Statusverwaltung und Statuswechsel

Mit Hilfe der Abgabestatus kann ein hochschuleigener Workflow festgelegt werden.

Überblick:

1. Abgabestatus
2. Abgabestatus anlegen
3. Aktionen in der Statusverwaltung
4. Statuswechsel
   1. Statuswechsel für Verwaltungsmitarbeiter
   2. Statuswechsel für Studierende und Betreuer
   3. Benachrichtigung über Statuswechsel

1. Abgabestatus

In der Übersicht der Abgabestatus in der Statusverwaltung können die einzelnen Werte via Drag-n-Drop in die Reihenfolge geschoben werden, die den Workflow am besten aufzeigt:
 

 
Welche Statuswerte verfügbar sind kann dabei je nach Abgabeart variieren, so dass eine sehr flexible Nutzung der Status möglich ist.

Zur besseren Übersicht macht es Sinn zu dokumentieren, welche Statuswerte für welche Abgabeart verfügbar sind, beispielsweise in einer Statuswert-Tabelle:

Statuswert	Thesis	Praktikum	Projekt	Studienarbeit
Angefragt	x	x
Check	x	x
Offen	x	x	x	x
Abgelehnt	x	x		x
Abgegeben	x	x	x	x
Bewertet	x		x	x
Archiviert	x	x	x	x

2. Abgabestatus anlegen

Mit „Abgabestatus hinzufügen“ in der Toolbar der Statusverwaltung wird ein neuer Status angelegt und es werden die Berechtigungen für alle Rollen in diesem Status festgelegt.

Folgende Felder können hierfür ausgefüllt werden:

• Bezeichnung DE*
• Bezeichnung EN*
• Abgabearten*: Für welche Abgabearten soll dieser Status verfügbar sein, Bachelor Thesis, Master Thesis, Praktikum, Projekt und Studienarbeit zur Auswahl
• Farbe*: Auswahl aus 20 Farbfeldern

Auswählbar sind für die nun nachfolgenden Felder Erstbetreuer, Student, Verwaltung und/oder Zweitbetreuer. Nur den ausgewählten Rollen wird die jeweilige Aktion erlaubt, eine Mehrfachauswahl ist möglich.

• Bearbeiten aller Pflichtfelder: Dazu zählen alle mit * markierten Felder der Abgabe
• Bearbeiten der optionalen Felder: Dazu zählen alle Felder ohne * der Abgabe
• Dateien hochladen und löschen: Dateien hochladen und Dateien, die zur Abgabe hochgeladen wurden, wieder löschen, wobei im CampusWEB das Löschen sich nur auf die vom Nutzer selbst hochgeladenen Dateien bezieht
• Dokumente generieren: Aus einer Dokumentenvorlage der Dokumententemplates vom Typ „Praktikum“ ein Dokument mit den Angaben aus der Abgabe generieren, nur für Abgabetypen der Abgabeart „Praktikum“
• Dateien herunterladen: Alle Dateien, die in der Abgabe hochgeladen wurden, wieder herunterladen
• Status wechseln: Verwaltung verpflichtend Vorausgewählt
• E-Mail Benachrichtigung: Wird diese Checkbox gewählt, wird mit eintreten des Status eine E-Mail verschickt
• E-Mail Vorlage: Vorlage die für die Versendung der Mail genutzt werden soll, greift auf die unter Kommunikation > Textvorlagen abgelegten Vorlagen zur Auswahl zurück, Feld ist nur Verfügbar, falls E-Mail Benachrichtigung angewählt ist
• Rollen für Benachrichtigung: Alle hier ausgewählten Rollen bekommen eine Benachrichtigung über den Statuswechsel, als Absender wird die im Abgabetyp unter „Prüfungsamt-E-Mail“ eingetragene Mailadresse verwendet, die auch für die Benachrichtigung der Verwaltung angeschrieben wird, Feld ist nur Verfügbar, falls E-Mail Benachrichtigung angewählt ist
   
• Sichtbar in Community für Erstbetreuer: Steuert ob die Abgabe in diesem Status im CampusWEB für den Erstbetreuer sichtbar ist
• Sichtbar in Community für Zweitbetreuer: Steuert ob die Abgabe in diesem Status im CampusWEB für den Zweitbetreuer sichtbar ist
• Sichtbar in Community für Student: Steuert ob die Abgabe in diesem Status im CampusWEB für den Studierenden sichtbar ist
• Löschen der Abgabe zulassen: Ermöglicht das Löschen der Abgabe in einem diesem Status, wenn die Voraussetzungen für das Löschen erfüllt werden
• Bewertungsfreigabe: Ist diese Checkbox aktiviert, wird mit eintreten des Status die Bewertung im CampusWEB sichtbar und kann durch den Betreuer nun auch nicht mehr korrigiert werden (nur noch durch die Verwaltung in academyFIVE), zudem wird eine Benachrichtigungsmail verschickt, sofern die Checkbox „E-Mail Benachrichtigungen“ angewählt ist; die Aktivierung der Checkbox „Bewertung erfassen“ schließt „Bewertungsfreigabe“ aus
• Bewertung erfassen: Ist diese Checkbox aktiviert, kann ein Betreuer im CampusWEB eine Bewertung erfassen, die Aktivierung der Checkbox zu „Bewertungsfreigabe“ schließt „Bewertung erfassen“ aus
• Kann erneut angefragt werden: Ist diese Checkbox aktiv, kann vom Studierenden eine Abgabe in diesem Status erneut angefragt werden, auch wenn bereits eine andere Abgabe dieses Abgabetypen benotet wurde, diese Bewertung „Bestanden“ oder eine „erfolgreiche Note“ ist und die Bewertung bereits veröffentlicht wurde
   
