Tab „Statistik“ im Bewerbenden- und Studierendenprofil

Im Personenprofil von Bewerbenden und Studierenden ist der Tab „Statistik“ für berechtigte Nutzende einsehbar. Hier werden die persönlichen Krankenkassendaten sowie Informationen für die Hochschulstatistik gepflegt. Alle Felder aus dem Statistik-Tab in academyFIVE sind äquivalent zu den Feldern im Statistik-Bundle im CampusWEB bzw. der Onlinebewerbung.

Überblick:

1. Krankenkassendaten
2. Hochschulzugangsberechtigung (HZB)
3. Auslandsaufenthalte
4. Bereits studiert?
5. Bereits graduiert?
6. Bereits promoviert?
7. Log
8. Zugriffsrechte für den Tab Statistik

Grundlegende Hinweise: Die für die Hochschulstatistik notwendigen Daten und Schlüssel werden bei Änderungen durch das Statistische Landesamt automatisch in academyFIVE angepasst, sodass bei der Pflege der Daten stets die aktuell geltenden Informationen gesetzt werden. academyFIVE prüft die Daten im Hintergrund automatisch auf Plausibilität. So können auffällige Angaben von der Hochschulverwaltung umgehend entdeckt und korrigiert werden – vor Erstellung der Statistik. Erfüllen die Daten eines Profils nicht die Plausibilitätsanforderungen, werden im Statistik-Tab Fehlercode, Fehlermeldung sowie bei den betroffenen Feldern ein Dreick-Icon eingeblendet, sodass die Verwaltung handeln kann.

1. Krankenkassendaten

Folgende Felder können zur Pflege der Krankenkassendaten genutzt werden:

Die Eingabefelder zu den Krankenkassendaten erscheinen nur, wenn die Schnittstelle zur elektronischen Übermittlung der Krankenkassendaten in Ihrem academyFIVE System aktiviert ist.

• Nachweis: In diesem Feld wird eingetragen, ob die betreffende Person meldepflichtig ist oder nicht; „Erforderlich“, „Nicht erforderlich“ und „Befreit“ steht zur Auswahl
• Krankenkasse: Hier muss die Krankenkasse der Person aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden, damit die Meldung der Hochschule bei der richtigen Krankenkasse ankommt
• Versicherungsstatus: Der Versicherungsstatus wird nur durch die Krankenkasse vergeben und kann nicht durch die Hochschule geändert werden
• Krankenversichertennummer: In diesem Feld wird die individuelle Versichertennummer eingetragen, beginnend mit einem Buchstaben und gefolgt von 9 Ziffern
• Zuletzt geändert: Sobald eine Änderung an den Krankenkassendaten erfolgt, wird ein aktueller Zeitstempel gesetzt. Dies geschieht automatisch durch academyFIVE und muss nicht händisch vorgenommen werden.
• Meldestatus: Der Meldestatus stellt den Status der Kommunikation mit den Krankenkassen dar und wird über die Datenabfrage via Schnittstelle gefüllt. So erhält die Verwaltung einen Überblick darüber, welcher Studierende sich in welchem Status befindet.

2. Hochschulzugangsberechtigung (HZB)

In folgenden Feldern werden die Informationen zur Hochschulzugangsberechtigung gepflegt. Im Tooltip ist jeweils angegeben, welchem Feld in der Hochschulstatistik das Feld in academyFIVE entspricht (bspw. EF122 bei Jahr des Erwerbs):

• Jahr des Erwerbs: Zur Eingabe des Jahres, in dem die HZB erworben wurde (bspw. 2022)
• Art: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Art der HZB. Hier ist immer diejenige HZB anzugeben, die den ersten Zugang zum deutschen Hochschulsystem erlaubt (hat). Dies gilt auch, wenn die Art der HZB beim ersten Zugang zum deutschen Hochschulsystem nicht zum aktuellen Studiengang berechtigen würde. Für den Fall, dass beim ersten Zugang zum deutschen Hochschulsystem eine schulische und eine andere Hochschulzugangsberechtigung vorliegt, ist die höchste schulische HZB anzugeben.
• Datum des Erwerbs: Kann nur in der Onlinebewerbung gesetzt werden. Das Jahr wird automatisch aus dem Datum übernommen. (Gilt nicht in die andere Richtung!)
• Gesamtnote: Kann nur in der Onlinebewerbung gesetzt werden. Wird nicht in die Hochschulstatistik übertragen!
• Bundesland/Ausland: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zum Bundesland/Ausland, in dem die HZB erworben wurde
• Kreis/Staat: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zum Kreis/Staat, in dem die HZB erworben wurde

Wenn das im Feld „Jahr des Erwerbs“ eingetragene Jahr eine Differenz von weniger als 16 Jahren zum Geburtsjahr aufweist, wird ein Hinweis eingeblendet. Das trägt dazu bei, dass nicht unbeabsichtigt Studierende unter 16 Jahren gemeldet werden. Es handelt sich um einen Hinweis mit Informationscharakter – die Eingaben können dennoch vorgenommen werden.

