Menüleiste Personensuche

Dieser Artikel beschreibt die Funktionen in der Menüleiste der Personensuche:

Überblick:
1. Allgemeine Funktionen
2. Filter
3. Import
4. Export
5. Nachricht senden
6. Seriendruck starten
7. Dokument drucken
8. Zuordnen
9. Duplikate
10. Archiv
11. Anlegen

1. Allgemeine Funktionen

Die Suchleiste der Personensuche im Allgemeinen umfasst, neben dem Button 'Suche starten', drei weitere Buttons.

* 'Neue Suche'
Anhand dieses Buttons, kann nach einer bereits getätigten Suche, eine neue Suche aufgenommen werden.

* 'Suche speichern'
Möchte man eine definierte Suche speichern, so ist dies durch Klick auf diesen Button möglich. Nun muss ein Name für die gespeicherte Suche eingegeben werden.

* 'Suchoptionen'
Hier können alle Optionen zur Suche definiert werden. Die ausgewählten Suchoptionen werden anschließend in den Suchergebnissen ausgegeben. Durch Klick auf 'Speichern' können so die Optionen dauerhaft fixiert werden.

2. Filter

Mit dieser Option können Filterabfragen angelegt werden. Bei den Ergebnissen von Filterabfragen kann eine individuelle Feldauswahl erfolgen, wenden Sie sich dazu bitte an den Customer Service.

3. Import

Möchte man Studenten-, Interessenten-, Bewerber-, Autoren-, Dozenten- oder Personenprofile in academyFIVE importieren, kann man dies im Baum unter ‚Personen‘ vorgenommen werden:

Sobald man auf ‚Personen‘ im Baum geklickt hat, gelangt man im rechten Frame von academyFIVE in die Personensuche.

Betätigt man den Button ‚Import‘ in der Menüleiste in der Personensuche, gelangt man zum Import Assistenten:

In der Menüleiste dieser Ansicht, führt Sie der Button ‚Neue Suche‘ wieder zurück zur Personensuche und verwirft alle aktuellen Einstellungen, der Button ‚Speichern‘ ermöglicht das Fortschreiten zum zweiten Schritt im Import-Vorgang:

Erläuterungen zu den einzelnen Auswahl- und Eingabefeldern (diese können für jeden Kunden unterschiedlich sein, da einige Felder optional sind):

Status	Es kann für Personen-, Dozenten- und Autorenprofile der Status ‚Kontakt‘ gewählt werden. Dieser Status ‚Kontakt‘ erzeugt Profile ohne Buchung.
	Möchte man Interessenten, Bewerber oder Studenten importieren, wählt man einen der Status aus. Anschließend erscheint ein DropDown Feld 'Grad', das die entsprechenden Grade beinhaltet, die Sie in Ihrem System für Studenten, Bewerber oder Interessenten hinterlegt haben.
Zu importierende Datei	Hier können Sie nach Aktivieren des Buttons ‚Durchsuchen…‘ die zu importierende Datei auswählen. Hierbei ist wichtig, dass diese Datei im .csv-Format gespeichert ist, da nur mit diesem Format der Import von Profilen möglich ist. Wird hier ein anderes Dateiformat ausgewählt, erhalten Sie die Fehlermeldung, dass das System dieses Dateiformat nicht unterstützt.
Programm (Interessenten, Studenten, Bewerber)	Auswahlfeldliste mit den von Ihrer Hochschule angebotenen Studiengängen
Anfragedatum
Bewerberstandort	Auswahlfeldliste mit Ihren Hochschulstandorten, sofern ein Multistandortsystem vorliegt
Groß-/Kleinschreibung von importierten Werten korrigieren?	Auswahlmöglichkeiten ‚Ja‘ oder ‚Nein‘. Hier ist die Auswahl ‚Nein‘ zu empfehlen. Bei der Auswahl ‚Ja‘ werden alle Anfangsbuchstaben jedes Wortes in jedem Textfeld von System groß geschrieben.
Korrespondenzsprache	Hier ist eine Auswahl zwischen ‚Deutsch‘ oder ‚Englisch‘ möglich. Dies erscheint dann auch als gespeicherte Auswahl in den importierten Personenprofilen unter ‚Sprache‘.
Zugriff auf Community?	Auswahlmöglichkeiten ‚Ja‘ oder ‚Nein‘. Hier kann bestimmt werden, ob die zu importierten Profile Zugang zur Community erhalten sollen oder nicht.
Keywords (Kommasepariert)	Hier können Sie bereits bestehende oder neue Keywords (Schlagwörter), mit denen die importierten Profile versehen werden sollen, eintragen. Mehrere Schlagwörter sollen mit einem Komma getrennt werden. Diese Einstellung ist zu empfehlen, damit danach ohne Probleme nach den importierten Profilen in der Personensuche gesucht werden kann.
Verteiler zuordnen	Hier können bereits vorhandene Verteiler im Drop-Down Menü ausgewählt oder ein neuer Verteiler erstellt werden. Soll ein neuer Verteiler erstellt werden, kann man auf ‚Neuer Verteiler‘ klicken und ein weiteres freies Feld wird erstellt, in dem Sie den neuen Verteilernamen eintragen können.
Adresstyp	Auswahlfeldliste von  Adresstypen, die in Ihrem System definiert sind. Der postalischen Adresse wird dann dieser Adresstyp zugeordnet. Pro Import kann nur ein Adresstyp gewählt werden.

