Textvorlagen

Dieser Artikel beinhaltet folgendes Inhaltsverzeichnis:

1. Allgemeines
2. Textvorlagen und Verzeichnisse erstellen
2.1 Formatierungsmöglichkeiten und Parameter
2.2 Verwalten von Textvorlagen und Verzeichnissen über den academyFIVE Baum
3. Erstellte Textvorlagen einbinden

1. Allgemeines

Es können von der Hochschulverwaltung selbständig Textvorlagen in academyFIVE erstellt und gepflegt werden, die für den Listenversand (im Kursmanagement) oder für das Versenden von E-Mails verwendet werden können. Diese Dokumentation ist eine Anleitung für den richtigen Umgang mit Textvorlagen. Grundsätzlich sind Textvorlagen nur von Administratoren des Systems löschbar.

 

2. Textvorlagen und Verzeichnisse erstellen

Um Standard-Textvorlagen beispielsweise für den Listenversand zu erstellen, kann vorab ein Verzeichnis für diese erstellt werden, damit die Textvorlagen kategorisiert sind und hierbei ersichtlich ist, für welchen Zweck diese verwendet werden sollen. Für den Listenversand kann man zum Beispiel ein Verzeichnis namens ‚Kursmanagement‘ erstellen, welches sofort auf die Funktion im Kursmanagement hinweist.

Unter dem Modul ‚Kommunikation‘ -> ‚Textvorlagen‘ sind alle bereits erstellten Textvorlagen einsehbar. Mit dem Button ‚Verzeichnis erstellen‘ in der Menüleiste des rechten Frames in academyFIVE kann ein neues Verzeichnis angelegt werden:

Dann wird folgender Dialog angezeigt, in dem man einen Namen für das Verzeichnis vergeben kann:

Sobald man mit linker Maustaste auf das neu erstellte Verzeichnis klickt, kann man unter ‚Öffnen‘ eine neue Textvorlage in diesem Ordner erstellen:

Dies ist mit dem Button ‚Neu‘ in folgender Ansicht möglich:

Unter ‚Bearbeiten‘ kann man den Namen für ein Verzeichnis editieren und unter ‚Löschen‘ kann man ein Verzeichnis mit allen Textvorlagen löschen. Über den Button ‚Neu‘ in der Haupt-Textvorlagenansicht (erreichbar via Klick auf ‚Textvorlagen‘ im Navigationsbaum) kann man auch Textvorlagen erstellen, ohne für diese ein separates Verzeichnis anzulegen.

Sobald man auf den Button ‚Neu‘ in einer der beiden Ansichten klickt, erscheint folgendes Fenster:

2.1 Formatierungsmöglichkeiten und Parameter

Mit dem Button kann ein fixer Anhang, der beim Versenden dieser Textvorlage verschickt werden soll, angehängt werden.

Diese Buttons ermöglichen ein Einfügen als unformatierten Text und ein Einfügen aus einem Microsoft-Word Text. Mit diesem Button können Variablen hinzugefügt werden, damit das Anschreiben noch persönlicher bzw. prozessorientierter wird.

Für die einzelnen Prozesse im System gibt es separate Kategorien mit Variablen, die Sie jederzeit verwenden können.

- Kategorie 'Allgemein':

• Die Variable {Passwort} setzt ein neues Passwort (auch wenn bereits im Profil ein Passwort vergeben ist) und ersetzt die Variable im Platzhalter der E-Mail durch das neu gesetzte Passwort. Das alte Passwort wird überschrieben.
• Die Variablen BIS.Sozialversicherungsnummer und BIS.Ersatzkennzeichen sind für das Zulassungsverfahren an österreichischen Fachhochschulen enthalten. Da es hier erforderlich ist, den Bewerbenden die Sozialversicherungsnummer bzw. das Ersatzkennzeichen zu übermitteln.
• Alle anderen Variablen geben die im Profil gesetzten Werte der jeweilgen Profilfelder aus

- Kategorie 'Passwort vergessen Academy Five':

- Kategorie 'Passwort vergessen Community':

- Kategorie 'Bewerberbuchung':

- Kategorie 'Anträge':

Für alle Textvorlagen, die für die Aktion "Antrag kommentiert" und "Antrag zugewiesen" verwendet werden, ist die Nutzung der Variable "Request_Form_Name" (Antragsname) möglich.

- Kategorie 'Prüfung' als Platzhalter für automatisch versandte E-Mails zu den Themen 'Prüfungsanmeldung', 'Änderung einer Prüfung' und 'Notenfreigabe'

- Kategorie 'Permanente Prüfungsanmeldung' (Prüfungsanmeldung Fernstudium):

- Kategorie 'Reguläre Prüfungsanmeldung' (Prüfungsanmeldung Präsenzstudium):

- Kategorie 'Report an Studienzentren: Anmeldungen vorhanden' (Prüfungsanmeldung Fernstudium):

- Kategorie 'Report an Studienzentren: Keine Anmeldungen vorhanden' (Prüfungsanmeldung Fernstudium):

- Kategorie 'Onlinebewerbung: Registrierung':

- Kategorie 'Anmeldung Assessment Day'

- Kategorie 'Abgabe-Management':

Die Variablen in geschweiften Klammern ({Variable}) werden in academyFIVE selbst immer als Variable und nicht aufgelöst dargestellt. Auch in Dokumenten, die einer Kontakthistorie hinzugefügt wurden, wird also immer die Variable angezeigt und nicht deren Auflösung im gedruckten Dokument.

Sie haben auch die Möglichkeit, Bilder in Textvorlagen einzubinden.

Ist das Bild im Medienmanager hinterlegt, setzt sich der Link - die Bild-URL, die man zum Einfügen des Bildes angeben muss - wie folgt zusammen:

InternetURL/img/Verzeichnisname/Bildname.jpg

Der Verzeichnisname wird in dem Ordner, in dem das Bild abgelegt wurde, angezeigt, der Bildname unterhalb des Bildes aufgeführt.

2.2 Verwalten von Textvorlagen und Verzeichnissen über den academyFIVE Baum

Sie können die Textvorlagen und Verzeichnisse auch über den academyFIVE Baum einsehen und dann bearbeiten. Navigieren können Sie über die +/- Symbole.

Klickt man auf eine Textvorlage im Baum, hat man im rechten Frame die Möglichkeit, direkt im Bearbeitungsmodus dieser Textvorlage Änderungen vorzunehmen. Bei Klick auf ein Verzeichnis erhält man im rechten Frame eine Auswahl der Textvorlagen dieses Verzeichnisses, im Kontextmenü sind diese dann bearbeit-, kopier- oder löschbar:

3. Erstellte Textvorlagen einbinden

Erstellte Textvorlagen können unter ‚Textvorlage‘ im Modul ‚Kommunikation‘ für neue E-Mails eingebunden werden:

Sobald man auf eine dieser Textvorlagen klickt, wird diese automatisch in den Textbereich der neuen E-Mail geladen.

Um Textvorlagen für den Listenversand einzubinden, kann man unter ‚E-Mail-Entwurf‘ in dem Listenversand-Dialog die richtige Textvorlage auswählen. Diese wird dann beim Listenversand mitgeschickt.