Antragsverwaltung im CampusWEB (RequestFormBundle)

Mit dem RequestFormBundle können Studierende und Dozierende über das CampusWEB Anträge stellen, verwalten und archivieren.

Überblick:

1. Ansicht im CampusWEB für Studierende und Dozierende
2. Einstellungen in academyFIVE
3. Einstellungen in der CampusWEB Verwaltung

1. Ansicht im CampusWEB

Dem CampusWEB Anwendenden werden Anträge in zwei Rubriken angezeigt:

• Meine aktiven Anträge: Sind alle über academyFIVE zugewiesenen Anträge, die nur vom jeweiligen CampusWEB Nutzenden ausgefüllt werden können. „Verfügbare Anträge“ erscheinen ebenfalls unter „Meine aktiven Anträge“, wenn die Anträge zwischengespeichert oder abgeschickt wurden.
• Verfügbare Anträge: Von der Hochschulverwaltung freigegebene, allgemeine Anträge, die immer ausgefüllt werden können und keine separate Zuweisung über academyFIVE erfordern, beispielsweise Anträge für Urlaubssemester oder Stellplätze. Diese Anträge sind in academyFIVE mit „Ständiger Antrag“ gekennzeichnet. Die Anträge können entweder über eine Kategorie oder ein Freitextfeld gesucht werden. 
  
  

CampusWEB Nutzende können einen Antrag über den Button „Speichern“ zwischenspeichern, um diesen zu einem späteren Zeitpunkt weiterzubearbeiten. Zwischengespeicherte Anträge sind mit dem Status „-“ gekennzeichnet. Solange ein Antrag noch nicht abgeschickt wurde, kann der CampusWEB Nutzende diesen zurückzuziehen.

Die Hochschule kann PWA-Usern die Daten zu einem Antrag inklusive dessen Status zum Download (Button „Antrag als PDF drucken und anhängen) bereitstellen. So erhalten die Antragstellenden per Klick einen genauen Überblick zum Stand ihres Antrags. Die generierten Dokumente werden automatisch auch in academyFIVE im jeweiligen Antrag hinterlegt. Beim Löschen oder Archivieren des Antrags werden etwaige Dokumente ebenfalls berücksichtigt.

Hat die Hochschule über academyFIVE Anträge archiviert, bekommen CampusWEB Nutzende diese Anträge nicht mehr angezeigt.

Die Antragskategorien – im Screenshot oben zum Beispiel „Bewerbung“, „Parkplatz“ – sowie die Anträge selbst werden in alphabetischer Reihenfolge gelistet. Kategorien, die keine oder nur unveröffentlichte Anträge enthalten, werden nicht angezeigt. Die zur Verfügung stehenden Kategorien legt die Hochschule in academyFIVE unter Antragsverwaltung > Kategorien fest.

2. Einstellungen in academyFIVE

Ins CampusWEB eingebunden wird das RequestFormBundle über Internetauftritt > Domain > Seitenstruktur/-inhalt (siehe allgemeine Anleitung dazu im Beitrag „CampusWEB Seiten erstellen und bearbeiten“).

Mit der Aktion „Bearbeiten“ lassen sich unter „Content Area bearbeiten“ folgende Einstellungen zum Seiteninhalt vornehmen:

• Bezeichnung: Titel der Seite, erscheint nicht im CampusWEB, dient ausschließlich der internen Information
• Modul: RequestFormBundle 

Unter Content werden folgende Informationen festgelegt:

• Status: Der hier eingetragene Status wird automatisch vergeben, wenn ein Studierender oder Dozierender einen Antrag stellt. Zur Auswahl stehen die unter Antragsverwaltung > Status definierten Werte. Im Beispiel aus dem Screenshot unten wird der eingereichte Antrag mit dem Status „Antrag ausgefüllt“ versehen.
• Text: Wird im CampusWEB oberhalb der Antragsübersichten eingeblendet
• Notification E-Mail: Die Verwaltung erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald ein Antrag gestellt wurde, mit dem hier eingegebenen Text. Es stehen nur die Variablen {FIRSTNAME} {LASTNAME} und {REQUEST_FORM} zur Verfügung. 
  
  

3. Einstellungen in der CampusWEB Verwaltung

In der CampusWEB Verwaltung kann im Tab "Module" unter Anträge folgende Einstellung getroffen werden:

• Anonymer Modus: Ist diese Checkbox angewählt, wird bei Kommentaren zu Anträgen der Name und das Profilbild des Kommentierenden ausgeblendet, so dass die Kommentare anonym dargestellt werden