Zahlungspläne

Ein Zahlungsplan sind die konkreten Zahlungsforderungen für einen Bewerber oder Studierenden und seine Bewerber- oder Studiengang-Buchung. Ein Zahlungsplan kann aus einem Zahlungsmodell entstehen oder ein individueller Zahlungsplan sein.

Überblick:

1. Zahlungspläne aus Zahlungsmodellen
2. Individuelle Zahlungspläne
3. Automatische Rückmeldung
4. Aktionen in der Zahlungsplanübersicht
    

1. Zahlungspläne aus Zahlungsmodellen

Aus den Zahlungsmodellen können nun konkrete Zahlungspläne auf Bewerber und Studierende übertragen werden. Ein Zahlungsplan ist immer mit einer konkreten Buchung des Profils (Bewerber-Buchung oder Studenten-Buchung) verknüpft. 

Wird z.B. bei einem Studierenden ein konkreter Zahlungsplan aus einem Zahlungsmodell erzeugt, wird im Profil die im Zahlungsmodell angegebene Anzahl an Zahlungsforderungen erstellt.

Zahlungspläne können auf zwei Wegen erzeugt werden. Dabei stehen je nach Buchungstyp (Bewerber, Student) nur die dafür möglichen (z.B. abhängig vom Status der Bewerberbuchung bzw. vom Studiengang) und gültigen Zahlungsmodelle zur Auswahl.

1. Über die Bewerbersuche und Studentensuche kann mit dem Button „Aktion“ aus der Toolbar des Suchergebnisses mit „Zahlungsplan erstellen“ ein Zahlungsmodell den gewählten Profilen zugewiesen werden. So kann diese Aktion über die Suche auch für alle Bewerber mit einem bestimmten Status oder eine gesamte Kohorte Studierender gesammelt erfolgen.
   
   
   Beim Erstellen von Zahlungsplänen wird die Rechnungsadresse vorausgewählt, wenn eine Adresse als Rechnungsadresse gekennzeichnet ist. Ist keine Adresse als Rechnungsadresse markiert, wird die Korrespondenzadresse verwendet.
   
   
2. Im Profil eines Bewerbers oder Studierenden kann im Tab "Finanzen" unter „Zahlungsplan“ ein neuer Eintrag über die Aktion „Oder von Zahlungsmodell“ hinzugefügt werden:

• • Buchung*: Buchung, für die der Zahlungsplan gelten soll; zeigt die aktiven und inaktiven Buchungen des Profils mit „Studiengangskürzel – Studiengangsname“ zur Auswahl
  • Zahlungsmodell*: Zeigt die möglichen Zahlungsmodelle in Abhängigkeit der gewählten Buchung
  • Semester: Optional; wirkt sich ausschließlich auf semesterweise Zahlungsplaneinträge aus; Bezugssemester, für das der Zahlungsplaneintrag erstellt werden soll
  • Beurlaubte Semester: Optional; wirkt sich ausschließlich auf semesterweise Zahlungsplaneinträge aus; bei aktivierter Checkbox wird auch dann ein Zahlungsplaneintrag erstellt, wenn das Bezugssemester ein Urlaubssemester ist
  • Empfängeradresse*: Zeigt alle im Profil gepflegten aktiven Adressen zur Auswahl
    
    

2. Individuelle Zahlungspläne

Im Profil eines Bewerbers oder Studierenden kann auch ein individueller Zahlungsplaneintrag erzeugt werden:

• Standort*: Es kann nur ein Standort zugewiesen werden
• Empfängeradresse*: Zeigt alle im Profil gepflegten aktiven Adressen zur Auswahl
• Währung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Währung
• Buchung*: Buchung für die der Zahlungsplan gelten soll, zeigt die aktiven und inaktiven Buchungen des Profils mit „Studiengangskürzel – Studiengangsname“ zur Auswahl
• Bankverbindung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Bankverbindung zur Auswahl
• Kostenstelle: Zeigt die unter Kostenstellen gepflegten Daten zur Auswahl, Autocomplete-Feld
• Zahlungsfrist: Eingabe eines konkreten Datums, oder innerhalb von 30 Tagen, wenn leer
• Zahlungsbestätigung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen
• Semester: Optional, für die automatische Rückmeldung aber notwendig
• Rückmeldung: Nur für Buchungstyp Student, ist dieses Feld angewählt, erfolgt eine automatische Rückmeldung
• Rechnungen aufteilen: Ist die Checkbox aktiviert, lässt sich der Zahlungsplaneintrag für eine Person in bis zu drei Rechnungen (1 Personenrechnung und 2 Firmenrechnungen) splitten. Die konkrete Aufteilung erfolgt über den Kurs oder die Kohorte.
  