Berufspraktische Tätigkeiten

• Berufsausbildung mit Abschluss: Auswahl aus einem Dropdown-Menü, „Nein“ oder „Ja“ zur Auswahl
• Praktikum oder Volontariat: Auswahl aus einem Dropdown-Menü, „Nein“ oder „Ja“ zur Auswahl

Ort der angestrebten Abschlussprüfung

• Bundesland/Ausland: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zu Bundesland/Ausland, in dem voraussichtlich die Abschlussprüfung stattfinden wird; ist das Feld nicht befüllt, wird der Standort der Kohorte aus der Bewerber- bzw. Studierendenbuchung übernommen
• Kreis/Staat: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zu Kreis/Staat, in dem voraussichtlich die Abschlussprüfung stattfinden wird; ist das Feld nicht befüllt, wird der Standort der Kohorte aus der Bewerber- bzw. Studierendenbuchung übernommen
  
  

3. Auslandsaufenthalte

Haben Bewerbende oder Studierende bereits einen oder mehrere Auslandsaufenthalte absolviert, können diese Informationen hier gepflegt werden.

• Semester, in dem der Studierende/Bewerbende den Auslandsaufenthalt abgeschlossen hat. 
• Buchung des Studierenden/Bewerbenden
• Land des Auslandaufenthalts
• Mobilitätsprogramm: beispielsweise Erasmus
• Aufenthaltszweck: Zweck des Aufenthalts, etwa Studium, Praktika, oder ähnliches
• Institution, an der der Auslandsaufenthalt absolviert wurde
• Von*/Bis*: Zeitraum des Auslandsaufenthalts
  
• Dauer in Monaten
• Kommentar: Der Kommentar wird nur intern angezeigt
• ECTS erworben: erworbene ECTS +an der Institution im Ausland
• ECTS angerechnet: anerkannte ECTS des Studierenden/Bewerbenden

4. Bereits studiert?

Hat ein Bewerbender oder Studierender bereits eine oder mehrere Hochschulen besucht oder besucht parallel eine weitere Hochschule, werden diese Informationen hier hinterlegt:

Allgemeine Informationen (vorherige Hochschulen in Deutschland)

• Anzahl Hochschulsemester insgesamt: Zur Eingabe der Anzahl der Hochschulsemester an deutschen Hochschulen insgesamt einschließlich Urlaubs- und Praxissemester. Diese werden als Grundlage für die Berechnung des korrekten Werdegangs im academyFIVE Profil verwendet.
• Anzahl Fachsemester: Zur Eingabe der Anzahl der angerechneten Fachsemester für dieses Studium. Diese werden als Grundlage für die Berechnung des korrekten Werdegangs im academyFIVE Profil verwendet.
• Anzahl Urlaubssemester: Zur Eingabe der Anzahl der Urlaubssemester an deutschen Hochschulen insgesamt. Diese werden als Grundlage für die Berechnung des korrekten Werdegangs im academyFIVE Profil verwendet.
• Anzahl Praxissemester: Zur Eingabe der Anzahl der Praxissemester an deutschen Hochschulen insgesamt. Diese werden als Grundlage für die Berechnung des korrekten Werdegangs im academyFIVE Profil verwendet.
• Semester am Studienkolleg: Zur Eingabe der Anzahl der Semester an einem deutschen Studienkolleg
• Anzahl der Unterbrechungssemester insgesamt im gleichen Studiengang: Zur Eingabe der Anzahl der Unterbrechungssemester insgesamt im gleichen Studiengang
• Arten der Studienunterbrechung: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe der Art der Studienunterbrechung (bspw. Mutterschutz, Freiwilligendienst)

Daten der Ersteinschreibung (vorherige Hochschule in Deutschland oder im Ausland)

• Hochschule: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe der Hochschule der Ersteinschreibung. Für Hochschulen im Ausland steht nur eine Signatur 9990 zur Verfügung.
• Immatrikulationssemester: Auswahl aus einem Dropdown-Menü, „Wintersemester“ und „Sommersemester“ zur Auswahl
• Jahr der Immatrikulation: Zur Eingabe des Jahres der Immatrikulation der Ersteinschreibung

