Personenprofile suchen

Über verschiedene Suchfunktionen können Personenprofile in academyFIVE gesucht werden. Bei allen Suchen werden die Berechtigungen des Nutzenden berücksichtigt: Es werden also nur Profile durchsucht und angezeigt, für die der Nutzende die Gruppen- und Standortberechtigung hat.

Überblick:

1. Supersuche
2. Große Suche
3. Kleine Suchen

3.1. Interessenten suchen
3.2. Bewerber suchen
3.3. Studenten suchen

4. Aktionen aus den Suchen heraus

1. Supersuche

Die Supersuche ist eine schnell aufrufbare Suche, bei der ein Begriff in academyFIVE in fest ausgewählten Datenfeldern gesucht wird. Welche Felder bei dieser Suche berücksichtigt werden, kann durch die Verwaltung konfiguriert werden. Je mehr Felder durchsucht werden sollen, desto länger dauert allerdings die Suche.

Folgende Feldauswahl ist standardisiert möglich: Academy ID, Adresszusatz, Anrede, Bemerkung, Benutzername, E-Mail, Fax, Firmenname, Geburtsdatum, Geburtsland, Geburtsname, Geburtsort, Internet, Kampagne, Land, Loginname, Matrikulationsnummer, Mobiltelefon, Name, Ort, Ortszusatz, PLZ, Sonstiges, Staatsangehörigkeit, Straße, Telefon, Titel, Vorname.

Weitere Felder des Personenprofils, beispielsweise aus dem Tab „Weitere“, können bei Bedarf zur Auswahl gestellt werden. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Customer Service.

Sie sollten intern die Felder dokumentieren, die in der Supersuche durchsucht werden. Somit wissen die Mitarbeiter, ob das von Ihnen erwartete Suchergebnis mit den möglichen Treffern übereinstimmt.

Die Supersuche kann über zwei verschiedene Möglichkeiten durchgeführt werden:

1. In der Schnellnavigationsleiste befindet sich die Supersuche „Suche nach Personen…“. Ein Klicken auf die Lupe löst die Suche aus. Der Verlauf Button neben der Lupe ruft die „Zuletzt besuchten Profile“ auf und ermöglicht diese zu durchsuchen, außerdem kann das „Historie löschen“ der Supersuche ausgeführt werden.
   
   
    
2. Über die Personensuche kann unter „Suchbegriff“ ebenso die Supersuche ausgelöst werden.
   
   

2. Große Suche

Die Personensuche wird auch als „Große Suche“ bezeichnet, da hier alle Personenprofile berücksichtigt werden. In der Großen Suche können drei Bereiche durchsucht werden, die in den einzelnen Tabs „Personen“, „Gruppen“ und „Verteiler“ dargestellt sind. Zu beachten ist, dass die im ersten Tab “Personen” getroffenen Auswahlkriterien auf den nächsten Tab “Gruppen” vererbt werden, so dass hier insgesamt eine sehr umfangreiche Suchmöglichkeit besteht.

 

Die Suchkriterien der drei Tabs:

1. Personen, bei den als Suchfelder die Datenfelder des Tabs „Daten“ aus dem Personenprofil zur Auswahl stehen.
    
2. Gruppen, für die Kriterien bestimmter Gruppen den Berechtigten für die Suche zur Verfügung gestellt werden.
   • Statuswerte der Interessentenbuchungen für die Gruppe Interessenten
   • Statuswerte der Bewerberbuchung für die Gruppe Bewerber
   • Statuswerte der Studierendenbuchung für die Gruppe Studenten
   • alle in academyFIVE angelegten Berechtigungsgruppen als sonstige Gruppen
   • alle Kohorten
   • alle Studiengänge
   • alle Planungsgruppen des gewählten Standortes.
     • Dabei kann nach: Semester, Profil, Kohorte und Aktiven / Deaktiven Planungsgruppen gefiltert werden

     • Bereits gewählte Planungsgruppen können über ein Löschen Icon wieder aus dem Filter entfernt werden

3. Verteiler, für die gespeicherte „Verteiler“ und gespeicherte „Abfragen“ als Suchkriterien verwendet und kombiniert werden können.

Ein Klick auf einen Buchstaben der ABC Leiste unter dem Suchmenü entspricht einer Suche nach dem gewählten Anfangsbuchstaben der Profil-Namen. Bereits gespeicherte Suchen können über das Dropdown-Menü im Feld "Abfragen" aufgerufen werden. 

In der Personensuche wird nur nach aktiven Buchungen gesucht, inaktive Buchungen können nur in den Kleinen Suchen explizit berücksichtigt werden. Bei den Adressdaten werden nur aktive Korrespondenzadresse durchsucht, weitere Adressen bleiben unberücksichtigt.

