Onlinebewerbung
Dieser Artikel beinhaltet folgendes Inhaltsverzeichnis:
1. Allgemeines
2. Die Onlinebewerbungsmaske (Login, Passwort-Reset und Registrierung)
2.1 Registrierung
2.2 Login und Passwort-Reset
3. Unterschiedliche Ansichten nach Login in die Onlinebewerbung
3.1 Übersicht mit Standortauswahl
3.2 Übersicht mit Kategorieauswahl aus den Studiengangseinstellungen (ohne Standortauswahl)
3.3 Übersicht mit Kategorieauswahl und Standortauswahl anhand der Onlinebewerbung
3.4 Übersicht ohne jegliche Einstellung, normale Anzeige aller möglichen Studiengänge
4. Ein Onlinebewerbungsbeispiel
5. Abschicken von Onlinebewerbungen
6. Vordefinierte Module in Datenbereichen
6.1 Application_assessment_admission
6.2 Application_change_status
6.3 Application_contact
6.4 Application_document
6.5 Application_infopool
6.6 Application_language
6.7 Application_profile
6.8 Application_profile_image
6.9 Application_reference
6.10 Application_semester_year
6.11 Application_site
6.12 Application_statistic
6.13 Application_submit
Die zu setzenden Einstellungen in academyFIVE zum Modul 'Onlinebewerbung' wurden bereits im Artikel Onlinebewerbung ausführlich erläutert.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen kurz vor, wie beispielhaft eine Onlinebewerbung aussehen kann und welche Prozesse dabei durchlaufen werden.
2. Die Onlinebewerbungsmaske (Login, Passwort-Reset und Registrierung)
Sobald man eine Onlinebewerbung anwählt, sieht die Onlinebewerbungsmaske wie folgt aus:
Im rechten Bereich können sich neue Bewerber vorerst registrieren. Je nach Einstellungen in der Onlinebewerbung der Hochschule, ist es dann möglich, sich direkt nach der Registrierung einzuloggen oder erst später, sobald ein Verifikationslink aktiviert wurde, der gleich nach der Registrierung an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt wird (Double Opt-In).
War die Registrierung erfolgreich, wird dies folgendermaßen vom System bestätigt:
Im linken Bereich kann man die Logindaten eingeben, wenn man bereits registriert ist, oder das Passwort zurücksetzen. Hierbei verhält sich der Passwort-Zurücksetzen-Vorgang identisch zum Vorgang in academyFIVE und im CampusWEB.
Ein Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen bestehen und Zahlen, Groß-/Kleinschreibung sowie Sonderzeichen beinhalten. Zulässige Sonderzeichen sind "_" (Unterstrich), "-" (Mittestrich), "." (Punkt) und "," (Komma). Erfüllt das Passwort diese Kriterien nicht, so kann das Passwort nicht geändert werden und der Benutzer erhält eine Fehlermeldung. Beim Passwortsetzen über die Registrierung oder beim Passwortzurücksetzen wird dem Benutzer zusätzlich die Passwortstärke des eingegebenen Passworts angezeigt.
Die entsprechende Fehlermeldung während der Onlineregistrierung:
3. Unterschiedliche Ansichten nach Login in die Onlinebewerbung
Nach dem Einloggen kann es vier Ansichten geben. Die Einstellungen werden vorgenommen unter Internetauftritt > Domain > Seiteninhalt > Onlinebewerbung > Inhalt grau markieren > bearbeiten > Content-Area bearbeiten:
3.1 Übersicht mit Standortauswahl
Wird im Feld "Standortzuordnung" die Option "Standortauswahl anzeigen" gewählt und das Feld "Kategorie" nicht aktiviert, wirkt sich dies in der Onlinebewerbung wie folgt aus:
3.2 Übersicht mit Kategorieauswahl aus den Studiengangseinstellungen (ohne Standortauswahl)
Wird im Feld "Standortzuordnung" keine der Optionen ausgewählt und das Feld "Kategorie" (zu pflegen unter Studiengänge & Kohorten > Studiengänge > Studiengang auswählen > bearbeiten > Feld "Kategorie Onlinebewerbung") aktiviert, wirkt sich dies in der Onlinebewerbung wie folgt aus:
3.3 Übersicht mit Kategorieauswahl und Standortauswahl anhand der Onlinebewerbung
Wird im Feld "Standortzuordnung" die Option "Standortauswahl anhand der Onlinebewerbung" gewählt und das Feld "Kategorie" aktiviert, kann der Bewerber sowohl den Standort als auch die Kategorie aus einem Dropdown-Menü auswählen:
3.4 Übersicht ohne jegliche Einstellung, normale Anzeige aller möglichen Studiengänge
Wird weder das Feld "Kategorie" aktiviert noch im Feld "Standortzuordnung" eine Auswahl getroffen, werden dem Bewerber alle Studiengänge angezeigt, für die aktuell eine Onlinebewerbung möglich ist:
Ist der Kategorie kein Studiengang zugeordnet (Studiengangseinstellung), der Studiengang inaktiv in der Onlinebewerbung oder kein Studiengang in der Onlinebewerbung eingebunden, wird die entsprechende Kategorie nicht zur Auswahl für die Onlinebewerbung angezeigt.
4. Ein Onlinebewerbungsbeispiel
Beispielhaft kann eine Bewerbung wie folgt aussehen:
Meistens ist im Bereich "Information" eine Einleitung mit speziellen Anweisungen der Hochschule hinterlegt. Danach können Sie die gewünschten Onlinebewerbungsmodule einbinden, wie beispielsweise das ProfilBundle (unter Persönliche Daten). Schlussendlich beendet man die Onlinebewerbungsmaske mit dem eingebundenen Modul "Application_submit", das beispielsweise "Bewerbung abschicken" heißen kann.
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Der Bereich "Ausloggen" ist eine automatische Funktionalität, welche bei jeder Onlinebewerbung existiert. Diese Funktionalität ist im academyFIVE System nicht beeinflussbar.
5. Abschicken von Onlinebewerbungen
Haben Sie als letztes Onlinebewerbungsmodul in Ihrer Onlinebewerbung das Modul "Application_submit" eingebunden, wird beim Anklicken dieses Bereichs nochmal geprüft, ob alle Daten vollständig eingegeben wurden.
War dies der Fall, kann die Bewerbung abgeschickt werden. Eine Bestätigung per E-Mail über die Onlinebewerbung erhält dann sowohl die Hochschule als auch die Bewerber.
Die E-Mail Benachrichtigung kann im Modul "Onlinebewerbung" im Studiengang definiert werden:
Die E-Mail-Bestätigung für die Hochschulen ist in der Modulkonfiguration der Onlinebewerbung im Internetauftritt einstellbar:
6. Vordefinierte Module in Datenbereichen
Folgende Module können in der jeweiligen Onlinebewerbungsseite im CMS eingebunden werden:
6.1 Application_assessment_admission
Dieses Modul stellt eine Verknüpfung zum Zulassungsmanagement der Hochschule dar. Bewerber können sich im Bewerbungsportal für vordefinierte Assessment Days an- und abmelden.
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Bei mehrstufiger Bewerbung kann ein Statuswechsel des Bewerbers automatisch erfolgen.
6.3 Application_contact (verpflichtend)
Mit diesem Modul kann man die Privatanschrift sowie die Semesteranschrift während der Bewerbung abfragen. Zusätzlich sind in dem Modul dann noch folgende Optionen möglich:
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Das Modul stellt in Verbindung mit dem Dokumentengenerator z. B. einen Studienvertrag bereit.
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Wenn Sie während der Onlinebewerbung Dokumente für das Zulassungsverfahren benötigen, können Sie hierzu das Modul 'Application_infopool' einbinden. Das vorgefertigte Modul kann mit folgenden Einstellungen noch personalisiert werden:
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Die Pflichdokumente werden aus Einstellungen > Onlinebewerbung > "Dokument Typen" entnommen, die Sie dort selbständig definieren können. Bitte beachten Sie, dass Sie den Dokumententypen "Profilbild" unter Einstellungen > Onlinebewerbung > Dokument Typen als Profilbild (im Kontextmenü möglich) definieren müssen. Ansonsten werden die unter "Profilbild" hochgeladenen Bilder in der Onlinebewerbung nicht automatisch als Profilbilder gespeichert, nur unter "Dokumente" des jeweiligen Bewerberprofils.
Dieses vorgefertigte Modul können Sie verwenden, wenn Sie möchten, dass Bewerber während der Onlinebewerbung ihre Sprachkenntnisse definieren:
Ansicht in der Onlinebewerbung:
6.7 Application_profile (verpflichtend)
Wenn die persönlichen Daten während einer Onlinebewerbung abgefragt werden sollen, kann das Modul "Application_profile" genutzt werden.
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Dieses Modul ist optional verfügbar und kann bei Nachfrage im Projektmanagement jederzeit freigeschaltet werden. Während der Onlinebewerbung hat der Bewerber die Möglichkeit, direkt im Onlinebewerbungsprozess ein Profilbild hochzuladen, um dieses nicht später manuell hinzufügen zu müssen.
Dem Bewerber können ein Informationstext sowie eine Anleitung angezeigt werden. Dies kann Simovative für jeden Kunden individuell im Code pflegen.
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Nach dem Hochladen hat der Bewerber die Möglichkeit, mit einem Cropper Tool, das Bild sowohl zu drehen, zu verkleinern, als auch einen bestimmten Bildausschnitt zu wählen. Ein bereits hochgeladenes Bild kann wieder entfernt bzw. ersetzt werden.
Mit diesem Modul können Sie Ihren Bewerbern anbieten, mindestens einen Referenzkontakt anzugeben, beispielsweise den letzten Arbeitgeber oder eine/n Professor/in.
Dabei sind noch folgende Einstellungen möglich:
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Bitte beachten Sie, dass das Reference-Modul nie im gleichen Tab der Bewerbung sein darf wie das Profil-Modul, da dies zu Problemen führen kann.
6.10 Application_semester_year
Mithilfe von "Application_semester-year" wird der Bewerber richtig im System eingebucht. Im Modul direkt kann dann noch eingestellt werden, welche Semester hier zur Auswahl stehen sollen, welche Semester ein Ersteinschreiber wählen darf und ob die Auswahl Einschreibertyp mit "Ersteinschreiber" oder "Quereinsteiger" angezeigt werden soll:
Wählt der Bewerber beispielsweise, dass er sich für einen Studiengang zum Sommersemester 2021 bewirbt, wird dieser Bewerber auch unter diesen Semesterdaten in academyFIVE eingebucht.
Ansicht in der Onlinebewerbung:
In der Regel soll der Bewerber nur das Jahr und das Semester, für das er sich bewirbt, auswählen können. Dazu muss in den Einstellungen bei "Einschreibertyp deaktiviert" die Auswahl "Ja" gewählt werden:
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Dieses Modul kann genutzt werden, wenn man während der Bewerbung als Bewerber einen Hochschulstandort auswählen soll:
Ansicht in der Onlinebewerbung:
Mit dem Modul "Application_statistic" können Sie alle relevanten Daten für die Hochschulstatistik bereits während der Onlinebewerbung vom Bewerber ausfüllen lassen. Dieses Modul kann auch in das CampusWEB eingebunden werden, damit Studenten später die Statistikdaten pflegen können.
Ansicht in der Onlinebewerbung:
6.13 Application_submit (verpflichtend)
Dieses Modul wird verwendet, um die Bewerbung abschicken zu können:
Ansicht in der Onlinebewerbung:
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