Das Inhaltsverzeichnis dieses Artikels ist wie folgt:
1. Allgemeines
2. Bereich 'E-Mail'
2.1 Entwürfe
2.2 Gesendete Objekte
2.2.1 E-Mails mit dem Status 'Versand abgeschlossen'
2.2.2 E-Mails mit dem Status 'Versand wird vorbereitet'
2.2.3 E-Mails mit dem Status 'Versand fehlerhaft' / 'Fehler, Versand nicht abgeschlossen'
3. Freigaben erteilen
Das Versenden von internen Nachrichten und E-Mails läuft in academyFIVE über den Communicator. Diesen erreichen Sie über die Personensuche, die Interessenten-, die Bewerber- und die Studentensuche oder direkt über ein Profil. Zudem können Sie direkt über den Baum auf den Communicator gelangen.
Der Bereich ‚E-Mail‘ befindet sich im academyFIVE Baum unter dem Punkt ‚Kommunikation‘ und dient der Bearbeitung und Organisation von E-Mails.
Hier können alle gewünschten E-Mails verfasst, bearbeitet und formatiert werden. Auch Signaturen, Anhänge und Layouts können hier definiert werden.
Das Hinzufügen von Personengruppen (z.B. Systemgruppen, wie Dozenten und Autoren) oder vom Benutzer angelegte Gruppen (wie z.B. Teilnehmer eines Studienprogramms oder einer Kohorte) ist möglich. Genauso können auch einzelne Personen hinzugefügt werden. Geben Sie einfach den ersten Buchstaben ein und es öffnet sich eine Liste mit den entsprechenden Gruppen und Personen.
Zum Filtern der Empfänger einfach die ersten Buchstaben vom Vor- bzw. Nachnamen oder der E-Mail-Adresse eintippen und die Liste reduziert sich entsprechend. Danach klicken Sie einfach die Personen an, an die nicht verschickt werden soll, und klicken auf Markierte löschen. Nur die ausgewählten Personen werden aus der Liste entfernt. Anschließend öffnet sich die aktualisierte Liste.
Über Layout wählen Sie das gewünschte Layout, auch wenn Sie schon etwas geschrieben haben können Sie jederzeit das Layout wechseln.
Die Option 'Speichern' bewirkt, dass ein Entwurf dieser E-Mail gespeichert wird. Unter dem Punkt '2.1 Entwürfe' in dieser Dokumentation wird dieser Bereich nochmal erwähnt.
Über Textvorlage können beliebige Textvorlagen geladen werden.
Möchten man eine Signatur hinzufügen, erfolgt dies durch Klick auf den Button ‚Signatur‘.
Es ist auch möglich, den Studierenden und Empfängern einer E-Mail, die Option vorzuenthalten, dass diese beispielsweise einen regelmäßig gesendeten Newsletter über einen mitgesendeten Link abbestellen können.
Im oberen Bereich befindet sich das Feld ‚Unsubscribe‘. Mit Klick auf diesen Button können beispielsweise Newsletter abbestellt werden. Wird der Newsletter innerhalb eines Projektes verschickt, wird die Abmeldung nur für dieses Projekt vorgenommen. Erfolgt der Versand allgemein ohne ein konkretes Projekt, erfolgt die Abmeldung für alle Newsletter. Erfolgt der Versand nicht aus dem Newsletterbereich, sondern aus der regulären E-Mail Funktion, so wird durch ein "Unsubscribe" die Mailadresse, welche hierfür verwendet wurde, im Profil des Angeschriebenen automatisch auf "Zustellung untersagt" gestellt und damit sind keine weiteren Zustellungen an diese Mailadresse mehr möglich.
Durch Klick auf den Button, öffnet sich folgendes Menü. Hier kann der gewünschte Text inklusive dem Link <a href="{UNSUBSCRIBE}">Abmeldelink</a> definiert, formatiert und bearbeitet werden.
Damit diese Funktion von Ihnen genutzt werden kann, muss initial das System dafür konfiguriert werden, wenden Sie sich dazu bitte an den Support.
* Paste as Plain Text:
Mit Hilfe dieser Funktion, kann ein anders formatierter Text mit übernommen werden. Hierzu erfolgt der Klick auf das kleine Symbol:
Anschließend öffnet sich eine Oberfläche, auf der der gewünschte Text eingefügt werden kann. Erfolgt der Klick auf ‚Insert‘, erscheint er im E-Mail Modulfenster.
* Paste from Word:
Soll ein, von Word formatierter Text, in eben dieser Formatierung eingefügt werden, ist dies über Klick auf das kleine Symbol möglich:
Anschließend öffnet sich folgende Maske:
Erfolgte der Klick auf ‚Insert‘, erscheint der Wordformatierte Text auf dieser Ebene.
| Der Dialog öffnet sich automatisch in der Sprache, über welche der eingeloggte User angemeldet ist. Dies erleichtert den Vorgang und bedarf nicht einer Umstellung. |
Möchte man Entwürfe einsehen, ist dies durch Klick auf ‚Entwürfe‘ möglich. Hier werden anschließend alle hinterlegten Entwürfe angezeigt.
Durch Klick auf einen Entwurf, bestehen die beiden Optionen die gespeicherte E-Mail zu löschen oder zu öffnen.
Unter dem Punkt ‚Gesendete Objekte‘ werden alle versandten E-Mails aufgelistet.
2.2.1 E-Mails mit dem Status 'Versand abgeschlossen'
Klickt man auf eine versandte E-Mail (mit dem Status Versand abgeschlossen), so stehen einem mehrere Optionen zur Verfügung.
