Auflagen & Prozessbedingungen

Der folgende Beitrag befasst sich mit einem academyFIVE Dialog, der im System über mehrere Klickwege erreichbar ist.

Sie können den Dialog über folgende Kacheln in academyFIVE erreichen: Bewerbung, Studierendenmanagement sowie Berichte

Nach entsprechender Konfiguration von academyFIVE kann die Verwaltung individuell Auflagen- und Prozessbedingungen definieren und pflegen, die eine ​Immatrikulation ​oder Rückmeldung verhindern. Diese Gründe werden den betroffenen Personen im CampusWEB angezeigt. Gesteuert wird dies anhand von hinterlegten Berichten.

Auflagen und Prozessbedingungen können für Bewerbenden- sowie für Studierendenbuchungen gepflegt werden.

Überblick: 

1. Anlegen von Auflagen
2. Anlegen von Prozessbedingungen
3. Berichte für Auflagen/Prozessbedingungen​
4. Zuordnung von Auflagen
5. Ansicht von aktiven Auflagen und Prozessbedingungen im Profil
6. Ansicht von aktiven Auflagen und Prozessbedingungen für Studierende
7. Ansicht von aktiven Auflagen und Prozessbedingungen in der Onlinebewerbung
8. Zugriffsrechte

1. Anlegen von Auflagen

Unter Bewerbung bzw. Studierendenmanagement bzw. Berichte > Auflagen und Prozessbedingungen > Auflagen werden Auflagen gepflegt. Die hier angelegten Informationen stehen anschließend für Bewerbenden- und Studierendenprofile zur Verfügung. Sie können dann pro Buchung individuell ausgewählt und mit einer individuellen Frist versehen werden.

In der Übersicht der Auflagen werden die bereits gepflegten Auflagen mit den Informationen „Aktiv", der „Bezeichnung DE/EN", den ggf. zugeordneten „Studiengängen", einer Vorschau des „Infotext DE/EN" sowie „Für Bewerbendenbuchungen" und „Für Studierendenbuchungen" angezeigt. Via Filter in der Menüleiste können die erstellten Auflagen nach Studiengängen gefiltert werden. 

Für die zugeordneten Studiengänge und Infotexte steht eine Mouseover-Funktion zur Verfügung, mit deren Hilfe die vollständige Textinformation auch bereits in der Übersicht angezeigt werden kann. Im Kontextmenü einer Auflage kann die Aktion „Bearbeiten" ausgewählt werden.

Eine neue Auflage wird mit „Auflage hinzufügen" in der Menüleiste in der Übersicht der Auflagen angelegt.

Folgende Felder werden dafür eingegeben:

• Aktiv: Mit Auswahl dieser Checkbox kann die „Auflage“ aktiv/inaktiv geschaltet werden
• Bezeichnung* DE/EN: Name für die Auflage; wird später in der Buchung angezeigt (siehe „Zuordnung von Auflagen“)
• Infotext* DE/EN: Dieser wird denjenigen Bewerbenden/Studierenden im CampusWEB angezeigt, für die eine Auflage vorliegt
• Studiengang: Auflagen können verschiedenen Studiengängen zugeordnet werden, sodass sie nur für diese Studiengänge zur Verfügung stehen; die Angabe ist optional
• Bewerbendenbuchung: Ist diese Checkbox gewählt, steht die Auflage für Bewerbendenbuchungen zur Verfügung
• Studierendenbuchung: Ist diese Checkbox gewählt, steht die Auflage für Studierendenbuchungen zur Verfügung

2. Anlegen von Prozessbedingungen

Unter Bewerbung bzw. Studierendenmanagement bzw. Berichte > Auflagen und Prozessbedingungen > Prozessbedingungen werden Prozessbedingungen gepflegt. In der Übersicht der Prozessbedingungen werden die bereits gepflegten Prozessbedingungen mit den Informationen „Aktiv", der „Bezeichnung DE/EN", den Standorten, den ggf. zugeordneten „Studiengängen", dem Prozess sowie dem dahinterliegenden Bericht angezeigt. Für die zugeordneten Standorte und Studiengänge steht eine Mouseover-Funktion zur Verfügung, mit deren Hilfe die vollständige Textinformation auch bereits in der Übersicht angezeigt werden kann. Via Filter in der Menüleiste können die erstellten Prozessbedingungen nach Standort und Studiengängen gefiltert werden. 

