Dashboards

Die academyFIVE Startseite lässt sich mithilfe der Dashboards inhaltlich individuell gestalten und erleichtert den Mitarbeitenden der Hochschule die Übersicht: Es lassen sich alle in academyFIVE erfassten Daten grafisch aufbereitet darstellen. Beispielsweise können Mitarbeitende so auf einen Blick sehen, wie viele Anträge aktuell zu bearbeiten sind oder wie viele Bewerbungen eingegangen sind.

Folgend beschreiben wir unter anderem, wie sich Dashboards erstellen lassen, welche Gadgets verfügbar sind und wie Berechtigungen gesetzt werden können.

Überblick:

1. Überblick über die Dashboards
2. Zugriffsberechtigungen
3. Dashboards erstellen, bearbeiten und löschen
4. Inhalte hinzufügen: Gadgets
5. Gadget „Kacheln“im Detail

1. Überblick über die Dashboards

Die Dashboards in academyFIVE bieten eine Möglichkeit zur individuellen Gestaltung der Startseite in academyFIVE (aufrufbar über den "Startseite"-Button der Schnellnavigation):

• Anpassbare grafische Darstellungen: Elemente wie Kacheln oder klassische Diagrammtypen wie Balken-, Säulen-, Linien-, Netz-, Kreis- und Ringdiagramme können verwendet werden
• Integration bestehender HTML-Inhalte: Bereits vorhandene HTML-Inhalte können in die Dashboards eingebunden werden
• Benutzerdefinierte Dashboards: Jeder Nutzende von academyFIVE kann eigene Dashboards erstellen und sie anderen Nutzenden zur Verfügung stellen, es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der erstellbaren Dashboards
• Standard-Dashboard "Systeminformation": academyFIVE bietet standardmäßig ein Dashboard namens "Systeminformation"; dieses kann ausschließlich von Administratoren bearbeitet werden

Die Übersicht der Dashboards im System, für die der Nutzende berechtigt ist, inkl. Auswahl-/Wechsel-Möglichkeiten, können durch einen Klick auf den Drop-Down-Pfeil eingesehen werden:

Hinweis: Dashboards tragen zu transparenten und effizienten Arbeitsabläufen bei! Sie sind im Standardumfang von academyFIVE enthalten und können von allen academyFIVE Anwendenden genutzt werden.

 

2. Zugriffsberechtigungen

Im Bereich "Zugriffsrechte" (zu finden im Navigationsbaum unter Statistik & Berichte > Berichte > Kategorie hinzufügen/bearbeiten) kann festgelegt werden, welche Zugriffsgruppen Einsicht in die Berichte dieser Kategorie haben dürfen, die für die Auswertungen in den Dashboards herangezogen werden. Wenn hier keine spezifische Zuordnung vorgenommen wird, haben alle Personen, die im System arbeiten, Zugriff auf sämtliche Berichte der Kategorie. Falls eine Gruppe einem bestimmten Standort zugeordnet ist, können die Mitglieder dieser Gruppe nur auf Daten zugreifen, die für diesen speziellen Standort relevant sind.

Die Zugriffsberechtigungen für das HTML-Gadget, die im Navigationsbaum unter Einstellungen > Zugriffsberechtigungen > Abschnitt Statistik & Berichte festgelegt werden, steuern, welche Benutzer HTML-Gadgets erstellen, bearbeiten und löschen dürfen.

3. Dashboards erstellen, bearbeiten und löschen

Um ein neues Dashboard zu erstellen, kann auf der Startseite die Aktion mit dem "Tools"-Button und der Option "Dashboard erstellen" gestartet werden.

Folgende Informationen werden gepflegt:

• Bezeichnung: Klarer und eindeutiger Titel für das Dashboard
• Beschreibung: Zusätzliche Informationen zur Beschreibung, wie der Zweck oder die Zielgruppe des Dashboards
• Dashboard ist für andere Personen sichtbar: Ist diese Checkbox aktiviert, werden die Multi-select-Felder "Benutzergruppen lesend" und "Benutzergruppen schreiben" angezeigt, um zu definieren, für wen dieses Dashboard sichtbar sein soll; es kann aus den zuvor unter Einstellungen > Gruppenverwaltung erstellten Benutzergruppen ausgewählt werden: Wird in den beiden Multi-select-Feldern keine Auswahl getroffen, wird das Dashboard für alle academyFIVE Nutzenden lesbar und bearbeitbar sein; wird eine Auswahl getroffen, können nur die ausgewählten Benutzergruppen das Dashboard einsehen und/oder bearbeiten

Der Button "Tools" bietet Ihnen auch die Möglichkeit, folgende Aktionen für Dashboards durchzuführen:

• Bearbeiten: Mit dieser Option können ein ausgewähltes Dashboard bearbeitet und Anpassungen vorgenommen werden
• Löschen: Wird ein Dashboard nicht mehr benötigt, kann es mit dieser Option gelöscht werden
• Durchsuchen und das gewünschte Dashboard aus der Liste aller öffentlichen Dashboards einblenden: Diese Funktion ermöglicht es, die Liste aller öffentlichen Dashboards nach dem gewünschten Dashboard zu durchsuchen
  
  

4. Inhalte hinzufügen: Gadgets

Mithilfe des Buttons "Gadget hinzufügen" in der Tab-Leiste der Startseite besteht die Möglichkeit, Inhalte in ein Dashboard einzufügen.

