Abgabemanagement und Bewertung

Im Rahmen des Abgabemanagements besteht die Möglichkeit zur digitalen Darstellung von schriftlichen Abgaben, darunter Bachelor- und Masterthesen, Projekte, Studien Arbeiten (Hausarbeiten) und Praktika. Darüber hinaus ermöglicht dieses Add-On die flexible Gestaltung eines individuellen Ablaufs, beginnend mit Studierendenanfragen, der Auswahl von Betreuern (einschließlich externer Betreuer), dem Austausch von Dokumenten, der Bewertung, der Vergabe von Lehraufträgen bis hin zur Archivierung der entsprechenden Unterlagen.

Unter „Abgabemanagement“ im Baum ist die Übersicht der Abgaben einsehbar.
 

Überblick:

1. Abgabemanagement
2. Abgaben mit Firmenangabe
3. Abgaben hinzufügen
   3.1. Anlegen einer Einzelabgabe
   3.2. Anlegen mehrerer Abgaben in Serie
4. Abgaben bearbeiten
   4.1. Dokumente hinzufügen, herunterladen und löschen
   4.2. Bewertung/Benotung
   4.3. Änderungshistorie, Log und Kommentar
5. Abgaben löschen
6. Abgaben beim Studiengangs-/Kohortenwechsel übernehmen

7. Aktionen in der Übersicht der Abgaben

1. Abgabemanagement

Mit Aufrufen der Übersicht unter "Abgabemanagement" erfolgt eine Vorfilterung der Abgaben nach dem Status, vorausgewählt ist der erste Status der Statusliste, z.B. "Angefragt". Es werden jedem Nutzer nur die Abgaben angezeigt, die Studierenden zugeordnet sind, für deren Studiengänge der Nutzer die Berechtigung besitzt.

Zur Auswahl der gewünschten Abgaben stehen folgende Filter zur Verfügung:

• Studienprogramm: Alle aktiven und inaktiven Studiengänge zur Auswahl, für die der Nutzer die Berechtigung besitzt
• Abgabestatus: Zur Auswahl stehen Aktiv und Inaktiv, zu definieren unter Abgabetypen
• Abgabetyp: Die unter Abgabetypen angelegten Werte zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Status: Die unter Statusverwaltung angelegten Werte zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Firma: Die in academyFIVE gepflegten Firmen zur Auswahl, Autocomplete-Feld
• Betreuer: Filter bezieht sich auf die Felder Erst- und Zweitbetreuer, Autocomplete-Feld, Mehrfachwahl möglich
• Fächer: Es werden nur Fächer zur Auswahl geboten, die Abgaben (über Abgabetypen) zugeordnet sind, Mehrfachauswahl ist möglich
• Kohorten: Alle aktiven Kohorten zur Auswahl, für die der Nutzer die Berechtigung besitzt, Autocomplete-Feld, Mehrfachauswahl ist möglich
• Jahr
• Semester
• Titel, Student, Betreuer…: Hier können nach Titel, Student, Betreuer, Ansprechpartner, Firma, sowie dem vom Studenten angegebenen, aber nicht in der Liste angezeigten Firmennamen, gesucht werden, Freitextfeld
• Abgabedatum von
• Abgabedatum bis

Durch einen Klick auf

• den Namen der Spalte kann die Ergebnisliste auf- bzw. absteigend nach dieser Spalte sortiert werden
• den Titel der Abgabe kann diese Abgabe bearbeitet werden
• den Namen des Studenten wird das Profil aufgerufen
• den Namen des Erstbetreuers wird das Profil des Dozierenden aufgerufen

2. Abgaben mit Firmenangabe

Sobald der Abgabetyp Praktikum, Projekt- oder Studienarbeit gewählt ist, ist eine Firmenangabe verpflichtend (Praktikum) oder optional (Projekt- und Studienarbeit) möglich.

Damit sind für das Anlegen bzw. Einreichen der Abgabe folgende Felder optional verfügbar. Wurde von der Verwaltung bereits eine Firma zugeordnet, entfallen die verpflichtenden Angaben zur Firma im CampusWEB, ein Angeben dieser Daten ist noch optional möglich:

• Titel/Position
• Aufgabenbeschreibung
• Firmenname
  • Anschrift
  • PLZ
  • Ort
  • Land
• Gewünschter Erstbetreuer an der Hochschule

Die Informationen zur Zusammenarbeit mit einer Firma werden dann auch als CV-Eintrag im Werdegang des Studierenden gespeichert. Sobald ein Eintrag im Werdegang aus einer Abgabe stammt, ist das Bearbeiten und Löschen dieses Eintrags über den Tab „Werdegang“ im Profil des Studierenden gesperrt, Änderungen können nur über die Abgabe vorgenommen werden.
 

