Bedarf abgewählt und damit nur nach Mutterfirmen gesucht werden. Außerdem kann bei der Firmensuche nur nach Firmen mit dem Status „Aktiv“ gesucht werden. Es ist auch möglich, nach freigegebenen und nicht freigegebenen Firmen zu filtern. 
   
   
   
   
2. Ein Klick auf einen Buchstaben der ABC Leiste unter dem Suchmenü entspricht einer Suche nach dem gewählten Anfangsbuchstaben der Firmen-Namen.
   
   
3. Über die Kategorien, die im Navigationsbaum unter dem Modul „Firmen & Institutionen" aufgelistet sind, kann mit einem Klick eine Auflistung aller Firmen dieser Kategorie erfolgen.
   
   

Firmen-Ansprechpersonen finden: Dazu geben academyFIVE Nutzer*innen im Suchmasken-Feld "Ansprechpartner" entweder den kompletten Nachnamen der Person ein oder verwenden die "Sternchen-Suche" (Format: "Namensteil*").

In der Suchmaske sind folgende Aktionen möglich: 

• Suche starten
• Firma hinzufügen
• Export: Exportiert die im Suchergebnis selektierten Firmenprofile mit allen Profildetails als Microsoft Excel XLS Datei
• Import
• Alle auswählen
• Auswahl entfernen
• Seriendruck starten
• Fundraising Export