3. Kleine Suchen

Als „Kleine Suchen“ werden die Interessenten-, Bewerber- und Studenten-Suchen bezeichnet, die aufgrund der zugrundeliegenden Suchkriterien die Suchen auf bestimmte Profile beschränken – und damit schneller zu einem Ergebnis führen als die Große Suche: Für die Suche nach Interessenten, Bewerbenden oder Studierenden werden nur Profile beachtet, die diese Rolle im System durch ihre Interessenten-, Bewerber- oder Studenten-Buchung haben.

Außerdem besteht für Bewerbende und Studierende die Möglichkeit im Tab „Weitere“ der Suchmaske die Profile nach speziellen hochschuleigenen Daten zu durchsuchen, wenn diese als Datenquellenfelder gepflegt worden sind. Dazu wird in der Datenquelle die Checkbox "In der Suche berücksichtigen" angewählt. Die Suchkriterien beider Tabs, „Allgemein“ und „Weitere“ liefern dann gemeinsam das entsprechende Suchergebnis der kleinen Suche.

Über die angehakte Checkbox "In der Suche berücksichtigen" in der Datenquelle können die individuellen Datenfelder aus dem Tab „Weitere“ in die kleine Suche eingebunden werden.

3.1. Interessenten suchen

In der Suche nach Interessenten werden regulär nur Profile durchsucht, die eine aktive Interessenten-Buchung haben. Für die Suche gibt es drei Möglichkeiten:

1. Die Suche in der Interessentenverwaltung, bei der eine Kombination aus Profildaten und Daten der Interessenten-Buchung durchsucht werden können. Nur in dieser Maske kann „Inaktive Buchungen durchsuchen?“ explizit angewählt werden, so dass deaktivierte Interessenten-Buchungen nun auch berücksichtigt werden.
   
   
    
2. Die Gruppe im Navigationsbaum anzeigen, wobei hier die Buchungsstatus für Interessenten, die im System definiert wurden, als Gruppen angezeigt werden. Ein Klick auf eine Gruppe listet im Suchergebnis alle Profile auf, deren Interessenten-Buchung diesen Status hat.
   
   
    
3. In der Personensuche, indem zu den allgemeinen Suchkriterien zusätzlich unter dem Tab „Gruppen“ die Interessenten-Status genutzt werden.
   
   
     

3.2. Bewerber suchen

In der Suche nach Bewerbenden werden regulär nur Profile durchsucht, die eine aktive Bewerber-Buchung haben. Für die Suche gibt es drei Möglichkeiten:

1. Die Bewerbersuche, bei der eine Kombination aus Profildaten und Daten der Bewerber-Buchung durchsucht werden können. Nur in dieser Maske kann „Inaktive Buchungen durchsuchen?“ explizit angewählt werden, so dass deaktivierte Bewerber-Buchungen nun auch berücksichtigt werden.
   Es besteht außerdem noch die Möglichkeit den Tab „Weitere“ zu nutzen, in dem hochschulindividuelle Bewerber-Felder für die Suche zur Verfügung gestellt werden können, die das Suchergebnis verbessern können.
   
   
    
   Als Besonderheit der Bewerber-Suche kann auch noch die Bewerber-Tab-Suche erfolgen, in der für eine bestimmte Onlinebewerbung nach Vollständigkeit oder Unvollständigkeit eines bestimmten Bewerbungstabs gesucht wird.
   
   
    
2. Die Gruppe im Navigationsbaum anzeigen, wobei hier die Bündelung der Gruppen je nach Konfiguration des Systems entweder nach Jahr > Semester > Studiengang > (Schwerpunkt) > Buchungsstatus der Bewerbung oder nach Jahr > Studiengang > (Schwerpunkt) > Buchungsstatus der Bewerbung erfolgt.
   
   
    
3. In der Personensuche, indem zu den allgemeinen Suchkriterien zusätzlich unter dem Tab „Gruppen“ die Bewerber-Status genutzt werden.
    
   
    

3.3. Studenten suchen

In der Suche nach Studierenden werden regulär nur Profile durchsucht, die eine aktive Studenten-Buchung haben. Für die Suche gibt es drei Möglichkeiten:

1. Die Studentensuche, bei der eine Kombination aus Profildaten und Daten der Studenten-Buchung durchsucht werden können. Nur in dieser Maske kann „Inaktive Buchungen durchsuchen?“ explizit angewählt werden, so dass deaktivierte Studenten-Buchungen nun auch berücksichtigt werden. Es besteht außerdem noch die Möglichkeit den Tab „Weitere“ zu nutzen, in dem hochschulindividuelle Studenten-Felder für die Suche zur Verfügung gestellt werden können, die das Suchergebnis verbessern können.
   
   
    
2. Die Gruppe im Navigationsbaum anzeigen, wobei hier die Bündelung der Gruppen nach Studiengang > Kohorte > (Schwerpunkt) erfolgt. Dabei werden im Navigationsbaum in Lila die weiblichen und in blau die männlichen Studierenden dargestellt.
   