 
Zusätzlich zu dem Eintrag im Werdegang wird im Profil der Firma der Studierende mit diesem CV-Eintrag auch unter Personen aufgeführt.

3. Abgaben hinzufügen

Vor dem Anlegen einer Abgabe ist es wichtig zu überlegen, für wen diese Abgabe erzeugt werden soll:

• soll die Abgabe für einen konkreten Studierenden erstellt werden
• soll eine Abgabe für eine ganze Kohorte sein
• soll es eine allgemeine Abgabe für alle Studierenden eines oder mehrerer Studienprogramme sein

Je nach Ziel ist der Weg, über den die Abgabe angelegt wird, zu wählen:

3.1. Anlegen einer Einzelabgabe

Soll eine einzelne Abgabe für einen konkreten Studierenden angelegt werden, erfolgt dies in der Übersicht im Abgabemanagement mit der Aktion „Abgabe hinzufügen“ der Toolbar.


 

Je nach Abgabetyp und den darin eingestellten Anforderungen sind folgende Informationen zum Anlegen der Abgabe nötig bzw. können bei Bedarf (falls aus dem Abgabetypen übernommen) noch angepasst werden: 

• Abgabetyp*: Zeigt die unter Abgabetypen eingepflegten Daten zur Auswahl
• Titel - Deutsch/Position - Deutsch: Titel für Abgabetyp Thesis, Projekt und Studienarbeit; Position für Abgabetyp Praktikum
• Titel - Englisch/Position - Englisch: Falls im Abgabetyp „Englischer Titel und Bezeichnung“ angewählt wurde
• Abstract - Deutsch/(Aufgaben-)Beschreibung - Deutsch: Die beschreibende Inhaltsangabe zum Titel/zur Position wird im CampusWEB angezeigt
• Abstract - Englisch/Beschreibung - Englisch: Falls im Abgabetyp „Englischer Titel und Bezeichnung“ angewählt wurde
   

Firma

• Firma: Im System angelegte Firmen zur Auswahl, Autocomplete-Feld (mit Suchfunktion ähnlich einer *-Suche); muss ausgewählt sein, um den Betreuer in der Firma heraussuchen zu können
• Webseite, Straße/Nummer, 2. Adresszeile, PLZ/Ort, Land: Wird durch die Auswahl der Firma mit den Firmendaten automatisch befüllt
• Betreuer in der Firma: Als Ansprechpartner der Firma geführte Personen zur Auswahl, Autocomplete-Feld
• Ist auch Zweitbetreuer: Mit Anwählen dieser Checkbox wird der Zweitbetreuer auch unter „Weitere Angaben“ eingetragen
• Telefon: Wird durch die Auswahl des Betreuers mit seinen Kontaktdaten automatisch befüllt
• E-Mail: Wird durch die Auswahl des Zweitbetreuers automatisch befüllt
• Zeitraum (von/bis): Für das Beginn- und Ende-Datum des CV-Eintrages im Werdegang des Studierenden
• CV Typ: Typ für den CV-Eintrag im Werdegang des Studierenden
  
  
Sobald Angaben zu einer Firma in einer Abgabe gepflegt wurden, werden diese Informationen auch im CampusWEB angezeigt. 

Praktikumsdaten

• Wochenstunden
• Monatliche Vergütung: Vergütung mit Währung
• Urlaubsanspruch
   
  

