Anträge erstellen und verwalten

In academyFIVE basiert jeder Antrag von Studierenden und Dozierenden auf einem Formular. Nachdem die Hochschule Formulare angelegt hat, können Anträge erstellt werden. Der folgende Text beschreibt Schritt für Schritt, wie sich Anträge mit academyFIVE generieren und verwalten lassen.

Überblick:

1. Antragskategorien erstellen und verwalten
2. Antragstatus erstellen und verwalten
3. Textvorlagen definieren
4. CampusWEB Bundle einbinden
5. Anträge anlegen
6. Anträge veröffentlichen
7. Anträge Personen zuweisen
8. CampusWEB Anwender über neue Anträge benachrichtigen
9. Antrag stellen und bearbeiten – via academyFIVE oder CampusWEB
10. Kommentare hinzufügen und editieren
11. Antragsdaten exportieren
12 Änderungshistorie
13. Darstellung im Personenprofil
14. Antrag und Prüfungsergebnis verknüpfen

1. Antragskategorien erstellen und verwalten

Nachdem die Formulare gestaltet und gespeichert wurden, muss die Hochschule unter Antragsverwaltung > Kategorien > „Button „+ Hinzufügen“ mindestens eine Antragskategorie anlegen, bevor mit dem Erstellen von Anträgen gestartet werden kann.

Mithilfe der Kategorien lassen sich Anträge thematisch gruppiert darstellen. Beispielsweise geben Kategorien die academyFIVE Baumstruktur im Modul „Antragsverwaltung“ vor:

Beim Anlegen einer Antragskategorie muss ihr – über das Pflichtfeld „Gruppen“ – mindestens eine academyFIVE Benutzergruppe zugewiesen werden: Zur Auswahl stehen ausschließlich berechtigte Gruppen (Rechtevergabe unter Einstellungen > Zugriffsberechtigungen). Nur den ausgewählten Gruppen wird die jeweilige Antragskategorie in der academyFIVE Baumstruktur angezeigt; außerdem können nur sie die zugehörigen Anträge einsehen und editieren und im Notenblatt Anträge mit Prüfungsbezug anschauen.

Diese Gruppenzuordnung betrifft nicht das CampusWEB: Studierenden und Dozierenden werden in CampusWEB und PWA stets die ihnen zugewiesenen Anträge angezeigt. Soll beispielsweise ein Antrag im CampusWEB nur für Dozierende sichtbar sein, so muss er über die Personensuche Dozierenden zugewiesen werden.

Bereits existierende Antragskategorien lassen sich in der Übersicht über das Kontextmenü bearbeiten und – sofern noch kein Antrag zugeordnet wurde – auch löschen.

2. Antragstatus erstellen und verwalten

Über Antragstatus steuert die Hochschule, ob und in welchen Status ein Antrag im CampusWEB bearbeitet werden darf. 

Ebenso wie bei den Antragskategorien ist mindestens ein Antragstatus anzulegen – via Antragsverwaltung > Status > Button „+ Status hinzufügen“. Folgende Felder stehen dabei zur Verfügung:

Label*: Pflichtfeld für den Titel des Status

Checkbox „Editieren zulassen“: Bei aktivierter Checkbox dürfen CampusWEB Anwender Anträge in diesem Status erneut bearbeiten

Checkbox „Archiviert“: Bei aktivierter Checkbox sind Anträge in diesem Status nicht mehr im CampusWEB sichtbar

Checkbox „Erledigt und kann neu angefragt werden“: Bei aktivierter Checkbox können CampusWEB Anwender Anträge in diesem Status erneut einreichen

Email Vorlage DE / Email Vorlage EN: Für jeden Antragsstatus kann optional entschieden werden, ob eine automatisierte E-Mail versendet werden soll, wenn ein Antrag in einen anderen Status gelangt. Die Checkbox „E-Mail versenden“ im Antrag ist default aktiviert. Verwendet werden die unter Kommunikation > E-Mail > Textvorlagen hinterlegten Texte. Der Antragstellende bekommt die E-Mail in der Sprache, die in ihrem Personenprofil angegeben ist.

