Profiltypen & Buchungen

Wird in academyFIVE ein neues Profil angelegt, können diesem mit Hilfe von Gruppenzugehörigkeiten und Buchungen bestimmte Rollen im System zugewiesen werden.

Überblick:

1. Profiltypen
2. Buchungen
   2.1. Buchung Interessent
   2.2. Buchung Bewerber
   2.3. Buchung Student
3. Profil hinzufügen
4. Profil archivieren, Profil löschen
5. Buchung hinzufügen
6. Buchung deaktivieren, Buchung löschen
    

1. Profiltypen

Als Profiltypen werden die grundsätzlichen Gruppen von Profileinträgen bezeichnet, die in academyFIVE möglich sind. Beim Anlegen eines neuen Profils können folgende Profiltypen gewählt werden: Person, Autor, Dozent, Student, Bewerber und Interessent.

Als Person werden im System externe Kontakte wie Firmenansprechpartner oder andere hochschulfremde Personen verstanden. Ein Autor ist eine Person (beispielsweise ein Verwaltungsmitarbeiter) mit einem Zugriff auf das Backend von academyFIVE. Mit Dozent sind festangestellte Professoren und Lehrbeauftragte gemeint.

Als Student, Bewerber und Interessent werden besondere Personenprofile erzeugt, bei deren Profil eine Buchung hinzugefügt wird:

2. Buchungen

Student, Bewerber und Interessent sind die Rollen, die Profile im Rahmen des Student Life Cycle einnehmen können. Ein Profil kann mehrere Buchungen haben, das können auch mehrere Buchungen des gleichen Buchungstyps sein. Die Buchungen werden der Reihe nach im Profil unterhalb der Personen- und Adressdaten im Tab "Daten" angezeigt.

2.1. Buchung Interessent

In der Interessenten-Buchung werden die Informationen zur Interessensbekundung („Interessenten Daten“), das „Interesse für Studiengang“ und ggf. weitere Daten abgefragt. Ein Interessent kann sein Interesse für einen oder mehrere Standorte und einen oder mehrere Studiengänge bekunden.

Welche Daten in diese Buchung eingepflegt werden, kann im Rahmen der Konfiguration des Interessentenmanagements abgestimmt werden.

• Anfragedatum*
• Status: Zeigt die Interessenten-Status zur Auswahl, die unter „Einstellungen > Buchungsstatus“ gepflegt sind
• Korrespondenzstandort: Zeigt bei der Bewerbung für mehrere Standorte, welcher der für die Korrespondenz zuständige Hauptstandort ist
• Interesse für Semester 1: Interesse am Studienstart zu diesem Semester, zur Auswahl stehen alle aktiven Semester (unter Einstellungen > Semester als "aktiv" gekennzeichnet); die gewählten und abgespeicherten Semester bleiben in der Buchung erhalten, auch wenn diese Semester zwischenzeitlich als „inaktiv“ gekennzeichnet wurden
  
• Interesse für Semester 2: Interesse am Studienstart zu diesem Semester, zur Auswahl stehen alle aktiven Semester (unter Einstellungen > Semester als "aktiv" gekennzeichnet); die gewählten und abgespeicherten Semester bleiben in der Buchung erhalten, auch wenn diese Semester zwischenzeitlich als „inaktiv“ gekennzeichnet wurden
• Kontaktimpuls: Zeigt die Werte zur Auswahl, die unter „Einstelllungen > CRM > Kontaktimpulse“ gepflegt sind
• Kontaktweg: Freitextfeld
  
• Versandweg: Per Post, per Mail, persönliche Abholung zur Auswahl
  
• Standort*: Alle Standorte zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
  
• Interesse für Studiengang*:  Alle Studiengänge zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
  

Mit der Hilfe von Datenquellen können weitere hochschulindividuelle Informationen des Interessenten abgespeichert werden, deren Felder durch den Systemadministrator und dafür befugten Mitarbeitern erstellt werden können.