Weitere Angaben

• Erstbetreuer: Profile mit Gruppenzugehörigkeit Dozent zur Auswahl
• Zweitbetreuer: Profile mit Gruppenzugehörigkeit Externer Kontakt und Dozent zur Auswahl
• Student*: Es werden nur Studenten angezeigt, die zum für diesen Abgabetypen selektierten Studiengang passen
• Startdatum Themenfindung: Vor diesem Datum wird die Abgabe nicht im CampusWEB angezeigt, weder für Studierende noch für Betreuer, unabhängig vom Status der Abgabe, wird ein Startdatum gesetzt, muss auch ein Enddatum gesetzt werden; Datum wird in der Abgabe im CampusWEB angezeigt
• Enddatum Themenfindung: Nach diesem Datum kann der Studierende die Abgabe, unabhängig vom eingestellten Status, nicht mehr bearbeiten; ob ein Betreuer noch Änderungen vornehmen kann, ist abhängig von der Berechtigung des eingestellten Status; wird ein Enddatum gesetzt, muss auch ein Startdatum gesetzt werden; Datum wird in der Abgabe im CampusWEB angezeigt
• Bearbeitungsstart: Bei permanenten Abgabetypen ist dieses Datum der Start für den Bearbeitungszeitraum und Grundlage für die Berechnung des Abgabedatums; in nicht permanenten Abgaben ist dies nur eine Information, die Einschränkung, dass der Studierende die Abgabe davor nicht bearbeiten kann, greift hier nicht; Datum wird in der Abgabe im CampusWEB angezeigt
• Abgabedatum: Sobald dieses Datum überschritten ist (00:00 Uhr) erfolgt der Statuswechsel in den im Abgabetyp definierten „Status nach Abgabedatum“, eine Bearbeitung durch den Studierenden ist nun nicht mehr möglich (egal was im Status definiert ist), permanente Abgaben werden nicht berücksichtigt; Datum wird in der Abgabe im CampusWEB angezeigt
• Jahr: Zur Selektion des Veranstaltungsangebotes nötig
• Semester: Zur Selektion des Veranstaltungsangebotes nötig
• Veranstaltungsangebot: Zur Zuordnung eines Veranstaltungsangebotes für einen Lehrauftrag, wenn die Abgabe Lehrauftragsrelevant ist, es stehen nur Veranstaltungen vom Typ „Einzelbetreuung“ zur Auswahl, die dem Standort und dem Fach des Abgabetypen zugeordnet sind
• Interner Kommentar: Nur für die Verwaltung in academyFIVE einsehbarer Kommentar
  
  

 

Wird die Abgabe gespeichert, wird sie automatisch in den ersten Status (= obersten in der Liste der unter Statusverwaltung gepflegten Status) der für diesen Abgabetypen verfügbaren Status versetzt.

3.2. Anlegen mehrerer Abgaben in Serie

Soll eine Abgabe für eine ganze Kohorte oder eine allgemeine Abgabe für alle Studierenden angelegt werden, wird „Abgaben erstellen“ gewählt. Für das Anlegen in Serie müssen die Abgaben vom gleichen Abgabetypen sein und sollten möglichst die gleichen Daten zu den hochschulinternen Informationen (z.B. Betreuer, Datumsangaben) haben.

Es stehen dann zwei Wege zum Erstellen mehrerer Abgaben zur Verfügung:

1. In der Übersicht der Abgabetypen können über das Kontextmenü eines bestimmten Abgabetypen mit „Abgaben erstellen“ mehrere Abgaben in Serie angelegt werden.
   
   
    
2. In der Übersicht der Abgaben kann in der Toolbar die Aktion „Abgaben erstellen“ gewählt werden, bei der im nächsten Schritt dann der Abgabetyp definiert wird.
   
   
    

Bei beiden Möglichkeiten erfolgt die Eingabe der weiteren Daten in zwei Schritten:

Schritt 1: Formulardaten
Je nach Abgabetyp sind folgende Werte zu pflegen:

• Kohorten*: Es werden nur aktive Kohorten mit dem Fach des Abgabetyps in der Studienordnung aufgelistet, Mehrfachwahl möglich
• Initialer Status*: Der erste Status in der Liste der Statusverwaltung wird vorausgewählt und kann bei Bedarf hier angepasst werden
• Identischer Titel/Position: Titel für Abgabetyp Thesis, Projekt und Studienarbeit, Position für Abgabetyp Praktikum, setzt diesen Titel/diese Position in allen daraus erzeugten Abgaben
• Initiale Beschreibung/Abstract: Eine beschreibende Inhaltsangabe zum Titel/zur Position, wird im CampusWEB angezeigt
• Identischer Erstbetreuer: Profile mit Gruppenzugehörigkeit Dozent zur Auswahl
• Identischer Zweitbetreuer: Profile mit Gruppenzugehörigkeit Externer Kontakt und Dozent zur Auswahl
• Startdatum Themenfindung: Vor diesem Datum wird die Abgabe nicht im CampusWEB angezeigt, weder für Studierende noch für Betreuer, unabhängig vom Status der Abgabe, wird ein Startdatum gesetzt, muss auch ein Enddatum gesetzt werden
• Enddatum Themenfindung: Nach diesem Datum kann der Studierende die Abgabe, unabhängig vom eingestellten Status, nicht mehr bearbeiten; ob ein Betreuer noch Änderungen vornehmen kann ist abhängig von der Berechtigung des eingestellten Status; wird ein Enddatum gesetzt, muss auch ein Startdatum gesetzt werden
• Bearbeitungsstart: Bei permanenten Abgabetypen ist dieses Datum der Start für den Bearbeitungszeitraum und Grundlage für die Berechnung des Abgabedatums; in nicht permanenten Abgaben ist dies nur eine Information, die Einschränkung, dass der Studierende die Abgabe davor nicht bearbeiten kann, greift hier nicht
• Abgabedatum: Sobald dieses Datum überschritten ist (00:00 Uhr) erfolgt der Statuswechsel und eine Bearbeitung durch den Studierenden ist nicht mehr möglich (egal was im Status eingestellt ist), permanenten Abgaben werden nicht berücksichtigt
• Jahr: Zur Selektion des Veranstaltungsangebotes nötig
• Semester: Zur Selektion des Veranstaltungsangebotes nötig
• Veranstaltungsangebot: Zur Zuordnung eines Veranstaltungsangebotes für einen Lehrauftrag, wenn die Abgabe Lehrauftragsrelevant ist, es stehen nur Veranstaltungen vom Typ „Einzelbetreuung“ zur Auswahl, die dem Standort und dem Fach des Abgabetypen zugeordnet sind
• Beginn- und Enddatum bei der Firma: Für den Zeitraum des CV-Eintrages im Werdegang des Studierenden
  
  
   

Mit dem Button „Weiter“ gelangt man zur nächsten Eingabemaske.

Schritt 2: Auswahl der Abgaben
Anhand des gewählten Abgabetypen und der Kohorten werden jetzt die passenden Studierenden vorgeschlagen. Je Profil können nur folgende Daten eingetragen oder geändert werden:

• Titel/Position: Titel für Abgabetyp Thesis, Projekt und Studienarbeit, Position für Abgabetyp Praktikum
• Erstbetreuer
• Abgabedatum
• Beginn- und Enddatum bei der Firma

 

 

Zusätzlich können folgende Informationen eingesehen werden

• Zweitbetreuer
• Fehlzeiten: Zeigt bei den Studierenden an, wenn zwischen dem geplanten Start- und Enddatum des Abgabetyps bereits Fehlzeiten in der Fehlzeitenverwaltung im Profil der Studierenden eingepflegt sind

Mit „Abgaben bestätigen“ werden für die selektierten Profile die Abgaben erstellt. Das abschließende Bestätigungsfenster, das anzeigt welche Abgaben erfolgreich angelegt wurden, ermöglicht es sowohl zu einer dieser Abgabe direkt zu springen, um diese zu bearbeiten, als auch zur gesamten Liste der Abgaben in der Übersicht zu gelangen.

3.3 Abgaben durch Studierende erstellen lassen

Im Abgabetyp ist es erforderlich, die Checkbox "Permanent" zu aktivieren. Anschließend erscheint die Option "Sichtbar für Studierende in der Community". Nicht-permanente Abgaben können Studierende zudem anfragen, wenn die Verwaltung im Abgabetyp statt "permanent" einen Anmelde-/Abmeldezeitraum definiert hat (Felder "Start-/Enddatum Anmeldung").

Die Sichtbarkeit dieser Abgabe wird auf Studierende beschränkt, die zwei Bedingungen erfüllen:

1. Ihr Curriculum muss sowohl das Fach als auch das Studienprogramm der Abgabe enthalten.
2. Sie dürfen bisher weder bestandene Leistungen noch sichtbare Leistungen im Fach der Abgabe aufweisen.

Der Studierende hat die Möglichkeit, den Titel, das Abstract und seine Präferenzen für Erst- und Zweitbetreuende auszufüllen.

