Terminliste

Die Terminliste zeigt alle geplanten Termine in einer tabellarischen Übersicht an. Ist bereits ein Standort in academyFIVE ausgewählt, so werden auch nur noch die Termine für diesen Standort angezeigt.

Ist die Konfiguration „Darstellung Standortübergreifender Termine“ aktiv, werden alle Standorte verwendet und der Nutzer bekommt die Termine zu allen Standorten angezeigt, für die er berechtigt ist.

Überblick:
1. Terminliste
    1.1. Im Stundenplan anzeigen
    1.2. Anwesenheit    
    1.3. Anwesenheit Log
    1.4. Konflikt auflösen
    1.5. Konflikt genehmigen
    1.6. Bearbeiten
    1.7. Löschen
2. Aktionen in der Terminliste

1. Terminliste

Für jeden Termin werden folgende Informationen in der Terminliste dargestellt:

• Datum: Wochentag und Datum der Veranstaltung mit Uhrzeit (von – bis)
• Termintyp: Zeigt den dem Termin zugeordneten Termintyp
• Name: Bezeichnung der Veranstaltung
• Vorlesungsreihe: Zeigt den Namen der Vorlesungsreihe des Termins
• Vorlesungsteil: Zeigt den Namen des Veranstaltungsteils des Termins
• Fachcode: Wenn es sich um eine Veranstaltung auf Basis von Fächern handelt, wird hier der Fachcode des in der Veranstaltung verknüpften Faches angezeigt
• Studiengang: Zeigt den der Veranstaltung zugeordneten Studiengang an
• Kommentar: Wenn für den Termin ein Kommentar erfasst wurde, wird dieser angezeigt
• Planungsstatus: Zeigt den Terminstatus des Termins an
• Dozierende: Zeigt alle dem Termin zugeordneten Dozierenden an
• Räume: Zeigt alle für diesen Termin gebuchten Räume an
• Planungsgruppen: Zeigt alle diesem Termin hinzugefügten Planungsgruppen an
• Teilnehmer: Zeigt die Anzahl der Teilnehmer, d.h. der gebuchten Profile für diesen Termin
• Anwesenheit: Zeigt den Status der Anwesenheitserfassung für Veranstaltungen auf Basis einer Vorlesung an (Ausstehend, Erfasst oder Begonnen)
• Konfliktstatus: Zeigt den Konfliktstatus für Räume, Dozierende und Planungsgruppen an (Konflikt, Kein Konflikt oder k.A. bei vergangenen Terminen)
• Teilnehmerkonflikte: Zeigt den Konfliktstatus für Teilnehmer an („Konflikt“ = mindestens ein Teilnehmer des Termins hat einen Terminkonflikt, „Kein Konflikt“, „Keine Prüfung“ = der Termin befindet sich in einem Status, in dem Teilnehmerkonflikte nicht geprüft werden); nur sichtbar, wenn für den Terminstatus Teilnehmerkonflikte nicht ignorieren eingestellt ist
• Office-365: Zeigt an, ob ein Termin an Office-365 gesendet wurde; Spalte wird nur angezeigt, falls Office-365 im System aktiviert wurde
• Lehreinheiten: Zeigt an wie viele Lehreinheiten hat der Termin
• Link: Zeigt an ob ein Link für den Termin hinterlegt wurde
• Standort: Zeigt an wo der Termin stattfinden soll

An der rechten Seite in der Toolbar wird die Legende angezeigt, und es können mit dem Button „Spalten“ die Spalten konfiguriert werden, die der Nutzer angezeigt bekommen möchte.

Die Terminliste kann nach bestimmten Werten gefiltert werden. Ist bereits ein Standort vorausgewählt, werden nur die dem Standort zugeordneten Daten (Dozierende, Räume, Veranstaltungen, Studiengänge) als Filterkriterium angezeigt; prinzipiell stehen auch nur die Daten zur Filterung zur Verfügung, für die der Nutzer berechtigt ist.