Sobald man seine Auswahl im ersten Schritt getätigt hat, kommt man mit ‚Speichern‘ in der oberen Menüleiste zum nächsten Konfigurationsschritt. Je nach zu importierenden Feldern und Konfigurationen haben Sie folgende Ansicht:

Die Felder unter ‚Erkanntes Feld‘ sind Felder, die das System aus der zu importierenden CSV-Datei erkannt hat. Die Felder ‚Zuordnung im System‘ sind Feldbeschreibungen aus dem System beziehungsweise der Datenbank.

Im zweiten Schritt kann man nun die erkannten Felder mit den Feldern aus dem System verbinden. Importiert man beispielsweise das Feld ‚Anrede‘ sollte man in der zweiten Spalte in dieser Ansicht auch ‚Anrede‘ unter ‚Zuordnung im System‘ auswählen. Hat man bereits in einem früheren Import diese Felder ausgewählt, werden diese automatisch vom System erkannt. Eine Editierung der Felder in der zweiten Spalte ist dann nicht mehr möglich. Sie haben allerdings die Möglichkeit die Auswahl ‚Bitte wählen‘ anzuklicken, damit diese Felder nicht importiert werden. Unter der Spalte ‚Beispiel‘ werden die Daten aus dem ersten Datensatz aus der Import-Datei angezeigt. In der Spalte ‚Duplikatsprüfung‘ kann man die Felder anhaken, für die eine Duplikatsprüfung (Dublettenprüfung) vom System vorgenommen werden soll. Für die Duplikatsprüfung (Dublettenprüfung) sind nur Felder zulässig, die direkt im Tab ‚Profil‘ zur Verfügung stehen (außer Adressdaten). Zusätzlich hierzu kann die E-Mail-Adresse gewählt werden.

Sollte man eine Vorauswahl der zu prüfenden Felder wünschen, kann dies jederzeit über den Service angefragt werden. Dann müssen nicht bei jedem Import die zu prüfenden Felder angehakt werden.

Hat man seine Auswahl getroffen, betätigt man wieder mit den Button ‚Speichern‘, dann erscheint beispielhaft folgende Ausgabe:

Hier wurde der Import erfolgreich ausgeführt, es wurden keine Dubletten im System gefunden. Mit einem finalen Klick auf 'OK' wird der Import final ausgeführt. Danach gelangt man zur Personensuche zurück.

Wurden Dubletten im System erkannt, sieht die Ansicht wie folgt aus:

Unter ‚Import‘ erhält man eine Information wie viele Datensätze insgesamt in der Importdatei vorhanden waren, wie viele Dubletten erkannt und wie viele Datensätze tatsächlich importiert wurden.

Die nicht importierten Datensätze sind unter der Überschrift ‚Nicht importierte Zeilen‘ aufgelistet. Diese Liste kann man sich mit den Button ‚Download‘ nochmal herunterladen und gegebenenfalls bearbeiten. Beim nächsten Import, kann diese Datei dann wieder hochgeladen werden.