Einschreibung an einer anderen Hochschule

• Hochschule: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe der Hochschule der weiteren Einschreibung. Für Hochschulen im Ausland steht nur eine Signatur 9990 zur Verfügung.
• Abschlussprüfung: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe der Abschlussprüfung der Einschreibung an einer anderen Hochschule
• Studienfach: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des Studienfachs der Einschreibung an einer anderen Hochschule
• 2. Studienfach: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des 2. Studienfachs der Einschreibung an einer anderen Hochschule
• 3. Studienfach: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des 3. Studienfachs der Einschreibung an einer anderen Hochschule

Studium im vorherigen Semester

1. Studiengang sowie 2. Studiengang

• Hochschule: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des Studiums im vorherigen Semester. Für Hochschulen im Ausland steht nur eine Signatur 9990 zur Verfügung.
• Abschlussprüfung: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe der Abschlussprüfung des Studiums im vorherigen Semester
• Studienfach: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des Studienfachs des Studiums im vorherigen Semester
• 2. Studienfach: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des 2. Studienfachs des Studiums im vorherigen Semester
• 3. Studienfach: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des 3. Studienfachs des Studiums im vorherigen Semester

Werden im Rahmen der Bewerbung – also bevor eine Immatrikulation erfolgt – im Personenprofil-Tab „Statistik“  > Akkordeonmenü „Bereits studiert?“ Angaben zu einem vorherigen Studium an einer deutschen oder ausländischen  Hochschule gespeichert, werden die Einträge im Personenprofil-Tab „Werdegang“ automatisch entsprechend angepasst: Das Profil wird mit dem Typ „Neueinschreiber“ erfasst anstatt mit dem Typ „Ersteinschreiber“.

5. Bereits graduiert?

Hat der Bewerbende oder Studierende bereits einen Hochschulabschluss (Graduation), werden die Daten wie folgt angegeben:

Letzte Abschlussprüfung / Vorletzte Abschlussprüfung

• Hochschule: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe der Hochschule der letzten Abschlussprüfung. Für Hochschulen im Ausland steht nur eine Signatur 9990 zur Verfügung.
• Abschlussprüfung: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe der Art letzten Abschlussprüfung
• Studienfach: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zur Angabe des Studienfachs der letzten Abschlussprüfung
• Monat: Zur Angabe des Monats der letzten Abschlussprüfung
• Jahr: Zur Angabe des Jahres der letzten Abschlussprüfung
• Datum des Erwerbs: Kann nur in der Onlinebewerbung gesetzt werden. Monat und Jahr werden automatisch aus dem Datum übernommen. (Gilt nicht in die andere Richtung!)
• Prüfungsergebnis: Auswahl aus einem Dropdown-Menü, „bestanden“ und „nicht bestanden“ zur Auswahl
• Gesamtnote: Zur Eingabe der Note der letzten Abschlussprüfung

6. Bereits promoviert?

• Art der Promotion - 1. Prüfung: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zu Art der Promotion zur 1. Prüfung
• Art der Promotion - 2. Prüfung: Auswahl aus einem Dropdown-Menü zu Art der Promotion zur 2. Prüfung

7. Log

Alle Änderungen der Daten sowohl über den Profil-Tab "Statistik" als auch in der Onlinebewerbung und im CampusWEB durch den Bewerbenden bzw. Studierenden, werden mitgeloggt, damit diese jederzeit nachvollzogen werden können. Mit dem Button „Letzte Aktivität“ kann das Log durch die Verwaltung jederzeit eingesehen werden.

8. Zugriffsrechte für den Tab "Statistik"

Der Tab „Statistik“ im Personenprofil in academyFIVE kann nur von berechtigten Nutzern eingesehen werden.

Unter Einstellungen > Zugriffsberechtigungen > „Statistik" ist folgende Vergabe von Berechtigungen möglich: 

• Hochschulstatistik (Deutschland) 
  • Weitere Informationen finden Sie unter dem Link Studentenstatistik und Prüfungsstatistik
  • Mit dem Recht „Schlüsselverzeichnis aktualisieren“ kann die aktuelle Version des Schlüsselverzeichnisses installiert, beziehungsweise generell das Schlüsselverzeichnis auf die aktuelle Version für die Generierung angepasst werden. 

Aus Sicherheitsgründen kann dieses Recht für bestimmte Rechtegruppen nur von Simovative gesetzt werden. Systemadministratoren wird das Recht nicht unter Zugriffsberechtigungenim System angezeigt.

Außerdem können zusätzlich Berechtigungen für Profiltabs gesetzt werden.