Anschließend können eine oder mehrere Positionen hinzugefügt werden.

 

3. Automatische Rückmeldung

Eine automatische Rückmeldung kann an eine Zahlung gebunden werden und ist nur für Studenten-Buchungen möglich. Der Status des Studierenden im Werdegang wird dann für das betreffende Semester auf „Rückmelder“ und das Semester selbst auf aktiv gesetzt, sobald eine vollständige Zahlung der Rechnung erfolgt ist.

Für automatisch erstellte Zahlungspläne muss im Zahlungsmodell die Checkbox „Rückmeldung“ gewählt sein und eine semesterweise Zahlung eingebunden sein. Die Rückmeldung erfolgt dann für das Semester, für das die Rechnung aus diesem Zahlungsplaneintrag erstellt wurde, d.h. für ein bestimmtes Fach- oder Werdegangs-Semester, je nachdem welche Zuordnung im Zahlungsmodell gewählt wurde.

Für individuell erstellte Zahlungspläne muss im Zahlungsplaneintrag eine Buchung sowie ein Semester, für das die Rückmeldung ausgelöst werden soll, eingetragen sein, sowie die Checkbox „Rückmeldung“ angewählt werden.

Wird eine Rechnung, die an eine Rückmeldung gekoppelt ist und bereits vollständig bezahlt wurde, wieder geöffnet, d.h. der Status der Rechnung wird von „Bezahlt“ auf „Offen“ gesetzt, so wird auch die Rückmeldung rückgängig gemacht.
 

4. Aktionen in der Zahlungsplanübersicht

In der Übersicht der Zahlungspläne werden alle Profile gelistet, für die ein Zahlungsplaneintrag existiert. Es können anhand der folgenden Filter gezielt Profile und Profilgruppen gesucht werden.

• Status: Der Rechnung (Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert, Mahnung, Inkasso)
• Zahlungsfrist (von)
• Zahlungsfrist (bis)
• Zahlungsfrist: mit oder ohne Zahlungsfrist
• Studiengänge
• Kohorte
• Profilname
• Zahlungsmodell
• Werdegangstyp: Filtert gemäß Feld "Typ" (im Profil > Tab "Werdegang"); nur für semesterbezogene Zahlungsplaneinträge möglich
  

Durch einen Klick auf

• den Namen der Spalte kann die Ergebnisliste auf- bzw. absteigend nach dieser Spalte sortiert werden
• den Namen eines Profils wird direkt der Tab Finanzen dieses Profils aufgerufen
• das Zahlungsmodell erscheint eine Vorschau der möglichen Rechnung aus diesem Zahlungsplaneintrag, in der (1) „Aktivität“, (2) „Bearbeiten“ (wenn noch keine Rechnung erstellt wurde) oder „Status wechseln“ (wenn bereits eine Rechnung erstellt wurde – dann ist dies die Rechnungsvorschau) und ein Sprung zum (3) Profil des Empfängers genutzt werden kann, steht in dieser Spalte „Keine Zuordnung“, so ist dies ein individuell erstellter Zahlungsplan
  
  
   
• das Downloadsymbol der Rechnung (nicht für Status Entwurf) wird diese als PDF geöffnet
• die Rechnungsnummer erscheint die Rechnung in der Vorschau, in der (1) „Aktivität“, (2) „Status wechseln“, ein Sprung zum (3) Profil des Empfängers, zum (4) Profil des Erstellers der Rechnung, die Möglichkeit zur Eintragung einer (5) Zahlung sowie der (6) Download als PDF (nicht für Status Entwurf) möglich sind
  
  
   
• den Status ermöglicht direkt einen Statuswechsel.

In der Übersichtsliste der Zahlungspläne kann für selektierte Profile die Sammelaktion „Rechnung erstellen“ oder Zahlungsplaneintrag „Löschen“ gewählt werden. Rechnungen können hier nur erstellt werden, wenn ein konkreter Standort gewählt ist. Ein Löschen ist nur möglich, wenn für die Zahlungspläne noch keine Rechnung erzeugt wurde. 

Für einzelne Einträge ist je nach Status folgende Aktion über das Kontextmenü durchführbar:

• Bearbeiten
• Rechnung erzeugen
• Letzte Aktivität
• Rechnung als PDF
• Löschen