Wenden Sie sich zur Erstkonfiguration des Tabs „Weitere“ für das Interessenten-Profil oder auch für weitere Daten innerhalb einer Interessenten-Buchung an Ihren Ansprechpartner.

Eine Buchung für einen Interessenten kann auch automatisch erzeugt werden, wenn Daten beispielsweise von einem Interessenten-Kontaktformular an academyFIVE übergeben werden (SOAP-Schnittstelle) und dadurch ein neues Personenprofil inkl. der Interessenten-Buchung angelegt wird.

2.2. Buchung Bewerber

In einer Bewerber-Buchung werden die im Bewerbermanagement konfigurierten Daten, die so in der Regel auch in der Onlinebewerbung abgefragt werden, angegeben. Eine Bewerbung kann nur für einen konkreten Studiengang, ein konkretes Jahr und Semester und einen konkreten Standort erfolgen.

• Anfragedatum*
• Bewerbung begonnen: Datum wird durch die Onlinebewerbung gesetzt
• Bewerbung abgeschickt: Datum wird durch die Onlinebewerbung gesetzt
• Bewerbung für Onlinebewerbung: Filtert eine konkrete Onlinebewerbung aus den unter Einstellungen > Onlinebewerbung angelegten Bewerbungen mit den dafür zu pflegenden Daten und Informationen, wird durch die Onlinebewerbung gesetzt
• Bewerbung für Studiengang*: Alle aktiven und inaktiven Studiengänge zur Auswahl
• Bewerbung für Jahr*: Vom System zur Verfügung gestellte Jahre zur Auswahl
• Bewerbung für Term: Die im System eingestellten Semester/Trimester zur Auswahl
• Bewerbung für Kohorte: Die für den Studiengang verfügbaren Kohorten zur Auswahl
• Bewerbung für Standort*: Alle Standorte zur Auswahl, nur Einfachwahl möglich
• Bewerbung für Standort 2: Alle Standorte zur Auswahl, nur Einfachwahl möglich
• Status: Zeigt die Bewerber-Status zur Auswahl, die unter „Einstellungen > Buchungsstatus“ gepflegt sind
• MNR: Optionale Angabe einer (beispielsweise bereits bestehenden) Matrikelnummer
• Hörerstatus: Haupthörer, Nebenhörer, Studienkollegiat zur Auswahl
  

Neben den durch das System vorgegebenen Feldern können auch noch weitere Informationen von einem Bewerber abgespeichert werden. Die Erstkonfiguration dazu findet in der Regel mit dem Aufsetzen der Onlinebewerbung im Rahmen des Bewerbermanagements statt. Im Weiteren können diese Felder über Datenquellen dann durch den Systemadministrator und dafür befugten Mitarbeitern selbst erstellt oder verändert werden.

Eine Buchung für einen Bewerber wird meistens automatisch erzeugt, wenn Daten beispielsweise über eine Onlinebewerbung an academyFIVE übergeben und dadurch ein neues Personenprofil inkl. der Bewerber-Buchung angelegt wird oder einem bereits bestehenden Profil dadurch eine Bewerber-Buchung hinzugefügt wird.

Bei einer Bewerber-Buchung sind die Schnellfunktionen „Bearbeiten“, „Immatrikulation“, „Deaktivieren“ und „Bewerbungsdokument“ bei entsprechender Berechtigung des Nutzers möglich.

2.3. Buchung Student

In einer Studenten-Buchung werden die für die Wahl des Studiums wichtigen Daten eingetragen. Eine Studenten-Buchung kann nur für einen konkreten Studiengang, eine konkrete Kohorte und mit einem Beginn- und Ende-Datum angelegt werden.