Praxis-Tipp: Um Antragstellende nicht mit Benachrichtigungen zu überhäufen, empfiehlt es sich, nur für ausgewählte Status Textvorlagen zu hinterlegen und zum Beispiel bei einem Status „intern in Prüfung“ die Felder leer zu lassen.

Bereits existierende Status lassen sich über das Kontextmenü in der Statusübersicht bearbeiten und löschen.

Status-Beispiel: Die Hochschule hat als Status „Antrag ausgefüllt“, „Antrag geprüft“, „Antrag abgelehnt“, „Antrag bewilligt“ und „zurück an Antragsteller“ definiert. Beim Status „zurück an Antragsteller“ empfiehlt es sich, die Checkbox „Editieren zulassen“ zu aktivieren, damit sich CampusWEB User direkt zurückmelden können. Für die weiteren Status in diesem Beispiel ist ein Editieren durch CampusWEB Nutzer nicht erforderlich.

Bearbeitet der Studierende einen Antrag und speichert diesen ab, wird der Antrag in dem Status abgelegt, der im Bundle gespeichert ist. In der Regel ist dies der Status "abgeschickt".

3. Textvorlagen definieren

Die Hochschule kann für automatische Nachrichten Textvorlagen hinterlegen. Es empfiehlt sich, unter Kommunikation > Textvorlagen einen eigenen Ordner für Anträge anzulegen.

Unter Einstellungen > E-Mail Textvorlagen Zuweisung wählt die Verwaltung Textvorlagen für automatische Benachrichtigungen an die Antragsteller aus:  

• „Antrag neuer Kommentar“: Antragsteller erhalten eine E-Mail mit der hier zugewiesenen Textvorlage, wenn für sie ein neuer Kommentar zu einem Antrag verfügbar ist und die Checkbox „Die Person wird per E-Mail benachrichtigt/Benachrichtigungs E-Mail“ aktiviert wurde
• „Antrag zugewiesen“: Antragsteller erhalten eine E-Mail mit der hier zugewiesenen Textvorlage, wenn für sie ein neuer Antrag verfügbar ist und die Checkbox „Die Person wird per E-Mail benachrichtigt/Benachrichtigungs E-Mail“ aktiviert wurde

Zur Auswahl stehen jeweils die unter Kommunikation > Textvorlagen gepflegten Texte.

4. CampusWEB Bundle einbinden

Über das RequestFormBundle werden die Anträge im CampusWEB angezeigt.

Studierende und Dozierende können die zahlreichen Features rund um die Antragsverwaltung dank Progressive Web App (PWA) auch auf mobilen Endgeräten im optimierten Look-and-Feel nutzen. 

Der Beitrag „Antragsverwaltung im CampusWEB“ erläutert das Einbinden des Bundles in den Internetauftritt.

5. Anträge anlegen

Nachdem mindestens eine Kategorie sowie ein Status angelegt wurden, kann die Hochschule Studierenden und Dozierenden über das CampusWEB Anträge zur Verfügung stellen: Via Antragsverwaltung > Button „Hinzufügen“ legt sie dafür Anträge in academyFIVE an. Folgende Felder stehen dabei zur Verfügung:

Name*: Titel des Antrags

Formular*: Zur Auswahl stehen die unter Formulare hinterlegten Formulare

Kategorie*: Zur Auswahl stehen die unter Antragsverwaltung > Kategorien definierten Antragskategorien, für die der academyFIVE Anwender berechtigt ist

Standort*: Die Hochschule hat die Möglichkeit, Standort-gebundene Anträge – wie zum Beispiel für das Semesterticket – im CampusWEB (RequestFormBundle) gezielt nur den Studierenden und Dozierenden bereitzustellen, die dem entsprechenden Standort zugeordnet sind (unter Personenprofil-Tab „Zuordnung“ > Abschnitt „Zugehörigkeit zum Standort“). Voraussetzung hierfür ist, dass die Standorte von CampusWEB, dem Antrag sowie den Studierenden/Dozierenden übereinstimmen. Wird für einen Antrag kein Standort ausgewählt, können CampusWEB User aller Standorte diesen einsehen.

