Zahlungsmodelle

Zahlungsmodelle sind die Grundlage für regelmäßig auftretende Zahlungsforderungen für Personenprofile, wie beispielsweise Aufnahmegebühren, Studiengebühren oder Semesterbeiträge.

Überblick: 

1. Übersicht der Zahlungsmodelle
2. Zahlungsmodell hinzufügen
   2.1 Semester
   2.2. Monatlich
   2.3 Tage
   2.4 Positionen
3. Zahlungmodell bearbeiten, kopieren oder löschen
    

1. Übersicht der Zahlungsmodelle

In der Übersicht der Zahlungsmodelle werden alle gültigen Zahlungsmodelle angezeigt sowie die wichtigsten Grundinformationen aufgelistet. Es können neue Zahlungsmodelle hinzugefügt und bestehende Modelle bearbeitet, kopiert oder gelöscht werden. Außerdem ist eine Filterung nach Studienprogramm sowie Kostenstelle möglich, und es kann „Ungültige anzeigen“ gewählt werden, um auch nicht mehr gültige Zahlungsmodelle einsehen zu können.
 

2. Zahlungsmodell hinzufügen

Beim Anlegen eines neuen Zahlungsmodells sind folgende Grundangaben einzupflegen:

• Standort*: Es können ein oder mehrere Standorte zugewiesen werden, für den das Zahlungsmodell gilt; abgeglichen wird mit dem Standort der Buchung, bzw. falls keine Buchung vorhanden, dann mit dem Standort des Profils
• Bezeichnung*
• Bankverbindung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Bankverbindung des oder der passenden Standorte zur Auswahl
• Währung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Währung des oder der passenden Standorte zur Auswahl
• Kostenstelle: Zeigt die unter Kostenstellen gepflegten Daten des oder der passenden Standorte zur Auswahl, welcher Kostenstelle das Zahlungsmodell zugewiesen werden soll, Autocomplete-Feld
• Buchungstyp: „Studium" oder „Bewerbung stehen zur Auswahl.
  Wird der Buchungstyp „Bewerbung" ausgewählt, erscheinen zwei weitere Felder, die nach erfolgter Zahlung eine direkte Immatrikulation des Bewerbenden ermöglichen: „Immatrikulation" und „Immatrikulationsdatum". Gibt es eine aktive Bewerbendenbuchung sowie einen entsprechenden Zahlungsplan und sind auch die grundlegenden Voraussetzungen für eine Immatrikulation erfüllt (Kohorte zugewiesen, richtiger Buchungsstatus, etc.), dann erfolgt, wenn die Rechnung im Status „bezahlt" ist, die Immatrikulation für diesen Bewerbenden. Dabei wird eine Studierendenbuchung erzeugt und die Bewerbendenbuchung deaktiviert.
• Gültig bis: Optional die Angabe eines Datums; nicht mehr gültige Zahlungsmodelle werden in der Übersicht ausgeblendet und können auch nicht für die Generierung von Zahlungsplänen ausgewählt werden
• Studiengang: Dem Standort zugordnete (aktive und abgeschlossene) Studiengänge zur Auswahl; es können mehrere Studiengänge zugewiesen werden
• Status Bewerberbuchung: Ist der Buchungstyp Bewerber ausgewählt, wird hier aus den unter Einstellungen > Buchungsstatus gepflegten Bewerber-Buchungsstatus derjenige ausgewählt, für den das Zahlungsmodell gelten soll; Einfachwahl
• Rückmeldung: Nur für Buchungstyp Student; ist dieses Feld angewählt, ist eine automatische Rückmeldung bei Zahlungsmodellen mit semesterweisen Zahlungen möglich
• Mangebühren 1. Mahnung und 2. Mahnung: Zur Angabe der Mahngebühren

Nun werden die konkreten semesterbezogenen, monatlichen oder tagesbezogenen Zahlungsweisen erstellt. Einem Zahlungsmodell können eine oder mehrere unterschiedliche Zahlungsweisen hinzugefügt werden. Für Bewerber stehen nur semesterbezogene, für Studierende alle drei Zahlungsweisen zur Verfügung.

2.1 Semester

Semesterweise Zahlungsweisen eines Zahlungsmodells werden für Zahlungen verwendet, die

• für Bewerber mit dem Semester der Bewerbung oder für ein bestimmtes Semester anfallen
• für Studierende pro Semester (eines oder mehrere Semester) notwendig sind.