4. Abgaben bearbeiten

In der Übersicht der Abgaben kann über das Kontextmenü einer Abgabe die Aktion „Bearbeiten“ gewählt werden. Es sind dann je nach Abgabetyp folgende Bereiche einer Abgabe einzusehen:

• Grundangaben
• Bewertung
• Firmenangaben
• Praktikumsdaten
• Weitere Angaben
• Dokumente
• Log
• Kommentar, inklusive Benachrichtigung per E-Mail

Zudem sind in der Toolbar die Aktionen „Speichern“ und „Abbrechen“ möglich sowie die Ansicht der „Änderungshistorie“.

4.1 Dokumente hinzufügen, herunterladen und löschen

Um Dokumente einer Abgabe hinzufügen zu können, muss diese erst entweder von der Verwaltung in academyFIVE als Abgabe angelegt oder vom Studierenden im CampusWEB angefragt und gespeichert worden sein.

Das Hinzufügen von Dokumenten zu einer Abgabe ist je nach Rolle auf unterschiedlichen Wegen möglich:

1. Als Verwaltungsmitarbeiter durch Öffnen einer Abgabe über das Kontextmenü „Bearbeiten“ dieses Eintrages in der Übersichtsliste der Abgaben oder durch einen Klick auf den Titel der Arbeit
   
   
    
2. Als Betreuer im CampusWEB in der Ansicht der Studentenanfragen durch Öffnen einer Abgabe mit einem Klick auf den Titel
   
   
    
3. Als Student in der Übersicht seiner Abgaben durch das Bearbeiten einer konkreten Abgabe
   
   

Dokumente können in der Abgabe durch einen Klick in den Dokumentenbereich oder via Drag-n-Drop hinzugefügt werden, erst durch „Speichern“ wird das Dokument allerdings wirklich der Abgabe hinzugefügt. In der Abgabe ist eine Liste der bereits hinzugefügten Dokumente sichtbar, die Reihenfolge der Liste ergibt sich aus der Reihenfolge, in der die Dokumente hinzugefügt wurden. Der Upload von Dateien ist auf eine Größe von 100 MB beschränkt. Als erlaubte Dateiformate sind ZIP, JPEG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX und PDF vorgesehen.

Herunterladen von Dateien erfolgt über einen Kick auf den Dateinamen. Das Löschen über den jeweiligen Aktionsbutten: Für die Verwaltung über den Papierkorb, für Studierende und Betreuer über den Button „Löschen“.

Der Status der Abgabe muss natürlich der jeweiligen Rolle auch die Berechtigung geben, Dateien hochladen, herunterladen und löschen zu dürfen. Im CampusWEB dürfen allerdings nur die Dateien gelöscht werden, die der Nutzer selbst hochgeladen hat.


 

In der Ansicht der Verwaltung in academyFIVE gibt es noch eine weitere Option: Es können Dateien mit „Liegt im Original vor“ markiert werden. Durch einen Klick auf den Status kann dieser mit Ja oder Nein gesetzt werden. Außerdem kann hier auch das Löschen von Dateien vorgenommen werden. Beide Aktionen können nur erfolgen, wenn im Status, in der sich die Abgabe befindet, optionale Felder bearbeitet werden dürfen.

4.2. Bewertung/Benotung

Ist im Abgabetypen eine Bewertung vorgesehen und das Fach im Curriculum des Studierenden (als Fach oder als Platzhalter, dem das Fach zugeordnet ist), kann eine Bewertung der Abgabe erfolgen. Die Bewertung ist dann sowohl in der Abgabe in academyFIVE, wenn der Nutzer die Berechtigung zum Einsehen von Prüfungsergebnissen hat, als auch im Notenblatt des Studierenden sichtbar.

Ist der Abgabe einem Kursangebot zugeordnet, wird die Semesterzuordnung und Fachversion für die Note daraus übernommen. Anderenfalls wird das Semester des Abgabedatums oder des Abgabeänderungsdatums übernommen.  

Die Notenfarbe ist abhängig von der vom Status der Note: grau = Bewertung ist noch nicht freigegeben, grün = positive Bewertung, rot = negative Bewertung.