Funktionsweise von Prozessbedingungen:

• Zur Nutzung der Prozessbedingungen werden Berichte benötigt (Erstellung entweder durch Simovative oder durch die Hochschule selbst mit anschließender Performanceprüfung und Freigabe zur Einbindung durch Simovative). Die Berichte erhalten zudem eine Kennzeichnung, um im Weiteren für die Anlage der Prozessbedingungen zur Verfügung zu stehen. 
  Damit eine Prozessbedingung korrekt ausgeführt werden kann, muss das SQL Statement zwingend mit „SELECT DISTINCT profil_studium.id" beginnen und außerdem mit der Abfrage der Variable „(#BOOKING_IDS#)" enden. Hinweis: Der Bericht kann nicht direkt unter Berichte ausgeführt und getestet werden.
• Diese Berichte müssen je nach Nutzung der Prozessbedingungen individuell konzipiert werden. Die Berichte fragen dann „on-the-fly“ die Daten der Buchungen ab.

Um eine neue Prozessbedingung anzulegen, wird in der Übersicht der Prozessbedingungen in der Menüleiste mit der Aktion „Prozessbedingung hinzufügen" eine neue Prozessbedingung definiert.

Folgende Felder werden hierzu eingegeben:

• Aktiv: Mit Auswahl dieser Checkbox kann die „Prozessbedingung“ aktiv/inaktiv geschaltet werden
• Bezeichnung* DE/EN: Name für die Prozessbedingung; sollte einen Hinweis darauf enthalten, ob es sich um eine Prozessbedingung oder um eine Auflage handelt
• Standorte*: Auswahl des/der Standort(e), Mehrfachwahl möglich; ein Standort kann nicht abgewählt werden, solange ein ihm zugewiesener Studiengang selektiert ist
• Studiengänge: Prozessbedingungen können verschiedenen Studiengängen zugeordnet werden, sodass sie nur für diese Studiengänge zur Verfügung stehen; die Angabe ist optional
• Zugriffsrechtegruppen: Prozessbedingungen können über die Zuordnung von Benutzer*innengruppen verrechtet werden, sodass hierüber der Zugriff und die Anzeige gesteuert werden kann
• Prozess*: Steuert die jeweilige Auswirkung der Berichte:
  • Immatrikulation: Sperrt die Immatrikulation einer Bewerbendenbuchung
  • Exmatrikulation: Sperrt die Exmatrikulation einer Studierendenbuchung. Hinterlegte Prozessbedingungen vom Typ „Exmatrikulation“ werden bei der Exmatrikulation automatisch berücksichtigt. Dies gilt für Exmatrikulationen per Massenaktion in den Profilsuchen, in der Buchung selbst, beim Kohortenwechsel mit gesetzter Checkbox „Exmatrikuliert“ sowie in der Übersicht über alle Rechnungen. Ist eine Exmatrikulation aufgrund einer Prozessbedingung nicht möglich, wird der hinterlegte Infotext ausgegeben – analog zu den Prozessbedingungen „Immatrikulation“ und „Rückmeldung“.
  • Rückmeldung: Sperrt die Rückmeldung einer Studierendenbuchung
  • Auflage: Gilt für Bewerbenden- und Studierendenbuchung (eine Sperre mit Typ „Auflage" wird unter „Bewerbung bzw. Studierendenmanagement bzw. Berichte > Auflagen und Prozessbedingungen" ausgegeben, setzt aber keine Sperre)
  • Prüfung Bewerbung: Gilt für die Prüfung der Bewerbungsdaten; diese Auflagen können in der Onlinebewerbung angezeigt werden - hierfür muss bei den Portaleinstellungen der Onlinebewerbung die Checkbox gesetzt werden 

Zur korrekten Auswirkung der Typen muss ein passender Bericht hinterlegt sein (Beispiel: Soll durch den Typ „Immatrikulation“ eine Sperre erfolgen, dann muss ein Prozessbedingungsbericht dazu hinterlegt sein). Die Berücksichtigung von Prozessbedingungen bei der Exmatrikulation ist Teil einer kostenpflichtigen Konfiguration. Bitte kontaktieren Sie bei Interesse Ihre Simovative Ansprechpersonen.

