Teilnehmer der Planungsgruppen

Um mit konkreten Personen in der Planungsgruppe zu arbeiten, werden Teilnehmer den Planungsgruppen hinzugefügt. Die Auswahl der Teilnehmer kann über alle Gruppen in academyFIVE hinweg erfolgen, also von Studierenden über Mitarbeiter bis zu externen Kontakten, um je nach geplanter Veranstaltung flexibel agieren zu können. 

Überblick:
1. Teilnehmer hinzufügen
2. Teilnehmer anzeigen und bearbeiten
3. Teilnehmer aktualisieren
4. Teilnehmer löschen
5. Buchen, nicht buchen, umbuchen, buchen und umbuchen

1. Teilnehmer hinzufügen

Das Hinzufügen von Teilnehmern zu einer Planungsgruppe kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. In der Übersicht der Planungsgruppe über das Kontextmenü dieses Eintrages mit der Aktion „Teilnehmer hinzufügen“.
   
   

2. In der Übersicht der Planungsgruppen durch einen Klick auf die Anzahl der Teilnehmer eines Eintrages. Es öffnet sich dann die Liste der Teilnehmer. In der Toolbar dieser Ansicht ist nun die Aktion „Teilnehmer hinzufügen“ auswählbar.
   
   

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Teilnehmerauswahl erfolgen kann. Dem Nutzer werden für die Auswahl nur Studiengänge und Kohorten angezeigt, für die er die Berechtigung besitzt und die dem vorausgewählten Standort oder den berechtigten Standorten zugewiesen sind.

Es stehen folgende Filter zur Verfügung:

• Gruppen: Die unter Einstellungen > Gruppenverwaltung angelegten Gruppen des Systems zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich, per Default ist die Gruppe Studenten ausgewählt
• Studiengang: Alle aktiven und inaktiven Studiengänge zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Buchungsstatus: Zeigt die unter Einstellungen > Buchungsstatus angelegten Status zu Studierende, Bewerber und Interessierte zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Kohorte: Alle aktiven und inaktiven Kohorten der gewählten Studiengänge zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich
• Schwerpunkte: Alle Schwerpunkte der gewählten Studiengänge zur Auswahl, Mehrfachwahl möglich; dieser Filter ist nur verfügbar, wenn im System Schwerpunkte für Studiengänge konfiguriert sind
• Name, MNR: Freies Suchfeld nach Namen und Matrikelnummer

Um die richtige Auswahl zu erleichtern, werden in der Liste zu jedem Teilnehmer folgende Informationen angezeigt:

• Name: Nachname, Vorname
• MNR: Matrikelnummer
• Studiengänge: in die der Teilnehmer eingeschrieben ist
• Buchungsstatus: Zeigt den Status der Studiengangbuchung an
• Kohorten: in die der Teilnehmer eingebucht ist
• Schwerpunkte (die Spalte ist nur verfügbar, wenn im System Schwerpunkte für Studiengänge konfiguriert sind)

Die ausgewählten Profile können anschließend der Planungsgruppe hinzugefügt werden:

Ist hier für „Teilnehmer in Vorlesungsreihen buchen“ die Option Ja gewählt, dann

• wird der Teilnehmer in die Vorlesungsreihe seiner Planungsgruppe gebucht, wenn für die Planungsgruppe eine eigene Vorlesungsreihe für die Veranstaltung angelegt ist
• wird der Teilnehmer in die erste Vorlesungsreihe gebucht, wenn für seine Planungsgruppe keine eigene Vorlesungsreihe angelegt ist
• wird der Teilnehmer in die erste Vorlesungsreihe entsprechend seiner hier gewählten Planungsgruppe gebucht, falls der Teilnehmer in mehreren Planungsgruppen ist