• Studiengang*: Alle aktiven und inaktiven Studiengänge zur Auswahl
• Kohorte*: Für den Studiengang verfügbare Kohorten zur Auswahl, durch die Zuordnung der Kohorte ist es möglich die Daten der Kohorte direkt in die Buchung zu übernehmen, dazu zählen „Beginn“, „Ende“, sowie das automatische Anlegen des Werdegangs zu dieser Studenten-Buchung anhand der Kohorten-Daten
• Schwerpunkt 1-3: Optional konfigurierbar für die Angabe eines Schwerpunkts im gewählten Studiengang. Der gewählte Schwerpunkt kann in der Buchung oder unter Prüfungsleistung < Buchungsinformationen bearbeitet werden. 
• Beginn*: Entweder aus den Kohorten-Daten übernommen, oder bei Bedarf individuell zu pflegendes Datumsfeld für den regulären Studienstart
• Ende*: Entweder aus den Kohorten-Daten übernommen, oder bei Bedarf individuell zu pflegendes Datumsfeld für das reguläre Studienende
• Immatrikulationsdatum
• Abschlussziel: Auswahlfeld, wird bei Immatrikulation aus dem korrespondierendem Feld im Studiengang übernommen, relevant für die dt. Hochschulstatistik
• Exmatrikulationsdatum: Relevant für die dt. Prüfungsstatistik, definiert u.a. das Semester der Exmatrikulation
• Exmatrikulationsgrund: Auswahlfeld, relevant für die dt. Prüfungsstatistik
• Tag der Abschlussprüfung: Ausgabe in der dt. Prüfungsstatistik. Der Tag der Abschlussprüfung kann in der Buchung oder unter Prüfungsleistung < Buchungsinformationen bearbeitet werden.
• MNR: Kann automatisch generiert werden (Konfiguration), Ausgabe in der dt. Hochschulstatistik
• Status: Zeigt die Studenten-Status zur Auswahl, die unter „Einstellungen > Buchungsstatus“ gepflegt sind; Statuswerte sind relevant für die österr. BIS-Statistik
• Hörerstatus: Haupthörer, Nebenhörer, Studienkollegiat zur Auswahl, relevant für die dt. Hochschulstatistik

Je nach Konfiguration des Studiengangs können neben diesen Feldern auch weitere Informationen zum Studium notwendig sein, beispielsweise ein zweiter Schwerpunkt, Haupt- und Nebenfächer usw., die dann beim Anlegen der Studenten-Buchung ebenso abgefragt werden. Diese Felder können individuell mit Hilfe einer Datenquelle abgebildet werden.

Bei einer Studenten-Buchung sind die Schnellfunktionen „Bearbeiten“, „Deaktivieren“ und „Dokument drucken“ bei entsprechender Berechtigung des Nutzers möglich.

3. Profil hinzufügen

Das manuelle Anlegen eines Profils kann über folgende Wege erfolgen:

1. Über die Aktion „Neu“ der Schnellnavigation können „Stammdaten“ eingegeben werden. Es können zum „Profil erstellen“ allerdings nur Person, Dozent und Autor ausgewählt werden. Durch die hier wählbare Funktion „Weitere Profile hinzufügen“ eignet sich dieser Weg vor allem, um mehrere Profile hintereinander weg auf schnellem Wege in das System einzupflegen.
   
   
    
2. Aus der Startmaske der Personensuche kann in der Toolbar über „Anlegen“ ein neues Profil hinzugefügt werden. Hierbei können alle in academyFIVE verfügbaren Profiltypen erzeugt werden.
   
   
    
3. Die Maske „Interessenten suchen“ (Interessentenverwaltung), „Bewerber suchen“ und „Studenten suchen“ erlaubt direkt ein Profil mit der Rolle Interessent, Bewerber bzw. Student anzulegen. Ein „Neues Profil anlegen“ aus diesen Suchen heraus eignet sich vor allem, wenn schon bekannt ist, dass das neue Profil diese Rolle trägt: Es werden neben den Personendaten hierbei auch gleich die notwendigen Informationen abgefragt, um die Interessenten-Buchung, Bewerber-Buchung bzw. Studenten-Buchung bei diesem Profil zu erzeugen.
   
