Zahlungen

Zahlungen sind die konkreten Geldeingänge, die zu gestellten Rechnungen zu verbuchen sind.
Das Einpflegen von Zahlungen ist sowohl manuell möglich als auch über den Import einer Datei aus einem anderen Buchhaltungssystem. Wird ein einbezahlter Betrag verbucht, der größer oder gleich dem offenen Rechnungsbetrag ist, wird der Status der Rechnung automatisch auf „Bezahlt“ gesetzt.

Überblick:

1. Zahlungen zu Rechnungen hinzufügen
2. Zahlungen importieren und nachpflegen
3. Zahlungen löschen
    

1. Zahlungen zu Rechnungen hinzufügen

Eine Zahlung Rechnungen zuzuordnen ist auf folgende Wege manuell möglich:

1. Über die Rechnungsliste im Kontextmenü eines Eintrages mit der Aktion „Zahlung“
2. Im Profil eines Bewerbers, Studierenden oder einer Firma im Tab Finanzen unter „Rechnungen“ über das Kontextmenü eines Eintrages mit der Aktion „Zahlungen“.

Zur Eingabe der Zahlungen öffnet sich ein Fenster mit folgenden Datenfeldern:

• Rechnungsbetrag zur Information
• Einbezahlter Betrag*
• Zahlungseingang*
• Kommentar
• Übernahme in nächste offene Rechnung: Ist diese Checkbox gewählt, können Zahlungen, die höher als der Rechnungsbetrag sind, der nächsten Rechnung aus diesem Zahlungsmodell gutgeschrieben werden

Und darunter die Übersicht über ggf. bereits eingetragene Zahlungen, die bei Bedarf auch gelöscht werden können. Am Ende ist noch die Summe der Zahlungen einsehbar: ausstehende Beträge in schwarz und Überzahlungen in + grün.


  

2. Zahlungen importieren und nachpflegen

Für diese Aktion muss zuvor ein Standort ausgewählt sein, anschließend wird im Baum unter Finanzen das Modul „Zahlungen“ aufgerufen.

Dort sind die Tabs "Zahlungsimport", "Nicht zugewiesene Zahlungen", "Zahlungszuordnung" sowie berechtigten "Protokoll" zu sehen.

Zahlungsimport

Für den Import wird eine CSV-Datei benötigt (CSV (Trennzeichen-getrennt)). Hat diese folgende Formatierung, ist der Upload möglich:

amount	bookingDate	paymentReason	currency	accountHolder	iban	bic	comment
99.99	dd.mm.yyyy	Rechnungsnummer oder Kundennummer	Code Währung	Profilname	IBAN	BIC	Kommentar
250.00	04.03.2020	Rechnungsnummer	EUR	Max Mustermann	DE02100100100006820101	OSDDDE81XXX	Beitrag
89.00	04.03.2020	Kundennummer	CHF	Max Mustermann	DE02100100100006820101	OSDDDE81XXX	Schulung A5

Dabei sind die ersten vier Spalten (rot) Pflichtfelder, die im Import vorkommen müssen. Die weiteren Felder sind optional. Als Separator kann ";" gesetzt werden.

Sofern Ihr System entsprechend konfiguriert ist, kann alternativ eine MT940/MT942-Datei für den Import genutzt werden.

Für den automatischen Abgleich kann ausgewählt werden (Mehrfachwahl möglich)

• Abgleich anhand der Rechnungsnummer oder
• Abgleich anhand der Matrikelnummer oder Debitoren-/Kundennummer
  
• Abgleich anhand der Bewerbungsnummer (Optional für die neue Onlinebewerbung)
• und des Betrages.

Dabei muss der Zahlende nicht unbedingt gleich dem Rechnungsempfänger sein. Zahlt beispielsweise eine Firma die Semestergebühren für mehrere Studierende zusammen, kann auch über den Verwendungszweck der Rechnung ein Abgleich erfolgen, wenn hier alle Studierenden mit ihren Matrikelnummern aufgeführt sind.

Eine automatische Zuordnung erfolgt, wenn anhand des oder der gewählten Abgleich-Parameter

• nur eine offene mit exakt dem gleichen Rechnungsbetrag vorhanden ist
• nur eine Rechnung existiert, und der Zahlungsbetrag um den erlaubten Prozentsatz höher als der eigentliche Rechnungsbetrag ist
• sobald es mehr als eine offene Rechnung zu einer Buchung oder einem Profil gibt, und die Summe der offenen Rechnungen exakt dem Zahlungsbetrag entspricht.

