Statuswechsel von Rechnungen

Um eine Zahlungsaufforderung von einem in den nächsten Status zu bringen, ist ein Statuswechsel nötig.

Überblick:

1. Vorgesehene Rechnungsstatus
2. Automatischer Statuswechsel
3. Manueller Statuswechsel
4. E-Mail Benachrichtigung

1. Vorgesehene Rechnungsstatus

Folgende Rechnungsstatus sind im System vorgesehen:

• Entwurf
• Offen
• Bezahlt
• Storniert
• 1. Mahnung
• 2. Mahnung
• Inkasso
  

2. Automatischer Statuswechsel

Ein automatischer Wechsel eines Status einer Rechnung erfolgt nur, wenn eine Rechnung vollständig bezahlt wird. Dann wird der Status auf „Bezahlt“ gesetzt. Alle anderen Statuswechsel müssen manuell erfolgen – einzeln oder als Sammelaktion.

3. Manueller Statuswechsel

Der Wechsel des Status einer Rechnung kann über folgende Wege erfolgen:

1. In der Übersicht der Zahlungspläne durch einen Klick auf den „Status“ in der Spalte „Status":
   
   
    
2. In der Übersicht der Rechnungen durch einen Klick auf den „Status“ in der Spalte „Status" oder die Kontextmenü-Option „Status wechseln“ eines Eintrags:
   
   
    
3. In der Vorschau einer Rechnung in der Zahlungsplanübersicht oder der Rechnungsübersicht über den Klick auf den „Status“ im Vorschaufenster:
   
   
   
   
   
4. Im Profil von Bewerbenden, Studierenden oder Firmen im Tab „Finanzen" in der Rechnungsübersicht unter „Rechnungen“ durch einen Klick auf den „Status“ in der Spalte "Status" oder die Kontextmenü-Option „Status wechseln“ eines Eintrags oder in der Zahlungsplanübersicht unter „Zahlungsplan“ durch einen Klick auf den „Status“ in der Spalte „Status".
   
   

4. E-Mail Benachrichtigung

Die Verwaltung kann die Empfänger*innen beim Statuswechsel von Rechnungsdokumenten – zum Beispiel Mahnungen – via E-Mail benachrichtigen. Der E-Mail-Versand lässt sich zusammen mit dem Statuswechsel anstoßen. Dazu ordnet die Verwaltung den Status Textvorlagen zu (unter Finanzen > Einstellungen > Button „E-Mail Einstellungen“ > Spalten „E-Mail Template DE/EN“). 

Bei einem Statuswechsel eines Dokuments aktiviert sie die Checkbox „E-Mail versenden“. Die Empfänger*innen erhalten dann eine E-Mail in der Sprache, die in ihrem Personenprofil angegeben ist. Wird die Checkbox nicht aktiviert, erfolgt kein E-Mail-Versand.
Die Textvorlagen selbst werden hinterlegt unter Kommunikation > E-Mail > Textvorlagen.

Praxis-Tipp: Um Empfänger*innen nicht mit Benachrichtigungen zu überhäufen, empfiehlt es sich, nur für ausgewählte Status Textvorlagen zu hinterlegen und zum Beispiel bei einem Status „in Warteschlange“ die Felder leer zu lassen.