   
    

Ein Profil ist immer mindestens einem oder mehreren Standorten in academyFIVE zugeordnet. Profile können auch automatisch angelegt werden, indem sie durch ein Interessentenformular, die Onlinebewerbung oder ein anderes, mit academyFIVE verknüpftes System, erzeugt werden.

 

4. Profil archivieren, Profil löschen

Um Profile archivieren zu dürfen, muss ein Nutzer die entsprechenden Berechtigungen dafür besitzen. Dabei wird nach den Profiltypen „Interessenten, Bewerber, Studenten“, „Autoren“ und „Alle weiteren Profile“ unterschieden. Die Einstellung der Berechtigungen für Benutzergruppen kann durch den Systemadministrator erfolgen.

Das Archivieren eines Personenprofils kann aus dem Suchergebnis heraus erfolgen: 

1. In der Ergebnisliste der Großen Suche selektierte Profile können mit der Aktion „Löschen“ der unteren Toolbar ins Archiv verschoben werden. Damit ist diese Funktion auch für das Löschen mehrerer Profile gleichzeitig nutzbar.
   
   
    
2. In der Ergebnisliste der Kleinen Suchen steht im Kontextmenü die Aktion „Profil löschen“ zur Verfügung. Damit kann diese Funktion nur zum Löschen einzelner Profile nacheinander genutzt werden.
   
   

Durch die Aktion „Löschen“ bzw. „Profil löschen“ wird das Profil mit allen Informationen in das Archiv verschoben, aus dem heraus es bei Bedarf endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden kann.

Das Archiv für Personenprofile befindet sich in der Toolbar der Personensuche und ist nur für den Systemadministrator sowie für mit dem Recht auf Zugang zum Archiv versehene Nutzer sichtbar. Im Archiv ist eine Liste der gelöschten Profile einsehbar: Es wird Vor- und Nachname, Status, Archivierungsdatum und Nutzer, der das Profil archiviert hat, aufgelistet. Standortberechtigungen werden in dieser Liste nicht geprüft, unabhängig von den zugewiesenen Standorten des Nutzers werden alle Datensätze angezeigt.

Aus dem Kontextmenü der Archivliste kann für ein Profil „Endgültig löschen“ oder „Zurücksetzen“, also Wiederherstellen des Profils, gewählt werden.

• Das endgültige Löschen eines Profils entfernt dieses aus dem Archiv und damit aus dem System. Achtung: das Profil ist dann nicht mehr wiederherstellbar!
• Beim Wiederherstellen eines Profils werden Benutzergruppen („Berechtigte Gruppen“) aus Sicherheitsgründen nicht wiederhergestellt. Die Gruppenzugehörigkeiten müssen dem Profil manuell neu hinzugefügt werden. Auch Daten wie die Zuordnung zu Verteilern, Schlagwörtern, etc. können nicht wiederhergestellt werden.

Im Rahmen des Datenschutzes gibt es Vorgaben, nach welchen Regeln Personendaten aufbewahrt, archiviert und gelöscht werden müssen. Daher muss regelmäßig geprüft werden, wer diese Aktionen ausführen darf und in welchen Abständen sie durchgeführt werden müssen.

 

5. Buchung hinzufügen

Je nachdem welcher Buchungstyp erzeugt wird, wird einem Profil auch eine neue Rolle (Interessent, Bewerber oder Student) und die damit verknüpfte Berechtigung in academyFIVE zugewiesen.

Für das Erzeugen einer Buchung gibt es folgende Möglichkeiten:

1. in der Maske „Interessenten suchen“ (Interessentenverwaltung), „Bewerber suchen“ und „Studenten suchen“ wird beim Anlegen eines neuen Interessenten-, Bewerber- oder Studenten-Profils auch eine Buchung Interessent, Bewerber oder Student mit den jeweils hierfür notwendigen Informationen erzeugt.
    