Die Auswahl der Standorte erfolgt basierend auf den Berechtigungen des academyFIVE Anwenders. Ein Antrag ist ausschließlich für academyFIVE Anwender sichtbar, die in einem der ausgewählten Standorte eingeloggt sind. Beispiel: Wenn der Standort „München“ für einen Antrag ausgewählt wird, können nur academyFIVE Anwender, die für den Standort München berechtigt sind und dort eingeloggt sind, den Antrag in academyFIVE sehen und verwalten.

Ist CampusWEB für den jeweiligen Standort aktiviert (über die CampusWEB Verwaltung), kann jeder berechtigte User die Anträge der ausgewählten Standorte einsehen, unabhängig von den Standorteinstellungen im Personenprofil. Individuell einem Personenprofil zugewiesene Anträge werden dem jeweiligen CampusWEB User angezeigt, unabhängig von der Standortauswahl.

E-Mailbenachrichtigung an: Wird ein Antrag gestellt, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an die hier hinterlegte Verwaltungsadresse verschickt; ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird keine Benachrichtigung versendet

Checkbox „Ständiger Antrag“: Bei aktivierter Checkbox ist der Antrag zeitlich unbegrenzt nutzbar und steht dauerhaft mehreren Personen zur Verfügung – Beispiel: Urlaubsantrag für Dozierende;
ständigen Anträgen können Personenprofile zugeordnet werden, zwingend erforderlich ist dies aber nicht

Checkbox „Archiviert“: Bei aktivierter Checkbox wird der Antrag nicht mehr verwendet; in den Übersichten der Antragsverwaltung lässt sich nach archivierten Anträgen suchen via Filter „Archiviert“ > Option „Ja“

Checkbox „Antrag kann nur einmal abgesendet werden“: Pro Personenprofil darf nur ein Antrag in Bearbeitung gegeben werden; ist ein Antrag im Status „erledigt und kann neu angefragt werden“, kann ein neuer Antrag via CampusWEB gestellt werden; die Verwaltung kann einem Studierenden jederzeit mehrere Anträge dieser Art zuweisen

Checkbox „Korrespondenz E-Mail der Antragstellenden setzen“: Wird die Option aktiviert, wird die Korrespondenzadresse der Antragstellenden in der E-Mail-Benachrichtigung an die Verwaltung als Absenderadresse gesetzt. Sollten Antragstellende keine Korrespondenzadresse haben, wird die im System hinterlegte No-Reply-Adresse verwendet. Somit kann die Verwaltung – zusätzlich zur Kommentarfunktion im Antrag – auch direkt per E-Mail mit den Antragstellenden in Kontakt treten.

Abschnitt „Standortbezogene Antragsbearbeitung“: Pro Standort und Studiengangkategorie kann eine separate E-Mail-Adresse hinterlegt werden, an die die Benachrichtigung verschickt wird; dies ist eine spezielle Konfiguration, die freigeschaltet werden muss. Es ist auch möglich, alle eingegangenen Anträge von einem zentralen Studierendenbüro zu bearbeiten. Es ist nicht notwendig, für jede Studiengangskategorie eine eigene Zeile im Antrag anzulegen, wenn die Studiengänge zentral an einem Standort verwaltet werden. Die Kategorie-Ebenen stehen in ihrer hierarchischen Struktur im Dropdown-Menü zur Auswahl. Es werden alle Studiengänge innerhalb der Kategorie sowie darunter liegende Kategorien und Studiengänge berücksichtigt. 

Hat die Hochschule einen Antrag gespeichert, erscheint er in den Übersichten unter Antragsverwaltung und Antragsverwaltung > Unterordner je Kategorie:

Die Übersicht aller Anträge unter Antragsverwaltung zeigt default alle nicht-archivierten Anträge an. Archivierte Anträge lassen sich über den Filter „Archiviert“ > Option „Ja“ einblenden.

