Textvorlagen

Die Hochschulverwaltung kann Textvorlagen in academyFIVE erstellen und pflegen. Diese können dann für Nachrichten an einzelne sowie an viele Personen verwendet werden – etwa für Anmeldebestätigungen, Statuswechsel-Benachrichtigungen oder allgemeine Informationen an Bewerbende, Studierende oder Dozierende.

Überblick:

1. Textvorlagen und Verzeichnisse erstellen
1.1 Formatierungsmöglichkeiten und Anhänge
1.2 Variablen für personalisierte Inhalte
1.3 Verwalten von Textvorlagen und Verzeichnissen
2. Erstellte Textvorlagen einbinden
3. Automatische E-Mail-Textvorlagen zuweisen

1. Textvorlagen und Verzeichnisse erstellen

Unter Information & Beratung > Kommunikation > E-Mail > Textvorlagen pflegt die Hochschule ihre Textvorlagen. Empfehlenswert ist es, vorab eine Verzeichnisstruktur anzulegen: So lassen sich die Textvorlagen thematisch kategorisieren und es ist auf einen Blick ersichtlich, für welchen Zweck die jeweilige Textvorlage verwendet wird.

Über den Button „Verzeichnis erstellen“ in der Menüleiste (unter Information & Beratung > Kommunikation > E-Mail > Textvorlagen) kann ein neues Verzeichnis angelegt werden. Dabei kann das Verzeichnis auch einem spezifischen Standort zugewiesen werden, um standortspezifische Textvorlagen gezielt zu verwalten.

Beim Anlegen kann jedes Verzeichnis benannt werden:

Per Linksklick auf das neu erstellte Verzeichnis lässt sich über die Option „Öffnen“ und den Button „Neu“ eine neue Textvorlage in diesem Ordner erstellen.

  

Unter „Bearbeiten“ kann der Name eines Verzeichnisses editiert und unter „Löschen“ ein Verzeichnis mit allen Textvorlagen gelöscht werden. Über den Button „Neu“ in der Haupt-Textvorlagenansicht (erreichbar via Klick auf „Textvorlagen“ im Navigationsbaum) können Sie auch Textvorlagen erstellen, ohne für diese ein separates Verzeichnis anzulegen.

Sobald Sie auf den Button „Neu“ in einer der beiden Ansichten klicken, erscheint folgendes Fenster:

1.1 Formatierungsmöglichkeiten und Anhänge

Über den Button „+ Anhang hinzufügen“ lässt sich ein fixer Anhang hinterlegen, der beim Versenden dieser Textvorlage automatisch mitverschickt wird.

Zwei weitere Buttons in der Editor-Leiste ermöglichen das Einfügen als unformatierten Text sowie das Einfügen aus einem Microsoft-Word-Text. So bleiben Formatierungen aus externen Quellen entweder erhalten oder werden gezielt entfernt.

Erfahrene Anwender*innen können über den Button „HTML“ direkt in der HTML-Quelle der Textvorlage arbeiten – etwa um manuell Markup zu pflegen oder Stylings zu prüfen.

 

1.2 Variablen für personalisierte Inhalte

Über einen weiteren Button im Editor können Variablen eingefügt werden, damit das Anschreiben persönlicher und prozessorientierter wird. Für die einzelnen Prozesse im System gibt es separate Kategorien mit Variablen, die jederzeit verwendet werden können.

Variablen in geschweiften Klammern ({Variable}) werden in academyFIVE selbst immer als Variable und nicht aufgelöst dargestellt. Auch in Dokumenten, die einer Kontakthistorie hinzugefügt wurden, wird also immer die Variable angezeigt und nicht deren Auflösung im gedruckten Dokument.

Kategorie „Allgemein“

Die Variablen dieser Kategorie geben die im Profil gesetzten Werte der jeweiligen Profilfelder aus. Zwei Sonderfälle:

• {Passwort} setzt ein neues Passwort (auch wenn bereits im Profil ein Passwort vergeben ist) und ersetzt die Variable im Platzhalter der E-Mail durch das neu gesetzte Passwort. Das alte Passwort wird überschrieben.
• {BIS.Sozialversicherungsnummer} und {BIS.Ersatzkennzeichen} sind für das Zulassungsverfahren an österreichischen Fachhochschulen enthalten und übermitteln den Bewerbenden die Sozialversicherungsnummer bzw. das Ersatzkennzeichen.

