Hochschulstatistik (Deutschland)

In Deutschland akkreditierte Hochschulen müssen regelmäßig Daten an das zuständige Statistische Landesamt übermitteln, das dann wiederum die Daten an das Statistische Bundesamt weiterleitet. academyFIVE unterstützt Hochschulen hierbei mit dem Modul „Hochschulstatistik“ (unter Statistik & Berichte). Die folgende Dokumentation erläutert Schritt für Schritt, welche Einstellungen und Daten für eine erfolgreiche Statistikmeldung erforderlich sind. academyFIVE unterstützt die Erstellung der Studierendenstatistik sowie der Prüfungsstatistik.

Übersicht:

1. Grundlegende Einstellungen
   1.1 Zugriffsberechtigungen
   1.2 Berichtshochschule
   1.3 Standort-Eigenschaften
2. Schlüsselverzeichnisse und Signaturen
   2.1 Datenquellen für bundesweite Schlüssel
   2.2 Landes- und hochschulspezifische Schlüssel für Studienfächer
3. Erforderliche Daten zu Studiengängen und Studierenden
   3.1 Daten in „Studiengänge & Kohorten“ pflegen
   3.2 Daten im Studierendenprofil pflegen
4. Studentenstatistik und Prüfungsstatistik
   4.1 Einstellungen zur Hochschulstatistik vornehmen
   4.2 Studentenstatistik generieren
   4.3 Prüfungsstatistik generieren
   4.4 Archiv mit praktischen Funktionen
   4.5 Statistik-Import

1. Grundlegende Einstellungen

Die Hochschule muss einmalig einige Einstellungen vornehmen, bevor Statistiken generiert werden können. Diese betreffen Zugriffsberechtigungen, die berichtende Hochschule sowie Standort-Eigenschaften.

1.1 Zugriffsberechtigungen

Für das Modul „Hochschulstatistik“ lassen sich Rechte granular vergeben – unter Einstellungen > Zugriffsberechtigungen > Abschnitt „Statistik & Berichte“.

Entsprechend des Berechtigungskonzepts der Hochschule können Administratoren beispielsweise den Personenprofil-Tab „Statistik“ je nach academyFIVE User ein-/ausblenden und gezielt zum Bearbeiten freigeben, um den Datenschutz zu erhöhen.

Statistiken erstellen können academyFIVE Anwender mit der Berechtigung„Hochschulstatistik bearbeiten und erstellen“. Wenn grundlegende Einstellungen zur Statistikgenerierung angepasst werden sollen, sind weitere Berechtigungen erforderlich – zum Beispiel für das Aktualisieren der Schlüsselverzeichnisse.

1.2 Berichtshochschule

Bevor Statistiken generiert und ausgegeben werden können, muss die Hochschule eine Berichtshochschule anlegen – via Statistik & Berichte > Hochschulstatistik > Berichtshochschule > Button „Neue Berichtshochschule“. So erkennt academyFIVE, für welche Hochschule und für welchen Standort die Statistik erstellt wird.

Festzulegen sind:

• Bezeichnung der Berichtshochschule
• Berichtende Hochschule (Dropdown-Auswahl)
• Berichtsland (Bundesland, Dropdown-Auswahl)
• Landesspezifischer Schlüssel (Dropdown-Auswahl)
• Prüfungsamt (Signatur) zur Unterscheidung der generierten Statistiken: Einzutragen von der Hochschule entsprechend des vom Statistischen Bundesamt vorgegebenen Formats
• Standort(e) aus academyFIVE

Es können mehrere Berichtshochschulen angelegt werden. Bei der Generierung der Statistik wählt die Verwaltung dann die zutreffende Berichtshochschule aus.

1.3 Standort-Eigenschaften

Unter Standort > Button „Standort Eigenschaften“ ist der Abschnitt „Informationen zur deutschen Hochschulstatistik“ zu pflegen. Die Informationen werden automatisch bei Immatrikulation im Personenprofil-Tab "Statistik" > Hochschulzugangsberechtigung > Abschnitt "Ort der angestrebten Abschlussprüfung" übernommen.

Standort-Eigenschaften VOR der Immatrikulation pflegen - denn nur dann können diese Informationen automatisch in den Personenprofil-Tab „Statistik“ übernommen werden

2. Schlüsselverzeichnisse und Signaturen

In Schlüsselverzeichnissen werden Angaben wie Beurlaubungs- und Exmatrikulationsgründe oder Studienfächer numerisch eindeutig definiert – mithilfe so genannter „Schlüssel“ oder „Signaturen“. So können Statistikberichte als Text-, CSV- oder Excel-Datei, die eindeutige Zahlenfolgen enthält, ausgegeben und die Daten beim Statistischen Bundesamt gemeldet werden.