Dies erfolgt nur, wenn

• der Teilnehmer eine aktive Buchung besitzt (Buchungsstatus nicht „Exmatrikuliert“)
• der Werdegangseintrag des Teilnehmers nicht „Beurlaubt“ für das Semester der Veranstaltung ist, außer die Veranstaltung ist ohne Semester oder permanent
• der Teilnehmer noch nicht mit einer anderen Planungsgruppe bereits in die Veranstaltung gebucht wurde, oder der Teilnehmer nicht bereits früher in einer gleichen Veranstaltung eingebucht war (gleiche Fach-ID)
• der Status des Teilnehmers mit den aus den Einstellungen > Kursmanagement  erlaubten Status übereinstimmt, falls hier Status gesetzt sind
• die Veranstaltung dem gleichen Standort wie die Kohorte zugewiesen ist
• die Veranstaltung auf einem Fach basiert, das im Curriculum des Studierenden enthalten ist und für das Fach nicht bereits eine Note eingetragen ist
• dass für das Fach in der Fachbeschreibung hinterlegte Semester entspricht im Bezugssemester dem Fachsemester des Studierenden laut seinem Werdegang
• falls die Veranstaltung nur für bestimmte Schwerpunkte zur Verfügung steht, in der Buchung des Teilnehmers der Schwerpunkt gesetzt ist
• die Veranstaltung hat keinen Studiengang zugeordnet oder der Studiengang der Buchung stimmt mit einem Studiengang der Veranstaltung überein
• Eine der Bedingungen erfüllt ist
  • die Fachkategorie der Fachbeschreibung muss leer sein oder darf kein Wahlfach sein
  • das Fach gehört zu einem Modul, das über die Modulwahl vom Teilnehmer gewählt wurde, falls unter Einstellungen > Kursmanagement > Kurs- und Veranstaltungsangebote „Ebenfalls gewählte Module berücksichtigen“ aktiviert wurde

Ist hier für „Teilnehmer in Vorlesungsreihen buchen“ die Option Nein gewählt, dann werden die Teilnehmer nur der Planungsgruppe hinzugefügt und nicht gebucht.

Da ein Teilnehmer mit seiner Buchung der Planungsgruppe hinzugefügt wird, kann er – mit unterschiedlichen Buchungen – mehrfach in Planungsgruppen vorkommen. Im Termin der Veranstaltung wird der Teilnehmer später allerdings nur einmal aufgeführt sein.

Wird der Teilnehmer mit seiner Planungsgruppe in eine Veranstaltung gebucht, deren Fach zu einem Modul gehört, wird das passende Modul mitgebucht.

2. Teilnehmer anzeigen und bearbeiten

Die Teilnehmer einer Planungsgruppe können über die Liste der Teilnehmer angezeigt werden: In der Übersicht der Planungsgruppen kann durch einen Klick auf die Anzahl der Teilnehmer diese Liste aufgerufen werden.

Zu jedem Teilnehmer sind folgende Informationen aufgeführt:

• Name: Nachname, Vorname
• Studienstatus: Der Studienstatus der Buchung im Werdegang des Teilnehmers im zugeordneten Semester der Planungsgruppe; bei permanenten Planungsgruppen bleibt die Spalte leer
• Fachsemester: Das Fachsemester des Teilnehmers im zugeordneten Semester der Planungsgruppe; bei permanenten Planungsgruppen bleibt die Spalte leer
• Studiengang: Studiengang der Buchung im zugeordneten Semester, mit der der Teilnehmer in die Planungsgruppe gebucht wurde
• Schwerpunkte (die Spalte ist nur verfügbar, wenn im System Schwerpunkte für Studiengänge konfiguriert sind)
• Kohorte: Kohorte der Buchung im zugeordneten Semester, mit der der Teilnehmer in die Planungsgruppe gebucht wurde
  
  

Das Semester der Planungsgruppe kann im Titel der Teilnehmerliste (Jahreszahl in Klammern) eingesehen werden.

Bei der Anzeige der Teilnehmer werden nur aktive Buchungen mit einem Werdegangseintrag im Semester der Planungsgruppe berücksichtigt. Bei permanenten Planungsgruppen werden alle aktiven Buchungen berücksichtigt.

In der Liste der Teilnehmer kann

• mit einem Klick auf den Namen direkt in die Profilansicht des Teilnehmers gesprungen werden
• für selektierte Teilnehmer über die Toolbar die Aktion „Teilnehmer hinzufügen“ und „Teilnehmer löschen“ ausgeführt werden.