  

Kategorie „Passwort vergessen academyFIVE“

Variablen für Passwort-Reset-E-Mails im academyFIVE Backend.

Kategorie „Passwort vergessen Community“

Variablen für Passwort-Reset-E-Mails im Community-Bereich (CampusWEB).

Kategorie „Bewerberbuchung“

Variablen für Benachrichtigungen rund um Bewerberbuchungen, etwa Statuswechsel oder Buchungsbestätigungen.

Kategorie „Anträge“

Für Textvorlagen, die für die Aktionen „Antrag kommentiert“ und „Antrag zugewiesen“ verwendet werden, steht die folgende Variable zur Verfügung:

• {REQUEST_FORM_NAME} – Antragsname

Zusätzlich stehen unter „Antrag allgemein“ folgende Variablen zur Verfügung:

• {REQUEST_FORM_SUBMITTED_AT} – Antrag abgeschickt – Datum
• {REQUEST_FORM_EDITED_AT} – Antrag bearbeitet – Datum

Kategorie „Prüfung“

Für alle Textvorlagen im Zusammenhang mit Prüfungsanmeldungen und -berichten stehen die folgenden Variablen zur Verfügung. Zur leichteren Handhabung sind sie in Unterkategorien gegliedert.

Allgemeine Prüfungsdaten:

• {exam_code} – Prüfungskennung (z. B. ABC123)
• {exam_label} – Prüfungsname
• {exam_name} – Prüfungsname mit möglichen Teilprüfungen (z. B. Algebraische Topologie, Teilprüfung 1, Teilprüfung 2)
• {examination_period_name} – Prüfungszeitraum (z. B. Wintersemester)
• {exam_data_block} – Block mit Fachkürzel, Fachversion, Dozierenden und Prüfungsdatum (nur bei Prüfungsanmeldung über das ExamEnrolmentBundle)

Prüfungsdetails:

• {exam_id} – Prüfungs-ID (z. B. 12345) – nur in nicht-permanenten Einschreibefristen über das ExamEnrolmentBundle
• {exam_date} – Prüfungsdatum (z. B. 29.03.2025)
• {exam_start_time} – Startzeitpunkt der Prüfung (z. B. 10:00)
• {exam_end_time} – Endzeitpunkt der Prüfung (z. B. 11:00)
• {exam_rooms} – Prüfungsräume (z. B. A100)
• {room} – Raum (z. B. R32) – nur für Prüfungsanmeldungen in Studienzentren
• {timeblock} – Prüfungszeitblock (z. B. 10:15 – 12:15) – nur für Prüfungsanmeldungen in Studienzentren

Prüfungsaufsicht und Beteiligte:

• {exam_lecturer} – Hauptprüfungsdozierende:r (z. B. Muster, Petra) – nur in nicht-permanenten Einschreibefristen über das ExamEnrolmentBundle
• {exam_lecturers} – Alle Prüfungsdozierenden (z. B. Muster, Petra / Muster, Max)
• {exam_assessors} – Beisitzende/Aufsichtspersonen (z. B. Muster, Petra / Muster, Max)

Prüfungsanmeldung und Teilnahmeinformationen:

• {matriculation_nr} – Matrikelnummer (z. B. 12334567890) – nur bei Prüfungsanmeldung über das ExamEnrolmentBundle
• {first_name} – Vorname des:der Studierenden – nur bei Prüfungsanmeldung über das ExamEnrolmentBundle
• {last_name} – Nachname des:der Studierenden – nur bei Prüfungsanmeldung über das ExamEnrolmentBundle
• {partial_performance} – Auflistung von Teilprüfungen (z. B. - BWL - VWL) – nur bei Prüfungsanmeldung über das ExamEnrolmentBundle
• {enrolment_date} – Anmeldedatum und -uhrzeit (z. B. 01.01.2025 11:15) – nur bei Prüfungsanmeldung über das ExamEnrolmentBundle
• {enrolments_total} – Gesamtanzahl der Anmeldungen (z. B. 8) – nur für Anmeldeberichte an Studienzentren
• {timeblock_enrolments_count} – Anzahl der Anmeldungen pro Prüfungszeitblock – nur für Anmeldeberichte an Studienzentren

Standortspezifische Informationen für Studienzentren:

Diese Variablen sind nur für Prüfungsanmeldungen an Studienzentren relevant.

