Einstellungen Finanzen

Unter den Einstellungen dieses Moduls können folgende Daten gepflegt werden:

Überblick: 

1. Währung
2. Mehrwertsteuer
3. Bankverbindung
4. Dokumentvorlagen
5. Rechnungseinstellungen
6. E-Mail Einstellungen
    

1. Währung

Eine „Währung hinzufügen“ führt in das Eingabefenster, in dem folgende Felder gefüllt werden müssen:

• Deutsch*: Bezeichnung in Deutsch
• Englisch*: Bezeichnung in Englisch
• Code*: Währungskürzel z.B. EUR
• Farbe*: Auswahl in der Farbtabelle oder als HTML Farbcode
• Symbol*: Währungszeichen z.B. €

Im Kontextmenü der bereits eingetragenen Währungen ist ein „Bearbeiten“ der Einträge möglich oder ein „Löschen“, falls die Währung noch nicht verwendet wurde.
 

2. Mehrwertsteuer

Beim „Mehrwertsteuer hinzufügen“ erscheint folgendes Eingabefenster:

• Bezeichnung*
• Steuersatz*: Auch 0% ist ein möglicher Wert
• Aktiv: Nur aktive Mehrwertsteuersätze können für Zahlungsmodelle, -pläne und Rechnungen verwendet werden

Im Kontextmenü der bereits eingetragenen Mehrwertsteuersätze ist ein „Bearbeiten“ der Einträge möglich oder ein „Löschen“, falls der Mehrwertsteuersatz noch nicht verwendet wurde.
 

3. Bankverbindung

Eine „Bankverbindung hinzufügen“ ermöglicht folgende Daten zu pflegen:

• Standort*: Es können ein oder mehrere Standorte zugewiesen werden
• Bezeichnung*
• Name der Bank*: Verwendung in Dokumentenvorlagen
• Kontoinhaber*: Verwendung in Dokumentenvorlagen
• IBAN*: Verwendung in Dokumentenvorlagen
• BIC*: Verwendung in Dokumentenvorlagen

Im Kontextmenü der bereits eingetragenen Bankverbindungen ist ein „Bearbeiten“ der Einträge möglich oder ein „Löschen“, falls die Bankverbindung noch nicht verwendet wurde.
 

4. Dokumentvorlagen

Die Dokumentvorlagen greifen auf die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen zurück. Hier können die vorher erstellten Dokumente für Rechnungen mit dem Status Offen, Inkasso, 1. Mahnung und 2. Mahnung zugeordnet werden. Die Dokumente können einem und mehreren Standorten zugewiesen werden, so dass hier auch standortindividuelle Daten in den Vorlagen verwendet werden können.

Wenn Sie Hilfestellung beim Anlegen dieser Dokumente benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Customer Service. Es besteht auch die Möglichkeit eine Mustervorlage für Rechnungen als Dokumententemplate zu erwerben.

5. Rechnungseinstellungen

Standortabhängig kann festgelegt werden, wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein soll. Mit „Template hinzufügen“ kann eine neue Rechnungsnummernkombination für einen Standort festgelegt werden.

Dabei müssen ausgefüllt werden:

• Standard: Checkbox, wenn dieses Template das Standardtemplate sein soll
• Standort*: Für welchen Standort soll dieses Template gelten, Einfachwahl
• Rechnungsnummer-Template*
  Für das Template stehen folgende Werte zur Verfügung:

• • {Y} = Das Jahr der Rechnung in 4 Ziffern, bspw. 2017.
  • {y} = Das Jahr der Rechnung in 2 Ziffern, bspw. 17 für das Jahr 2017.
  • {m} = Der Monat der Rechnung in 2 Ziffern, bspw. 04 für den Monat April.
  • {d} = Der Tag der Rechnung in 2 Ziffern, bspw. 01 für den ersten des Monats.
  • {profitCenter} = Kostenstellennummer
  • {N} = Systemweite fortlaufende Nummer
    Beispiel: Das Template {d}.{m}.{y}-{N} erstellt für eine am 01.04.2021 erstellte Rechnung folgende Nummer 01.04.2021-000147, wobei es die 147te Rechnung ist, die im System erstellt wurde.
    Sobald aus einem Rechnungsentwurf eine Rechnung generiert wird, wird automatisch vom System eine Rechnungsnummer nach dem vorgegebenen Template vergeben und für das Rechnungsdokument gespeichert.
    
    
• Rechnungsposition-Template* erleichtert die Zuordnung von Personen- und Firmenrechnungen zu Veranstaltungen, indem es Rechungspositionen für Rechnungen aus Veranstaltungsangeboten definiert. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
  
  • {title} = Titel der Veranstaltung
  • {cohort} = Kohorte
  • {participant} = Name des Teilnehmers (Nachname, Vorname)
  • {lectureSeries} = Vorlesungsreihe
  • {courseNumber} = Angebotsnummer
    
    

6. E-Mail Einstellungen

Hier kann die Option „Nachrichten aus dem Finanzmodul immer an die Korrespondenzadresse schicken" gewählt werden. Ist die Checkbox deaktiviert, erfolgt der Versand an die als Rechnungsadresse markierte Adresse. Default ist die Checkbox deaktiviert.