Duplikate prüfen, zusammenführen und genehmigen

Mit der Duplikatsprüfung unterstützt academyFIVE die Mitarbeitenden der Verwaltung dabei, Stammdaten auf effiziente Weise zu pflegen. Potenzielle Dubletten zu Personenprofilen werden in einer Übersicht angezeigt und lassen sich mit wenigen Klicks vereinen oder genehmigen. Dabei lassen sich Hochschul-individuelle Prozesse berücksichtigen, denn jede Hochschule kann die Regeln der Duplikatsprüfung entsprechend ihrer Anforderungen zusammenstellen.

Überblick:

1. Duplikatsregeln und Berechtigungen
2. Übersicht der Duplikate
   2.1 Übersicht aller Duplikate im academyFIVE System
   2.2 Übersicht der Duplikate zu einem Personenprofil
   2.3 Spalte „Duplikatsverdacht“ bei der Personensuche
3. Duplikate prüfen
   3.1 Duplikate zusammenführen
   3.2 Duplikate genehmigen

1.Duplikatsregeln und Berechtigungen

Im Hintergrund prüft academyFIVE automatisch, ob zu einem Personenprofil ein potenzielles Duplikat vorliegt, wenn

• in einem Profil ein duplikatsrelevantes Feld aktualisiert,
• ein neues Profil in academyFIVE angelegt bzw. importiert wird oder
• ein neues Profil über die Onlinebewerbung ins System kommt.

Duplikatsrelevant ist ein Feld dann, wenn es in den Profilduplikatsregeln (unter Einstellungen) gelistet ist.

Basis der Duplikatsprüfung sind also die unter Einstellungen > Profilduplikatsregeln definierten Regeln.

Profilduplikatsregeln: Simovative empfiehlt, die Default-Einstellungen zu verwenden. Um Hochschul-individuelle Prozesse abzubilden, lassen sich die Regeln bei Bedarf anpassen. Bitte testen Sie etwaige Änderungen am Regelwerk sorgfältig in Ihren Testsystemen, bevor Sie sie auf Ihr Live-System übertragen.

Damit die Regeln nicht versehentlich geändert werden, ist hierfür eine eigene Zugriffsberechtigung (unter Einstellungen > Abschnitt „Stammdatenverwaltung“ > Abschnitt „Personenprofile anlegen und bearbeiten“) erforderlich: Nur academyFIVE Anwender*innen mit dem Recht „Regeln für Duplikatsprüfung anpassen“ können Änderungen an den Duplikatsregeln vornehmen. 

Werden die Regeln verändert, erfolgt automatisch eine Duplikatsprüfung für alle Profile im academyFIVE System. Bitte beachten Sie, dass dies je nach Profilanzahl einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Die Ergebnisse früherer Duplikatsprüfungen werden dann nicht mehr angezeigt, sondern nur Duplikate, die den aktuellen Regeln entsprechen. Hinweis: Bereits genehmigte Duplikate bleiben im Status „genehmigt“. Über den Button „Regeln zurücksetzen“ kann wieder zu den Default-Einstellungen zurückgekehrt werden.

Ist die Duplikatsprüfung in academyFIVE aktiviert, wird allen Nutzer*innen angezeigt, wenn ein Duplikatsverdacht besteht. Alle sehen dann also den gelben Banner im Personenprofil sowie das Ausrufezeichen in der Übersicht der Suchergebnisse.

Nutzer*innen mit der Zugriffsberechtigung „Duplikate suchen und zusammenführen“ (unter Einstellungen > Zugriffsberechtigungen > Abschnitt „Stammdatenverwaltung“ > Abschnitt > „Personenprofile anlegen und bearbeiten“) können potenzielle Duplikate bearbeiten, d.h. zusammenführen und genehmigen. Außerdem wird ihnen im academyFIVE Navigationsbaum unter „Personen“ auch der Menüpunkt „Duplikate“ eingeblendet.

2.Übersicht der Duplikate

2.1 Übersicht aller Duplikate im academyFIVE System

Die Übersicht unter Personen > Duplikate listet alle potenziellen Duplikate im academyFIVE System.

Über Filter in der Taskleiste lässt sich das Suchergebnis verfeinern.