2.1 Datenquellen für bundesweite Schlüssel

In academyFIVE können unter dem Modul „Datenquellen“ die Schlüsselverzeichnisse für folgende Statistikangaben eingesehen werden:

• Abschlussprüfung
• Beurlaubungsgründe
• Bundesländer
• Exmatrikulationsgründe
• Hochschulen
• Hochschulzugangsberechtigung (HZB)
• Kreise
• Staaten
• Studienarten
• Studienfächer
• Studienunterbrechung

Das Statistische Bundesamt gibt die Schlüssel heraus – im Regelfall jährlich, teils auch zwei Mal pro Jahr. Im Zuge der regelmäßigen Hauptversion-Updates stellt Simovative automatisch die neuste Schlüsselverzeichnis-Version in der jeweiligen Datenquelle zur Verfügung. Beim Update wird die neueste Version automatisch aktiviert. Es gilt: Je höher die Versionsnummer, desto aktueller die Version. Vorhergehende Versionsnummern bleiben aufgrund der besseren Nachvollziehbarkeit verfügbar.

2.2 Landes- und hochschulspezifische Schlüssel für Studienfächer

Unter Datenquellen > Statistik D-Studienfächer sind die vorgegebenen, bundesweit geltenden Standardsignaturen für die Fächer gelistet. Default werden diese Standardsignaturen verwendet. Alternativ können für die Fächer unter Hochschulstatistik landes- oder hochschulspezifische Studienfachsignaturen definiert werden.

Unter Statistik & Berichte > Landesspezifische Signaturen können Schlüssel pro Bundesland gepflegt werden. Sie stellen nur ein anderes Mapping zu den Standardsignaturen dar: Im Studiengang selbst wird der Originalschlüssel hinterlegt, bei der Meldung erkennt academyFIVE mithilfe einer Mapping-Tabelle den abweichenden landesspezifischen Schlüssel und meldet diesen.

Jede Hochschule kann eigene Signaturen nutzen. Unter Statistik & Berichte >Hochschulspezifische Studienfachsignaturen werden diese gepflegt und erscheinen daraufhin im Studiengang im Feld „Hochschulspezifisches Studienfach“ zur Auswahl; das Feld „Studienfach“ muss dann nicht mehr ausgefüllt werden. Studienfächer sind nicht deckungsgleich mit Studiengängen: Einem Studienfach ist ein Studiengang zugeordnet, dieser wiederum einer Studienform.

Sobald ein hochschulspezifisches Studienfach (Nummer wird vom Landesamt zugewiesen; zum Beispiel für „Hotel-Management“) verwendet wird, muss diese Signatur für die zugehörigen Studiengänge verwendet werden. Ein Studiengang wird definiert durch Studienfach, die Abschlüsse, die möglich sind, die Regelstudienzeit sowie die Studienform. Hochschulspezifische Schlüssel können standortspezifisch unterschieden werden und können daher teilweise die landesspezifischen Schlüssel ersetzen. Auch die hochschulspezifischen Schlüssel stellen nur ein anderes Mapping zu den Standardsignaturen dar: Im Studiengang selbst wird der Originalschlüssel hinterlegt, bei der Meldung erkennt academyFIVE mithilfe einer Mapping-Tabelle den abweichenden hochschulspezifischen Schlüssel und meldet diesen.

3. Erforderliche Daten zu Studiengängen und Studierenden

3.1 Daten in „Studiengänge & Kohorten“ pflegen

Aus dem Studiengang (Maske „Bearbeitung von Studiengängen“) sind folgende Daten relevant für die Statistik – und durch die Verwaltung entsprechend zu pflegen:

• Checkbox „Weiterbildung, Vorstudium": Zusätzlich zu den normalen Studienangeboten werden oft zahlreiche Angebote in den Bereichen Weiterbildung, Vorstudium etc. angeboten, welche nicht relevant sind für die offiziellen Hochschulstatistiken. Für diese Angebote kann die Verwaltung bei der Anlage des Studiengangs die Checkbox „Weiterbildung, Vorstudium“ aktivieren. Für diese Studiengänge wird dann bei der Anlage von Kohorten der Typ „Teilnehmer“ gesetzt. Dies wirkt sich auf die Einträge im Personenprofil > Tab „Werdegang“ der Teilnehmenden aus: Dort werden keine Hochschulsemester gezählt. 
• Feld „Regelstudienzeit“: Wird im Studiengang hinterlegt; weicht die in der Kohorte eingestellte Studiendauer ab, wird stattdessen diese für die Statistik verwendet (Studiengänge & Kohorten > Kohorten > Feld „Studiendauer“)
• Feld „Statistik – Studiumsart“: Nutzt die Hochschule die Konfiguration für Studienzeitmodelle, wird das Feld entsprechend vorbefüllt
• Feld „Studienfach“ (bei Verwendung der bundesweiten oder landesspezifischen Schlüssel) oder Feld „Hochschulspezifisches Studienfach“ (bei Verwendung der hochschulspezifischen Schlüssel)
• Feld „Abschlussziel“: Der hier hinterlegte Default-Wert wird bei der Immatrikulation in die Studierendenbuchungen der Studierenden übernommen und kann dort bei Bedarf im Feld „Abschlussziel“ für jeden Studierenden einzeln angepasst werden – bei erfolgten Anpassungen werden für die Statistik die Werte aus den Buchungen übernommen

 

3.2 Daten im Studierendenprofil pflegen

Aus der Buchung sowie den Personenprofil-Tabs „Daten“ (inkl. „Adressen“), „Statistik“ und „Werdegang“ werden diverse Daten in die Statistik übernommen.

Für die Verwaltung gilt es daher, die entsprechenden Daten zu pflegen. Teilweise können diese auch aus dem Modul „Onlinebewerbung“ übernommen werden. Insbesondere ist es wichtig, dass die Studierendenbuchung vollständig gepflegt ist und die Daten im Personenprofil-Tab „Werdegang“ stimmig sind. Der Werdegang wird im Zuge des Immatrikulationsprozesses aus der Studierendenbuchung generiert und enthält auch Angaben aus dem Tab „Statistik“ (zum Beispiel zu Hochschul-/Urlaubs-/Praxissemester).

Bei aktivierter Konfiguration für das semesterbasierte Studienmodell lässt sich in academyFIVE abbilden, dass Studierende je Semester zwischen dem Teil- und Vollzeit-Studienmodell wechseln. Die Angaben werden auch in die Hochschulstatistik übernommen. 

Die „Typen“ im Werdegang sind nicht änderbar – es existiert keine separate Datenquelle. Für die Statistik sind nur die auswählbaren Werte zugelassen. Im Feld „Typ“ wird der Default-Wert aus der Kohorte übernommen – definiert unter Studiengänge & Kohorten > Kohorte hinzufügen/bearbeiten > Tab „Zeitplan“ > Feld „Typ“. Bei Bachelor-Studiengängen wird dort häufig „Ersteinschreiber“ als Default-Wert für das erste Semester verwendet, bei Master-Studiengängen „Neueinschreiber“. Bei Bedarf lässt sich der Wert manuell anpassen. Hat etwa ein Studierender eines Bachelor-Studiengangs zuvor bereits studiert, ist er „Neueinschreiber“. „Ersteinschreiber“ hingegen sind Personen, die bislang noch nicht an einer Hochschule in Deutschland studiert haben. Personen, die bislang ausschließlich im Ausland studiert haben, werden ebenfalls als „Neueinschreiber“ gemeldet.

Personenprofil-Tab „Werdegang“: Der Typ „Exmatrikuliert“ sollte nicht verwendet werden, da er keine Auswirkungen in academyFIVE hat. Für die Statistik sind bei einer Exmatrikulation die Werte aus der Buchung in den Feldern „Exmatrikulationsdatum“ und „Exmatrikulationsgrund“ relevant.

Die „Beurlaubungsgründe“ referenzieren auf Statistik-Tabellen des Statistischen Bundesamtes und sollten deshalb nicht erweitert oder abgeändert werden.

Die Angaben zum „Studienstatus“ sind nicht editierbar – es existiert keine Datenquelle.

4. Studentenstatistik/Prüfungsstatistik

Sind die unter Kapitel 1 bis 3 genannten Schritte erfolgt, kann die Hochschule Statistiken erstellen.

Eine Studentenstatistik beinhaltet Daten aus der Studierendenbuchung, den Personenprofil-Tabs „Daten“ (inkl. „Adressen“), „Werdegang“ und „Statistik“ sowie aus den Einstellungen zum Studiengang. Eine Prüfungsstatistik gibt neben Basiswerten der Studierenden Daten zu Prüfungen aus.

