Schlagwortmanagement

Das Schlagwortmanagement in academyFIVE bietet die Möglichkeit Personen Schlagwörtern zuzuordnen, um später gezielt Aktionen, wie z.B. Nachrichten oder Serienbriefe versenden, durchführen zu können.

Überblick:

1. Bestehende Schlagwörter einsehen und verwalten
2. Kategorien und Schlagwörter hinzufügen
3. Zuordnung von Schlagwörtern über die Personensuche
4. Schlagwortzuordnung über academyFIVE Personenprofile

1. Bestehende Schlagwörter einsehen und verwalten

Bei Auswahl des Moduls "Schlagwortmanagement" im academyFIVE Navigationsbaum ist auf der rechten Seite eine Liste mit den momentan vorhanden Schlagwörtern ersichtlich.

Über die Toolbar kann eine Kategorie ausgewählt, eine "Neue Kategorie" sowie ein "Neues Schlagwort" anlegt werden.

Im Kontextmenü eines jeden Schlagworts stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Mit dieser Option ist eine Anpassung des Schlagwort-Namens oder der Kategorie möglich.
• Empfänger anzeigen: Mit dieser Option wird eine Übersicht über alle zu diesem Schlagwort zugeordneten academyFIVE Personenprofile und Firmenprofile (wenn diese Schlagwortzuweisung in der Firmenverwaltung aktiviert ist) angezeigt. In dieser Ansicht gibt es die Möglichkeit, Personen- oder Firmenprofile aus einem Schlagwort zu entfernen (dies ist auch über das Personen- oder Firmenprofil direkt möglich).
  
  
  Das Löschen eines Profils aus dem Schlagwortmanagement kann auch über das Kontextmenü eines Profils vorgenommen werden:
  
  Mit der Option "Bearbeiten" ist der direkte Zugriff auf das jeweilige Profil möglich.
• Zusammenführen: Das Zusammenführen von Schlagwörtern vereint mehrere Schlagwörter zu einem und teilt alle zugeordneten Personen dem Schlagwort (mit dem die zu vereinenden zusammengeführt wurden) zu. Bei diesem Prozess kann auch ein komplett neuer Schlagwortname vergeben werden, initial ist dies der Schlagwortname, vom welchem aus die Funktion angewählt wurde. Bei dieser Option kann auch eine komplett neue Kategorie für das neue zusammengeführte Schlagwort ausgewählt werden, falls gewünscht.
• Löschen: Mit dieser Option im Kontextmenü eines Schlagwortes wird das Schlagwort gelöscht.

2. Kategorien und Schlagwörter hinzufügen

Neue Kategorien für Schlagwörter können mit der Option "Neue Kategorie" in der Menüleiste des Moduls "Schlagwortmanagement" hinzugefügt werden:

Hierbei werden die englische und die deutsche Bezeichnung einer Kategorie eingegeben. In den Eigenschaften der Kategorie kann eine Anpassung des Namen in Deutsch und Englisch bei Bedarf im Nachhinein erfolgen.

Bereits bestehende Kategorien werden bearbeitet, indem im Filter die gewünschte Kategorie (z.B. „Import“) ausgewählt und das Stift-Symbol daneben angeklickt wird. 

Neue Schlagwörter werden im Schlagwortmanagement über den Button „Neues Schlagwort“ in der Menüleiste angelegt.

Für das neue Schlagwort wird ein Name eingegeben und die Kategorie ausgewählt.

3. Zuordnung von Schlagwörtern über die Personensuche

Um einem oder mehreren Profilen Schlagwörtern über die Personensuche zuzuordnen, kann in einem Suchergebnis durch Auswahl der gewünschten Profile und einem Klick auf den Button "Zuordnen" in der Menüleiste der Personensuche dies ausgeführt werden:

Im Folgedialog wird mit der Aktion "Schlagwort" und über die Auswahl der Kategorie und dem oder den gewünschten Schlagworten die Zuweisung dieser Schlagworte zu den Profilen ausgeführt.

Alternativ besteht in dieser Funktion die Möglichkeit direkt ein neues Schlagwort mit der Option "Neu" anzulegen, es werden die Profile dann automatisch dem neuen Schlagwort zugeordnet.

 

4. Schlagwortzuordnung über academyFIVE Personenprofile

Äquivalent zu Firmenprofilen unter Tab "Schlagworte", falls freigeschalten

Im Tab "Zuordnung" eines academyFIVE Profils werden im Bereich "Schlagwort" die Schlagwörter pro Profil verwaltet:

Unter dem Feld "Schlagwort" ist eine Schlagwortsuche integriert. Bei Klick auf ein gefundenes Schlagwort wird dies unverzüglich hinzugefügt.

Die Anlage eines noch nicht angelegten Schlagworts ist im gleichen Feld möglich:

• Eingabe des unbekannten Schlagwortnamens
• Auswahl der gewünschten Kategorie
• Button „Hinzufügen“

Das Schlagwort wird angelegt und dem Profil zugeordnet.

Eine Schlagwortzuordnung kann auch über den Button „Auswahl“ in diesem Bereich vorgenommen werden. In diesem Dialog ist es dann auch möglich unter "Neu...", ein komplett neues Schlagwort zu vergeben und zuzuordnen.

Bestehende Schlagwortzuordnungen im Profil werden ganz einfach im Kontextmenü über "Löschen" gelöscht: