Formulare erstellen und verwalten

In academyFIVE basiert jeder Antrag von Studierenden und Dozierenden auf einem Formular. Der folgende Text beschreibt Schritt für Schritt, wie die Hochschule Formulare erstellen und verwalten kann.

Überblick:

1. Formularkategorien erstellen und verwalten
2. Formular-Komponenten zusammenstellen und inhaltlich gestalten
3. Formulare ändern / löschen

Die Hochschule kann beliebig viele Formulare anlegen, etwa für Urlaubs- und Erstattungsanträge oder Stellplatz-Berechtigungen. Diese Formulare bilden die Grundlage für das academyFIVE Modul „Antragsverwaltung“.

Jedes Formular ist modular aufgebaut: Es stehen diverse Komponenten – wie Checkboxen, Textfelder und Trennlinien – zur Auswahl, die die Hochschule kombinieren kann. Für eine erhöhte Übersichtlichkeit werden die Formulare thematisch gruppiert, in so genannten „Kategorien“.  

1. Formularkategorien erstellen und verwalten

Jedes Formular wird einer Kategorie zugeordnet. Mithilfe der Kategorien lassen sich Formulare thematisch gruppiert darstellen. Beispielsweise geben Kategorien die academyFIVE Baumstruktur im Modul „Formulare“ vor:

Die Kategorien legt die Hochschule vor der Formular-Erstellung unter Formulare > Kategorien an:

Über den Button „Hinzufügen“ lässt sich eine weitere Kategorie ergänzen: Einzugeben im Feld „Label“ ist die Bezeichnung der Kategorie – diese wird in der Kategorie-Übersicht in der Spalte „Name“ ausgegeben.

Über das Kontextmenü – zu öffnen via Rechtsklick auf die jeweilige Kategorie – kann die Hochschule bestehende Kategorien bearbeiten, das heißt umbenennen. Auch Löschen ist möglich, sofern der Kategorie noch kein Formular zugeordnet wurde. 

2. Formular-Komponenten zusammenstellen und inhaltlich gestalten

Sind die Kategorien erstellt, kann die Hochschule mit dem Anlegen der Formulare beginnen.

Ein neues Formular lässt sich auf zwei Wegen erstellen:

• via Formulare > Button „Hinzufügen“ oder
• via Formulare > Unterordner (= Kategorie), im Screenshot zum Beispiel „Anträge (9)“ > Button „Hinzufügen“

Die Bezeichnung des Formulars sowie die Version werden auf der linken Seite des Formulars unterhalb des „Speichern“-Buttons dargestellt.

Rechts – im Abschnitt „Formulareigenschaften“ – legt die Hochschule Name, Beschreibung und Kategorie des Formulars fest. Nach erfolgter Zuordnung zu einer der unter Formulare > Kategorien definierten Kategorien und Speichern des Formulars erscheint das Formular in der Übersicht aller Formulare sowie im jeweiligen Kategorie-Unterordner unter Formulare.

Im Abschnitt „Komponenten“ stehen alle Elemente zur Auswahl, die für ein Formular genutzt – und damit in den zugehörigen Anträgen angezeigt – werden können:

Selectbox: Zeigt die eingetragenen Werte in einem Dropdown-Menü an; Antragsteller wählen einen Wert aus

Input: Textfeld, zum Beispiel für eine Antwort auf eine Frage; für umfangreiche Texte empfiehlt es sich, das Element „Textarea“ zu verwenden

Input Numeric: Eingabe von Ziffern

Input Decimal: Eingabe von Dezimalzahlen, beispielsweise für die Angabe einer erreichten Durchschnittsnote in einer Prüfung; sowohl Komma- als auch Punktwerte möglich

Checkbox: Auswahloptionen anhand von Checkboxen; Antragsteller haken die zutreffende(n) Checkbox(en) an

File: Upload-Dialog, damit Antragsteller eine Datei hochladen können

DateTime: Gibt Datum und Uhrzeit des Antrags aus; wird bei Antragstellung per Klick in das Feld automatisch vorbefüllt

Date: Gibt das Antragsdatum aus; wird bei Antragstellung per Klick in das Feld automatisch vorbefüllt

Time: Gibt die Uhrzeit aus, zu der der Antrag gestellt wurde; wird bei Antragstellung per Klick in das Feld automatisch vorbefüllt

Textarea: Textfeld für ausführliche Angaben durch Antragsteller

Textbereich „Lorem ipsum dolor sit amet ...“: Für umfangreiche, vorgegebene Formulartexte

