Personenprofil

Dieser Artikel beinhaltet folgendes Inhaltsverzeichnis:

1. Standardoptionen in academyFIVE Personenprofilen
1.1 Neuer E-Mail Dialog
1.2 Adressen
1.3 Tab 'Weitere'
1.4 Tab 'Zuordnung'
1.5 Tab 'Akte'
1.6 Tab 'Kontakthistorie'
1.7 Log

1. Standardoptionen in academyFIVE Personenprofile

In Personenprofilen stehen Ihnen mehrere Standardoptionen zur Verfügung, die selbstverständlich auch in Interessenten-, Bewerber- oder Studentenprofilen enthalten sind:

1.1 Neuer E-Mail Dialog

Es ist möglich, über verschiede Wege im System E-Mails an bestimmte Personen zu versenden. Über die Interessenten-, Bewerber- und Studentensuche ist dies mit dem neuen E-Mail Dialog möglich und über das Profil direkt (Funktion 'E-Mail schicken' im Tab 'Profil'). An den anderen Stellen wird der alte Kommunikator genutzt.

Über eine Studentensuche ist dies beispielsweise wie folgt möglich:

Anschließend öffnet sich folgendes Menü:

Hier kann, je nach eingestellter Konfiguration, zwischen einer E-Mail und einer internen Nachricht gewählt werden. Klickt man schließlich auf den Button ‚E-Mail senden‘, öffnet sich folgendes Menü:

Hier kann die gewünschte Textnachricht verfasst werden. Es stehen weitere Optionen wie Signatur, Layout, Textvorlagen, Anhänge und Textvariablen zur Verfügung.

Weiterhin kann die Sprache (Deutsch oder Englisch), die Priorität (Niedrig oder Hoch) und das Format (Text oder HTML) gewählt werden.

Über den Button kann den Empfängern ermöglicht werden, den Newsletter beispielsweise abzubestellen. Wird der Newsletter innerhalb eines Projektes verschickt, wird die Abmeldung nur für dieses Projekt vorgenommen. Erfolgt der Versand allgemein ohne ein konkretes Projekt, erfolgt die Abmeldung für alle Newsletter. Der Unsubscribe-Text wird beim Laden des neuen E-Mail Dialogs nicht standardmäßig geladen. Der Text kann aber durch Betätigen des Unsubscribe-Buttons und anschließendem Speichern des Dialogs in die E-Mail-Vorlage zum Versand geladen werden.

Durch Klick auf den Button ‚Unsubscribe‘, öffnet sich folgendes Menü:

Dabei können wieder alle gewünschten Texte formatiert, festgelegt und bearbeitet werden.

Wenn Sie Textvorlagen einbinden, werden hier der Betreff, die Anhänge und die Sprachauswahl der Textvorlage übernommen.

Nach Versenden der Nachricht oder auch nach Schließen des Dialogs ohne zuvor die Nachricht verschickt zu haben, gelangt man danach immer wieder zu der Position im System zurück, von der man den Versand initiiert hat.

1.2 Adressen

In academyFIVE haben Sie im Profil die Möglichkeit, mehrere Adressen anzulegen. Gehen Sie im Profil auf den Button "Adressen" in der oberen Leiste. Sie gelangen in folgende Maske:

Sie können neben der Adresse auch Email, Telefon und weitere Kontaktdaten pflegen. Darüber hinaus können Sie verschiedene Arten von Adressen anlegen: Heimatadresse, Semesteradresse, Privatadresse, Dienstadresse. Die Firmenadresse kann beispielsweise über den Ansprechpartner im Firmenmodul synchronisiert werden. Unabhängig von den Kategorien kann über das „Haus“-Symbol rechts eine Adresse als Korrespondenzadresse markiert werden. Weitere Optionsschaltflächen sind Bearbeiten und Löschen der jeweiligen Adresse. Weiterhin kann über das "Uhr"-Symbol eingestellt werden von wann bis wann eine Adresse gültig bleibt. Ist kein Adresstyp gewählt, so besteht auch keine Möglichkeit, diesen über die Community zu bearbeiten.

Zur Anlage einer postalischen Adresse sind die Eingabemaske wie folgt aus:

Hierbei kann ein Typ für diese Adresse, eine individuelle Bezeichnung, ein Adresszusatz, die Straße, PLZ, Ort und ein Ortszusatz gesetzt werden.

Unter Einstellungen > Systemeinstellungen > Adresstypen, können verschiedene Adresstypen angelegt werden. Die festgelegte Reihenfolge der Adresstypen wird systemweit übernommen. 

Des Weiteren kann man das Land auswählen, das Bundesland oder den Status 'Ausland', wenn es sich hierbei um eine Adresse außerhalb Deutschlands handelt und den Kreis bzw. den Staat (bei einer Auslandsadresse). Es existiert eine automatische Filterung zwischen den Feldern 'Bundesland/Ausland' und 'Kreis/Staat'. Schlussendlich kann mit einer Checkbox gesteuert werden, ob es sich bei der postalischen Anschrift um eine Rechnungsadresse handelt.

Das Postleitzahl-Feld ist etwas größer, damit auch vorangestellte Länderkürzel Platz haben.

Ein Beispiel für die Auslandsvariante:

Und ein Beispiel für die innerhalb Deutschlands Variante:

Bei einer Adresse, die als „Rechnungsadresse“ gekennzeichnet ist, kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Wählt die Verwaltung dann den Typ „Rechnungsadresse“ aus, kann sie an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine E-Mail versenden.