In academyFIVE stehen verschiedene Gadgets zur Verfügung, darunter:

• Systeminformation: Zeigt Informationen zu academyFIVE, wie die aktuelle Version und die Anzahl der Logins
• Buchungen: Zeigt Donut-Diagramme zu Interessenten-, Bewerber- und Studierendenbuchungen, einschließlich der Gesamtanzahl und der Anzahl der Personen in jedem Status (durch Mouse-over sichtbar)
• Bericht: Ermöglicht es, alle Berichte aus dem academyFIVE Modul Statistik & Berichte > Berichte einzubinden; zu beachten ist, dass nur eine grafische Darstellung möglich und keine tabellarische Ansicht verfügbar ist; die Einstellungen hierfür erfolgen unter Statistik & Berichte > Berichte > Analytics > Option „Bearbeiten“ im Kontextmenü des gewünschten Berichts im Tab "Chart"; die Einstellungen der Zugriffsberechtigungen finden sie hier.
  
  Sind im Dashboard Berichte eingebunden, die als Diagramm angezeigt werden, enthalten die Darstellungen die konkreten zugrundeliegenden Werte. So gewinnen die Diagramme weiter an Aussagekraft:
• Aufgaben: Bietet eine tabellarische Auflistung aller zugewiesenen oder beobachteten Aufgaben für die jeweiligen Anwender*innen. Die Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum sortiert angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier: Aufgaben
• Kacheln: Ausführliche Informationen zum Kachel-Gadget hier.
• HTML: Erlaubt das Einbinden von bestehenden HTML-Inhalten in das Dashboard;  hierfür gibt es eigene Zugriffsberechtigungen. Weitere Informationen dazu gibt es hier.
  
  
  
  
  
• Filter-Abfragen: academyFIVE listet alle gespeicherten Filter aus der Personensuche übersichtlich auf, sodass Sie die Suchanfragen mühelos verwalten können.

Profi-Tipps: HTML macht Dashboards zum Hingucker! Eingefügte Gadgets lassen sich per Drag-and-Drop an die gewünschte Position im Dashboard schieben.

 

5. Gadget „Kacheln“ im Detail

Praxis-Tipps: Legen Sie für Ihre täglichen Aufgabengebiete Kacheln an – so gelangen Sie mit nur einem Klick auf die entsprechende Seite und können direkt mit Ihren Aufgaben starten. Ihre Hochschule nutzt die academyFIVE Schnittstelle für das Elektronische Studentenmeldeverfahren? – Hierfür stellen wir Ihnen eigene Kacheln bereit.

Wurde das Gadget „Kacheln“ einem Dashboard hinzugefügt, kann es anschließend mit der Aktion „Kachel hinzufügen“ gestaltet werden. Eine einzelne Kachel kann mit der Option "Kachel hinzufügen" direkt bearbeitet werden.

Folgende Informationen werden gepflegt:

• Titel: Dient zur selbsterklärenden und eindeutigen Bezeichnung des Inhalts
• Link: Ist die URL zur jeweiligen academyFIVE Seite (optional); dieser Link kann auch bereits vorgenommene Filter-Einstellungen enthalten: Klickt der Nutzende auf die Kachel, wird er direkt auf die entsprechende Seite weitergeleitet, beispielsweise direkt ins Antragsmanagement
• Kategorie: Bezieht sich auf den Ordner im academyFIVE Navigationsbaum, in dem der gewünschte und zuzuordnende Bericht liegt
• Bericht: Auswahl des darzustellenden Berichts, zur Auswahl stehen alle Berichte unter Statistik & Berichte > Berichte, für die der academyFIVE Nutzende berechtigt ist
• Farbe: Der Colour-Picker ermöglicht es, beliebige Hintergrundfarben für Kacheln auszuwählen. 
• Icon: Auswahl des Symbols, das in der Kachel rechts oben angezeigt wird

Das Gadget Kachel lässt sich flexibel benennen - via Zahnrad-Symbol > "Bearbeiten.

Nur Berichte, die ein numerisches Ergebnis haben und im Tab "SQL" die Funktion "COUNT" enthalten, werden korrekt in den Kacheln angezeigt. Dies stellt sicher, dass die Berichte in den Kacheln relevante quantitative Daten enthalten.

Um die Inhalte der Kacheln anzeigen zu können, müssen academyFIVE Nutzende die entsprechenden Zugriffsrechte haben.

Es ist ratsam, eine eigene Kategorie für die Berichte, die in die Dashboards eingebunden werden können, anzulegen – um die Übersichtlichkeit zu erhöhen (z.B. mit Hilfe eines Ordners „Widgets“). Dies erleichtert die Organisation der Berichte und den Benutzern das Auffinden relevanter Informationen.

Beim Hinzufügen von Kacheln für Dashboards sind Argumente aus Berichten auswählbar. Weiterhin kann für in Kacheln eingebundene Berichte die AcademyID als Argument definiert werden. Dies erübrigt es, für jede*n Nutzer*in der Kachel einen eigenen Bericht zu schreiben, denn die erforderlichen Informationen werden den Kachel-Nutzer*innen automatisch angezeigt.

 

Um Auswertungen und Berichte noch besser zeigen zu können, gibt es das Modul Analytics, mit dem eine grafische Darstellung der Ergebnisse möglich ist. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihre Simovative Ansprechperson.