Dokumente / Infopool

Der Ordner Dokumente ist als Infopool für Dateien in academyFIVE und für das CampusWEB vorgesehen.

Überblick:

1. Allgemein
2. Dokumente einsehen und verwalten
2.1 Kursordner
3. Menüleiste im Infopool
4. Zugriffsrechte für den Infopool setzen

1. Allgemein

Im Modul 'Dokumente' in academyFIVE können Sie Dokumente lagern, die Sie Dozierenden, Studierenden oder anderen Nutzern über das CampusWEB oder in academyFIVE zur Verfügung stellen.

Im Ordner "Dokumente" liegt ein Standardordner Courses/Kursordner. Hierin werden die Kursmaterialien abgelegt, die Dozierende für Studierende zur Verfügung stellen.

Der Ordner "Profile" ist ein weiterer Standard-Ordner, der unter "Dokumente" liegt. Wird ein neues Profil erstellt, sei es über eine Onlinebewerbung, SOAP-Schnittstelle oder über "Anlegen", wird unter Dokumente - Profile ein Ordner mit dem Namen des Profils erstellt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Beitrag Bewerber unter Reiter 'Dokumente'.

2. Dokumente einsehen und verwalten

Unter "Dokumente" im academyFIVE Baum erhalten Sie im rechten Frame eine Übersicht über alle möglichen Dokumente in Ihrem System.

Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, wird ein Menü mit folgenden Funktionen geöffnet:

• Öffnen
• Eigenschaften: Zum Ändern des Ordnernamens (Verzeichnisname), der Beschreibung für diesen Ordner sowie einem Passwort für den Passwortschutz
• Duplizieren: Öffnet ein Aktionsfenster zum Duplizieren des Ordners
• Löschen: Zum Löschen eines Ordners, wenn der Nutzende die Berechtigung dafür hat
• PDF erstellen: Führt die Dateien im Ordner zu eine PDF-Datei zusammen
• Zugriffsrechte
  
  

Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datei in einem Ordner, stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Herunterladen
• Detailinformationen: Zeigt weitere Informationen über die Datei an
  
• Löschen: Zum Löschen eines Ordners, wenn der Nutzende die Berechtigung dafür hat
• Eigenschaften: Zum Ändern des Dateibezeichnung der Beschreibung für diese Datei, zur Aktualisierung des Vorschaubildes sowie zum Ändern des Passwortes

Sie können zwischen den Ebenen der Dokumentenstruktur mit zwei Verfahren navigieren:

• Entweder Sie nutzen hier den academyFIVE Baum, der allerdings keine versteckten (grauen Ordner) beinhaltet:
  
  
  
  
• Oder Sie Klicken die entsprechenden Ordner im rechten Frame an, bis zur gewünschten Stelle.
  
  

2.1 Kursordner

Materialien für Kurse und Veranstaltungen können im Kursordner des Infopools zur Verfügung gestellt werden. Die Verwaltung kann in academyFIVE Dateien dort einstellen, Dozierende können direkt über das CampusWEB darauf zugreifen. Wird ein Teilnehmender in einer Vorlesungsreihe gebucht, kann er den zu dieser Vorlesungsreihe gehörenden Infopool Ordner automatisch einsehen.

3. Menüleiste im Infopool

Die Menüleiste dieses Moduls beinhaltet folgende Aktionen:

• Höheres Verzeichnis: Eine Dokumentenebene höher bzw. eine Ebene zurück gehen
• Verzeichnis erstellen: Einen neuen Ordner anlegen, dabei kann auch ein entsprechendes Passwort gesetzt werden, das im CampusWEB beim Herunterladen abgefragt wird
• Datei auf Server laden: Ein neues Dokument auf der aktuellen Ebene hochladen
• Inhalt erstellen: Eine neue Datei anlegen
• Hyperlink erstellen
• Verzeichnis bearbeiten
• Zugriffsberechtigung setzen
• Vorschau: Ansicht einer Vorschau der Dateien

Unterhalb der Menüleiste gibt es die Möglichkeit, auf der aktuellen Ordnerebene nach einem Datei- oder Ordnernamen zu filtern.

4. Zugriffsrechte für den Infopool setzen

Auf Ordner- bzw. Verzeichnisebene lassen sich Zugriffsrechte einsehen oder verändern - per Klick auf den Button "Zugriffsrechte" in der Toolbar bzw. im Kontextmenü des gewünschten Dokumente-Ordners.

Es lassen sich entweder einzelne Personen oder eine komplette Gruppe als Berechtigte zu dieser Odnerebene hinzufügen. Im Anschluss können die Lese-, Schreib- und/oder Rechtevergabe-Rechte vergeben werden. Durch Entziehen der Lese-, Schreib- und Rechtevergabe-Rechte und anschließendes Speichern wird die Person bzw. die Gruppe aus den Zugriffsberechtigungen entfernt.

Sollen die Rechte auf Ordner- bzw. Verzeichnisebene auch für weitere Unterordner gelten, muss die Checkbox "Zugriffsrechte für......" aktiviert werden. Die Rechte werden hierbei rekursiv vererbt, d.h. auch, dass eventuell andere Rechte, die bewusst auf Unterordner gesetzt wurden, gelöscht und mit den übergeordneten Rechten überschrieben werden.

Bitte vererben Sie keine Zugriffsberechtigungen auf der höchsten Ordner-Ebene - im academyFIVE Baum zu finden unter Dokumente > Button "Zugriffsrechte" (Toolbar)! Denn etwaige Änderungen wirken sich auf die Darstellung des Personenprofil-Tabs "Dokumente" aus. Bitte wenden Sie sich an Ihr Simovative Service-Team, um Rechte auf höchster Ordner-Ebene zu verändern.

Dateien/Dokumente, die in Ordnern bzw. Unterordnern liegen, erhalten die Rechte von dem darüber liegenden Ordner/Verzeichnis. Es können auf Dateiebene keine eigenen Zugriffsrechte vergeben werden.

Enthält der ausgewählte Ordner weitere Unterordner und sollen die gesetzten Rechte auch hier übernommen werden, so aktivieren Sie bitte die Checkbox "Diese Zugriffsrechte für untergeordnete Verzeichnisse übernehmen.".

Wir bitten Sie, diese Option mit Bedacht zu nutzen, da somit alle anderen Rechte in Unterordnern überschrieben werden. Bitte nutzen Sie diese Checkbox nicht auf oberster Ordner-Ebene - das Simovative Service-Team unterstützt Sie bei Änderungsbedarf.