Sie können diese E-Mails erneut öffnen und verändert wieder raussenden, oder die E-Mails auch löschen, falls gewünscht.
Die Versandstatistik gibt an, wie viele E-Mails versandt, wie viele geöffnet wurden, die Klickrate, die Anzahl der nichtzustellbaren E-Mails und die Anzahl der Abmeldungen.
Sie können sich je rausgeschickter Nachricht eine Versandstatistik ansehen und diese gegebenenfalls drucken. Grundsätzlich sagt die Versandstatistik aus, wie viele E-Mails aus dieser einen verschickten Nachricht versendet wurden, wie viele nicht zustellbar waren, wie viele Empfänger auf eingebaute Links klickten beziehungsweise auf welche und ob Abmeldungen (Klick auf unsubscribed Links) vorlagen. Um einen Erhalt von E-Mails zu protokollieren, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Dies ist mittels Links (Klick auf Links) oder Tracking Pixels (meistens bei Newslettern in Verwendung) beziehungsweise Bildern, die automatisch beim Öffnen von Nachrichten vom E-Mail-Client heruntergeladen werden, möglich.
Die beispielhafte Versandstatistik sagt aus, dass 297 E-Mails mit dieser einen Nachricht verschickt wurden. Wie viele Empfänger diese Nachricht tatsächlich öffneten, können Sie unter ‚Geöffnet‘ einsehen. Hier steht der Wert ‚115‘. Die ‚Conversion Rate‘ beträgt hier 38,72 %, (115 geöffnete E-Mails / 297 E-Mails insgesamt) welcher der prozentuale Wert von allen geöffneten E-Mails ist. Die ‚Klickrate‘ beträgt hier 0,00%, weil in dieser E-Mail kein Link enthalten war. Wenn hier ein Link enthälten wäre, wäre dieser unter dem Bereich 'Klickverteilung - 0 Gesamt' ersichtlich und man könnte die Klickrate einsehen (Sie entspricht dann genau der Rate, die geöffnet wurde). Bei mehreren Links kann die Relation hier dann unterschiedlich sein. Die ‚durchschnittlichen Klicks‘ liegen bei ‚0,00‘. Wenn hier mindestens ein Link verschickt worden wäre, gebe es durchschnittliche Klicks. Wären hier mehrere Links in einer E-Mail vorhanden, würde hier der Durchschnittswert von allen angeklickten Links angezeigt werden. Es waren keine E-Mails ‚nicht zustellbar‘ und es gab keine ‚Abmeldungen‘ (in Klammern der Wert von Abmeldungen in Prozent). Unter dem Bereich ‚Auswertung‘ kann man nochmal grafisch einsehen, wann wie viele Links angeklickt wurden. Unter ‚Klickverteilung‘ sieht man die tatsächlichen Klicks pro Link.
In der Menüleiste dieser Ansicht, kann man mit dem Button ‚Drucken‘ die eingesehene Versandstatistik einer Nachricht ausdrucken.
2.2.2 E-Mails mit dem Status 'Versand wird vorbereitet'
E-Mails mit dem Status 'Versand wird vorbereitet' sind noch nicht zugestellte E-Mails. E-Mails werden generell in einem Zeitintervall von 5 Minuten zugestellt (um 13:05 Uhr, 13:10 Uhr, usw.).
E-Mails mit dem Status 'Versand wird vorbereitet' können nicht zwischengespeichert oder erneut rausgesendet werden. Hierbei wird dann folgende Meldung ausgegeben:
2.2.3 E-Mails mit dem Status 'Versand fehlerhaft' / 'Fehler, Versand nicht abgeschlossen'
Es kann unter Umständen beim Mailversand ein Fehler beim Newslettercronjob (Mailserver Time-Out, PHP Time-Out, Parsing Error des Inhalts, etc.) passieren. Der Status dieser E-Mail ist dann 'Versand fehlerhaft' / 'Fehler, Versand nicht abgeschlossen'. Dann haben Sie im Kontextmenü dieser E-Mail die Möglichkeit den Versand erneut zu starten. Der Mailversand wird dann nochmal an alle Empfänger dieser E-Mail ausgeführt.
In der Menüleiste von gesendeten Objekten gibt es die Möglichkeit, Freigaben für andere Postfächer einzustellen, damit andere Profile Ihr Postfach und Ihre E-Mails einsehen können:
Betätigt man diese Option, erhält man eine Liste aller academyFIVE Profile, die Zugang zum System haben und der Gruppe "Autoren" bzw. "Mitarbeiter" angehören. Hat man mindestens ein Profil ausgewählt, kann man mit der Option 'Speichern' die Freigabe erteilen.
Nun sieht das ausgewählte Profil bei diesem Prozess einen Unterordner mit dem Profilnamen unter E-Mail und kann die Mails des jeweiligen Profils einsehen und verwalten:
Dies bedeutet, dass dann das freigegebene Profil unter 'Absender' im Dropdown bei neuen Mails verwendet werden kann:
Diese Option können Sie dann für Verteilerabsendermails wie itsupport@meinehochschule.de verwenden. Bitte beachten Sie allerdings, dass ein 'Personenkonto' mit dieser Mailadresse im academyFIVE System existieren muss, da diese Freigabemöglichkeit sonst nicht einstellbar ist.
Achtung: Dies ist eine spezielle Konfiguration. Ist diese nicht gesetzt, ist das Absenderfeld ein Freitextfeld. Wünschen Sie diese Konfiguration, können Sie hierzu jederzeit unser Serviceteam kontaktieren.
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