• Infotext* DE/EN: Wird denjenigen Studierenden im CampusWEB angezeigt, für die eine Prozessbedingung vorliegt
• Bericht*: Der jeweilige, vorab definierte Prozessbedingungsbericht wird hier eingebunden. Im Dropdown-Menü werden alle Berichte angezeigt, die als Auflagen- und Prozessbedingungsbericht gekennzeichnet wurden.

Beispiele für Prozessbedingungen:

• Prozess – Immatrikulation verhindern: Dieser Prozess ist für Buchungen von Bewerbenden vorgesehen. Eine Immatrikulation kann beispielsweise verhindert werden, wenn die Hochschulzugangsberechtigung (HZB) nicht vorliegt.
• Prozess – Exmatrikulation verhindern: Dieser Prozess ist für Buchungen von Studierenden vorgesehen. Eine Exmatrikulation kann beispielsweise verhindert werden, wenn ausgegebenes Inventar noch nicht zurückgegeben wurde, etwa Schlüssel, Bücher oder vergleichbare Gegenstände.
• Prozess – Rückmeldung verhindern: Dieser Prozess ist für Buchungen von Studierenden vorgesehen. Eine Rückmeldung kann beispielsweise verhindert werden, wenn fällige Gebühren noch nicht bezahlt wurden.
• Prozess – Bewerbung prüfen: Dieser Prozess ist für Buchungen von Bewerbenden vorgesehen. Die Prüfung einer Bewerbung kann beispielsweise nötig sein, wenn die Bewerbungsdaten unvollständig sind.

3. Berichte für Prozessbedingungen​

Es muss immer einen Bericht zu einer Prozessbedingung geben.
Nach den hier hinterlegten Berichten kann in der Suche (siehe unten) gefiltert werden, um die betroffenen Profile auszugeben.

Die Berichte fragen im weiteren Verlauf die entsprechenden Buchungen ab. Sind die Daten nicht im System vorhanden, kommt eine Prozessbedingung zum Tragen.

Ob aus einer Auflage eine Prozessbedingung wird, wird ebenfalls über den Bericht gesteuert. Das kann beispielsweise das Abfragen des Datums oder das Abfragen des Häkchens sein (siehe Zuordnung von Auflagen).

Die Benennung zwischen Berichten und Auflagen bzw. Prozessbedingungen sollte gleich sein Sofern neue Prozessbedingungen hinzukommen, müssen entsprechende Berichte hinterlegt werden Zur geordneten Ablage der Berichte ist die Erstellung eines eigenen Ordners unter dem Modul „Berichte“ sinnvoll

4. Zuordnung von Auflagen

Soll einer Buchung eine Auflage zugeordnet werden, so ist dies in der Bearbeitungsmaske der jeweiligen Buchung durch den Button „Auflagen“ möglich. Jede Person, die das Recht hat, die Buchung zu bearbeiten, darf auch deren Auflagen bearbeiten.

 

In einer Studierendenbuchung bzw. Bewerbendenbuchung erscheinen nur Auflagen, die vorab auch für eine Studierendenbuchung bzw. Bewerbendenbuchung angelegt wurden und aktiv sind. Zudem muss die Studierenden- bzw. Bewerbendenbuchung einem Studiengang aus der Auflage zugeordnet sein.

Eine Auflage kann in einer Buchung nur gespeichert werden, wenn entweder „ist notwendig" gesetzt oder ein Fristende eingetragen ist.

Offene Auflagen, die in einer Bewerbendenbuchung gepflegt wurden, werden durch die Immatrikulation automatisch in die Studierendenbuchung übernommen.

Die Auflagen können individuell vergeben werden. Die konkrete Auswirkung wird in den jeweiligen Berichten definiert. Der Bericht prüft beispielsweise die Checkbox bzw. das Datum. Zur konkreten Abbildung wenden Sie sich bitte an Ihre Simovative Ansprechperson.

