Kommunikation im Abgabemanagement

Es gibt verschiedene Wege, im Abgabemanagement mit den beteiligten Rollen zu kommunizieren.

Überblick:

1. Kommentarfunktion
2. Kommunikation per E-Mail
3. Textvorlagen
4. Interner Kommentar (nicht im CampusWEB sichtbar)

 

1. Kommentarfunktion

Im CampusWEB und in der Verwaltungsoberfläche der Abgaben in academyFIVE steht ein Chat für die Kommunikation mit den unterschiedlichen Rollen - Studierenden, Erst-/Zweitbetreuenden und auch den zuständigen Verwaltungsmitarbeitenden - zur Verfügung. Der Chat kann von allen berechtigten Rollen genutzt und eingesehen werden.

In der untersten Zeile der Maske "Abgabe bearbeiten" wählt der academyFIVE Anwender mit einem „@“ die jeweilige Rolle im Kommentar aus und versendet eine persönliche Nachricht. Im CampusWEB erscheint der Kommentar in der jeweiligen Abgabe; er wird nicht unter "Nachrichten" angezeigt. Bei aktivierter Checkbox "Rollen zusätzlich per E-Mail benachrichtigen." (zu finden hinter der Kommentarzeile), wird der Empfänger zusätzlich per E-Mail über die Nachricht informiert.

Unter Internetauftritt > Community Verwaltung > Module > SubmissionBundle definiert die Hochschule, welche Rollen benachrichtigt werden dürfen. Die Textvorlage kann in den Einstellungen des Abgabemanagements hinterlegt werden.

Der Kommunikationsverlauf sowie Statuswechsel werden in der Verwaltungsoberfläche im Bereich „Log“ festgehalten.

2. Kommunikation per E-Mail

Für die Verwaltung steht in der Abgabenübersicht bei selektierten Abgaben die Aktion „Rollen benachrichtigen“ zur Verfügung. Dabei können mit "nur Auswahl" die Profile der selektierten Auswahl oder alternativ mit "alle Filterergebnisse" auch über die aktuelle Seitenansicht hinaus alle Profile der Ergebnisliste benachrichtigt werden.

Im nächsten Schritt wird die zu benachrichtigende Rolle – Student, Erstbetreuer, Zweitbetreuer (Mehrfachauswahl möglich) – ausgewählt. Anschließend kann im E-Mail-Dialog die Nachricht verfasst werden.

Dabei kann auf

• Textvorlagen und
• Platzhalter für Grundangaben der Abgabe

zurückgegriffen werden.

Außerdem kann ausgewählt werden, ob die Nachricht als „Interne Nachricht“ oder als „E-Mail“ an die Rollen verschickt werden soll.

3. Textvorlagen

Für die Kommunikation können Textvorlagen genutzt werden, um einen einheitlichen Informationsfluss vorzugeben sowie die Arbeit für die Verwaltung zu minimieren.

Unter Abgabemanagement > Einstellungen lassen sich Textvorlagen in deutscher und englischer Sprache hinterlegen für die Benachrichtigung bei einem neuen Kommentar zu einer Abgabe.

"Interne Nachricht" bei einem neuen Kommentar zu einer Abgabe:

Der CampusWEB User erhält die hinterlegte Textvorlage per Interner Nachricht und wird so darauf hingewiesen, dass ein neuer Kommentar zu seiner Abgabe vorliegt. Der Kommentar selbst wird ausschließlich in der Abgabe selbst angezeigt.

Hilfstext beim Anfragen einer Abgabe:

Bei einer Anfrage zu einer Abgabe im CampusWEB kann Studierenden ein Infotext angezeigt werden. Der Fließtext lässt sich frei formulieren.

E-Mail-Benachrichtigung bei einem Statuswechsel:

Unter Abgabemanagement > Statusverwaltung lässt sich pro Status festlegen, ob und wenn ja, welche Rollen bei einem Statuswechsel per E-Mail benachrichtigt werden: Ist die Checkbox „E-Mail Benachrichtigung“ angewählt, öffnen sich weitere Felder zur Auswahl der Textvorlage und der Rollen. Bei einem Statuswechsel erhalten dann die ausgewählten Rollen eine E-Mail mit der gewünschten Textvorlage. Die Textvorlagen müssen im Vorfeld unter Kommunikation > Textvorlagen erstellt und gespeichert werden. 

4. Interner Kommentar (nicht im CampusWEB sichtbar)

Im „Bearbeiten-Modus“ einer Abgabe steht unter „Weitere Angaben“ das Feld „Interner Kommentar“ zur Verfügung. Ist hier ein Kommentar eingetragen, so ist dieser nicht im CampusWEB sichtbar, weder für Studierende noch für Betreuer, und kann so für besondere Anmerkungen der Verwaltung genutzt werden.