Rechnungsübersicht

In der Rechnungsübersicht werden alle Rechnungen aufgelistet.

Überblick: 

1. Rechnungsübersicht
2. Aktionen in der Rechnungsübersicht
3. Rechnungen per E-Mail verschicken

1. Rechnungsübersicht

In der Rechnungsübersicht werden folgende Informationen angezeigt:

• Empfänger: Name des Profils
• Buchungsstatus: Buchungsstatus der Studierenden oder Bewerberbuchung
• Downloadoption
• Kommentar
• Vorschauoption
• Nummer: Rechnungsnummer
• Status: Der Rechnung
• Betrag: Rechnungsbetrag
• Ausstehend: Noch offener Rechnungsbetrag
• Datum: Rechnungsdatum
• Fälligkeit
• Standort
• Studiengang
• Kohorte
• Erstellt von
• Rückmeldung: Erfolgt mit Zahlung der Rechnung eine automatische Rückmeldung
• Semestertyp: Aktueller Eintrag zum Typ aus dem Werdegang des Profils
• Rechnungstyp: Zeigt den Typ der Rechnung - Profil- oder Firmenrechnung
• Zahlungsmodell: Zeigt das Zahlungsmodel der Rechnung
• Ratenzahlung: Zeigt durch einen Klick auf den Eintrag "Ja" ein Fenster zur Ratenzahlung, indem die einzelnen Fälligkeiten mit ihrem Status gelistet werden

Es stehen folgende Filter zur Verfügung:

• Status: Der Rechnung (Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert, Mahnung, Inkasso)
• Profilname
• Buchungsstatus: Zeigt die unter Einstellungen > Buchungsstatus gepflegten Werte zu Status Student und Status Bewerber zur Auswahl
• Rechnungstyp: Ermöglicht die Selektion von Profil- oder Firmenrechnungen
• Studiengänge: Alle aktiven Studiengänge
• Kohorten: Alle aktiven Kohorten
• Erstellt von: Rechnungsersteller
• Nummer: Rechnungsnummer
• Datum (von), Datum (bis): Rechnungsdatum
• Betrag (von), Betrag (bis): Rechnungsbetrag
• Offener Betrag (von), Offener Betrag (bis): Ausstehender Betrag
• Zahlungsfrist (von), Zahlungsfrist (bis): Schließt die automatisch gesetzten Zahlungsfristen innerhalb dieser eingegebenen Frist mit ein
• Semestertyp: Kein, Beurlaubt, Ersteinschreiber, Exmatrikuliert, Neueinschreiber und Rückmelder zur Auswahl, relevant ist hier der Typ aus dem Werdegang des Profils
• Zahlungsmodell: Auswahl aus allen gepflegten Zahlungsmodellen

Nachdem eine oder mehrere Filterwerte eingestellt wurden, können mit dem Lupensymbol die Suche nach den zutreffenden Rechnungen gestartet, bzw. bei Bedarf mit dem Radiergummi-Symbol die Filterwerte wieder gelöscht werden. 

Durch einen Klick auf

• den Namen der Spalte kann die Ergebnisliste auf- bzw. absteigend nach dieser Spalte sortiert werden
• den Namen eines Empfängers wird direkt der Finanzen Tab dieses Profils aufgerufen
• den Stift (nur für „Entwurf“) kann der Rechnungsentwurf bearbeitet werden
• das Downloadsymbol der Rechnung (nicht für Status Entwurf) wird diese als PDF geöffnet
• den Kommentar wird dieser in der Kommentarfunktion geöffnet
• das Briefsymbol wird das Datum des Rechnungsversandes per E-Mail angezeigt
• das Info-Icon erscheint die Rechnung in der Vorschau, in der (1) „Aktivität“, (2) „Status wechseln“, ein Sprung zum (3) Profil des Empfängers, zum (4) Profil des Erstellers der Rechnung, die Möglichkeit zur Eintragung einer (5) Zahlung sowie der (6) Download als PDF (nicht für Status Entwurf) möglich sind
  
  
   
• den Status wird direkt einen Statuswechsel möglich
• einen ausstehenden Betrag kann eine Zahlung eingegeben werden, die Farbgebung für ausstehende Beträge ist schwarz, teilausstehende Beträge blau und Überzahlungen + grün
• auf den Button „Spalten“ ist es möglich individuell einzustellen, welche Spalten in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen
  
  

2. Aktionen in der Rechnungsübersicht

Für die selektierten Ergebnisse in der Rechnungsliste sind folgende Aktionen in der Toolbar nutzbar. Batch-Funktionen sind für die ausgewählten Rechnungen sowie für das gesamte Filterergebnis anwendbar – unabhängig von der Paginierung.

