Planungsgruppen

Planungsgruppen dienen dazu mehrere Teilnehmer zu einer Gruppe zusammen zu fassen, um diese gemeinsam für die (Stunden-)Planung einsetzen zu können. Eine Planungsgruppe können beispielsweise alle Studierenden einer Kohorte, die Teilnehmer eines Sprachkurses oder alle Studierenden mit einem bestimmten Schwerpunkt sein.

Eine Planungsgruppe kann bereits für die Terminplanung verwendet werden, ohne dass konkrete Teilnehmer der Gruppe zugeordnet sind, so dass sehr frühzeitig eine Planung stattfinden kann. Für die Konfliktprüfung kann eine geplante Größe der Planungsgruppe vorgegeben werden, um beispielsweise bei der Raumbuchung gleich optimal vorgehen zu können.

Planungsgruppen werden nur berechtigten Nutzern angezeigt.

Übersicht:
1. Planungsgruppe anlegen/generieren
2. Planungsgruppe bearbeiten
3. Planungsgruppe kopieren
4. Planungsgruppe aktualisieren
5. Planungsgruppe löschen
6. Planungsgruppe archivieren

1. Planungsgruppen anlegen/generieren

Um neue Planungsgruppen zu erzeugen, gibt es eine manuelle und eine automatische Möglichkeit:

1. In der Übersicht der Planungsgruppen steht in der Toolbar die Aktion „Planungsgruppe hinzufügen“ zur Verfügung. Hiermit kann manuell eine neue Planungsgruppe erzeugt werden.
   
   
   
   Dabei müssen folgende Daten eingegeben werden:

• Name*: Name der Planungsgruppe
• Semester*: Für welches Semester die Planungsgruppe zur Planung zur Verfügung stehen soll, Default ist das Semester angegeben, aus dem der Dialog geöffnet wurde, zur Auswahl stehen alle unter Einstellungen > Semester aktivierten Semester
• Standort*: Für welchen konkreten Standort soll die Planungsgruppe angelegt werden, Einfachauswahl
• Permanent: Soll eine Planungsgruppe nicht in einem konkreten Semester verfügbar sein, kann diese mit Aktivierung dieser Checkbox „Permanent“ immer für die Planung zur Verfügung gestellt werden
• Aktiv: Nur aktive Planungsgruppen können für die Planung verwendet werden, Default ist diese Checkbox aktiviert
• Geplante Größe: Sofern hier eine Planzahl eingetragen ist, wird diese anstelle der konkreten Teilnehmerzahl für die Konfliktprüfung (z.B. für die Raumgröße) verwendet

2. In der Übersicht der Planungsgruppen steht in der Toolbar die Aktion „Planungsgruppen generieren“ zur Verfügung. Hiermit können automatisch Planungsgruppen angelegt werden.
   
   
   
   Für jede aktive Kohorte des Semesters, für das generiert werden soll, wird eine Planungsgruppe mit dem Namen und dem Standort der Kohorte angelegt, wenn der Nutzer die Berechtigung für Standort und Kohorte hat, und falls nicht bereits eine Planungsgruppe mit dem gleichen Namen für dieses Semester besteht.

Folgende Daten müssen angegeben werden:

• Semester*: Für welches Semester sollen die Planungsgruppen generiert werden, zur Auswahl stehen alle unter Einstellungen > Semester aktivierten Semester
• Standort: Hier stehen die Standorte zur Auswahl, für die der jeweilige academyFIVE User berechtigt ist. Ist er bereits in einen Standort eingeloggt, wird das Feld entsprechend vorbefüllt. So wird sichergestellt, dass Planungsgruppen nicht versehentlich über alle Standorte generiert werden. 
• Studiengänge: Es werden aktive Studienprogramme angezeigt, für die der Nutzer berechtigt ist beziehungsweise die zum ausgewählten Standort passen. Wird hier kein Studiengang selektiert, werden für alle Studiengänge des Standortes, für die der Nutzer berechtigt ist, die Planungsgruppen generiert. Werden hier ein oder mehrere Studiengänge selektiert, werden die Planungsgruppen nur für die selektierten Studiengänge generiert.
• Kohorten: Es werden aktive Kohorten der gewählten Studiengänge angezeigt. Werden hier ein oder mehrere Kohorten selektiert, werden die Planungsgruppen nur für die selektierten Kohorten generiert.
• Max. Teilnehmeranzahl: Wird hier eine maximale Teilnehmeranzahl gesetzt, werden so viele Planungsgruppen mit der angegebenen Größe (= Teilnehmerzahl pro Gruppe) erstellt, bis alle Teilnehmer der Kohorte aufgeteilt sind. Werden Schwerpunktplanungsgruppen erstellt, gilt die max. Teilnehmeranzahl nicht für die Hauptgruppe des Schwerpunkts.
• Namenszusatz
• Teilnehmer hinzufügen: Für das ausgewählte Semester werden die Teilnehmer entsprechend ihrer Kohorte hinzugefügt.
• Schwerpunkte berücksichtigen: Ist diese Eingrenzung auf Schwerpunkte ausgewählt, wird zusätzlich eine Schwerpunktplanungsgruppe pro Schwerpunkt in der Kohorte erstellt.