Als Modell für Bewerber sind diese Informationen anzugeben:

• Modus*: Semesterbasiert oder "Ab Datum der Zulassung"
• Start Semester*: Semester der Bewerbung oder mögliche aktive Sommer- und Wintersemester zur Auswahl
• Tage vor Semesterbeginn*: z.B. 14 für 14 Tage vor Semesterbeginn
• Zahlungsbestätigung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen, wird hier ein Dokument eingebunden, kann sich der Studierende im CampusWEB das Dokument nach vollständiger Zahlung der Rechnung als Zahlungsbestätigung selbst herunterladen
  
  
   

Als Modell für Studenten sind folgende Daten einstellbar:

• Relatives Startsemester*: z.B. 1 für erstes Fachsemester oder 3 für drittes Fachsemester, relevant ist hierfür das Fachsemester aus dem Werdegang des Profils
• Oder Absolutes Startsemester*: Mögliche aktive Sommer- und Wintersemester zur Auswahl
• Ausführungen*: Wie oft in Folge soll das semesterbasierte Zahlungsmodell angelegt werden, z.B. 4 für vier Semester nacheinander
• Fälligkeit* in Tag(en) vor oder nach Semesterbeginn bzw. Semesterende, relevant ist hierfür das Semesterbeginn- und Semesterende-Datum unter Einstellungen > Semester, oder Tag und Monat zum Semester (Sommersemester z.B. mit Angabe 15.01. und Wintersemester mit der Angabe 15.07.)
• Zahlungsbestätigung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen, wird hier ein Dokument eingebunden, kann sich der Studierende im CampusWEB das Dokument nach vollständiger Zahlung der Rechnung als Zahlungsbestätigung selbst herunterladen
  
  
   

2.2 Monatlich

Monatliche Zahlungsweisen eines Zahlungsmodells werden für Zahlungen verwendet, die pro Monat mit Immatrikulation oder Studienbeginn des Studierenden notwendig sind. Folgende Informationen können hier gepflegt werden:

• Beginn*: Immatrikulationsdatum oder Studienbeginn zur Auswahl, relevant ist hierfür das jeweilige Datum aus der Studentenbuchung des Profils
• Monate nach Beginn*: Wie viele Monate nach Beginn (Immatrikulation oder Studienbeginn) wird die Zahlung fällig, Angabe von Monaten; Beispiel: Die Eingabe der Zahl "1" entspricht einem Fälligkeitsdatum im Folgemonat der Immatrikulation/des Studienbeginns
• Ausführungen*: Wie oft in Folge soll das monatliche Zahlungsmodell angelegt werden, z.B. 4 für vier Monate nacheinander
• Fällig am Tag*: Mit welchem Tag des Monats soll das monatliche Zahlungsmodell erzeugt werden, 1-28 bzw. letzter Tag des Monats zur Auswahl, z.B. 3 für jeden 3. des Monats
• Zahlungsbestätigung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen, wird hier ein Dokument eingebunden, kann sich der Studierende im CampusWEB das Dokument nach vollständiger Zahlung der Rechnung als Zahlungsbestätigung selbst herunterladen
  
  
   

2.3 Tage

Tagesbezogene Zahlungen eines Zahlungsmodells werden für einmalige Zahlungen für Studierende verwendet.

• Beginn*: Immatrikulationsdatum oder Studienbeginn zur Auswahl, relevant ist hierfür das jeweilige Datum aus der Studentenbuchung des Profils
• Tage nach Beginn*: Wie viele Tage vor oder nach Beginn soll das tagesbasierte Zahlungsmodell erzeugt werden, z.B. 30 für 30 Tage nach Beginn oder -10 für 10 Tage vor Beginn
• Zahlungsbestätigung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen, wird hier ein Dokument eingebunden, kann sich der Studierende im CampusWEB das Dokument nach vollständiger Zahlung der Rechnung als Zahlungsbestätigung selbst herunterladen
  
  
   

2.4 Positionen

Es können in der Zahlungsweise dann eine oder mehrere Positionen angegeben werden:

• Einzelpreis*: Positive wie negative Beträge (Rabatte) möglich
• Anzahl*: Wie oft soll der Einzelpreis berechnet werden
• Buchungstext*: Auf den Rechnungsdokumenten angezeigter Text zu dieser Position
• Mehrwertsteuer*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zu Mehrwertsteuer

3. Zahlungsmodell bearbeiten, kopieren oder löschen

In der Übersicht der Zahlungsmodelle sind über das Kontextmenü folgende Aktionen für ein bestehendes Zahlungsmodell möglich:

• Bearbeiten: Bei einer Änderung in einem Zahlungsmodell können auch in allen Profilen die Zahlungsplaneinträge aus diesem Zahlungsmodell, für die noch keine Rechnungen erzeugt wurden, mit „Speichern & Aktualisieren“ aktualisiert werden. Alternativ können die Änderungen am Modell ohne Aktualisierung der Zahlungspläne mit „Speichern“ gesichert werden.
• Kopieren: Wird ein Zahlungsmodells kopiert, werden die bestehende Zahlungspläne des Ausgangsmodells nicht mit kopiert, sondern nur die Grundangaben sowie die Positionen zur Zahlungsweise des Ausgangsmodells.
• Löschen: Das Löschen eines Zahlungsmodells ist nur möglich, wenn dieses noch nicht in Zahlungsplänen verwendet wurde, um eine Konsistenz der Daten zu haben. Wurde das Zahlungsmodell bereits verwendet, kann es aber als nicht mehr gültig eingestellt werden, so dass es aus der Liste der aktiven Zahlungsmodelle verschwindet und nicht mehr für neue Zahlungspläne genutzt werden kann.