• Alle Exportieren: Exportiert alle in der Ansicht angezeigten Rechnungen in eine Microsoft Excel Datei
• E-Mail
• Mahnlauf starten
• Status auf „Offen setzen“: Nur für Rechnungen mit Status "Entwurf" nutzbar
• Status auf „Storniert setzen“: Nur für Rechnungen mit Status "Offen" nutzbar
• Rückmeldung: Es werden nur Rechnungen im Status „Bezahlt“ berücksichtigt, zum „Rückmeldung durchführen“ kann ein Semester ausgewählt werden, ansonsten gilt das in der Rechnung gespeicherte Semester, Rechnungen ohne Semester werden ignoriert
• Exmatrikulation: Mit dieser Funktion ist es möglich, in einer Sammelaktion Studierende mit offenen Rechnungen oder im Status Mahnungen zu exmatrikulieren. Die Exmatrikulation erfolgt analog einer Exmatrikulation aus einer Buchung, es werden nur die Buchungen exmatrikuliert, die der Rechnung zugeordnet sind, die zukünftigen Zahlungsplaneinträge werden dann gelöscht.

Hinweis zur Aktion „Status auf „offen" setzen": Sollen sehr viele – bis zu 300 – Rechnungen in einem Arbeitsschritt auf „offen" gesetzt werden, sollte der Prozess über den Button „Im Hintergrund Status auf „offen" setzen" erfolgen, damit die Performance des Systems nicht beeinträchtigt wird. Bei zu vielen gefilterten Rechnungen wird der Button „Status auf „offen" setzen" automatisch deaktiviert, sodass die Aktion im Hintergrund erfolgen muss. In diesem Fall erhalten die ausgewählten Rechnungen den Status „in Warteschlange", bis die Rechnung in den Status „offen" überführt wurde.

Im Kontextmenü stehen je nach Art des Eintrags noch folgende Aktionen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Nur für Rechnungen im Status "Entwurf" verfügbar
• Löschen: Nur für Rechnungen im Status "Entwurf" verfügbar
• Status wechseln
• Zahlung
• E-Mail
• Kommentar
• Änderungshistorie: Hier werden Änderungen am Rechnungsdokument mit Datum/Uhrzeit, Autor, Typ und geänderten Werten geloggt
  
• Rechnung als PDF
• 1. Mahnung PDF
• 2. Mahnung PDF
• Inkasso PDF

Das Löschen einer Rechnung ist nicht vorgesehen, damit es buchhalterisch nicht zu Inkonsistenzen kommt. Falls dies in besonderen Fällen doch einmal nötig ist, wenden Sie sich bitte an den Customer Service.
 

3. Rechnungen per E-Mail verschicken

Um den Rechnungsempfängern die Rechnungen zukommen zu lassen, gibt es die Möglichkeit diese per E-Mail zu verschicken. Folgende Wege können hierfür genutzt werden:

1. In der Übersicht der Rechnungen kann zu einem einzelnen Eintrag über das Kontextmenü „E-Mail“ gewählt werden
   
   
    
2. In der Übersicht der Rechnungen kann für ein oder mehrere selektierte Einträge über die Toolbar die Sammelaktion „E-Mail“ gewählt werden
   
   
    
3. Im Profil eines Bewerbers oder Studierenden kann im Tab Finanzen unter „Rechnungen“ über das Kontextmenü „E-Mail“ gewählt werden.

Es wird dann jeweils der E-Mail-Dialog geöffnet, um die gewählte(n) Rechnung(en) per E-Mail als PDF verschicken zu können. Voraussetzung dafür ist, das im Profil des Empfängers eine Empfängeradresse und eine Korrespondenz-E-Mailadresse hinterlegt sind.

Sind bei den selektierten Einträgen Personen- und Firmeneinträge gleichzeitig angewählt, so muss eine Wahl getroffen werden, ob nur die Personenprofile (Teilnehmer) oder Firmen angeschrieben werden sollen, damit die für diesen Typen verfügbaren Platzhalter genutzt werden können. Die anderen Einträge werden automatisch deselektiert und nur die gewählten Profile angeschrieben.

 

Im E-Mail-Dialog kann eine Textvorlage ausgewählt werden, die unter Kommunikation > Textvorlagen abgelegten wurde. Außerdem können durch einen Klick auf die im Dialog blau angezeigten Platzhalter diese für den Betreff und Text der E-Mail verwendet werden. Es stehen je nach Rechnungstyp (Profilrechnung oder Firmenrechnung)

• Name (für Profilrechnung)
  
• Vorname (für Profilrechnung)
• Anrede (für Profilrechnung)
• Firmenname (für Firmenrechnung)
  
• Semesterbezug der Rechnung
• Ausstehender Betrag + Währung (der Rechnung)
• Zahlungsfrist
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Bankverbindung

als Platzhalter zur Verfügung. Der Platzhalter bleibt leer, falls das Feld nicht vorhanden ist. Kann keine E-Mail verschickt werden, so erscheint eine Warnung mit dem Hinweis, welche Angaben fehlen, um die Rechnung per E-Mail verschicken zu können.

Wurde eine Rechnung per E-Mail verschickt, so wird dies in der Übersicht der Rechnungen durch das Brief-Symbol angezeigt, das Mouse-Over zeigt das Datum des Mailversandes.