Wichtige Hintergrundinformation: Diese Datei ist bereits im CSV-Format vorformatiert und im UTF-8 Format kodiert. Durch die UTF-8 Kodierung kann es dazu kommen, dass man diese Datei nicht in Microsoft Word ordnungsgemäß öffnen kann. Um das Problem der Kodierung zu umgehen, kann man hier beispielsweise das kostenlos erhältliche Programm ‚OpenOffice‘ verwenden, welches das UTF-8 Format unterstützt.

Möchte man die Dubletten zu dem bereits eingegebenen Verteilern und Schlagwörtern hinzufügen, ist dies mit dem Button ‚Attribute hinzufügen‘ in der Menüleiste dieser Ansicht möglich. Dann erscheint beispielhaft folgende Meldung:

Mit dem Button ‚Ok‘ wird der Import Assistent geschlossen.

Zusätzliche (optionale) Einstellungen für Importfeld-Zuordnungen (konfigurationsabhängig):

Zuordnungen zu Importfeldern können mit der Datenquelle 'import field mapping', je nach Systemkonfiguration in den Datenquellen verfügbar, vorgenommen werden. Über Importfeld Zuordnungen können Werte, die "falsch" in einer CSV-Datei gepflegt sind, einem für academyFIVE "richtigen" Wert zugeordnet werden, beispielsweise die Anrede 'female' aus einer CSV-Datei, welche in das Feld 'Frau' in academyFIVE beim Import umgewandelt werden soll, damit dieser Wert auch im Profil richtig gesetzt wird. Es können beispielsweise auch Länder-Bezeichnungen umbenannt werden.

In einer 'Import Field Mapping' Datenquelle können beispielsweise folgende Werte stehen:

Es ist wichtig diese einzelnen Datenfelder richtig in der Datenquelle zu pflegen, da ansonsten der Import trotz Importfeld-Zuordnung nicht das gewünschte Ergebnis erbringt.

4. Export

Die Suchergebnisse können auch in eine Excel-Datei exportiert werden. Dies erfolgt über den Button 'Export'.

Welche Felder für den Export zur Verfügung stehen, konfiguriert Simovative entsprechend der Wünsche der Hochschule.

Darüber hinaus gibt es, ebenfalls per Konfiguration, die Möglichkeit, eine Auswahl an Feldern als Vorlage abzuspeichern,

die Sie über die Auswahl immer wieder aufrufen können.

5. Nachricht senden

Mit Hilfe dieses Reiters können Nachrichten an ausgewählte Personen verschickt werden. Erfolgt der Klick auf diesen Button, so stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

6. Seriendruck starten

Möchten Sie eine Vorlage zu einem Serienbrief erstellen, finden Sie eine ausführliche Beschreibung in der Dokumentation "Serienbriefe".

Soll ein Seriendruck erstellt und versendet werden, kann dies mit Hilfe dieses Buttons durchgeführt werden.

Im folgendem Dialog wird immer die Information angezeigt, wie viele Empfänger für den Seriendruck keine aktive Korrespondenzadresse in Ihrem Empfänger-Konto hinterlegt haben, da hier eine automatische Hintergrundprüfung ausgeführt wird. Fehlen Korrespondenzadressen, werden diese Empfänger im Dokument nicht angezeigt. Gleiche Meldung kommt, wenn ein anderer Adresstyp, z.B Semesteranschrift ausgewählt wurde.

Für die Empfänger, die keine Korrespondenzadresse haben, kann ein Verteiler erstellt werden, um diese besser identifizieren zu können und im Nachgang leichter eine Korrespondenzadresse hinzufügen zu können.

Wenn Sie den Verteiler erstellen wollen, vergeben Sie für diesen einen Namen und speichern.

Ist der Verteiler erfolgreich gespeichert, können Sie über "Zurück" zum Serienbriefdruck zurückkehren oder im Verteilermanagement zu dem gerade erstellten Verteiler wechseln.

In der Beschreibung des Verteilers wird vermerkt, durch was er erstellt wurde. Als Standort wird der Standort des Erstellers hinterlegt und sichtbar ist der Verteiler für all die Gruppen denen der Ersteller angehört.

Sind für die Profile im Verteiler die Korrespondenzadressen erstellt/definiert kann der Seriendruck wieder gestartet werden.

Im weiteren Dialog für den Serienbriefdruck können Sie

• eine Beispieldatei mit den zur Verfügung stehenden Seriendruckfeldern herunterladen (relevant für das Erstellen einer Vorlage)
• entscheiden, ob ein Eintrag in die Kontakthistorie vorgenommen werden soll (relevant für das Erstellen eines Serienbriefes)
• Ihre eigene Ordnerstruktur anlegen (relevant für das Erstellen einer Vorlage)
• eine Vorlage hochladen (relevant für das Erstellen einer Vorlage)

Wird eine Vorlage für den Serienbrief ausgewählt, kann diese mit Word geöffnet werden

und nachdem die folgende Meldung mit "Ja" bestätigt wurde

kann der Serienbrief weiter bearbeitet werden.

Weiter Möglichkeiten einen Seriendruck für mehrere oder einzelne Personen zu starten gibt es über

• Interessentensuche
• Bewerbersuche
• Studentensuche
• Kohortenansicht

• über das Profil einer bestimmten Person

Wenn Sie den Seriendruck für ausgewählte Profile starten und das erzeugte xml-Dokument öffnen, wird diesem Dokument aus Sicherheitsgründen Ihre Benutzerkennung (Token) hinterlegt.

• Haben Sie das Dokument nur geöffnet und nicht gespeichert, verliert das Dokument nach 8h die Gültigkeit und muss erneut generiert werden.
• Haben Sie das Dokument innerhalb der 8h gespeichert, ist es nicht möglich dieses Dokument ohne ein aktives Login-Recht aufzurufen.

7. Dokument drucken

Über den Button „Dokument drucken“ lässt sich für die in der Übersicht markierten Profile ein Dokument herunterladen oder per E-Mail versenden. Je nach Einstellung kann das gewählte Dokument zudem über den Button „Signatur anfordern“ digital signiert werden.

Zur Auswahl stehen alle Dokumente, die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Profil auf „Aktiv“ gesetzt wurden.

8. Zuordnen

Hier können gefundene Personenprofile zu entsprechenden Elementen zugeordnet werden. Zur Verfügung stehen mehrere Optionen, je nach freigeschaltene Module:

Die Optionen sind: Gruppe, Schlagwort, Verteiler, Aufgabe oder Antrag.

Somit kann man mit einer einfachen Funktion über die Personensuche mehrere Datensätze gleichzeitig zu einzelnen Elementen hinzufügen.

9. Duplikate

Mitarbeitende der Verwaltung können - bei entsprechender Berechtigung - über die Buttons "Duplikate suchen" und "Duplikate" auf zwei unterschiedlichen Wegen nach Dubletten suchen und diese zusammenführen:

Über den Button "Duplikate suchen" kann die Verwaltung auswählen, nach welchen Duplikaten gesucht werden soll - zum Beispiel nach identischen Namen und Vornamen. Nachdem die gewünschten Felder markiert wurden, führt ein Klick auf den Button "Duplikate anzeigen" zur Maske "Duplikatsprüfung".

Über den Button "Duplikate" lassen sich die markierten Profile aus der Personensuche zusammenführen. Nachdem der academyFIVE Anwender die gewünschten Profile markiert und den Button "Duplikate" angeklickt hat, öffnet sich die Maske "Duplikatisprüfung".

Welche Daten werden bei der Duplikatsprüfung übernommen?

Bei Studenten-, Bewerber- und Interessentenprofilen:

• Alle buchungsbezogenen Daten (alle Daten, die an eine Buchung geknüpft sind - zum Beispiel Noten, Termine, Kursbuchungen, Semester)
• Alle Daten, die man in der Übersicht beim Zusammenführen sieht (Profildaten, Adressdaten (Login Name mit inbegriffen), Statistikdaten)
• Alle Dokumente, Schlagwörter, Gruppenzugehörigkeiten und CV-Einträge
• Alle eingereichten Dokumente in einem Bewerbenden-Profil

Die Standorte und spezielle Datenquellen-Felder (vorzugsweise im Tab "Weitere" auffindbar) werden nicht übernommen.