3. Teilnehmer aktualisieren

In der Übersicht der Planungsgruppen gibt es die Möglichkeit mit der Aktion „Teilnehmer aktualisieren“ die ausgewählten Planungsgruppen zu aktualisieren. Dabei werden für Planungsgruppen, die auf Kohorten basieren und nicht permanent sind

• neue Studierende aus der Kohorte der Planungsgruppe hinzugefügt
• Studierende, die den Werdegangstyp „Beurlaubt“ oder „Exmatrikuliert“ haben, aus der Planungsgruppe entfernt
• Studierende, die aus der Kohorte entfernt wurden oder deren Kohorte der Buchung nicht mit der Kohorte der Planungsgruppe übereinstimmt, aus der Planungsgruppe entfernt
• Studierende, deren Studienstatus im Werdegang oder deren Werdegangstyp für die Buchung das Semester abweicht von denen aus den unter Einstellungen > Kursmanagement > „Studienstatus Einschränkungen“ und „Studierende in Planungsgruppen übernehmen“ gepflegten Werten, falls hier Status gesetzt sind, werden aus der Planungsgruppe entfernt
• wird die Option „Teilnehmer in Vorlesungsreihen buchen“ gewählt, dann werden die neuen Teilnehmer allen Vorlesungsreihen der Planungsgruppe wie beim „Teilnehmer hinzufügen“ hinzugefügt
• wird die Option „Teilnehmer aus Vorlesungsreihen entfernen“ gewählt, dann werden die zu entfernenden Teilnehmer aus allen Vorlesungsreihen und ggf. dazugehörigen Prüfungen der Planungsgruppe entfernt, sofern noch keine Note vorliegt und die Prüfung in der Zukunft ist. Sind die Teilnehmer einer weiteren Planungsgruppe innerhalb des Kurses zugewiesen, werden sie in diese gebucht und verbleiben im Kurs.

Es empfiehlt sich eine Planungsgruppe zu aktualisieren, wenn bei einem Teilnehmer Änderungen in einer Buchung oder im Werdegang eingetragen wurden, beispielsweise weil dieser sein Studium abgebrochen oder die Kohorte gewechselt hat. In welchen Planungsgruppen der Teilnehmer eingebucht war, kann im Profil des Teilnehmers eingesehen werden.

4. Teilnehmer löschen

Das Löschen von Teilnehmern aus der Planungsgruppen erfolgt in der Liste der Teilnehmer einer Planungsgruppe. Diese öffnet sich durch einen Klick auf die Anzahl der Teilnehmer eines Eintrages in der Übersicht der Planungsgruppen. Selektierte Profile können hier mit der Aktion „Teilnehmer löschen“ in der Toolbar aus der Planungsgruppe entfernt werden.

Wird auch die Option „Teilnehmer aus Vorlesungsreihen entfernen“ gewählt, dann werden die ausgewählten Teilnehmer auch aus den Vorlesungsreihen und der ggf. dazugehörigen Prüfung entfernt, wenn noch keine Note vorliegt und die Prüfung in der Zukunft liegt. Sind die Teilnehmer einer weiteren Planungsgruppe innerhalb des Kurses zugewiesen, werden sie in diese gebucht und verbleiben im Kurs.

5. Buchen, nicht buchen, umbuchen, buchen und umbuchen

Im Zusammenhang mit der Buchung von Teilnehmern in Planungsgruppen können folgende vier Möglichkeiten zur Auswahl stehen:

• Buchen: Teilnehmer der Planungsgruppe werden in die Vorlesungsreihe gebucht, sofern diese nicht bereits in einer anderen Vorlesungsreihe dieser Veranstaltung eingebucht sind
• Nicht buchen: Teilnehmer werden nicht in eine Vorlesungsreihe gebucht, sondern dieser nur hinzugefügt, so dass die Vorlesungsreihe diesen bei der Kurswahl zur Auswahl steht
• Buchen und umbuchen: Die für eine Vorlesungsreihe gebuchten Teilnehmer werden einer anderen Vorlesungsreihe derselben Veranstaltung hinzugefügt und dort gebucht. Sie werden dabei aus der zuerst gebuchten Vorlesungsreihe gelöscht. Noch nicht gebuchte neue Teilnehmer werden auch in die neue Vorlesungsreihe gebucht. Ist ein Teilnehmer in der neuen Vorlesungsreihe bereits vorhanden und nicht gebucht, wird er durch das Umbuchen in der neue Vorlesungsreihe nicht gebucht.
• Umbuchen: Die für eine Vorlesungsreihe gebuchten Teilnehmer werden einer anderen Vorlesungsreihe desselben Kurses hinzugefügt, dort aber nicht gebucht. Sie werden dabei aus der zuerst gebuchten Vorlesungsreihe gelöscht. Es werden keine neuen Teilnehmer der Vorlesungsreihe hinzugefügt.