In den Auflagen bestehen zwei Möglichkeiten der Pflege:

• Das Setzen der Checkbox ohne Fristende
• Das Setzen der Checkbox mit Fristende

Zusätzlich kann eine Bemerkung als interne Notiz eingetragen werden. Für Auflagen vom Typ „Prüfung Bewerbung" werden diese Notizen bei Aktivierung der Auflagen für die Onlinebewerbung den Bewerbenden angezeigt. 

5. Ansicht von aktiven Auflagen und Prozessbedingungen im Profil

Sobald für eine Buchung eine Prozessbedingung greift, wird dies für die Verwaltung im Profil sowie für die Studierenden im CampusWEB (HomeResponsiveBundle) über einen roten Hinweis angezeigt.

Die academyFIVE Ansicht für die Hochschulverwaltung:

Im Profil-Tab „Daten“ wird auf das Vorliegen von Auflagen- und Prozessbedingungen hingewiesen. Detail-Informationen können über das Pfeilsymbol aus- und eingeklappt werden.

Bei Immatrikulation, Exmatrikulation bzw. Rückmeldung: Bei einer Immatrikulation, Exmatrikulation oder Rückmeldung – manuell oder über eine Massenaktion in der Studierendensuche – erscheint ein Hinweis, welches Profil inklusive Buchung aufgrund von Prozessbedingungen nicht immatrikuliert, exmatrikuliert oder nicht rückgemeldet werden konnte.

  

In der Suche: Unter Bewerbung bzw. Studierendenmanagement bzw. Berichte > Auflagen und Prozessbedingungen können nun alle Profile gefiltert werden, bei denen eine Auflagen- oder Prozessbedingung vorliegt. Pflichtfelder sind zu beachten und entsprechend auszufüllen. Anschließend werden die Profile mit der jeweiligen Prozessbedingung ausgegeben.

6. Ansicht von aktiven Auflagen und Prozessbedingungen für Studierende

Den Studierenden wird auf der Startseite ihres CampusWEB (HomeResponsiveBundle) automatisch ein Infotext angezeigt, sofern Prozessbedingungen vorliegen. Der Infotext wird von der Verwaltung in den Prozessbedingungen bzw. Auflagen gepflegt.

Auflagen werden unabhängig vom Semester immer angezeigt. Bei Auflagen wird der entsprechende Studiengang sowie ggf. das Fristende der Auflage angezeigt.

7. Ansicht von aktiven Auflagen und Prozessbedingungen in der Onlinebewerbung

Den Bewerbenden wird auf der Startseite der Onlinebewerbung > Meine Bewerbung angezeigt, ob für sie Auflagen aktiviert sind. Mit diesen Auflagen kann Bewerbenden zum Beispiel mitgeteilt werden, dass Unterlagen (Nachweis Krankenkasse, Abschlusszeugnis) nachzureichen sind. 

  

Wird die Auflage aktiviert, kann eine automatisierte E-Mail an die Bewerbenden versendet werden. Diese E-Mail wird immer versendet, wenn die Auflage aktiviert, geändert oder deaktiviert wird. Die Textvorlage für diese E-Mail kann unter Bewerbung bzw. Studierendenmanagement bzw. Berichte > Auflagen und Prozessbedingungen > Auflagen > Einstellungen festgelegt werden.

8. Zugriffsrechte für Prozessbedingungen und Auflagen

Ob Prozessbedingungen in academyFIVE angelegt, bearbeitet und eingesehen werden dürfen, ist mit Zugriffsberechtigungen verknüpft.

Nur Personen mit dem Zugriffsrecht „Prozessbedingungen und Auflagen einsehen" dürfen lesend auf Prozessbedingungen zugreifen. Schreibenden Zugriff haben Personen mit dem Zugriffsrecht „Prozessbedingungen und Auflagen anlegen, bearbeiten und löschen". 

Zusätzlich wird geprüft, ob der*die Nutzende auch berechtigt ist, die jeweiligen Studiengänge einzusehen, mit denen die Prozessbedingungen und Auflagen verbunden sind.

Jede Person, die das Recht hat, eine Buchung zu bearbeiten, darf auch deren Auflagen bearbeiten.