Umstellung auf E-Rechnung

Im Gegensatz zum elektronischen Studenten-Meldeverfahren an den GKV-Server (Krankenkassenmeldung) liegt im Fall der elektronischen Rechnung (kurz: E-Rechnung) keine allgemeine Verpflichtung für alle Hochschulen vor. 

Laut den entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen aus dem Wachstumschancengesetz (BGBl 2024 I Nr. 108) und dem Einführungsschreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) im Juni 2024 besteht für die elektronische Rechnungsstellung lediglich im B2B-Bereich eine grundsätzliche Verpflichtung ab 01.01.2025 unter folgenden Bedingungen:

• Es handelt sich um Abrechnungen von Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), d.h. keine Rechnungsstellung an Privatpersonen wie Studierende.
• Leistendes Unternehmen und Leistungsempfänger sind im Inland (D) ansässig, d.h. keine grenzüberschreitenden Rechnungsstellungen.

Demnach sind nur private Hochschulen von dieser Regelung betroffen, wenn sie als Unternehmen firmieren und im Rahmen von Zahlungsplänen in academyFIVE Rechnungen an Firmen stellen, beispielsweise für Mitarbeitende im Dualen Studium.  

Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber zudem eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Bis Ende 2026 dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die elektronischen Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Erfüllt werden die Formatanforderungen von der XRechnung, die u.a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Die neue gesetzliche Regelung enthält jedoch keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung wird daher auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder ein Download über ein Kundenportal in Betracht.

Übrigens, das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Ist dies gegeben, sind zum Beispiel auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen weiterhin zulässig, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Die Formulierung im Gesetz ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere – ggf. neue – elektronische Rechnungsformate.

An der elektronischen Rechnungsstellung führt auch für Hochschulen kein Weg vorbei, zumal die Effizienz- und Nachhaltigkeitsvorteile der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten auf der Hand liegen. Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen bereits verpflichtend und im privaten Sektor erwarten immer mehr Unternehmen von ihren Geschäftspartnern, dass diese in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Insofern wächst der Umstellungsdruck unabhängig von den Zeitplänen der nationalen oder EU-seitigen Gesetzgebung.

Wir planen daher eine entsprechende Implementierung zur Erzeugung des XML-Datensatzes innerhalb der Rechnungsstellung in academyFIVE bis zum Fristablauf der Übergangsregelungen Ende 2026. Neben PDF-Dateien lassen sich zukünftig also auch XML-basierte Datensätze zu jeder in academyFIVE erstellten Rechnung erzeugen und versenden bzw. automatisiert zum Upload in entsprechenden Portalen bereitstellen.

Der Empfang inkl. Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ist für unser System irrelevant, sondern bezieht sich ausschließlich auf FiBu-Systeme mit Kreditorenbuchhaltung.