Serienbriefe

Grundlegendes zum Seriendruck in academyFIVE:

Personenbezogene Daten können über das Personenprofil (im Tab "Profil") sowie über die Personensuche abgefragt werden. Buchungsbezogene Daten (wie beispielsweise eine Matrikelnummer aus einer Buchung) können direkt in der Buchung (falls hier eine entsprechende Konfiguration aktiviert ist) und über die Kohortenübersicht (Interessenten-, Bewerber- und Studentensuche) mittels eines Seriendruckdokuments herausgefiltert werden. Möchten Sie alle Felder aus Ihrem Seriendruckdokument richtig ausgefüllt haben, müssen Sie dieses Dokument an der richtigen Stelle im System einbinden. Sie müssen das Dokument über die Personensuche-Maske einbinden, wenn es sich hierbei um reine personenbezogene Felder handelt, beziehungsweise über die Kohortenübersicht bei buchungsbezogenen Feldern.

In obiger Beispielansicht über die Kohortenansicht können Sie hier den Empfänger des Seriendrucks auswählen und dann auf den Button "Seriendruck starten" klicken.

Es öffnet sich anschließend nachfolgender Dialog:

Neben einigen anderen Informationen haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten, die für das Erstellen der Seriendruckvorlage relevant sind:

• eine Beispieldatei mit den zur Verfügung stehenden Seriendruckfeldern herunterladen
• eine eigene Ordnerstruktur anlegen
• eine Vorlage hochladen

Die hochzuladenden Vorlagen müssen im MS-Word 2003 .xml-Format gespeichert werden. Ein anderes Format ist leider nicht kompatibel.

In dieser Dokumentation möchten wir Ihnen nachfolgend ausführlich den Upload-Vorgang einer Seriendruckdokumentvorlage erläutern:

Haben Sie ein Beispieldokument ohne Seriendruckfelder erstellt, können Sie dies nun im Format ‚Word 2003 XML-Dokument (*.xml)‘ abspeichern:

Nun können Sie das Dokument an der gewünschten Position im System hochladen. Da es sich bei unserem Beispiel nur um rein personenbezogene Daten handelt, wird das Dokument über die Personensuche-Maske hochgeladen:

Nun können Sie das Dokument herunterladen und die gewünschten Seriendruckfelder einfügen:

Den nachfolgenden Dialog von Microsoft Word müssen Sie mit ‚Ja‘ bestätigen, damit eine Verbindung zwischen dem XML-Dokument und der Datenquelle in academyFIVE vorgenommen werden kann und Sie dann die gewünschten Felder einpflegen können. Dieser Dialog erscheint bei jedem Aufruf einer Seriendruckvorlage.

In Microsoft Word können Sie dann unter ‚Sendungen‘ -> ‚Seriendruckfeld einfügen‘ Ihre gewünschten Felder einfügen:

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass Sie nur ‚Datenbankfelder‘ einfügen:

Haben Sie Ihre gewünschten Felder eingefügt, können Sie das Dokument nun speichern. Da das erneute Speichern des xml-Dokuments zu einem Fehler führt, muss hier erst die Verbindung zur Datenquelle aufgehoben werden, indem das Dokument als Word-Dokument gespeichert wird. Dann kann das Dokument erneut als xml-Datei gespeichert werden.

Klicken Sie ‚Sendungen‘ -> ‚Seriendruck starten‘ und ‚Normales Word-Dokument‘ - dann wird die Verbindung zur Datenquelle aufgehoben.

Nun können Sie das Dokument als xml-Datei erneut speichern.

Daraufhin laden Sie das Dokument wieder in academyFIVE hoch:

Achtung: Hierbei ist zu beachten, dass das alte Formular im Serienbriefdruck-Dialog erst gelöscht und dann das neue Dokument hochgeladen werden muss. Ansonsten wird das Dokument nicht aktualisiert.

Nun können Sie die Seriendruckvorlage für Ihre Profile in academyFIVE verwenden, indem Sie die gewünschten Profile auswählen und dann im obigen Dialog das gewünschte Dokument herunterladen. In Microsoft Word können Sie dann unter ‚Sendungen‘ -> ‚Vorschau Ergebnisse‘ die Befüllung der Felder ansehen und prüfen:

* Standortadresse setzen für individuellen Adressblock und Briefkopf in Serienbriefen

Man kann Standortadressen unter den 'Standort Eigenschaften' im untersten Bereich 'Standortadressen' mit dem grünem Plus-Button setzen und im Kontextemenü mit 'Bearbeiten' pflegen:

Relevant für die Ausgabe der Standortadresse sind die Felder 'individueller Adressblock' und 'Briefkopf'. Die 'Bezeichnung' wählt man beim Generieren eines Seriendruckdokuments aus, damit dann der entsprechende individuelle Adressblock und der Briefkopf im Dokument grundsätzlich befüllt werden können.

Des Weiteren müssen die beiden Seriendruckfelder 'StandortBriefkopf' und 'StandortAdressBlock' im XML-Dokument eingebunden sein, damit die oben ausgewählte Standortadresse im Serienbrief angezeigt wird:

* Spezielles Seriendruckfeld 'Adresse' pflegen und nutzen

Im Seriendruck gibt es das Feld 'Adresse', das Sie als Empfängerangabe jederzeit in Ihren Seriendruckdokumenten verwenden können. Hier müssen Sie dann nicht die Empfängeradresse aus mehreren Seriendruckfeldern (Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) erstellen, sondern können hierfür das spezielle Seriendruckfeld 'Adresse' verwenden.

Wie der Adressblock definiert ist, können Sie unter 'Einstellungen' -> 'Länder' und beispielsweise im Kontextmenü vom Land 'Deutschland' mit der Funktion 'Adressblock' einsehen:

Die Template-Variablen können beliebig anders sortiert, gelöscht oder neue hinzugefügt werden. Unter 'Adress-Variablen' haben Sie die komplette Auswahl an Standardvariablen, die Sie hierbei verwenden können. Bitte beachten Sie, dass nicht jede Systemdatenbank alle Variablen zur Verfügung hat. Deshalb werden diese meistens in der Vorschaufunktion wiederum mit dem Variablennamen ausgegeben und mit keinem Beispiel.

Je nach Land der Empfängeradresse wird dann das entsprechend gepflegte Template geladen.

* Spezielle Standort-Seriendruckfelder

Es gibt einige Standort-Seriendruckfelder, die Sie jederzeit für Ihre Briefvorlagen nutzen können.

Bitte beachten Sie, dass die Daten hierzu nur korrekt ausgegeben werden, wenn Sie vorab in academyFIVE den jeweiligen Standort im Baum ausgewählt haben.