  

Die Berechtigungen sind für jeden Status einzeln konfigurierbar. Auch hier sollte in einer Übersicht dokumentiert werden, welche Rolle in welchem Status welche Berechtigungen bekommt.

Berechtigungen für Status „Angefragt“
Berechtigung	Erstbetreuer	Student	Verwaltung	Zweitbetreuer
Bearbeiten aller Pflichtfelder​	x	x
Bearbeiten aller optionalen Felder	x	x
Dateien hochladen und löschen	x	x	x	x
Dokumente generieren	x		x	x
...		x	x

3. Aktionen in der Statusverwaltung

Neben „Abgabestatus hinzufügen“ können über das Kontextmenü der Einträge die Aktionen „Bearbeiten“ oder „Löschen“ durchgeführt werden. Werden über Bearbeiten Felder in einem Status geändert, so werden diese Änderungen nur für neue Abgaben verwendet. Ein Löschen ist nur möglich, wenn der Status noch nicht verwendet wurde.

4. Statuswechsel

Über den Wechsel des Status einer Abgabe kann diese Schritt für Schritt den von der Hochschule erstellten Workflow durchlaufen.

Muss für das Erreichen des nächsten Status die Bestätigung für den Statuswechsel von mehreren Rollen erfolgen, so erfolgt die Statusänderung auch erst, wenn alle Rollen (ausgenommen ist hier die Verwaltung) die Freigabe zur Statusänderung gespeichert haben. Hat nur eine Rolle das Recht den Status zu wechseln, erfolgt die Statusänderung sofort mit dem Speichern der Freigabe durch diese Rolle.

Wurde von den Rollen eine Freigabe zum Statuswechsel erteilt, kann diese nicht mehr zurückgenommen werden. Hat bereits eine Rolle eine Freigabe erteilt, durch die Verwaltung wird der Status der Abgabe aber manuell geändert, werden alle bisher erteilten Freigaben wieder zurückgenommen.
 

4.1 Statuswechsel für Verwaltungsmitarbeiter

Verwaltungsmitarbeiter haben zwei Möglichkeiten eine Änderung des Status im Abgabemanagement vorzunehmen:

1. Im „Bearbeiten-Modus“ der Abgabe kann im Dropdown des Status ein anderer Status ausgewählt werden. Dieser Weg bietet sich vor allem an, wenn noch weitere Informationen in der Abgabegepflegt werden müssen, die beispielsweise mit dem Statuswechsel zusammenhängen.
   
   
    
2. In der Übersicht der Abgaben kann für selektierte Abgaben über „Status ändern“ in der Toolbar ein Statuswechsel vorgenommen werden. Wenn mehrere Abgaben gleichzeitig in einen neuen Status gebracht werden sollen, ist dieser Weg zu wählen. Dabei wird unabhängig vom bisherigen Status der Abgaben der neue Status gesetzt, der über die Aktion „Status ändern“ gewählt wurde.
   
   
    

4.2 Statuswechsel für Studierende und Betreuer

Für Studierende sowie den Erst- und Zweitbetreuer erfolgt eine Freigabe für eine Statusänderung im „Bearbeiten-Modus“ der Abgabe im CampusWEB. Hat die Abgabe einen Status, in der eine oder alle Rollen einen Statuswechsel vornehmen dürfen, erscheint eine grün markierte Checkbox mit dem Hinweistext „Hiermit bestätige ich die Eingaben und erteile die Freigabe für den nächsten Status. (BEZEICHNUNG DES NÄCHSTEN STATUS)“. Angezeigt wird hier der nächste Status zum Zeitpunkt des Ladens der Seite; dieser kann abweichen, wenn zum Zeitpunkt des Abschickens des Formulars ein anderer Status der nächste Status ist. Sobald die Checkbox angewählt und gespeichert wird, wird die Freigabe erteilt und kann von diesen Rollen nicht mehr zurückgenommen werden.

 
 

4.3 Benachrichtigung über Statuswechsel

Für jeden Abgabestatus kann in der Statusverwaltung definiert werden, welche Rollen benachrichtigt werden sollen und welche Textvorlage für diese Statusbenachrichtigung verwendet werden soll. Sobald der Status eintritt, wird die Benachrichtigung an diese Rollen per E-Mail verschickt.