Über das Kontextmenü eines Antrags lassen sich die verknüpften Personenprofile aufrufen. Außerdem können Anwender einen Antrag über das Kontextmenü bearbeiten und – sofern keine Personenprofile mit dem Antrag verknüpft sind – löschen.  

6. Anträge veröffentlichen

Ein Antrag wird erst im CampusWEB angezeigt, nachdem er veröffentlicht wurde. Dies erfolgt über den Button „Veröffentlichung“ in der Tab-Leiste der Übersicht aller einem Antrag zugeordneten Personenprofile. Unveröffentlichte Anträge werden nicht im CampusWEB angezeigt, selbst wenn ein Personenprofil zugeordnet wurde!

Zumeist ist es empfehlenswert, Anträge vor dem Zuordnen von Personenprofilen zu veröffentlichen. Denn dann können die Personen schon bei der Zuweisung über den Antrag per E-Mail benachrichtigt werden.

Zu beachten ist, dass Name und Formular eines Antrags nur bei noch unveröffentlichten Anträgen verändert werden können. Nach der Veröffentlichung lassen sich diese beiden Angaben nicht mehr bearbeiten; alle weiteren Felder der Maske „Antrag bearbeiten“ bleiben auch nach einer Veröffentlichung editierbar. Soll bei einem bestehenden, veröffentlichten Antrag der Name oder das zugrundeliegende Formular verändert werden, muss ein neuer Antrag erstellt werden. Zudem sollte der ursprüngliche Antrag archiviert werden, damit die Liste der Anträge übersichtlich bleibt.

 

7. Anträge Personen zuweisen

academyFIVE bietet drei Möglichkeiten, Antragsteller zu einem Antrag hinzuzufügen:

• Möglichkeit 1: Antrag einem einzelnen Profil zuweisen über die Antragsverwaltung
  Klickpfad: Antragsübersicht > Kontextmenü-Option „zu den Profilen“ oder Antrag in der Spalte „Name“ in der Antragsübersicht anklicken > Button „Profil hinzufügen“ > Button „Speichern“
  Die Auto-Vervollständigungsfunktion unterstützt bei der Suche des gewünschten Personenprofils. Bei bereits veröffentlichten Anträgen kann die ausgewählte Person direkt per E-Mail auf den Antrag hingewiesen werden (Checkbox „Die Person wird per E-Mail benachrichtigt“).
  Den zugeordneten CampusWEB Usern wird der Antrag im Abschnitt „Meine aktiven Anträge“ eingeblendet.
   
   
  
  
• Möglichkeit 2: Antrag in einem Schritt mehreren Profilen oder Gruppen zuweisen über die Personensuche
  Klickpfad: Suche nach Profilen in der Personensuche und/oder Studenten-/Bewerbersuche etc. > gewünschte Profile in der Suchergebnis-Übersicht markieren > Button „Zuordnen“ (in der Tab-Leiste oder unterhalb der Übersicht) > Option „Antrag“ > im Feld „Antrag“ gewünschten Antrag auswählen > Button „Speichern“
  Bei bereits veröffentlichten Anträgen können die ausgewählten Personen direkt per E-Mail auf den Antrag hingewiesen werden (Checkbox „Benachrichtigungs E-Mail“).
  Den zugeordneten CampusWEB Usern wird der Antrag im Abschnitt „Meine aktiven Anträge“ eingeblendet.
   
  
  
• Möglichkeit 3: Ständiger Antrag – erfordert keine manuelle Zuweisung von Personenprofilen
  Ist der Antrag als „Ständiger Antrag“ markiert (per Antrag bearbeiten/hinzufügen > Checkbox „Ständiger Antrag“ aktivieren), wird er allen CampusWEB Usern angezeigt, deren Standort in der jeweilgen CampusWEB Verwaltung freigeschaltet ist – siehe  Abschnitt „Verfügbare Anträge“.
  Tipp: Auch ständigen Anträgen können manuell Personenprofile zugeordnet werden – über die oben beschriebenen Möglichkeiten 1 und 2. Diese werden dann im CampusWEB im Abschnitt „Meine aktiven Anträge“ angezeigt.
   