2. Planungsgruppe bearbeiten

Über das Kontextmenü eines Eintrages kann eine Planungsgruppe bearbeitet werden.

Wurde die Planungsgruppe noch nicht verplant, können alle Daten verändert werden. Sobald eine Planungsgruppe verplant wurde, ist nur noch eine Änderung von Namen und geplanter Größe möglich, die anderen Daten sind unveränderbar.

3. Planungsgruppe kopieren

Bereits bestehende Planungsgruppen können in ein anderes Semester kopiert werden, sofern sie keine permanenten Planungsgruppen sind.

Das Kopieren einer oder mehrerer Planungsgruppen kann auf folgenden Wegen erfolgen:

1. In der Übersicht der Planungsgruppen über die Aktion „Planungsgruppen kopieren“ in der Toolbar. Da hierfür auch mehrere Planungsgruppen ausgewählt werden können, eignet sich dieser Weg vor allem als Massenaktion.
   
   
   
   
2. In der Übersicht der Planungsgruppen im Kontextmenü eines Eintrages über die Aktion „Kopieren“ dieses Eintrages. Dies ist nur als Einzelaktion möglich.
   
   
   
   

Im nächsten Schritt wird nun angegeben, wie das Kopieren erfolgen soll:

• Semester*: In welches Semester soll die Planungsgruppe kopiert werden, zur Auswahl stehen alle unter Einstellungen > Semester aktivierten Semester
• Teilnehmer übernehmen: Sollen alle Teilnehmer der Planungsgruppe mit in dieses neue Semester kopiert werden
• Nur aktive Teilnehmer übernehmen: Es werden nur Teilnehmer in die Planungsgruppe übernommen, deren Werdegangstyp der Buchung für das gewählte Semester nicht „Beurlaubt“ oder „Exmatrikuliert“ ist, oder deren Studienstatus im Werdegang oder deren Werdegangstyp in den unter Einstellungen > Kursmanagement > „Studienstatus Einschränkungen“ und „Studierende in Planungsgruppen übernehmen“ angegeben wurde, falls hier Status gepflegt wurden

• Kohorte übernehmen: Ist diese Auswahl gesetzt, wird die Relation der Planungsgruppe zur Kohorte mit kopiert

Das Kopieren einer Planungsgruppe erfolgt nicht, wenn

• bereits eine Planungsgruppe mit dem gleichen Namen in dem Semester existiert, in das kopiert werden soll
• eine Planungsgruppe permanent ist.

4. Planungsgruppe aktualisieren

In der Übersicht der Planungsgruppen können mit der Aktion „Teilnehmer aktualisieren“ die ausgewählten Planungsgruppen aktualisiert werden.

Dabei werden Planungsgruppen aktualisiert, die auf einer Kohorte basieren und nicht permanent sind, indem die Planungsgruppe mit ihrer korrespondierenden Kohorte abgeglichen und Studierende, die aus der Kohorte entfernt oder hinzugefügt wurden, entsprechend in der Planungsgruppe entfernt oder hinzugefügt werden. Die genauen Voraussetzungen hierfür stehen unter „Teilnehmer aktualisieren“ zum Nachlesen.

Es empfiehlt sich eine Planungsgruppe zu aktualisieren, wenn bei einem Teilnehmer Änderungen in einer Buchung oder im Werdegang eingetragen wurden, beispielsweise weil dieser sein Studium abgebrochen oder die Kohorte gewechselt hat. In welchen Planungsgruppen der Teilnehmer eingebucht war, kann im Profil des Teilnehmers eingesehen werden.

5. Planungsgruppe löschen

Das Löschen einer Planungsgruppe ist nur möglich, wenn diese noch nicht verplant wurde. Es gibt zwei Wege zum Löschen der Planungsgruppen:

1. In der Übersicht der Planungsgruppen über die Aktion „Planungsgruppen löschen“ in der Toolbar. Da hierfür auch mehrere Planungsgruppen ausgewählt werden können, eignet sich dieser Weg vor allem als Massenaktion.
   
   
   
   
2. In der Übersicht der Planungsgruppen im Kontextmenü eines Eintrages über die Aktion „Löschen“ dieses Eintrages. Dies ist nur als Einzelaktion möglich.
   
   
   
   

6. Planungsgruppe archivieren

Planungsgruppen können inaktiv geschaltet werden, falls diese nicht in der Zukunft bereits verplant sind. Dazu kann über Planungsgruppe bearbeiten die Checkbox zu „Aktiv“ abgewählt und damit die Planungsgruppe archiviert werden. Ist ein Kurs permanent oder hat keinen Semesterbezug, kann die zugeordnete Planungsgruppe immer deaktiviert werden.

Inaktive Planungsgruppen werden nicht mehr bei der Auswahl in den Filtern, beim Hinzufügen von Planungsgruppen oder in der initialen Liste der Planungsgruppen angezeigt.

Wird eine (kohortenbasierte) Planungsgruppe einer Veranstaltung zugewiesen, so kann bei der Veranstaltung das Jahr, der Standort und das Semester nicht mehr geändert werden, solange die Planungsgruppe in der Veranstaltung geplant ist.