Kostenstellen

Unter Finanzen > Kostenstellen können mit „Kostenstelle hinzufügen“ verschiedene Kostenstellen angelegt werden, die für Zahlungsmodelle, Zahlungspläne und bei individuellen Rechnungen ausgewählt werden können. Dazu werden folgende Informationen angelegt:

• Bezeichnung*
• Nummer*: Nummer der Kostenstelle
• Standorte*: Mehrfachauswahl möglich
• Studienprogramme: Mehrfachauswahl möglich

 

Die Kostenstelle kann für die Erzeugung der Rechnungsnummer verwendet werden, vorausgesetzt das Rechnungstemplate (unter Finanzen > Einstellungen > Tab "Rechnungseinstellungen") ist entsprechend konfiguriert (Variable "{profitCenter}").

Im obigen Beispiel wird für eine Rechnung eine konkrete Kostenstelle ausgewählt. Die Kostenstelle wird der Rechnungsnummer vorangestellt: [Kostenstellen-Nummer]-[Jahr]-[Rechnungs-Nummer], z.B. Kostenstelle 1448, Jahr 2022 und Rechnungsnummer 000012 ergibt dann die Gesamt-Rechnungsnummer 1448-2022-000012.

Nutzt die Hochschule Kostenstellen, sollten diese durchgehend verwendet werden: Wird einer Rechnung keine Kostenstelle zugeordnet, beginnt die Rechnungsnummer mit einem Bindestrich („-“) - im obigen Beispiel würde die Rechnungsnummer "-2022-000012" lauten. Der Bindestrich kann zu Problemen bei der Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme führen.

Im Kontextmenü der bereits eingetragenen Kostenstellen kann „Bearbeiten“ als Aktion gewählt werden oder „Löschen“, falls die Kostenstelle noch nicht verwendet wurde.

In Auswahl-Listen wird die Kostenstelle wie folgt dargestellt: [Bezeichnung]([Kostenstellen-Nummer]) - Beispiel: "Kostenstelle 1 (00001)". Dies erleichtert auch die Suche nach einer Kostenstelle.