Die Übersicht lässt sich nach allen Spalten sortieren – per Klick auf die jeweilige Spaltenbezeichnung (Ausnahme: die Spalte „E-Mail“) . Ein Pfeil rechts neben der Spaltenbezeichnung kennzeichnet jeweils die Spalte, nach der derzeit sortiert wird – im folgenden Screenshot-Beispiel ist dies die Spalte „2. Vorname“.

Per Klick auf Personen > Duplikate > Kontextmenü-Option „Duplikate prüfen“ öffnet sich die Übersicht aller potenziellen Dubletten zu dem Profil. Als „Hauptdatensatz“ ist immer das Profil angegeben, dessen Kontextmenü-Option „Duplikate prüfen“ in der Übersicht angeklickt wurde.

2.2 Übersicht der Duplikate zu einem Personenprofil

Existieren zu einem Personenprofil potenzielle Dubletten, werden die academyFIVE Nutzer*innen darauf aufmerksam gemacht: Ein gelber Banner direkt im Profil – oberhalb der Tabs – weist sie auf potenzielle Duplikate zu dem Profil hin. Per Klick auf „Duplikate prüfen“ öffnet sich die Übersicht der in Frage kommenden Profile – es handelt sich dabei um dieselbe Übersicht wie unter Personen > Duplikate > Kontextmenü-Option „Duplikate prüfen“. „Hauptdatensatz“ ist auch hier das Profil, über das die Übersicht geöffnet wurde.
 

2.3 Spalte „Duplikatsverdacht“ bei der Personensuche

Für ein effizientes Handling von Sucherergebnissen wird bei der Personensuche mithilfe eines gelben Ausrufezeichen-Icons in der Spalte „Duplikatsverdacht“ angezeigt, wenn es sich bei dem Personenprofil um ein potenzielles Duplikat handelt. Per Klick auf das Icon > Kontextmenü-Option „Bearbeiten“ öffnet sich das jeweilige Personenprofil.

3.Duplikate prüfen

Zunächst muss die Übersicht der potenziellen Dubletten geöffnet werden.

In dieser Übersicht können alle Duplikate manuell miteinander verglichen und daraufhin zusammengeführt oder genehmigt werden.  

3.1 Duplikate zusammenführen

Sollen Profile vereint werden, ist die Checkbox in der Zeile „Profil zusammenführen“ anzuhaken. Hauptdatensatz – und damit das weiterhin bestehende Profil – ist jeweils das Profil, über das die Duplikatsprüfung angestoßen wurde. Soll eine anderes Profil zum Hauptdatensatz werden, muss die Duplikatsprüfung über das jeweilige Profil initiiert werden.

Beim Zusammenführen von Profilen werden die ausgewählten Daten in den Hauptdatensatz überführt. Nur der Hauptdatensatz bleibt erhalten, die anderen Profile werden archiviert. Alle Buchungen der zusammengeführten Profile werden automatisch in den Hauptdatensatz übernommen.

Zum Speichern der vorgenommenen Anpassungen muss der Button „Duplikate prüfen“ in der Taskleiste angeklickt werden.

Bitte beachten Sie: Einmal zusammengeführte Datensätze lassen sich nicht mehr wiederherstellen!

Um ein versehentliches Zusammenführen von Datensätzen zu verhindern, wird nach dem Klick auf den „Duplikate prüfen“-Button ein Hinweis-Dialog angezeigt, der via „Speichern“ bestätigt werden muss, um die Anpassungen in academyFIVE zu übernehmen.

3.2 Duplikate genehmigen

Es gibt Anwendungsszenarien, bei denen es sinnvoll sein kann, dass zu ein- und derselben Person mehrere Profile existieren – etwa dann, wenn eine Person parallel lehrt und studiert.

In diesem Fall ist in der Übersicht in der Zeile „Genehmigt“ bei den gewünschten Datensätzen die Checkbox anzuhaken.

Zum Speichern der vorgenommenen Anpassungen muss – wie beim Zusammenführen – der Button „Duplikate prüfen“ in der Taskleiste angeklickt und im erscheinenden Dialogfenster auf „Speichern“ geklickt werden.

Daraufhin wird in der Übersicht (Spalte „Genehmigte Duplikate“) automatisch die Anzahl der genehmigten Duplikate angezeigt: Handelt es sich um 1 Hauptdatensatz und 1 Duplikat, wird in der Übersicht „2“ ausgegeben.