Linie: Zum optischen Unterteilen des Formulars in Abschnitte

Semester: Ersetzt semesterspezifische Formulare: Antragstellern stehen – in zeitlich absteigender Reihenfolge – die Semester ihres individuellen Werdegangs zur Auswahl: Es werden ausschließlich die Semester angezeigt, für die der Studierende bereits rückgemeldet ist sofern die Checkbox „Auch aktive, nicht rückgemeldete Semester“ nicht aktiviert wurde. Ist die Checkbox aktiv kann die Hochschule ihren Studierenden Anträge nicht nur für das aktuelle, sondern auch für künftige Semester anbieten – unabhängig von der Rückmeldung. Und Studierende können frühzeitig planen. Verwendet werden die Semesterbezeichnungen, die unter Einstellungen > Semester Einstellungen definiert wurden. 

Die Hochschule verschiebt die jeweilige Komponente per Drag-and-Drop an die gewünschte Position im linken Bereich des Formulars.

Im nächsten Schritt erfolgt die inhaltliche Ausgestaltung: Per Klick auf die Komponente öffnet sich ein Dialogfenster zum Festlegen von Bezeichnung und Beschreibung des Feldes. Außerdem kann hier definiert werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt – die Hochschule kann jede Komponente als Pflichtfeld definieren. Für Felder, die Text oder Zahlen erfordern, ist es darüber hinaus über die Option „0 als Eingabewert erlauben“ möglich, dass Antragsteller auch die Ziffer „0“ eingeben können.

Beispiel für die Komponente „Input“:

Das rote Sternchen beim Label „Name“ signalisiert, dass es sich bei diesem Feld um ein Pflichtfeld handelt. CampusWEB Anwender können einen Antrag nur dann einreichen, wenn sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben.

Für die optische Gestaltung der Formulare bieten sich neben der flexiblen Anordnung der Komponenten insbesondere BBCodes an. Sie ermöglichen es nicht nur, klickbare Hyperlinks auf sichere Art und Weise einzubinden, sondern darüber hinaus auch Textpassagen im CampusWEB hervorzuheben – durch fette, kursive oder unterstrichene Darstellung. Nur in Zusammenhang mit Inputfeldern, die von CampusWEB Nutzern ausgefüllt werden, lassen sich BBCodes nicht verwenden. Eine Übersicht der möglichen BBCodes findet sich per Klick auf den Button „i BBCodes Verwendung“.

Beispiel für die Verwendung der BBCodes „fett“ und „unterstrichen“ (oben: Einbindung in die Formular-Komponente; unten: Darstellung im CampusWEB):

Profi-Tipp: Über BBCodes lassen sich sichere und klickbare Hyperlinks in CampusWEB und Progressive Web App (PWA) integrieren. Das erspart Studierenden und Dozierenden umständliches Copy-and-Paste von URLs.

Achtung „Speichern!“: Nach dem Editieren und Speichern der einzelnen Komponenten muss das Formular gespeichert werden – über den Button „Speichern“ in der Menüleiste. Erst dann werden die Einstellungen ins Formular übernommen und in Anträgen ausgegeben.

3. Formulare ändern / löschen

Formulare sind editierbar. Werden sie bearbeitet, ändert sich ihr Name: Bei einem Formular, das zum ersten Mal verändert wird, lautet der Name beispielsweise „v2“.

Diese neue Formularversion kann nur für künftige Anträge verwendet werden. In bereits existierenden Anträgen, die auf einer Vorgängerversion des Formulars basieren, wird die Formularversion nicht automatisch aktualisiert! Bei noch nicht veröffentlichten Anträgen kann die Verwaltung eine andere Formularversion zuweisen (Maske „Antrag bearbeiten“ > Feld „Formular“). Einem bereits veröffentlichten Antrag kann keine neue Formularversion zugewiesen werden. Soll bei einem bereits veröffentlichten Antrag eine neue Formularversion verwendet werden, muss der academyFIVE Anwender einen neuen Antrag mit der gewünschten Formularversion erstellen. Außerdem sollte er zugunsten der Übersichtlichkeit den Ursprungsantrag archivieren.

Formulare lassen sich nur dann löschen, wenn sie noch nicht für einen Antrag verwendet wurden. So kann ein Formular nicht mehr versehentlich gelöscht werden, das bereits in Anträgen verwendet wird. Außerdem wird in der Antragsübersicht (unter Antragsverwaltung) der zur Version passende Formularname angezeigt. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit. Wird der Name eines Formulars geändert, bleibt in den bereits daraus erstellten Anträgen die vorherige Bezeichnung erhalten.