1.3 Tab 'Weitere'

Im Tab 'Weitere' werden grundsätzlich zusätzliche Felder angeboten, um weitere Informationen, die nicht im Reiter 'Daten' abgebildet werden können, abzuspeichern. Hier können individuelle Datenquellen eingebunden werden, damit Sie Ihre eigenen spezialisierten Felder verwalten können. Dies kann auf spezielle Benutzergruppen eingeschränkt werden (nur bestimmte Felder für Autoren oder Studenten).

Es gibt vier Arten von diesen speziellen Datenquellen:

* Datenquellen für Profile mit Buchungen (wie Interessenten-, Bewerber- und Studentenbuchungen)
* Datenquellen für Dozenten
* Datenquellen für Autoren
* Datenquellen für Sonstige Kontakte

Bei Datenquellen für Profile mit Buchungen werden diese nur im Tab 'Weitere' angezeigt, sobald die dazugehörigen Buchungen aktiv gesetzt sind. Die anderen Datenquellentypen werden im Tab 'Weitere' sichtbar, wenn hier eine entsprechende Gruppenzuordnung im 'Zuordnung' Tab existiert.

Des Weiteren ist es möglich, mehrere Datenquellen im Tab 'Weitere' einzubinden.

Diese Datenquellentypen können wir auf Anfrage initial in Ihr System einbinden und konfigurieren. Danach können Sie selbständig die Felder für jede konfigurierte Datenquelle in academyFIVE pflegen.

1.4 Tab 'Zuordnung'

Personen in academyFIVE können verschiedenste Zuordnungen besitzen:

• Mitunter können Schlagwörter zugeordnet werden, um mehrere Personengruppen durch die Suchfunktion zu finden.
• Ebenso können Mailverteiler angelegt werden, um Massenmails oder Newsletter zu versenden.
• In einer weiteren Funktion können Personenbeziehungen abgebildet werden, welche dann im Serienbrief verwendet werden.
• Des Weiteren können berechtigte Gruppen für das Profil verwaltet werden, denen Sie spezielle Rechte (Lesen, Schreiben, Rechte vergeben) zuweisen können.
• Die Gruppenzugehörigkeit steuert die Berechtigungen für academyFIVE bzw. bei Bewerbern und Studenten im Portal.
• Die Zuordnung zu einem Standort schränkt ebenfalls die Anzeige der Person auf dem Standort ein. So können Buchungen, Prüfungen usw. von anderen Standorten nicht eingesehen werden. Des Weiteren steuert dies den Zugang zur Community (es kann nur auf eine Community mit einem bestimmten vorausgewählten Standort zugegriffen werden). Hat eine Person mehrere Standorte, so kann ein Standort gewählt werden, der beim Login standardmäßig aktiv ist. Manuell kann dennoch zum anderen Standort gewechselt werden.

Im Beispiel sehen Sie die Zuordnungsseite im Profil:

1.5 Tab 'Akte'

Sie finden die Akte in einem eigenen Reiter im Profil, sofern dieser in Ihrem System freigeschaltet ist. Unter der Akte können Sie diverse Informationen zu der Person abspeichern. Diese Option wird meistens verwendet, wenn für viele Informationen die beiden Felder 'Sonstiges' und 'Bemerkung' im Tab 'Daten' nicht ausreichen und man eine Übersicht haben möchte, wer wann mit welchem Inhalt eine Information für dieses Profil abgespeichert hat. Sie können eine definierbare Kategorie nutzen sowie Gruppen für die personalisierte Akteneinsicht und Bearbeitung freischalten bzw. nicht autorisieren. Des Weiteren wird ihnen die Möglichkeit geboten, Dateianhänge zum Text hinzuzufügen. Die Akten-Erfassungsmaske ist im folgenden Screenshot zu sehen.

Eine Akte wird nach Anlage unterhalb der Erfassungsmaske angezeigt und kann durch Klick auf das rote  wieder gelöscht werden.

Eigenständiges Anlegen von neuen Kategorien für Akten: Bisher konnten neue Kategorien für Akten (Firmen, Personen) nur durch Simovative angelegt werden. Nun können Hochschulen diese Kategorien selbst anlegen. Diese Funktion basiert auf einer Konfiguration. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an Ihre Simovative Ansprechperson.

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1.6 Tab 'Kontakthistorie'

In der Kontakthistorie werden Informationen wie Email-Korrespondenz automatisch gespeichert. Andere Einträge können für jeden Studenten und Bewerber manuell vorgenommen werden. Sie finden im Profil dafür einen separaten Reiter. Über Rechtsklick "Bearbeiten" können Sie den gesamten Inhalt anzeigen oder den Eintrag löschen. Mit der Option 'Neuer Eintrag' in der Menüleiste dieses Reiters können Sie neue Kontakthistorieneinträge anlegen.

In dieser Kontakthistorie erscheinen nur Einträge von Erstellern, die auch dem Standort des eingeloggten Benutzers entsprechen.

1.7 Log

Im Profil kann im Reiter "Daten" von berechtigten Personen das Log eingesehen werden. Hier werden die Änderungen an den Daten im Profil und den Buchungen dokumentiert.

Für Bewerberbuchungen wird hier beispielsweise das Anlegen, Löschen oder Bearbeiten der Buchung inkl. der Bewerbungsnummer sowie der Studiengang der Bewerbung dokumentiert. Zieht ein Bewerbender seine Bewerbung zurück oder löscht diese, so ist dies anhand eines roten x-Icons im Log ersichtlich.

Auch die Assume-Funktion wird hier mit Profil-ID sowie Vor- und Nachname geloggt, sowie die ausgeführten Aktionen im Namen des assumten Benutzenden geschrieben.

Ebenfalls geloggt werden die Veränderungen der Auflagen, wer die Anpassung vorgenommen hat und wann (Datum und Uhrzeit).