Folgende Filter können genutzt werden:

• Von: Tag, ab dem die Termine in der Terminliste angezeigt werden sollen; Default ist der aktuelle Tag vorausgewählt
• Bis: Tag bis zu dem die Termine in der Terminliste angezeigt werden; Default ist vom aktuellen Tag ein halbes Jahr in die Zukunft vorausgewählt
• Termintyp: Selektiert nach dem gewählten Termintyp, die unter Einstellungen > Kursmanagement > Termintyp angelegten Werte zur Auswahl. Zum Beispiel: steht der Termintyp „Prüfung“ zur Auswahl. Die Spalten der Filterergebnis-Übersicht lassen sich weiterhin wie gewohnt über den Button „Spalten“ zusammenstellen: So kann zum Beispiel der Fachcode aus der Fachbeschreibung sowie der Studiengang eingeblendet werden. Bei Abschlussprüfungen, auch bei mündlichen Abschlussprüfungen, wird in der Spalte „Name“ der Name des Studierenden angezeigt; bei allen anderen Prüfungen enthält die Spalte weiterhin den Namen der Prüfung. 
• Dozierende: Filtert die Terminliste nach den gewählten Dozierenden, Mehrfachwahl möglich
• Räume: Filtert die Terminliste nach den gewählten Räumen, alle Räume sowie „Kein Raum“ zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Name: Filtert die Terminliste nach dem Namen der Veranstaltung, Freitextsuche
• Terminstatus: Filtert nach den Status des Termins, die unter Einstellungen > Kursmanagement > Terminstatus angelegten Werte zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Konfliktstatus: Filtert die Terminliste nach dem Konfliktstatus für Räume, Dozierende und Planungsgruppen der Termine, „Keine“, „Konflikt“ und „Kein Konflikt“ zur Auswahl; Einfachwahl
• Teilnehmerkonflikt: Filtert die Terminliste nach dem Status der Teilnehmerkonflikte, „Keine“, „Konflikt“, „Kein Konflikt“ und „Keine Prüfung“ (Termin befindet sich in einem Status, in dem Teilnehmerkonflikte nicht geprüft werden) zur Auswahl, Einfachwahl; nur sichtbar, wenn für den Terminstatus Teilnehmerkonflikte nicht ignorieren eingestellt ist
• Planungsgruppen: Wird eine oder werden mehrere Planungsgruppen gewählt, werden nur noch Termine (auch Prüfungstermine der Kohorte einer Planungsgruppe) angezeigt, in denen die Planungsgruppen gesetzt sind, Mehrfachwahl möglich; es stehen nur Planungsgruppen zur Filterung zur Verfügung, die für den gewählten Datumsbereich (von – bis) angelegt sind.
  Wurden die Planungsgruppen auf Basis einer Kohorte erstellt, wird die Kohorte als Gruppierung für die dazugehörenden Planungsgruppen angezeigt. Wird dann die Kohorte ausgewählt, werden alle zur Kohorte gehörenden Planungsgruppen mit ausgewählt

• Studiengänge: Filtert die Ergebnisliste nach den gewählten Studiengängen, Mehrfachwahl möglich; ist ein Studiengang als Filter gewählt, können keine Singulären Ereignisse in der Ergebnisliste erscheinen
• Fachcode: Selektiert Termine mit dem Code der Fachbeschreibung, die dem Termin über das Kursangebot zugewiesen wurde; Freitextfeld
• Anwesenheit: Wenn eine Anwesenheitspflicht für den Termin in der Vorlesungsreihe eingestellt wurde, wird in dieser Spalte angezeigt, ob die Anwesenheit bereits erfasst oder noch nicht erfasst wurde; nur sichtbar, wenn die Pflege von Anwesenheiten im System konfiguriert ist
• Standort: Filtert die Terminliste nach dem Standort; ist der academyFIVE User bereits in einen Standort eingeloggt, ist der Filter entsprechend vorbefüllt; Mehrfachwahl möglich; Filter wird nur bei entsprechender System-Konfiguration eingeblendet

Durch ein

• Klick auf das Datum wird der Bearbeiten-Dialog des Termins oder der Terminserie geöffnet
• Mouse-Over über den Kommentar, wird dieser vollständig in einem Kommentarfenster angezeigt
• Klick auf einen Dozierenden wird das Profil des Dozierenden geöffnet
• Klick auf das i-Icon neben einem Konflikt in der Spalte Konfliktstatus oder Teilnehmerkonflikt werden weitere Informationen über den Konflikt angezeigt

Im Kontextmenü eines Eintrages stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

1.1. In Stundenplan anzeigen

Der Termin wird im Stundenplan angezeigt; hierfür wird der Stundenplan in der Woche geöffnet, in der der Termin stattfindet, als Filter werden hierfür die Räume, die Dozierenden und die Planungsgruppen des Termins gesetzt, daher können auch weitere Termine, die diesen Filterkriterien entsprechen, im Stundenplan angezeigt werden.

1.2. Anwesenheit

Ermöglicht, die Anwesenheit der Teilnehmenden zu einem Termin einzutragen oder zu ändern.

Ist die Checkbox „Die Anwesenheiten für diesen Termin wurden vollständig eingegeben“ aktiviert, ist es nicht mehr möglich die Anwesenheiten zu verändern. Auch das Bearbeiten des Termins, für den die Anwesenheiten erfasst wurden, ist nicht mehr möglich. Um Anwesenheiten und den zugehörigen Termin wieder bearbeiten zu können deaktivieren Sie bitte die Checkbox.

1.3. Anwesenheit Log

Zeigt die Änderungshistorie zu den Anwesenheitseintragung im Termin

1.4. Konflikt auflösen

Möglichkeiten zur Konfliktprüfung innerhalb einer Terminserie bieten klare Erkennungsmerkmale für mögliche Konflikte. Markierte Termine mit Konflikten werden rot hervorgehoben und das auslösende Kriterium wird angezeigt.

Die Konfliktprüfung öffnet sich bei einem Klick auf das auslösende Kriterium und ermöglicht eine schnelle Identifikation durch ein Ampelsystem und Icons. Grüne Felder signalisieren keinen Konflikt, gelbe zeigen einen ignorierten Konflikt an, und rote Felder zeigen bestehende Konflikte auf. Icons geben Auskunft über den Konflikttyp, sei es Raum, Dozierende, Planungsgruppe, Raumkapazität oder Feier-/Ferientag. Bei mehreren Konflikten wird die Anzahl angezeigt, und per Klick können die Details eingesehen werden.

Typischerweise erfordern Konfliktlösungen Uhrzeit- oder Raumänderungen, während Konflikte mit Planungsgruppen auch mit der Raumkapazität zusammenhängen können. 

1.5. Konflikt genehmigen

Öffnet den Konflikt-genehmigen-Dialog, um Ressourcen- oder Terminkonflikte zu genehmigen. In der Terminliste wird ein genehmigter Konflikt dann als solcher mit dem Konfliktstatus „genehmigter Konflikt“ angezeigt.  Genehmigungen von Konflikten werden in der Datenbank gespeichert. Dadurch bleiben bereits erteilte Genehmigungen für Konflikte bei Änderungen an der Terminserie erhalten. Die Aktion ist nur sichtbar, wenn ein Termin einen Konflikt aufweist. 

1.6. Bearbeiten

1.7. Löschen

2. Aktionen in der Terminliste

In der Terminliste sind für selektierte Termine über die Buttons der Toolbar folgende Aktionen durchführbar:

• Statusänderung
• Hinzufügen
• Drucken
• Kombiniert drucken
• Raum bearbeiten
• Dozent bearbeiten
• Teilnehmer informieren
• Export
• Alle exportieren

Statusänderung

Hiermit kann für die selektierten Termine der Terminstatus als Sammelaktion geändert werden. Dabei wird für alle angewählten Termine der neue, im Dialog gewählte Status gesetzt.