Bei Profilen von Dozierenden:
Beim Zusammenführen von Dozierendendaten werden immer nur die Daten übernommen, die Sie in der Übersicht beim Zusammenführen sehen (Profildaten, Adressdaten) sowie Dokumente, Schlagwörter, Gruppenzugehörigkeiten, Kontakthistorieneinträge und CV-Einträge. Es werden keine Prüfungen, Verteiler, Module und Lehrveranstaltungen mit dieser Funktion in das neue Profil übertragen.

Die Dozierenden- und Fachbeschreibungs-Informationen der buchungsbezogenen Daten (alle Hintergrundinformationen) werden übernommen, damit beim Zusammenführen die Informationen lückenlos vorliegen.

Es können alle Kontakthistorieneinträge unabhängig vom Typ in den zusammengeführten Datensatz übernommen werden. Im Abschnitt "Sonstige Daten" in der Maske "Duplikatsprüfung" wird beispielsweise angezeigt, dass versendete E-Mails berücksichtigt werden.

Des Weiteren werden auch die Verteilerinformationen in den zusammengeführten Datensatz übernommen.

Achtung: Die Duplikatsprüfung zeigt maximal 200 Datensätze an. Die Anzeige einer höheren Anzahl ist aus technischen Gründen im Moment nicht möglich.

10. Archiv

Grundlegendes: Früher war die Archivfunktion in academyFIVE über eine Konfiguration freischaltbar. Neuerdings wird diese Option standardmäßig angeboten, damit Sie im Rahmen des Datenschutzes Profile endgültig löschen oder gegebenenfalls eine ausgelöste Archivierung zurückziehen können. Mit dieser Option kann man kontrollieren, welche Profile, wann und von welchem Profil gelöscht wurden.

Die Archivfunktion ist über den Button ‚Archiv‘ in der Personensuche zugänglich:

Je nach Konfiguration und gesetzten Rechten in academyFIVE können Sie Profile im Kontextmenü archivieren oder in der unteren Navigationsleiste mit dem Button ‚‘ löschen:

Das Löschen von Profilen ist auch über die Interessenten-, Bewerber- und Studentensuche möglich:

Sobald Sie ein Profil archiviert haben, können Sie es im Archiv einsehen.

In dieser Ansicht wird der Name des Profils angezeigt, der Status der Buchung, und von wem und zu welchem Zeitpunkt das Profil archiviert wurde:

Nun haben Sie im Kontextmenü zwei Optionen, entweder Sie können das Profil endgültig löschen, dann ist auch keine Zurücksetzung in der Datenbank durch den Service mehr möglich oder Sie setzen Ihre Aktion zur Archivierung wieder zurück:

* Die dazugehörigen Rechte im Rechtemanagement

Damit Rechtegruppen, die keine Administratoren sind, Personenprofile archivieren können, muss im Rechtemanagement das Recht ‚Zugang zum Archiv für Personenprofile mit Wiederherstellung und endgültiger Löschfunktion‘ unter ‚Profile‘ in der Stammdatenverwaltung gesetzt sein:

Ist dieses Recht nicht gesetzt, kann ein Profil nicht archiviert, endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden, da der Button ‚Archiv‘ in der Personensuche nicht angezeigt wird.

Bitte beachten Sie:
Benutzergruppen werden beim Wiederherstellen eines Profils aus Sicherheitsgründen nicht wiederhergestellt und müssen manuell wieder hinzugefügt werden. Aus Sicherheitsgründen können auch keine Profile, die Administratoren sind, gelöscht werden.

11. Anlegen

Mit Hilfe des Buttons , können neue Profile angelegt werden. Erfolgte der Klick auf den Button, stehen mehrere Optionen, je nach Systemkonfiguration, zur Verfügung.

Erfolgte der Klick auf das entsprechende Feld, öffnet sich eine neue Maske, anhand welcher alle Informationen zu einem Profil genauesten definiert werden können.