4.1 Einstellungen zur Hochschulstatistik vornehmen

Über den Button „Einstellungen“ unter Hochschulstatistik wird festgelegt, welche Buchungsstatus gemeldet werden und welche Schlüsselverzeichnis-Version verwendet wird. Die Daten werden aus den zugehörigen Datenquellen gezogen.

Abschnitt „Berichtseinstellungen“: Die im Feld „Studierende mit folgendem Status ignorieren“ ausgewählten Buchungsstatus werden nicht in die Statistik übernommen. Bei gedrückter Strg-Taste lassen sich mehrere Buchungsstatus gleichzeitig ausschließen. Wurde bereits eine Auswahl getroffen, kann diese wieder aufgehoben werden – durch nochmaliges Anklicken der/des Buchungsstatus bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste. Default ist kein Wert vorausgewählt.

Abschnitt „Schlüsselverzeichnis“: Es steht die aktuelle Version zur Installation vom Server bereit.

4.2 Studentenstatistik generieren

Eine Studentenstatistik wird wie folgt erzeugt: Unter Statistik & Berichte > Hochschulstatistik im Feld “Bericht“ „Studentenstatistik“ auswählen und den Button „Speichern“ anklicken.

Es öffnet sich die Maske „Studentenstatistik“. Hier werden festgelegt:

Version Schlüsselverzeichnis: Default ist die Version vorausgewählt, die unter Hochschulstatistik > Button „Einstellungen“ definiert wurde; empfehlenswert ist es, die neueste Version zu verwenden

Berichtende Hochschule: Zur Auswahl stehen die unter Hochschulstatistik > Berichtshochschule angelegten Berichtshochschulen

Eingereichte Studenten ausschließen: Option „Ja“ schließt bei dieser Statistikgenerierung Studierende aus, die in dem ausgewählten Berichtssemester bereits gemeldet wurden – Hinweis: Es werden dabei nur Statistiken berücksichtigt, die im Archiv als eingereicht markiert wurden; Option „Nein“ berücksichtigt alle Studierenden, unabhängig davon, ob sie für das Semester bereits gemeldet wurden

Jahr und Berichtssemester: Jahr und Semester, für das die Statistik erstellt wird

Abschnitt„Studienprogramme“: Nur die ausgewählten Studiengänge werden bei der Statistikgenerierung berücksichtigt

Erzeugt wird die Studentenstatistik mit den gewünschten Einstellungen durch Anklicken des Buttons „Speichern“.

Der erzeugte Bericht steht zum Download zur Verfügung – unter

• „Bericht herunterladen“ als Excel-Datei
• „Daten-Datei herunterladen“ im Datei-Format .txt
• „CSV-Datei herunterladen“ für den .CORE-Upload

In der Datei sind alle Felder beschrieben, die in die Statistik einfließen. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern und deren Herkunft bietet dieser Helpcenter-Beitrag: https://simovative.zendesk.com/hc/de/articles/202187871-Erl%C3%A4uterungen-zur-Hochschulstatistik-Deutschland-.

Für die erfolgreiche Übermittlung der Daten an das zuständige Statistische Landesamt muss die Hochschule die Header-Zeile in der CSV-Datei entweder entfernen oder in den .CORE-Einstellungen festlegen, dass die erste Zeile die Header-Zeile ist.

Der Abschnitt „Berichtsprotokoll“ gibt einen Überblick über etwaige Fehler, Warnungen und Nachrichten. Bei Fehlern erleichtern die direkte Verlinkung auf das Personenprofil, die Angabe der Academy ID des Studierendenprofils in Klammern sowie die Fehlerbeschreibung das Beheben:

Der Abschnitt „Studienprogramme“ listet alle für diese Statistik berücksichtigten Studiengänge.

Falls Fehler aufgetreten sind und behoben wurden, muss die Statistik erneut generiert werden.

4.3 Prüfungsstatistik generieren

In der Prüfungsstatistik werden primär Prüfungsinformationen ausgegeben. Daten, die ausschließlich für die Studentenstatistik erhoben werden, sind gemäß der Vorgaben des Statistischen Bundesamtes nicht enthalten.

