Mahnungen

Wird eine Rechnung nicht beglichen, so kann eine Mahnung erzeugt werden. Dazu wird in der Rechnungssuche nach den Rechnungen gesucht, die angemahnt werden. Anschließend kann in der Toolbar über die Aktion „Mahnlauf starten“ für die selektieren Einträge der Prozess gestartet werden.


 
Die gewählten Einträge werden mit „Mahnlauf jetzt starten“ in den nächsten Status versetzt:
„Offen“ wird zu „1. Mahnung“, „1. Mahnung“ zu „2. Mahnung“, „2. Mahnung“ zu „Inkasso“. Dabei werden die Status „Storniert“ und „Bezahlt“ nicht berücksichtigt, falls diese angewählt wurden.

Mahngebühren können direkt im Zahlungsmodell bzw. beim Start des Mahnlaufs festgelegt werden: Im Zahlungsmodell definierte Mahngebühren lassen sich bei Bedarf beim Start des Mahnlaufs überschreiben. Sind im Zahlungsmodell keine Mahngebühren festgelegt, können diese direkt vor dem Start des Mahnlaufs eingetragen werden. Beim Start des Mahnlaufs erhöht sich der ausstehende Betrag um die Mahngebühr. Sind keine Mahngebühren notwendig, kann das Feld leer gelassen werden. Auf einem Mahndokument werden der Bezug zur Rechnung und die Mahngebühr ausgewiesen.

Für offene Rechnungen kann beim Starten des Mahnlaufs ein Fälligkeitsdatum für die beiden Mahnstufen hinterlegt werden. Das Datum gilt für die erstellten Mahnungen. Wenn kein neues Datum eingegeben wird, wird das bestehende Fälligkeitsdatum übernommen. Dieses Datum wird in der Rechnungsübersicht sowie im CampusWEB (FinancialBundle) angezeigt. Die Mahngebühren und das neue Fälligkeitsdatum werden in der Änderungshistorie protokolliert.

 

Es können mit

• „Herunterladen“ die neu erstellten Mahnungs-Dokumente als ZIP-Datei gespeichert werden
• „Teilnehmer informieren“ die angemahnten Teilnehmer mit einer Nachricht, internen Nachricht oder per E-Mail informiert werden. Es werden hierbei allerdings keine Dokumente verschickt, es erfolgt nur eine textliche Benachrichtigung.

Für die Einträge ist in der Rechnungsübersicht und im Personen- oder Firmen-Profil im Tab Finanzen unter „Rechnungen“ für die jeweiligen Rechnungsnummern neben dem Rechnungs-PDF das oder die Mahnungs-PDF verfügbar, ebenso wie im CampusWEB im Bereich Finanzen.

Für einzelne Einträge ist es auch über einen manuellen Statuswechsel möglich Mahnungen zu erzeugen.

Soll das Mahnungs-PDF per E-Mail verschickt werden, kann dies derzeit nur über den Download der Datei und durch einen manuellen Versand erfolgen, ein automatisches Verschicken über die E-Mailfunktion im Modul Finanzen selbst ist derzeit noch nicht vorgesehen.