Der Abgleich der Importdatei mit den Daten, die automatisch zugeordnet werden können, kann im nächsten Schritt kontrolliert und bei Bedarf manuell nachgearbeitet werden. Ein Zahlungseingang wird nicht importiert, wenn keine Auswahl getroffen wurde.

Bei einer manuellen Zuordnung kann über die Rechnungsnummer, den Empfänger und die Kundennummer gesucht werden, auch eine Mehrfachauswahl in der Suchergebnisliste ist möglich. Werden eine oder mehrere Rechnungen einer Zahlung zugeordnet, wird eine Überzahlung der zuletzt ausgewählten Rechnung zugeschrieben.


 

Über „Auswahl importieren“ kann der Import ins System erfolgen.

Nicht zugewiesene Zahlungen

Zahlungseingänge, die nicht automatisch zugeordnet werden können und nicht manuell zugeordnet werden, werden hier in einer Liste gespeichert. Erfolgt später noch eine Zuordnung dieser Zahlungen, erlischt der Eintrag auf der Liste der nicht zugewiesenen Zahlungen.

Als Suchfilter stehen hier "Buchungsdatum", "Betrag", "Verwendungszweck", "IBAN", "BIC", "Kontoinhaber" und "Fehlergrund" zur Verfügung. Außerdem sind die Aktionen "Auswählen", "Splitten" und "Löschen" am Ende eines Eintrages möglich.


 

Zahlungszuordnung

Durch einen Klick im Tab "Nicht zugewiesene Zahlungen" am Ende eines Eintrages auf "Auswählen" springt der Nutzende in den Tab "Zahlungszuordnungen" und kann hier die konkrete Transaktion nacharbeiten. Alternativ kann mit den Pfeilen "Vorherige Transaktion" und "Nächste Transaktion" in der Zahlungszuordnung durch die Liste der nicht zugewiesenen Zahlungen geklickt werden.

Über die Suchfunktion nach "Name", "Matrikelnummer", "Rechnungsnummer" und "Studienprogramm" kann eine Suche nach noch offenen Rechnungen erfolgen. Die Ergebnisliste der offenen Rechnungen wird mit "Empfänger", "Rechnungsnummer", "Rechnungsstatus", "Betrag", "Ausstehender Betrag", "Ausstellungsdatum" und "Fälligkeitsdatum" dargestellt, über die Aktion "Zuweisen" kann eine konkrete Rechnung dann der aktuellen Transaktion zugewiesen werden.

Mit der Checkbox "Übernahme in nächste offene Rechnung" können Zahlungen, die höher als der Rechnungsbetrag sind, einer Rechnung aus einem Zahlungsmodell zugordnet werden - der noch übrige Restbetrag wird dann der nächsten Rechnung aus dieser Zahlungsmodellreihe gutgeschrieben.

Protokoll

Im Tab "Protokoll" ist eine Historie der Aktionen unter Zahlungen einzusehen.

3. Zahlungen löschen

Bereits geleistete Zahlungen können im Nachhinein auch wieder gelöscht werden. Dazu werden in der Rechnungsübersicht bei einem Eintrag im Kontextmenü über „Zahlungen“ die bereits geleisteten Zahlungen aufgerufen und bei Bedarf Einträge gelöscht. Wurde die Zahlung über den Zahlungsimport eingetragen, wird hier in der Historie die Zahlung mit "storniert" markiert.

Wird eine Rechnung storniert, für die eine Zahlung eingegangen ist, lässt sich die Zahlung einer anderer Rechnung der Person  zuordnen oder als Guthaben anrechnen. Dabei werden Betrag, Zahlungsdatum und Kommentar übernommen. Der Vorgang ist in der Änderungshistorie der Rechnung nachvollziehbar, der die Zahlung zugeordnet wurde. Das Feature ist verfügbar, wenn die Konfiguration für den neuen Zahlungsimport freigeschaltet ist. 

Wichtig: Mit dem Löschen der Zahlungen wird nicht automatisch auch der Status der Rechnung korrigiert, d.h. war die Rechnung mit dem Status „Bezahlt“ markiert, muss mit dem Löschen der Zahlung auch der Status der Rechnung manuell wieder auf „Offen“ gesetzt werden.