Folgende Bewertungsmöglichkeiten sind vorgesehen:

• Keine Bewertung
• Benotung: Eingaben wie im Notenschlüssel eingestellt
• Bestanden/Nicht
• Teilgenommen/Nicht teilgenommen
• Thesis/Projektarbeit: Eingaben wie im Notenschlüssel eingestellt, Besonderheit: mit der Note wird auch der Titel der Abgabe übernommen
• Wahl(pflicht-)fach
• Praktikum ohne Bewertung
• Wahl(pflicht-)fach ohne Bewertung
• Abschlussprüfung

 

Mit der Checkbox "Abgabedatum = Bewertungsdatum" kann die Hochschule im Abgabetyp festlegen, ob das Abgabedatum gleichzeitig das Bewertungsdatum sein soll. Ist diese Checkbox gesetzt, wird das Abgabedatum als Bewertungsdatum ausgegeben. Dies kann besonders bei Abschlussarbeiten (BA-/MA-Thesis) von Bedeutung sein, um dieses prüfungsrechtlich korrekt auf Zeugnisdokumenten auszuweisen.

Um die Bewertung einer Abgabe vorzunehmen gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Eine Bewertung durch die Verwaltung erfolgt im „Bearbeiten-Modus“ der Abgabe, wenn der Nutzer die Berechtigung zum Erfassen und Einsehen von Prüfungsergebnissen hat. Sobald die Bewertung ausgefüllt ist, werden auch die Credits sichtbar, die mit dem Bestehen der Abgabe dem Studierenden angerechnet werden. Der Status der Abgabe spielt für die Verwaltung keine Rolle, diese kann eine Bewertung immer eintragen.
   
   
    
2. Eine Bewertung durch den Erstbetreuer oder Zweitbetreuer wird im CampusWEB im „Bearbeiten-Modus“ der Abgabe vorgenommen, wenn diese in einem Status ist, in dem eine Bewertung erfolgen darf. Mit „Bewertung erfassen“ hat der Erstbetreuer die Möglichkeit diese einzutragen, sobald die Bewertung ausgefüllt ist, werden auch die Credits sichtbar, die mit dem Bestehen der Abgabe dem Studierenden angerechnet werden. Erlaubt es der Status der Abgabe, ist über „Bewertung erfassen“ eine Änderung der Bewertung möglich, auch wenn bereits eine Bewertung eingetragen wurde.
   
   
    

Ist für die Bewertung der Abgabe ein Zweitbetreuer vorgesehen, werden bei einer Änderung des Zweitbetreuers, oder bei der Noteneingabe durch den Zweitbetreuer in der Abgabe, diese Angaben in die Prüfung und damit mit in das Notenblatt übernommen. Ist der Bewertungstyp der Abgabe vom Typ „Thesis/Projektarbeit“ und mit einem Sperrvermerk markiert, wird auch diese Angabe in die Prüfung übernommen.

Die Bewertung wird im CampusWEB für den Studierenden sichtbar, wenn die Abgabe einen Status hat, mit dem die „Bewertungsfreigabe“ erteilt wird. Der Betreuer kann dann die Bewertung nun auch nicht mehr ändern, dies ist in besonderen Fällen nur noch durch die Verwaltung möglich.

4.3. Änderungshistorie, Log und Kommentar

Für die Verwaltung ist im „Bearbeiten-Modus“ einer Abgabe über die Toolbar die „Änderungshistorie“ aufrufbar. In ihr werden alle Änderungen protokolliert: Feldeingaben, Statuswechsel, Dateiänderungen und Bewertungen. Dabei sind der Autor der Aktion, Datum und Uhrzeit, die Art der Aktion (Eigenschaft) und der Wert (alt) sowie Wert (neu) einsehbar.

 

Außerdem ist im unteren Bereich der Abgabe das Log einsehbar, das der Kommunikation in der Ansicht der Studierenden und Betreuer entspricht. Hier werden Statuswechsel und die Nachrichtenkommunikation gespeichert.

 

In der untersten Zeile der Maske "Abgabe bearbeiten" besteht die Möglichkeit, direkt aus dem Abgabemanagement heraus die unterschiedlichen Rollen – Studierende, Erst-/Zweitbetreuende und auch die zuständigen Verwaltungsmitarbeitenden – zu benachrichtigen. Mit einem „@“ wählt der academyFIVE Anwender die jeweilige Rolle im Kommentar aus und versendet eine persönliche Nachricht. Bei aktivierter Checkbox "Rollen zusätzlich per E-Mail benachrichtigen." (zu finden hinter der Kommentarzeile), wird der Empfänger zusätzlich per E-Mail über die Nachricht informiert.
Unter Internetauftritt > Community Verwaltung > Module > SubmissionBundle definiert die Hochschule, welche Rollen benachrichtigt werden dürfen. Die Textvorlage kann in den Einstellungen des Abgabemanagements hinterlegt werden.