• {studycenter} – Name des Studienzentrums
• {center_name} – Name des Studienzentrums
• {city} – Stadt (z. B. München)
• {country} – Land (z. B. Deutschland)
• {zip} – Postleitzahl (z. B. 80339)
• {street} – Adresse des Studienzentrums (z. B. Hochschulstraße 1)
• {arrival_info} – Hinweise zur Anreise
• {study_center_comment} – Kommentar zum Studienzentrum
• {comment} – Kommentar zur Prüfung – nur für Prüfungsanmeldungen an Studienzentren
• {salutation} – Anrede (z. B. Sehr geehrte/r Frau/Herr Max Muster) – nur für Anmeldeberichte an Studienzentren

Kategorie „Onlinebewerbung: Registrierung“

Diese Kategorie umfasst Platzhalter, die speziell für die Registrierungs-E-Mail in der Onlinebewerbung verwendet werden können.

Kategorie „Onlinebewerbung: Bewerbungsbuchung“

Diese Kategorie umfasst Platzhalter, die speziell für die Suche von Bewerbungen und den Statuswechsel einer Bewerbungsbuchung verwendet werden.

Kategorie „Onlinebewerbung: Referenzen“

Diese Kategorie umfasst Platzhalter, die speziell für die E-Mails im Referenzverfahren der Onlinebewerbung – an Referenzgebende, Bewerbende sowie Verwaltungsmitarbeitende – verwendet werden können.

Kategorie „Abgabe-Management“

Diese Kategorie umfasst Platzhalter, die sowohl für Benachrichtigungen bei Statuswechseln im Abgabemanagement als auch für Kommentare zu Abgaben verwendet werden können.

Kategorie „Anmeldung Assessment Day“

Variablen für die Anmeldebestätigung zum Assessment Day im Bewerbungsverfahren.

1.3 Verwalten von Textvorlagen und Verzeichnissen

Bestehende Textvorlagen und Verzeichnisse verwalten Sie direkt in der Übersicht unter „Kommunikation > E-Mail > Textvorlagen".

Per Linksklick auf eine Textvorlage öffnet sich ein Kontextmenü mit den Optionen „Bearbeiten", „Kopieren" und „Löschen" – über „Bearbeiten" nehmen Sie direkt im Bearbeitungsmodus der Textvorlage Änderungen vor.

Verzeichnisse lassen sich analog per Linksklick über das Kontextmenü öffnen, umbenennen („Bearbeiten") oder mitsamt ihren Textvorlagen löschen.

Innerhalb eines Verzeichnisses führt Sie die Pfadleiste oberhalb der Liste jederzeit zurück zur Verzeichnisübersicht.

Gelöscht werden können Textvorlagen ausschließlich von academyFIVE Admins.

2. Erstellte Textvorlagen einbinden

Erstellte Textvorlagen können unter „Textvorlage“ im Modul „Kommunikation“ für neue E-Mails eingebunden werden:

Sobald Sie auf eine dieser Textvorlagen klicken, wird diese automatisch in den Textbereich der neuen E-Mail geladen.

Auch im Dialog „Nachricht erstellen“ – etwa beim Versand aus dem Kurs- und Veranstaltungsangebot – steht die Auswahl von Textvorlagen über das Feld „Von Textvorlage“ zur Verfügung. Details zu diesem Dialog finden Sie im Helpcenter-Artikel „Nachricht erstellen“.

3. Automatische E-Mail-Textvorlagen zuweisen

Für bestimmte Aktionen im System – etwa „Passwort vergessen“, „Antrag zugewiesen“ oder „Antrag kommentiert“ – werden automatisch E-Mails versendet. Welche Textvorlage dabei verwendet wird, lässt sich unter „Information & Beratung → Einstellungen→ E-Mail Textvorlagen Zuweisung“ gezielt festlegen.

Die Zuweisung erfolgt pro Sprache: Für jeden Bereich (z. B. „Passwort vergessen“, „Antrag zugewiesen“) können je eine deutsche und eine englische Textvorlage hinterlegt werden. Beim Versand wird automatisch die zur Sprache der empfangenden Person passende Vorlage gewählt.

Die hier hinterlegten Vorlagen stammen aus dem Bereich „Textvorlagen“ im Kommunikationsmodul. Änderungen an einer zugewiesenen Vorlage – etwa Anpassungen am Text oder an den verwendeten Variablen – werden ab sofort beim nächsten automatischen Versand wirksam.

Die Vorlagen werden im Kommunikationsmodul unter „Textvorlagen“ gepflegt und können dort jederzeit bearbeitet werden – siehe Abschnitt 1.