Einige Spalten in der Übersicht der einem Antrag zugeordneten Personenprofile – etwa „Status“ oder „Antrag abgeschickt“ – werden erst befüllt, nachdem ein Antrag gestellt wurde. Filtermöglichkeiten erleichtern das Bearbeiten von Anträgen: Anwender können nach Status des Antrags, Personenprofil und Studiengang filtern und so die angezeigten Treffer je Antrag eingrenzen.

8. CampusWEB Anwender über neue Anträge benachrichtigen

Beim Zuweisen eines bereits veröffentlichten Antrags kann die Person direkt per E-Mail benachrichtigt werden:

• Bei der Zuweisung einzelner Personenprofile (s. oben: Möglichkeit 1): Checkbox „Die Person wird per E-Mail benachrichtigt“ in der Maske „Profil hinzufügen“
• Bei der gleichzeitigen Zuweisung von mehreren Personenprofilen (s. oben: Möglichkeit 2): Checkbox „Benachrichtigungs E-Mail“ in der Maske „Zuordnen“

Unter Einstellungen > E-Mail Textvorlagen Zuweisung > „Antrag zugewiesen“ wählt die Verwaltung die Textvorlage, die die zugeordneten CampusWEB Nutzer automatisch per E-Mail erhalten, wenn für sie ein neuer Antrag verfügbar ist.
 

9. Antrag stellen und bearbeiten – via CampusWEB oder academyFIVE

Im CampusWEB werden im Abschnitt „Meine aktiven Anträge“ alle bereits begonnenen oder zugewiesenen Anträge gelistet. Der Abschnitt „Verfügbare Anträge“ enthält alle ständigen Anträge – begonnene ständige Anträge werden im Abschnitt „Meine aktiven Anträge“ angezeigt.

CampusWEB Anwender können Anträge stellen und je nach Einstellung des jeweiligen Antragstatus bearbeiten: Bei neuen Anträgen steht Ihnen die Option „Ausfüllen“ zur Verfügung, bei bereits gestellten Anträgen die Option „Bearbeiten“ (je nach Statuswert, d.h. wenn in dem Status der Antragssteller editieren darf). Solange ein Antragssteller einen Antrag noch nicht abgeschickt hat, kann er diesen auch „Zurückziehen“. Reicht ein Antragsteller im CampusWEB einen Antrag ein, erhält die Verwaltung eine automatisch generierte E-Mail mit dem Betreff-Format „Standort - Antragsname“.  Ist die Konfiguration „Standortbezogene Antragsbearbeitung“ aktiv, kann die Hochschule pro Standort eine eigene E-Mail-Empfängeradresse hinterlegen.

Wird über das CampusWEB ein Antrag gestellt, ändert sich dessen Status in den Wert, den die Hochschule im RequestFormBundle (Feld "Status") definiert hat – im Screenshot-Beispiel auf den Status „Antrag ausgefüllt“. Der Änderungszeitpunkt wird in academyFIVE in der Übersicht der dem Antrag zugeordneten Profile in der Spalte „Antrag abgeschickt“ ausgegeben.
 

Im Bedarfsfall kann auch die Verwaltung einen Antrag in academyFIVE stellen und editieren. Dazu öffnet sie die Bearbeitungsmaske des Antrags – via Antragsverwaltung > Übersicht der dem Antrag zugewiesenen Profile > Option „Bearbeiten“ im Kontextmenü eines Profils –, nimmt die Eingaben vor und wählt im Feld „Status“ den gewünschten Wert.

 

10. Kommentare hinzufügen und editieren

Die Verwaltung kann zu einem Antrag Kommentare hinterlegen (für den Antragsteller oder für Hochschul-interne Zwecke) – via Button „Kommentar hinzufügen“ über die Übersicht der dem Antrag zugewiesenen Profile > Option „Bearbeiten“ im Kontextmenü eines Personenprofils.

