Automatisierung

Dieser Artikel beinhaltet folgendes Inhaltsverzeichnis:

1. Allgemeines
2. Anlegen von neuen Automatisierungen
3. Bearbeiten, Löschen und Simulieren von bestehenden Automatisierungen
4. Einsicht von Logeinträgen zu den Automatisierungen
5. Die Rechtesetzung für dieses Modul

1. Allgemeines

Mit dem Modul ‚Automatisierung‘ ist es möglich, Systemautomatisierungen vorzunehmen, um verschiedene Aktionen im System automatisch auszuführen. Sie können dieses Modul unter ‚Automatisierung‘ im Navigationsbaum von academyFIVE nutzen.

2. Anlegen von neuen Automatisierungen

Neue Automatisierungen können unter Automatisierung (oder unter Automatisierung > Übersicht) > Button ‚Neu‘ in der Menüleiste im rechten Frame von academyFIVE angelegt werden.

Unter dem Reiter ‚Automatisierung‘ kann man den Namen für die neue Automatisierung definieren, und ob diese Automatisierung aktiv sein soll oder nicht. Des Weiteren kann man in den Feldern ‚Ausführen nach‘ die Tage angeben (diese müssen zwischen 0 und 365 sein), nachdem diese Automatisierung starten soll und mit ‚Datum und Uhrzeit‘ kann das früheste Datum und dessen Uhrzeit definiert werden. Die angegebene Uhrzeit ist auch die Uhrzeit an welcher jeder Durchlauf dieser Automatisierung immer erfolgen wird. Als Ausgangsdatum kann man eine der folgenden Angaben im Dropdown definieren, welche nach Status (Bewerber, Interessenten, Studenten) geordnet sind:

Für Bewerber ist als Ausgangsdatum ‚Bewerbung begonnen‘ und ‚Bewerbung abgeschickt‘ möglich, für Interessenten das ‚Anfragedatum‘ und für Studenten das ‚Immatrikulationsdatum‘ sowie ‚Exmatrikulationsdatum‘.

Kein Pflichtfeld des obigen Einstellungsdialogs ist das Feld ‚Standort‘ in dem man einen Standort für die Automatisierung definieren kann. Sobald dies vorgenommen wurde, können nur Personen aus diesem Standort die Automatisierung bearbeiten, sowie sind nur die Buchungen aus diesem Standort für die Automatisierung betroffen. Ist das Feld nicht gefüllt, erfolgt keine Berücksichtigung des Standortes.

Für die einzelnen Buchungstypen heißt dies konkret:

• Bewerber müssen sich auf den jeweiligen Standort bewerben, ansonsten sind diese aus dieser Automatisierung ausgeschlossen.

• Interessenten müssen sich für den jeweiligen Standort interessieren, ansonsten erfolgt keine Berücksichtigung in dieser Automatisierung.

• Studenten müssen sich auf die Kohorte und dessen Standort beziehen, ansonsten werden diese in dieser Automatisierung nicht berücksichtigt.

Hintergrundinformation zur Beziehung zwischen Feld ‚Ausführen nach‘ und Feld ‚Datum und Uhrzeit‘:

Der Cronjob für die Ausführung der Automatisierung läuft stündlich. Das Feld ‚Ausführen nach‘ bezieht sich nur auf das Ausgangsdatum. Das Datum hat nur einen Einfluss, wenn es in der Zukunft liegt. Die Automatisierung wird frühestens ab dem Datum ausgeführt. Die Uhrzeit der Automatisierung wird immer von der Uhrzeit aus gesehen, zu welchem der nächste Cronjob ausgeführt wird. Wenn hier die Uhrzeit 10:25 Uhr definiert wurde und der Cronjob stündlich läuft, wird die Automatisierung um 11 Uhr ausgeführt. Da aber gegebenenfalls der Cronjob zum E-Mailversand (wenn als Aktion definiert) noch zusätzlich zur Automatisierung ausgeführt wird, kann sich die Ausführung um bis zu einer Stunde verzögern.

Im Tab ‚Bedingungen‘ muss man unter ‚Sämtliche der nachfolgenden Bedingungen erfüllen‘ mindestens einen Status, der hierbei berücksichtigt werden soll, definieren. Ansonsten ist eine Speicherung der Automatisierung nicht möglich.

Die Auswahl der einzelnen Status je Bewerber, Interessenten und Studenten können je nach Konfiguration variieren:

Unter ‚Eine der nachfolgenden Bedingungen erfüllen‘ ist eine Kann-Bedingung, welche noch zusätzlich für Buchungen greifen kann, wenn man diese definieren möchte.

Hier sind Bedingungen für Studiengänge und Schlagwörter möglich.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass in jeder definierten Automatisierung die Status pro Typ (Bewerber, Studenten oder Interessenten) immer einheitlich übereinstimmen müssen (unter ‚Ausgangsdatum‘ im Reiter ‚Automatisierung‘, unter ‚Status‘ im Reiter ‚Bedingungen‘ und bei Statuswechsel unter dem Reiter ‚Aktionen‘) ansonsten kann die Automatisierung nicht gespeichert werden.

Hierbei sind mehrere Bedingungen möglich.

Unter dem Reiter ‚Aktionen‘ kann man nun final die Aktionen für die erstellte Automatisierung definieren:

Hier kann bei Ausführung dieser Automatisierung eine E-Mail verschickt werden, hierzu kann dann die Absenderangabe definiert und die dazugehörige Textvorlage ausgewählt werden. Die Textvorlagen werden nach dem in academyFIVE ausgewählten Standort gefiltert angezeigt. Ein Schlagwort vergeben oder einen bestimmten Statuswechsel vornehmen, ist als Ausführung einer Automatisierung auch möglich. Die jeweiligen Schlagwörter oder Status können in den Dropdown Menüs ausgewählt werden und können je Systemkonfiguration variieren.

3. Bearbeiten, Löschen und Simulieren von bestehenden Automatisierungen

Bestehende Automatisierungen können simuliert, bearbeitet oder gelöscht werden:

Die Ansicht, sobald man eine bestehende Automatisierung simuliert, sieht wie folgt aus:

In dieser Ansicht sind alle Änderungen/Aktionen, die durch die Automatisierung theoretisch durchgeführt werden würden ersichtlich. Hier kann somit eingesehen werden, welche Profile, wie mit der Automatisierung betroffen wären. Es ist wichtig, dass Sie diese Einträge nur als Vorschaufunktion der Logs sehen und nicht als tatsächliche Logs. Um hier simulierende Werte zu erhalten, werden Datum und Uhrzeit der jeweiligen Automatisierung ignoriert.

4. Einsicht von Logeinträgen zu den Automatisierungen

Des Weiteren ist es möglich in der obigen Übersicht aller Automatisierungen mit dem Button ‚Logs‘ alle Logeinträge einzelner Automatisierungen einzusehen und zu prüfen, falls vorhanden:

Es gibt hierbei die Filterungsoptionen ‚Automatisierung‘ (welche Automatisierung), ‚Zeitraum von‘ (Logs aus den Zeitraum von) und ‚Zeitraum bis‘ (Logs aus dem Zeitraum bis).

Die Einsicht ist auch über den academyFIVE Baum unter 'Logs' unter dem Modul 'Automatisierung' möglich:

5. Die Rechtesetzung für dieses Modul

Für dieses Modul können zwei Rechte in der Stammdatenverwaltung unter den ‚Einstellungen‘ und ‚Zugriffsberechtigungen‘ in academyFIVE pro Rechtegruppe gesetzt werden:

Es kann definiert werden, ob eine Rechtegruppe Automatisierungen bearbeiten und löschen kann und/oder Automatisierungen und dessen Logs von diesen eingesehen werden können.