2. In einem Personenprofil gibt es in der Toolbar als Aktion den Button „Buchung hinzufügen“. Dabei steht nun der Buchungstyp Interessent, Bewerber oder Student zur Auswahl und es können die hierfür notwenigen Informationen eingepflegt werden.
   
   
    
3. In einem Profil werden sowohl die inaktiven als auch die aktiven Buchungen angezeigt, damit die Buchungshistorie vollständig einsehbar bleibt. Aus einem Buchungstyp kann durch Schnellfunktionen der nächste Buchungstyp erzeugt werden:
   Aus einem Interessenten kann über die Aktion „Bewerbung“ in der Interessenten-Buchung eine Bewerber-Buchung für das Profil angelegt werden - die Interessenten-Buchung wird somit deaktiviert.
   Aus einer Bewerber-Buchung kann über die Aktion „Immatrikulation“ eine neue Studenten-Buchung für das Profil erstellt werden - die Bewerber-Buchung wird deaktiviert.
   
   
    
   

   Um die Schnellfunktionen zur „Bewerbung“ und „Immatrikulation“ nutzen zu können, müssen die Status definiert sein, die eine Bewerbung und Immatrikulation zulassen, und auf Wunsch die jeweilige Schnellfunktion in Ihrem System aktiviert werden. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Ansprechpartner. Zudem muss ein Nutzer die Berechtigung besitzen diese Aktionen durchführen zu dürfen.

    
   An welchen Status der Buchung die Schnellfunktionen geknüpft sind, sollte bei Ihnen intern dokumentiert werden, damit die Voraussetzungen klar sind, wann die Schnellfunktionen in den Buchungstypen Interessent und Bewerber verfügbar sind.
    
4. Aus dem Suchergebnis der Bewerbersuche kann für ausgewählte Profile über den Button „Aktion“ in der Toolbar die Funktion „Immatrikulation“ gewählt und ausgeführt werden. Sind die Profile in einem Bewerbungs-Status, in dem eine Immatrikulation erlaubt ist, wird damit eine neue Studenten-Buchung angelegt.
   
   
   
    

6. Buchung deaktivieren, Buchung löschen

Nur Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten und/oder Löschen von Interessenten-, Bewerber- und/oder Studentenprofilen und zum Bearbeiten der Buchungen können diese auch deaktivieren und löschen.

Mit dem Button „Deaktivieren“ im Tab „Daten“ im Personenprofil können Buchungen deaktiviert werden. Eine Buchung sollte zum Ende des Studiums (z.B. Graduation, Exmatrikulation oder Studienabbruch) abgeschlossen und deaktiviert werden, wenn eine Folgebuchung erstellt wird. Damit wird bei Studierenden mit mehreren Buchungen (Bachelor, Master) die Übersicht, welche Buchung dem aktuellen Studium entspricht, klarer.

Ist die Studierendenbuchung die letzte Buchung des Profils, bleibt diese als aktiv stehen.

„Bewerber inaktiv“, „Student inaktiv“ und „Interessent inaktiv“ bedeutet, dass das Profil mit dieser Buchung nicht mehr in der Gruppe im Navigationsbaum aufgelistet wird. Um die Personensuche zu optimieren, werden außerdem inaktive Buchungen nicht automatisch bei der Suche berücksichtigt, sondern können nur in den Kleinen Suchen explizit mit durchsucht werden.

Eine Buchung löschen erfolgt in der Daten-Ansicht im Personenprofil über den Button „Löschen“ in der Maske „Buchung bearbeiten“. Die Buchung und alle damit verbundenen Daten werden damit komplett aus dem Personenprofil entfernt. Diese Aktion wird in den Log-Einträgen protokolliert (inkl. der ID der Buchung), ansonsten ist im Profil nicht mehr ersichtlich, dass diese Buchung bestanden hat.