   
    
3. In der Personensuche, indem zu den allgemeinen Suchkriterien zusätzlich unter dem Tab „Gruppen“ die Studenten-Status genutzt werden.
   
   
    

4. Aktionen aus den Suchen heraus

Je nach Ansicht und Berechtigung des Nutzenden stehen folgende Funktionen in der Toolbar der einzelnen Personensuchen zur Verfügung:

• Neue Suche: Löscht die bisher getroffenen Suchkriterien für eine neue Suche
• Suche Speichern: Ermöglicht das Speichern eines Suchergebnisses, um es für die „Abfragen“ im Such-Tab „Verteiler“ nutzen zu können
• Suchoptionen: Ermöglicht den dafür berechtigten Nutzern die Feldauswahl für die Suche fest zu setzen
• Import: In das System können mittels einer csv-Datei Stammdaten importiert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihre Simovative Ansprechperson.
• Export: Die in der Ergebnisliste der Suche selektierten Profile können in eine Microsoft Excel XLS Datei exportiert werden.
  Die für den Export mögliche Feldauswahl aller Daten des Personenprofils kann auf Wunsch konfiguriert werden, wenden Sie sich dazu dann bitte an den Customer Service.
  Standardmäßig stehen folgende Felder zur Verfügung:
  Profildaten: Anrede, Bewerbungsdatum, Immatrikulationsnummer, Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Titel, Geburtsname, Bemerkung
  Adressdaten: Straße, PLZ, Ort, Ortszusatz, Land
  Kontakt-Informationen: Fax, Internet, Mobiltelefon, Telefon
  Eine feste Auswahl an Feldern kann auch als Export-Vorlage konfiguriert und gespeichert werden, so dass für oft wiederkehrende Exporte diese Funktion schnell und über alle Nutzer einheitlich zur Verfügung steht. Diese Aufgabe erfolgt ebenfalls über den Customer Service.
• Nachricht senden: Zum Versenden einer Nachricht an alle selektierten Profile kann „E-Mail senden“ oder „Interne Nachricht senden“ aus der Suche heraus genutzt werden
• Seriendruck starten
• Dokument drucken
• Zuordnen: Den selektieren Profilen kann in einer Massenaktion eine Gruppe, ein Schlagwort, ein Verteiler, eine Aufgabe, eine Kampagne oder ein Antrag zugeordnet werden.
• Duplikate suchen: Ermöglicht anhand der Felder AcademyID, Name, Vorname und E-Mail nach Duplikaten zu suchen
• Duplikate: Ermöglicht das Zusammenführen zweier im Suchergebnis ausgewählter Profile
• Archiv
• Alle anzeigen
• Alle an- bzw. abwählen
  

In der Interessentensuche stehen noch diese Funktionen in der Toolbar zur Verfügung:

• Neu: Ein neues Interessentenprofil hinzufügen
• Alle Exportieren: Hierbei werden alle Profile der Suchergebnisliste exportiert, unabhängig von der Selektion der Profile
• Aktion: Es kann für die im Suchergebnis selektieren Profile ein „Statuswechsel“ (optional mit Benachrichtigung per E-Mail) durchgeführt werden
• Farbkategorie: Weist den im Suchergebnis selektierten Profilen eine neue Farbkategorie zu
• Löschen
  
  
  
  

In der Bewerbersuche kann noch auf folgende Funktionen der Toolbar zurückgegriffen werden:  

• + Bewerber: Ein neues Bewerber-Profil hinzufügen
• Filter: Ermöglicht, das Suchergebnis mit weiteren Filtern zu verfeinern
• PDF: Ein im System hinterlegtes Dokument kann hier für den PDF-Druck konfiguriert werden
• Aktion: „Status ändern“, „Zahlungsplan erstellen“, „Studienabschnitt setzen“, „Assessment Day zuweisen“, „Assessment Gruppe zuweisen“, „Immatrikulation“, „Community-Zugriff freischalten“, „Community-Zugriff aufheben“ und ggf. weitere Aktionen
  
  
   
  

In der Studentensuche stehen diese Funktionen zur Verfügung:

• + Student: Ein neues Studenten-Profil hinzufügen
• PDF: Ein im System hinterlegtes Dokument kann hier für den PDF-Druck konfiguriert werden
• Aktion: „Status ändern“, „Zahlungsplan erstellen“, „Studienabschnitt setzen“, „Assessment Day zuweisen“, „Assessment Gruppe zuweisen“, „ausgewählte Studenten rückmelden“, „Studienverlauf aus Kohorte übernehmen“, „Community-Zugriff freischalten“, „Community-Zugriff aufheben“ und ggf. weitere Aktionen