Onlinezugangsgesetz & academyFIVE

Die Digitalisierung und die Automatisierung ihrer Verwaltungsdienstleistungen treiben Hochschulen um. Simovative unterstützt bei den Digitalisierungsvorhaben und der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG): Ziel ist es, sowohl die konkreten Leistungen online zur Verfügung zu stellen als auch die zugrundeliegenden Prozesse vollständig digital abzubilden.

academyFIVE begleitet „Studierende“ entlang des gesamten Student Lifecycles – vom ersten Interesse, während des Studiums sowie während ihrer weiteren beruflichen Laufbahn (Alumni und Career Center). Gemeinsam definieren Hochschule und Simovative zu Beginn die Prozesse, die dann in academyFIVE abgebildet werden. Das Ergebnis sind effiziente, durchgängig digitale Services für Studierende, Dozierende, die Verwaltung sowie für externe Partner.

Ausgewählte Beispiele für die Umsetzung hochschulrelevanter Verwaltungsdienstleistungen aus dem OZG-Leistungskatalog (LeiKa) in academyFIVE sind:

Onlinebewerbung nach Maß

Der Bewerbungsprozess erfolgt komplett digital – von der Registrierung der Interessenten, über das Einreichen und Prüfen der Bewerbung bis hin zur Immatrikulation. Die Kommunikation zwischen Hochschule, Bewerbenden und weiteren Beteiligten erfolgt durchgehend über digitale Kanäle. Dabei kommen zum Beispiel digital-signierte Dokumente zum Einsatz – etwa um frühere Leistungen anzuerkennen oder Zulassungsnachweise zu verifizieren.

Die Gestaltung des Bewerbungsprozesses bleibt dabei flexibel: Die Hochschule kann ihn entsprechend ihrer Anforderungen anpassen und zum Beispiel etwaige Einstufungs-, Vergabe- und Zulassungsverfahren integrieren, Hochschul-interne Workflows abbilden oder externe Beteiligte einbinden (beispielsweise als Referenzgeber).

Gebündelte Services im Online-Portal – dank CampusWEB und Progressive Web App (PWA)

Über das in academyFIVE integrierte Online-Portal CampusWEB stellt die Hochschule Studierenden, Dozierenden sowie externen Personen Online-Services gezielt zur Verfügung. So können sich Studierende zum Beispiel für Kurse ihres Curriculums an- und abmelden, bereits erzielte Leistungen einsehen, Projektarbeiten abgeben oder „einfach nur“ das Vorlesungsverzeichnis abrufen.

Einen wichtigen Beitrag zur Akzeptanz der Digitalisierung und zum Praxiseinsatz im Alltag leistet die PWA. Sie ermöglicht es Studierenden, Dozierenden sowie Externen, das CampusWEB mobil und in für das jeweilige Endgerät optimierter Weise zu nutzen.

Authentifizierung per Single Sign-on

Sowohl in academyFIVE als auch in CampusWEB und PWA können sich Anwender per Single Sign-on (SSO) mittels Azure AD authentifizieren. Mit nur einer Anmeldung nutzen die Mitarbeitenden der Verwaltung so sämtliche Software-Tools und Plattformen der Hochschule, ohne sich erneut manuell anmelden zu müssen. Auch CampusWEB Nutzer besuchen nach dem Login alle für sie freigegebenen CampusWEB Seiten ohne weiteren manuellen Login. Dieser erfolgt automatisch im Hintergrund.

Vernetzte Kommunikation

Die Kommunikation zwischen Studierenden, Dozierenden und der Verwaltung kann komplett online erfolgen. In CampusWEB und PWA stehen entsprechende Funktionen zum Austausch der Studierenden und Dozierenden untereinander zur Verfügung. Die Kommunikation mit der Verwaltung – etwa zu Anträgen oder Abgaben – erfolgt ebenfalls digital per E-Mail oder persönlicher Nachricht und wird in academyFIVE geloggt.

Über das Outlook AddIn lassen sich zudem E-Mail-Konversationen aus Microsoft Outlook direkt zum betreffenden Personenprofil in academyFIVE übertragen. So schließt sich nicht nur der Kommunikationskreislauf, sondern die Hochschulen kommen auch ihrer Dokumentationspflicht an einer zentralen Stelle nach.

Abgabemanagement

Von der Themenfindung bis hin zur Bewertung einer Abgabe – wie bei der Studienbewerbung erfolgen auch hier alle Prozessschritte online. Dabei lassen sich alle Beteiligten einbeziehen, beispielsweise Verwaltung, Erst- und Zweitbetreuer sowie externe Ansprechpartner. Dank der individuell konfigurierbaren Statuswerte ist der Prozess weitestgehend automatisierbar.

Dokumentengenerator – bei Bedarf inklusive digitaler Signatur

Mit academyFIVE kann die Hochschule sämtliche Dokumente automatisiert, rechtsgültig und fälschungssicher ausstellen – von Studienverträgen über Immatrikulationsbescheinigungen bis hin zu Abschlusszeugnissen. Die Hochschule stellt die Dokumente via Dokumentengenerator bereit – CampusWEB und PWA Nutzer laden sie als PDF-Datei online herunter. Dazu werden die Daten on demand aus academyFIVE abgefragt. Zeugnisse, Teilnehmerlisten, Lehraufträge etc. sind so immer auf dem aktuellen Stand und können bei Bedarf vor der Rücksendung per E-Mail im Acrobat Reader digital unterzeichnet werden.

Elektronisches Studenten-Meldeverfahren

Über eine Schnittstelle erfolgt die sogenannte „Krankenkassenmeldung“ – also die Kommunikation mit dem GKV-Server – direkt per Mausklick aus academyFIVE. Übersichten und Statuswerte erleichtern der Hochschule darüber hinaus die weitere Bearbeitung.

Simovative ergänzt academyFIVE kontinuierlich um weitere Funktionen, sodass immer mehr Prozesse komplett digital darstellbar sind. Die Funktionen von acdemyFIVE erfüllen stets die gesetzlichen Vorgaben. Dies setzt voraus, dass der Gesetzgeber entsprechende gesetzliche Rahmenbedingungen geschaffen hat und die zuständigen Organisationen diese bereits umgesetzt haben.