Rechnungsdokumente archivieren

Für eine datenschutzkonforme Aufbewahrung von Finanzdaten gibt es die Möglichkeit, diese zu archivieren.

Wird ein Personenprofil erfolgreich gelöscht, werden alle vorhandenen Finanzdokumente (PDF) ins Archiv verschoben und sind nicht mehr in der academyFIVE Oberfläche sichtbar. Wie ein Personenprofil gelöscht werden kann, wird im folgendem Beitrag erklärt: Profiltypen & Buchungen

Die Rechnungsdokumente können dann im Archiv über Archivierte Daten heruntergeladen werden. 
Referenzdatum für die Aufbewahrungsfrist ist das Ende des Kalenderjahrs des Rechnungsdatums. Pro Kalenderjahr gibt es einen Ordner im Archiv. Die Rechnungen werden anhand ihres Rechnungsdatums in dem jeweiligen Ordner gespeichert.

Fiktives Beispiel Amelie Bäcker:

Vor Löschung des Profils sind folgende Dateien/Rechnungen verfügbar:

Sobald das Profil gelöscht wurde, kann eine ZIP-Datei mit den Rechnungen heruntergeladen werden. Die Zahlungsplaneinträge, Rechnungen im Status „Entwurf" sowie alle Logeinträge werden gelöscht und sind nicht in der Datei vorhanden:

Zahlungseingänge mit Betrag, Zuordnung zur Rechnung und Datum sind im JSON-Format in der Archivierung einsehbar.

Wurden Rechnungen gesplittet, zum Beispiel weil eine Firma einen Teil der Rechnung übernimmt, wird die Profilrechnung ins Archiv verschoben und die Firmenrechnung bleibt im System sichtbar.

Profile mit offenen Rechnungen können nicht gelöscht werden.