Bei aktivierter Checkbox „Öffentlich“ wird der Kommentar dem Antragssteller auch im CampusWEB angezeigt. Beispielsweise kann die Verwaltung in einem Antrag mit dem Status „zurück an Antragsteller“ im Kommentar listen, welche Unterlagen vom Antragsteller noch nachzureichen sind. Möchte die Hochschule im CampusWEB die Namen der Kommentar-Verfasser nicht veröffentlichen, kann sie deren Profilname und -bild ausblenden. Dazu aktiviert sie die Checkbox „Anonymer Modus“ (unter Internetauftritt > CampusWEB Verwaltung > Tab „Module“ > Abschnitt „RequestFormBundle“).  So ist für CampusWEB Anwender nicht ersichtlich, welcher Mitarbeitende den Kommentar verfasst hat. Die folgenden Screenshot-Beispiele zeigen die beiden Darstellungsvarianten – links inkl. Profilname und -bild, rechts ohne diese Angaben:

 

Bei nicht-öffentlichen Kommentaren kann die Hochschule das Kommentar-Feld intern nutzen – etwa zum Informationsaustausch.

Bei aktivierter Checkbox „Benachrichtigungs E-Mail“ erhält der Antragsteller bei einem neuen Kommentar eine E-Mail an die hinterlegte Korrespondenzadresse. Bei dieser automatischen Benachrichtigung wird die unter Einstellungen > E-Mail Textvorlagen Zuweisung > Feld „Antrag neuer Kommentar“ ausgewählte Textvorlage verwendet.

Über den Button „+ Datei hochladen“ kann die Verwaltung dem Antragstellenden eine Datei zukommen lassen.

Über die entsprechenden Icons lassen sich bereits erstellte Kommentare, inklusive etwaiger hochgeladener Dateien, bearbeiten und löschen:

11. Antragsdaten exportieren

Die Antragsverwaltung in academyFIVE bietet unterschiedliche Download-Möglichkeiten: Antragsinformationen lassen sich im Excel- und PDF-Format ausgeben; Datei-Anhänge können im ZIP-Format heruntergeladen werden.

Über den Button „Excel Export“ in der Übersicht der dem Antrag zugewiesenen Personenprofile lassen sich alle Antragsinhalte in einer Excel-Tabelle ausgeben.

In der Excel-Datei werden die Daten aller dem Antrag zugeordneten Personenprofile dargestellt – Format: 1 Zeile je Personenprofil. Ausgegeben werden neben den im Antrag abgefragten Angaben auch die wichtigsten Stamm- und Buchungsdaten sowie Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung. So lassen sich die exportierten Daten effizient weiterverarbeiten.

Beim Export werden nur aktive Studierenden-Buchungen berücksichtigt. Bei mehreren aktiven Studierenden-Buchungen werden die Werte Komma-separiert gelistet.

Öffnet die Verwaltung den Antrag einer Person (via Übersicht der dem Antrag zugewiesenen Profile > Option „Bearbeiten“ im Kontextmenü eines Personenprofils), lassen sich die Antragsdaten gezielt für das jeweilige Personenprofil ausgeben:

• Ein Klick auf den Button „Antrag als PDF exportieren“ erstellt eine PDF-Datei, in der die Antragsdaten der Person übersichtlich dargestellt sind. Unter Antragsverwaltung > Einstellungen > Feld „PDF Inhalt“ kann die Hochschule festlegen, welche Daten und Felder in PDFs von Anträgen ausgegeben werden. Klicken Mitarbeitende der Verwaltung dann in einem Antrag auf den Button „Antrag als PDF exportieren“, so werden in der PDF-Datei, die Verwaltungszwecken dient, nur die ausgewählten Informationen dargestellt.
  
• Bei dem Export werden nur aktive Studierenden-Buchungen berücksichtigt – bei mehreren aktiven Studierenden-Buchungen werden diese Komma-separiert gelistet. Die PDF-Datei basiert nicht auf einem Dokumentengenerator-Template und ist als feste Vorlage nicht Hochschul-individuell anpassbar.
  
  
• Hat der Antragsteller Dateien hochgeladen, lassen sich diese mit nur einem Klick als ZIP-Datei herunterladen – per Button „Dateien Downloaden“. Hinweis: Dieser Button steht nur zur Verfügung, wenn Dateien zu dem Antrag existieren.
  
  
  

12. Änderungshistorie

Die Änderungshistorie des Antrags gibt auch Auskunft darüber, wann ein Antrag im CampusWEB abgeschickt, von welchen Verwaltungsmitarbeitenden angepasst oder in einen anderen Status versetzt wurde. 

Im CampusWEB (RequestFormBundle) wird in der Detailansicht angezeigt, wann der Antrag abgesendet wurde und wann der jüngste Statuswechsel erfolgte. So sind auch die Antragstellenden jederzeit über den aktuellen Stand informiert.

13. Darstellung im Personenprofil und im Antragsmanagement

Im Tab „Anträge“ eines Personenprofils sind alle der Person zugewiesenen Anträge – sowohl veröffentlichte als auch unveröffentlichte – gelistet.  Über die Kontextmenü-Option „Bearbeiten“ öffnet sich die Bearbeitungsmaske des jeweiligen Antrags.

Im Antragsmanagement kann die Kategoire ausgewählt und die entsprechenden Anträge angezeigt werden. Beim Öffnen eines Antrags bzw. "zu den Profilen" sieht man die Anträge der jeweiligen Profile. Klickt man hier auf den Namen öffnet sich der Antrag und dieser kann bearbeitet werden. 

Bei Anträgen ohne Zuordnung zu einem Studiengang wird in den Spalten „Studiengang“ bzw. „Kohorte“ in der Übersicht der dem Antrag zugeordneten Profile angegeben: „Kein Studiengang“ bzw. „Keine Kohorte“. Das erleichtert insbesondere das Handling von Anträgen von Dozierenden – sowohl für die Dozierenden selbst als auch für die Verwaltung: Denn Anträge für Dozierende sind naturgemäß keinen Studiengängen zugeordnet.

14. Antrag und Prüfungsergebnis verknüpfen

Anträge und Prüfungsergebnisse können miteinander verknüpft werden. So lässt sich zum Beispiel eine besondere Prüfungszulassung oder ein Nachteilsausgleich direkt mit der eigentlichen Leistung verbinden. Das erleichtert den Überblick, erhöht die Nachvollziehbarkeit und macht das Antrags-Handling insgesamt effizienter. Die Funktion, dass Anträge mit Prüfungsleistungen verknüpft werden können, muss vom Simovative freigeschaltet werden. 

Die Verknüpfungen können im Prüfungsergebnis sowie beim Versuch im Notenblatt vorgenommen werden. Ersichtlich sind sie in der Übersicht der Anträge, unter Personenprofil > Tab „Anträge“ sowie in der Übersicht der Prüfungsversuche. Bei Bedarf lassen sich auch mehrere Anträge mit einem Noteneintrag verknüpfen. Aus dem Log einer Prüfung geht hervor, wenn eine Verknüpfung erstellt oder entfernt wurde. Studierende und Dozierende sehen die verknüpften Anträge im CampusWEB nicht. 

Um diese Funktion nutzen zu können, brauchen academyFIVE Anwender folgende Berechtigungen:

• Antragsverwaltung > Kategorien > Kategorie bearbeiten > im Feld „Gruppen“ die Benutzergruppe(n) des Anwenders auswählen
• Einstellungen > Zugriffsberechtigungen
  • „Anträge anlegen, bearbeiten und löschen (nur per Kategorie berechtigte)" und
  • „Prüfungsergebnisse eingeben und korrigieren“
  • Ist bereits ein Ergebnis freigegeben, ist zusätzlich die Berechtigung „Prüfungsergebnisse von bereits freigegebenen Prüfungen ändern" erforderlich