Rechnungen für Personenprofile erstellen

Rechnungen sind die konkreten Zahlungsaufforderungen. Eine Rechnung kann aus einem Zahlungsplan generiert oder individuell für ein Profil erstellt werden.

Überblick: 

1. Rechnungen aus Zahlungsplänen erstellen
2. Individuelle Rechnungen

1. Rechnungen aus Zahlungsplänen erstellen

Aus den erzeugten Zahlungsplänen im nächsten Schritt Rechnungen zu generieren ist über drei Wege möglich. Die erstellten Rechnungen haben immer den Status „Entwurf“, in dem sie bei Bedarf noch geändert werden könnten.

1. In der Übersicht der Zahlungspläne sieht man die Bewerber und Studierenden gelistet, die einen Zahlungsplaneintrag hinterlegt haben, und kann hier die gewünschten Einträge filtern. Wenn der Nutzer in einen Standort eingeloggt ist, steht für die selektierten Einträge in der Toolbar die Sammelaktion „Rechnung erstellen“ zur Verfügung:
   
   • Um die Rechnungen erzeugen zu können, wird ein Rechnungsdatum sowie die Rechnungsvorlage aus den Dokumententemplates für diesen Standort zugeordnet.
   • Das Fälligkeitsdatum der Rechnungen lässt sich für alle ausgewählten Rechnungen festlegen. Wird kein Datum eingegeben, verwendet academyFIVE das Fälligkeitsdatum aus dem Zahlungsplan.
   • Ist die Checkbox "Firmen-Sammelrechnung" aktiviert, erhält eine Firma, die für mehrere Studierende Zahlungen übernimmt, eine Gesamt-Rechnung, aus der die Informationen zu den Teilnehmern hervorgehen. Dabei lässt sich das Rechnungs-Template so gestalten, dass auf der Rechnung neben dem Namen der Teilnehmer auch der Kurstitel ausgegeben wird.
   • Außerdem besteht die Möglichkeit, jede einzelne Rechnung mit allen notwendigen Daten zu bearbeiten.
     
      
2. In der Übersicht der Zahlungspläne ist über das Kontextmenü für einen einzelnen Eintrag die Aktion „Rechnung erzeugen“ aufrufbar. Im nächsten Schritt werden die notwendigen Daten der Rechnung zugeordnet und die Rechnung gespeichert.
   
   
    
3. Im Profil eines Bewerbers oder Studierenden kann im Tab "Finanzen" unter „Zahlungsplan“ aus den bestehenden Zahlungsplaneinträgen über das Kontextmenü „Rechnung erzeugen“ gewählt werden, mit dem die gleiche Aktion wie über 2. aufgerufen wird.
    

2. Individuelle Rechnungen

Im Tab "Finanzen" im Profil eines Bewerbers oder Studierenden können unter „Rechnungen“ individuelle Rechnungen erstellt werden. Über „Rechnung hinzufügen“ wird eine neue Rechnung angelegt und folgende Daten müssen eingefügt werden:

• Standort*: Es kann nur ein Standort zugewiesen werden
• Empfängeradresse*: Zur Auswahl stehen alle im Profil gepflegten aktiven Adressen; sofern unter Profil > Toolbar-Button "Adressen" eine aktive Rechnungsadresse (Checkbox "Rechnungen") gepflegt ist, wird diese vorausgewählt
• Währung*: Zeigt die unter Finanzen > Einstellungen gepflegten Daten zur Währung zur Auswahl
• Dokument*: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen des Standorts zur Auswahl
• Bankverbindung*: Zeigt die unter Finanzen > Einstellungen gepflegten Daten zur Bankverbindung zur Auswahl
• Kostenstelle: Zeigt die unter Kostenstellen gepflegten Daten zur Auswahl, Autocomplete-Feld
• Rechnungsdatum*: Tagesdatum oder ein frei auswählbares Datum
• Semester: Optional, für die automatische Rückmeldung aber zusammen mit „Buchung“ notwendig
• Rechnungssprache*: Die automatische Vorauswahl übernimmt die Standardspracheinstellung des Systems; die Rechnungssprache selektiert die zur Verfügung stehenden Dokumentenvorlagen für diese Sprache
• Buchung: Buchung, für die die Rechnung gelten soll; zeigt die aktiven und inaktiven Buchungen des Profils zur Auswahl
• Zahlungsbestätigung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen
• Rückmeldung: Nur für Buchungstyp Student; ist dieses Feld angewählt, erfolgt eine automatische Rückmeldung
• Fälligkeit: Innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum, falls hier kein Wert gepflegt; ansonsten gilt das angegebene Datum
• Ratenzahlung: Mit Auswahl dieser Checkbox wird für diese Rechnung eine Ratenzahlung erstellt; die Raten basieren auf einer monatlichen Wiederholung; ist der Rechnungsbetrag nicht gleichmäßig durch die Anzahl der Raten teilbar, wird der letzte Ratenzahlungsbetrag entsprechend angepasst; dies ist eine spezielle Konfiguration: die Checkbox erscheint nur, wenn Ratenzahlung im System konfiguriert ist
• Fälligkeit 1. Rate: Innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum, falls hier kein Wert gepflegt; ansonsten gilt das angegebene Datum; erscheint nur, wenn Checkbox "Ratenzahlung" angewählt
• Anzahl der Raten: Eingabe der Anzahl der Monatsraten; erscheint nur, wenn Ratenzahlung angewählt
• Rechnungstext

Anschließend können eine oder mehrere Positionen hinzugefügt werden:

• Buchungstext: Auf dem Rechnungsdokument angezeigter Text zu dieser Position
• Anzahl*: Wie oft soll der Einzelpreis berechnet werden, z.B. 3 für dreimal
• Einzelpreis*: Positive wie negative Beträge (Rabatte, z.B. -50) möglich
• Mehrwertsteuer*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zu Mehrwertsteuer