Hinzufügen

In der Toolbar der Terminliste kann über die Aktion „Termin hinzufügen“ ein neuer Termin angelegt werden. Öffnet den Termin-erstellen Dialog.

Drucken

Öffnet den Dokumentendruck aus dem Dokumentengenerator, sodass eine für die Terminliste erstellte Druckvorlage (vom Typ „Termin“) genutzt werden kann, um die Informationen aus den selektierten Terminen als PDF zu drucken.

Kombiniert Drucken

Die selektierten Termine werden in einer PDF-Datei ausgegeben. Es müssen mindestens zwei Termine selektiert werden. Zur Auswahl stehen Dokumente vom Template-Typ "Termin", die für den kombinierten Druck entsprechend gestaltet wurden.

Raum bearbeiten

Für die selektierten Termine können als Sammelaktion die in den Terminen gesetzten Räume geändert werden, für die der Nutzer berechtigt ist. Durch einen Klick auf den Button „Raum bearbeiten“ in der Toolbar öffnet sich ein neuer Dialog, indem die Raumänderung durchgeführt wird:

• Raum entfernen: Hier stehen die den selektierten Terminen zugewiesenen gemeinsamen Räume zur Auswahl, so dass hier noch einmal gezielt ausgewählt werden kann, welche Räume ersetzt werden sollen, Mehrfachwahl möglich
• Raum hinzufügen: Hier werden die Räume gewählt, die nun alle in den Terminen gesetzt werden sollen, Mehrfachwahl möglich

Mit „Speichern“ werden in den Terminen der oder die Räume entfernt, die unter „Raum entfernen“ gewählt wurden, und der oder die neuen Räume aus „Raum hinzufügen“ eingefügt. Es findet dabei keine Konfliktprüfung statt, die Räume werden gesetzt, ein dadurch entstehender Konflikt wird dann in der Terminliste unter Konfliktstatus mit „Konflikt“ angezeigt.

Dozent bearbeiten

Für die selektierten Termine können als Sammelaktion die in den Terminen gesetzten Dozierenden geändert werden, für die der Nutzer berechtigt ist. Durch einen Klick auf den Button „Dozent bearbeiten“ in der Toolbar öffnet sich ein neuer Dialog, in dem die Änderung durchgeführt wird:

• Dozent entfernen: Hier stehen die den selektierten Terminen zugewiesenen gemeinsamen Dozierenden zur Auswahl, so dass hier noch einmal gezielt ausgewählt werden kann, welche Dozierenden ersetzt werden sollen, Mehrfachwahl möglich
• Dozent hinzufügen: Hier werden die Dozierenden gewählt, die nun alle in den Terminen gesetzt werden sollen, Mehrfachwahl möglich

Mit „Speichern“ werden in den Terminen der oder die Dozierenden entfernt, die unter „Dozent entfernen“ gewählt wurden, und der oder die neuen Dozierenden aus „Dozent hinzufügen“ eingefügt. Es findet dabei keine Konfliktprüfung statt: Die Dozierenden werden gesetzt, ein dadurch entstehender Konflikt wird dann in der Terminliste unter Konfliktstatus mit „Konflikt“ angezeigt.

Teilnehmer informieren

Ermöglicht für die selektierten Termine die Teilnehmer der Termine per E-Mail ebenso wie über das „Teilnehmer informieren“ aus einem Termin heraus zu informieren.

Export

Exportiert die in der Terminliste selektierten Termine als Microsoft Excel Datei mit folgenden Informationen:

• Datum
• Zeit
• Termintyp
• Name
• Vorlesungsreihe
• Veranstaltungsteiltyp (nur wenn „Standardisierte Lehrveranstaltungsteile“ im System konfiguriert ist)
• Fachcode
• Planungsstatus
• Dozierende
• Räume
• Planungsgruppen
• Teilnehmer
• Anwesenheit
• Lehreinheiten
• Link
• Link label
• Kommentar

Alle exportieren

Exportiert alle Termine der Terminliste als Microsoft Excel Datei. Die Datei enthält die gleichen Informationen wie beim Export selektierter Termine.