 

5. Abgaben löschen

In der Übersicht der Abgaben kann für selektierte Abgaben über die Toolbar die Aktion „Abgaben löschen“ gewählt werden.
 

 

Das Löschen einer Abgabe durch die Verwaltung ist nur möglich, wenn diese in einem Status ist, in dem das Löschen erlaubt ist. Es passiert dann folgendes:

• Abgaben ohne Veranstaltungsangebot werden direkt gelöscht
• Ist die Abgabe mit einem Veranstaltungsangebot verknüpft, erfolgt ein Löschen nur, wenn die Checkbox „Abgaben löschen trotz zugeordneter Veranstaltungsangebote“ angewählt ist, der Studierende wird dann aus dem Veranstaltungsangebot entfernt und die Abgabe gelöscht
• Liegt ein Lehrauftrag vor, wird dieser aktualisiert, wenn der Status des Lehrauftrages dieses zulässt (Status Inaktiv, Korrektur und abgesagt), anderenfalls wird die Abgabe nicht gelöscht
  
  
   

6. Abgaben beim Studiengangs-/Kohortenwechsel in die neue Buchung übernehmen

Wird für einen Studiengangs-/Kohortenwechsel in der Buchung im Studierendenprofil die Aktion "Studiengangs- und Kohortenwechsel" verwendet, so steht hier eine Checkbox „Abgaben übernehmen“ zur Verfügung. Wird diese aktiviert, werden die relevanten Abgaben des Studierenden mit in die neue Buchung übernommen, sofern in der neuen Buchung ein korrespondierendes Pflichtfach vorhanden ist. Die Abgaben sind dann nur noch in der neuen Buchung vorhanden. Diese Änderung wird im Log des Personenprofils des Studierenden vermerkt. Das neue Feature trägt zu konsistenten Daten bei und erleichtert das Handling von Abgaben.

7. Aktionen in der Übersicht der Abgaben

Unter Abgabenmanagement sind in der Übersicht der Abgaben je nach Auswahl folgende Aktionen möglich:

• Abgaben hinzufügen
• Status ändern: Für die selektierten Abgaben muss zur Statusänderung auch für alle der Status, den ich setzen möchte, verfügbar sein
• Rollen benachrichtigen
• Abgaben erstellen
• Abgaben drucken: Öffnet den Dialog zum Generieren von Dokumenten des Dokumententyps „Praktikum“. Verwaltet werden die für den Druck zur Verfügung stehenden Dokumentenvorlagen unter Einstellungen > Dokumententemplates > Praktikum.
• Abgaben löschen
• Abgaben bearbeiten: Ermöglicht das Ändern ausgewählter Felder für mehrere Abgaben zugleich. Dabei können für alle für diese Aktion selektierten Abgaben folgende Werte geändert werden, indem die jeweilige Checkbox vor dem Wert angewählt wird, und ein neuer Wert in das dazugehörige Eingabefeld eingepflegt wird:
  • Titel / Position Deutsch
  • Abstract / Beschreibung Deutsch
  • Titel / Position Englisch
  • Abstract / Beschreibung Englisch
  • Startdatum Firma
  • Enddatum Firma
  • Wochenstunden
  • Monatliche Vergütung
  • Urlaubsanspruch
  • Erstbetreuer
  • Zweitbetreuer (ist der Zweitbetreuer identisch mit dem Erstbetreuer, wird nur der Erstbetreuer in der Übersicht angezeigt)
  • Startdatum Themenfindung
  • Enddatum Themenfindung
  • Bearbeitungsstart
  • Abgabedatum
  • Interner Kommentar
    
    Hinweis: Besteht zu dem Veranstaltungsangebot vom Typ „Einzelbetreuung“ bereits ein aktiver Lehrauftrag, ist eine Änderung des Erst- bzw. Zweitbetreuers über die Massenbearbeitung nicht möglich und kann nur in der Einzelbearbeitung der Abgabe erfolgen.