Die Prüfungsstatistik berücksichtigt alle Personen, die im Berichtssemester eine Abschlussprüfung abgelegt haben – unabhängig davon, ob sie diese bestanden oder nicht bestanden haben. Studienabbrecher fließen nicht in die Prüfungsstatistik ein. Entscheidend ist, dass die Studierendenbuchungsfelder „Tag der Abschlussprüfung“ und „Exmatrikulationsdatum“ gepflegt sind und im entsprechenden Semester liegen und dass das Semester, in dem sich der Tag der Abschlussprüfung und das Exmatrikulationsdatum befinden, im Werdegang des Studierenden vorhanden ist. Außerdem muss einer der folgenden Exmatrikulationsgründe vorliegen: "Beendigung des Studiums nach bestandener Prüfung" oder "Beendigung des Studiums nach endgültig nicht bestandener Prüfung/Vorprüfung". Nur Exmatrikulierte, die alle diese Bedingungen erfüllen, werden in der Prüfungsstatistik gemeldet.

Für eine korrekte Zuordnung zum Bezugssemester ist das Datum der Abschlussprüfung (Feld „Tag der Abschlussprüfung“ in der Buchung) entscheidend: Liegt es im Bezugssemester, wird der Studierende gemeldet. Damit werden potenzielle Fehlmeldungen von vornherein vermieden: Wenn etwa die Abgabe noch im Wintersemester erfolgt, die Bewertung aber erst im Sommersemester vorliegt, muss im Feld „Tag der Abschlussprüfung“ das Abgabedatum der Prüfung erfasst werden. Liegt dieses im Wintersemester, so wird der Studierende für das Wintersemester in der Statistik gemeldet. Sollte im Feld „Tag der Abschlussprüfung“ kein Datum gepflegt sein, greift die Angabe im Feld „Exmatrikulationsdatum“ in der Buchung.

Bei Studienangeboten, die nicht mit einer GPA-Berechnung abgeschlossen werden, sondern mit „bestanden“/„nicht bestanden“ muss in der Buchung des Studierenden im Feld „Exmatrikulationsgrund“ die Option „Beendigung des Studiums nach bestandener Prüfung“ ausgewählt werden. Wird so ein Studienangebot erfolgreich bestanden, werden in der Prüfungsstatistik die entsprechenden Felder befüllt. So können diese Studienangebote korrekt in der Prüfungsstatistik ausgewiesen werden – ohne händische Nachbearbeitung

Erzeugt wird die Prüfungsstatistik wie folgt: Im Feld “Bericht“ (unter Statistik & Berichte > Hochschulstatistik) die Option „Prüfungsstatistik“ auswählen und den Button „Speichern“ anklicken. Alle weiteren Schritte erfolgen analog der Generierung der Studentenstatistik.

4.4 Archiv mit praktischen Funktionen

Im Archiv – erreichbar via Statistik & Berichte > Hochschulstatistik > im Feld „Bericht“ „Studentenstatistik“ bzw. „Prüfungsstatistik“ auswählen > Button „Speichern“ > Button „Archiv“ – sind die bereits generierten Berichte einsehbar.

Das Archiv bietet Suchmöglichkeiten nach Jahr, Berichtssemester und dem Kriterium „Statistik eingereicht?“.

Das Kontextmenü – erreichbar per Linksklick auf den jeweiligen Bericht – bietet folgende Funktionen zu den gefilterten Berichten:

• Daten-Datei herunterladen zum Download der .txt-Datei
• Bericht herunterladen zum Download der Excel-Datei
• Details öffnet den Überblick zur jeweiligen Studenten- bzw. Prüfungsstatistik, inkl. des Berichtsprotokolls (Fehler, Warnungen, Nachrichten) und der berücksichtigten Studienprogramme
• Studierende anzeigen listet die enthaltenen Studierenden, samt Matrikelnummer, Kohorte und Studienprogramm
• Als eingereicht markieren kennzeichnet den Bericht als „eingereicht“; bei der Generierung von weiteren Studenten- bzw. Prüfungsstatistiken können die darin gelisteten Studierenden ausgeschlossen werden – über die Option „Ja“ im Feld „Eingereichte Studierende ausschließen?“
• Einreichung zurücknehmen bei bislang als „eingereicht“ gekennzeichneten Berichten

4.5 Statistik-Import

Bereits eingereichte, aber nicht mit academyFIVE erstellte Statistiken lassen sich in academyFIVE importieren. Bitte sprechen Sie hierzu Ihre zuständigen Ansprechpartner aus Projektmanagement und Service an.

Unser Beitrag: "Erläuterung zur Hochschulstatistik (Deutschland)" enthält die Excel-Tabelle, die für die Statistik verwendet wird, sowie eine Übersicht der häufigsten Fehler, die auftreten können.