Verteilermanagement

Verteiler in academyFIVE können für spezielle Suchen sowie den Mailversand genutzt werden.

Überblick:
1. Übersicht über die Verteiler
2. Neuen Verteiler anlegen
3. Verteiler zuordnen
4. Verteiler löschen

1. Übersicht über die Verteiler

Im academyFIVE Navigationsbaum unter dem Punkt "Personen" ist das "Verteilermanagement".

Durch einen Klick auf das Modul erscheinen alle aktuellen Verteiler in einer Liste. Es wird pro Verteiler der Name des Verteilers, die Anzahl der Empfänger sowie der Ersteller angezeigt.

Mit einem Klick auf einen Verteiler öffnet sich das Kontextmenü mit folgenden Optionen:

• Anzeige: Öffnet eine Auflistung aller Profile, die diesem Verteiler zugeordnet sind
• Bearbeiten: Ermöglicht die Einstellungen des Verteilers zu bearbeiten
• Zusammenführen: Öffnet eine Übersicht, in der eine oder mehrere Verteiler ausgewählt werden können, die mit dem bereits aufgerufenen Verteiler zusammengeführt werden sollen; dabei werden alle Profile der Verteiler zu einem Verteiler zusammengeführt.
• Löschen: Löscht den ausgewählten Verteiler

Durch Aufklappen des Verteilermanagements im Navigationsbaum wird eine Liste der Verteiler, die im Navigationsbaum angezeigt werden sollen, aufgeführt. Ein Klick auf einen Verteiler öffnet den Anzeige-Modus des Verteilers, d.h. es werden alle Profile aufgelistet, die diesem Verteiler zugeordnet sind.

 

2. Neuen Verteiler anlegen

In der Menüleiste der Übersicht der Verteiler ist der Button "Verteiler anlegen", mit dem ein neuer Verteiler hinzugefügt werden kann. Folgende Informationen müssen dafür gepflegt werden:

• Name: Name des Verteilers
• Einhängen unter: Ermöglicht eine Hierarchisierung der Verteiler
• In der Navigation anzeigen: Steuert, ob der Verteiler bereits im Baum aufgelistet oder erst bei Aufruf der Übersicht der Verteiler angezeigt werden soll
• Beschreibung: Beschreibung des Verteilers
• Standort: Alle Standorte oder ein einzelner Standort kann ausgewählt werden, für die oder den der Verteiler zugänglich ist
• Sichtbarkeit: Setzt die Berechtigungen, wer (zusätzlich zum Standort) den Verteiler einsehen und verwalten darf.

Mit dem Button "Speichern" in der Menüleiste über dem Eingabefenster wird der neue Verteiler angelegt.

3. Verteiler zuordnen

Um Personen in einen Verteiler aufzunehmen, sind zwei Wege möglich:

1. Einem Profil können im Personenprofil unter dem Tab "Zuordnung" ein oder mehrere Verteiler hinzugefügt werden:
   
   
   
   Mit einem Klick auf das Dropdown-Menü öffnet sich die Liste der Verteiler, nachdem ein Verteiler ausgewählt wurde, kann durch "Hinzufügen" der Verteiler dem Profil zugeordnet werden; anschließend muss mit dem Button "Speichern" in der Menüleiste die Änderung im Profil gesichert werden.
   
   
2. Mehrere Profile können über die Personensuche gleichzeitig einem oder mehreren Verteiler(n) hinzugefügt werden:
   
   
   
   Werden in der Ergebnisliste der Personensuche ein oder mehrere Profile markiert, können mit der Aktion "Zuordnen" und der Auswahl "Verteiler" aus der Liste der Verteiler ein odere mehrere Verteiler den gewählten Profilen zugewiesen werden. Über diese Aktion ist es auch möglich bei der Zuordnung einen neuen Verteiler zu erstellen und diesen den Profilen hinzuzufügen.

 

4. Verteiler löschen

Um Profile aus einem Verteiler zu löschen, sind zwei Wege möglich:

1. Über das Personenprofil können im Tab "Zuordnung" durch einen Klick auf einen Verteiler und die Aktion "Löschen" der Verteiler entfernt werden. Sollen alle Verteiler gleichzeitig gelöscht werden, so kann der Button "Alle löschen" neben der Auswahl der Verteiler genutzt werden.
   
   
2. In der Auflistung der Profile eines Verteilers können die ausgewählten Profile mit dem Button "Löschen" aus dem Verteiler entfernt werden.