Sperren & Auflagen

Nach entsprechender Konfiguration von academyFIVE kann die Verwaltung individuell Auflagen- und Sperrgründe definieren und pflegen, die eine ​Immatrikulation ​oder Rückmeldung verhindern. Diese Gründe werden den betroffenen Personen im CampusWEB angezeigt werden. Gesteuert wird dies anhand von hinterlegten Berichten.

Auflagen und Sperrgründe können für Bewerbenden- sowie für Studierendenbuchungen gepflegt werden.

Überblick:

1. Anlegen von Auflagen
2. Anlegen von Sperrgründen
3. Berichte für Auflagen/Sperren​
4. Zuordnung von Auflagen
5. Ansicht von aktiven Auflagen und Sperren im Profil
6. Ansicht von aktiven Auflagen und Sperren für Studierende
7. Ansicht von aktiven Auflagen und Sperren in der Onlinebewerbung
8. Zugriffsrechte

1. Anlegen von Auflagen

Unter Einstellungen > Sperrgründe > Auflagen werden Auflagen gepflegt. Die hier angelegten Informationen stehen anschließend für Bewerbenden- und Studierenden-Profile zur Verfügung. Sie können dann pro Buchung individuell ausgewählt und mit einer individuellen Frist versehen werden.

In der Übersicht der Auflagen werden die bereits gepflegten Auflagen mit den Informationen "Aktiv", der "Bezeichnung DE/EN", den ggf. zugeordneten "Studiengängen", einer Vorschau des "Infotext DE/EN" sowie "Für Bewerbendenbuchungen" und "Für Studierendenbuchungen" angezeigt. Via Filter in der Menüleiste können die erstellten Auflagen nach Studiengängen gefiltert werden. 

Für die zugeordneten Studiengänge und Infotexte steht eine Mouseover-Funktion zur Verfügung, mit deren Hilfe die vollständige Textinformation auch bereits in der Übersicht angezeigt werden kann. Im Kontextmenü einer Auflage kann die Aktion "Bearbeiten" ausgewählt werden.

Eine neue Auflage wird mit "Auflage hinzufügen" in der Menüleiste in der Übersicht der Auflagen angelegt.

Folgende Felder werden dafür eingegeben:

• Aktiv: Mit Auswahl dieser Checkbox kann die „Auflage“ aktiv/inaktiv geschaltet werden
• Bezeichnung* DE/EN: Name für die Auflage; wird später in der Buchung angezeigt (siehe „Zuordnung von Auflagen“)
• Infotext* DE/EN: Dieser wird denjenigen Bewerbenden/Studierenden im CampusWEB (in der PWA) angezeigt, für die eine Auflage vorliegt
• Studiengang: Auflagen können verschiedenen Studiengängen zugeordnet werden, sodass sie nur für diese Studiengänge zur Verfügung stehen; die Angabe ist optional
• Bewerbendenbuchung: Ist diese Checkbox gewählt, steht die Auflage für Bewerbendenbuchungen zur Verfügung
• Studierendenbuchung: Ist diese Checkbox gewählt, steht die Auflage für Studierendenbuchungen zur Verfügung

2. Anlegen von Sperrgründen

Unter Einstellungen > Sperrgründe werden Sperrgründe gepflegt. In der Übersicht der Sperren werden die bereits gepflegten Sperrgründe mit den Informationen "Aktiv", der "Bezeichnung DE/EN", den Standorten, den ggf. zugeordneten "Studiengängen", dem Sperrtyp sowie dem dahinterliegenden Bericht angezeigt. Via Filter in der Menüleiste können die erstellten Sperrgründe nach Standort und Studiengängen gefiltert werden. 

Funktionsweise von Sperrgründen:

• Zur Nutzung der Sperrgründe werden Berichte benötigt (Erstellung entweder durch Simovative oder durch die Hochschule selbst mit anschließender Performanceprüfung und Freigabe zur Einbindung durch Simovative). Die Berichte erhalten zudem eine Kennzeichnung, um im Weiteren für die Anlage der Sperrgründe zur Verfügung zu stehen.
  Damit ein Sperrgrund korrekt ausgeführt werden kann, muss das SQL Statement zwingend mit "SELECT DISTINCT profil_studium.id" beginnen und außerdem mit der Abfrage der Variable "(#BOOKING_IDS#)" enden. Hinweis: Der Bericht kann nicht direkt unter Berichte ausgeführt und getestet werden.
• Diese Berichte müssen je nach Nutzung der Sperrgründe individuell konzipiert werden. Die Berichte fragen dann „on-the-fly“ die Daten der Buchungen ab.

Um einen neuen Sperrgrund anzulegen, wird in der Übersicht der Sperrgründe in der Menüleiste mit der Aktion "Sperrgrund hinzufügen" ein neuer Sperrgrund definiert.

Folgende Felder werden hierzu eingegeben:

• Aktiv: Mit Auswahl dieser Checkbox kann der „Sperrgrund“ aktiv/inaktiv geschaltet werden
• Bezeichnung*: Name für den Sperrgrund; sollte einen Hinweis darauf enthalten, ob es sich um eine Sperre oder um eine Auflage handelt
• Standorte*: Auswahl des/der Standort(e), Mehrfachwahl möglich; ein Standort kann nicht abgewählt werden, solange ein ihm zugewiesener Studiengang selektiert ist
• Studiengänge: Sperrgründe können verschiedenen Studiengängen zugeordnet werden, sodass sie nur für diese Studiengänge zur Verfügung stehen; die Angabe ist optional
• Zugriffsrechtegruppen: Sperrgründe können über die Zuordnung von Benutzergruppen verrechtet werden, sodass hierüber der Zugriff und die Anzeige gesteuert werden kann
• Sperrtyp*: Steuert die jeweilige Auswirkung der Berichte:
  • Immatrikulation: Sperrt die Immatrikulation einer Bewerbendenbuchung
  • Exmatrikulation: Sperrt die Exmatrikulation einer Studierendenbuchung
  • Rückmeldung: Sperrt die Rückmeldung einer Studierendenbuchung
  • Auflage: Gilt für Bewerbenden- und Studierendenbuchung
  • Prüfung Bewerbung: Gilt für die Prüfung der Bewerbungsdaten; diese Auflagen können in der Onlinebewerbung angezeigt werden - hierfür muss bei den Portaleinstellungen der Onlinebewerbung die Checkbox gesetzt werden 

Zur korrekten Auswirkung der Typen muss ein passender Bericht hinterlegt sein (Beispiel: Soll durch den Typ „Immatrikulation“ eine Sperre erfolgen, dann muss ein Sperrbericht dazu hinterlegt sein).

• Infotext* DE/EN: Dieser wird denjenigen Studierenden im CampusWEB (in der PWA) angezeigt, für die ein Sperrgrund vorliegt
• Bericht*: Der jeweilige, vorab definierte Sperrbericht wird hier eingebunden. Im Dropdown-Menü werden alle Berichte angezeigt, die als Auflagen- und Sperrberichte gekennzeichnet wurden.

3. Berichte für Auflagen/Sperren​

Es sollte je einen Bericht zu der jeweiligen Auflage und einen Bericht zur Sperre geben.
Nach den hier hinterlegten Berichten kann in der Suche (siehe unten) gefiltert werden, um die betroffenen Profile auszugeben.

Die Berichte fragen im weiteren Verlauf die entsprechenden Buchungen ab. Sind die Daten nicht im System vorhanden, kommt je nach Konfiguration des Berichts entweder eine Auflage oder eine Sperre zum Tragen.

Ob aus einer Auflage eine Sperre wird, wird ebenfalls über den Bericht gesteuert. Das kann beispielsweise das Abfragen des Datums oder Abfragen des Hakens sein (siehe Zuordnung von Auflagen).

Die Benennung zwischen Berichten und Auflagen bzw. Sperrgründen sollte gleich sein Sofern neue Auflagen oder Sperren hinzukommen, müssen entsprechende Berichte hinterlegt werden Zur geordneten Ablage der Berichte ist die Erstellung eines eigenen Ordners unter dem Modul „Berichte“ sinnvoll

4. Zuordnung von Auflagen

Soll einer Buchung eine Auflage zugeordnet werden, so ist dies in der Bearbeitungsmaske der jeweiligen Buchung durch den Button „Auflagen“ möglich. Jede Person, die das Recht hat, die Buchung zu bearbeiten, darf auch deren Auflagen bearbeiten.

 

In einer Studierendenbuchung erscheinen nur Auflagen, die vorab auch für eine Studierendenbuchung angelegt wurden und aktiv sind, Gleiches gilt für die Bewerberbuchung, und die dem Studiengang der Buchung zugeordnet oder ohne Studiengangszuordnung sind.

Eine Auflage kann in einer Buchung nur gespeichert werden, wenn entweder "ist notwendig" gesetzt oder ein Fristende eingetragen ist.

Offene Auflagen, die in einer Bewerbendenbuchung gepflegt wurden, werden durch die Immatrikulation automatisch in die Studierendenbuchung übernommen.

Die Auflagen können individuell vergeben werden. Die konkrete Auswirkung wird in den jeweiligen Berichten definiert. Der Bericht prüft beispielsweise die Checkbox bzw. das Datum. Zur konkreten Abbildung wenden Sie sich bitte an Ihre Simovative Ansprechperson.

In den Auflagen bestehen zwei Möglichkeiten der Pflege:

• Das Setzen der Checkbox ohne Fristende
• Das Setzen der Checkbox mit Fristende

Zusätzlich kann eine Bemerkung als interne Notiz eingetragen werden. Für Auflagen vom Typ "Prüfung Bewerbung" werden diese Notizen bei Aktivierung der Auflagen für die Onlinebewerbung dem Bewerbenden angezeigt. 

5. Ansicht von aktiven Auflagen und Sperren im Profil

Sobald für eine Buchung eine Sperre greift, wird dies für die Verwaltung im Profil sowie für die Studierenden im CampusWEB (PWA: HomeResponsiveBundle) über einen roten Hinweis angezeigt.

Die academyFIVE Ansicht für die Hochschulverwaltung:

Im Profil-Tab „Daten“ wird auf das Vorliegen von Auflagen- und Sperrgründen hingewiesen. Detail-Informationen können über das Pfeilsymbol aus- und eingeklappt werden.

 

Bei Immatrikulation/Rückmeldung: Bei einer Immatrikulation und einer Rückmeldung (manuell oder über Massenaktion in der Studierendensuche) erscheint ein Hinweis, welches Profil inkl. Buchung aufgrund von Sperrgründen nicht immatrikuliert/rückgemeldet werden konnte.

In der Suche: Unter Personen > Sperrgründe können nun alle Profile gefiltert werden, bei denen ein Auflagen- oder Sperrgrund vorliegt. Aus Performancegründen sind hier Pflichtfelder zu beachten und entsprechend auszufüllen. Anschließend werden die Profile mit dem jeweiligen Sperrgrund ausgegeben.

6. Ansicht von aktiven Auflagen und Sperren für Studierende

Den Studierenden wird auf der Startseite ihres CampusWEB (PWA: HomeResponsiveBundle) automatisch ein Infotext angezeigt, sofern Sperrgründe vorliegen. Der Infotext wird von der Verwaltung in den Sperrgründen bzw. Auflagen gepflegt.

Auflagen werden unabhängig vom Semester immer angezeigt. Bei Auflagen wird der entsprechende Studiengang sowie ggf. das Fristende der Auflage angezeigt.

7. Ansicht von aktiven Auflagen und Sperren in der Onlinebewerbung

Den Bewerbenden wird auf der Startseite der Onlinebewerbung > Meine Bewerbung angezeigt, ob für sie Auflagen aktiviert sind. Mit diesen Auflagen kann Bewerbenden zum Beispiel mitgeteilt werden, dass Unterlagen (Nachweis Krankenkasse, Abschlusszeugnis) nachzureichen sind. 

  

Wird die Auflage aktiviert, kann eine automatisierte E-Mail an den Bewerbenden versendet werden. Diese E-Mail wird immer versendet, wenn die Auflage aktiviert, geändert oder deaktiviert wird. Die Textvorlage für diese E-Mail kann unter Einstellungen > Sperrgründe > Auflagen festgelegt werden.

8. Zugriffsrechte für Sperren und Auflagen

Ob Sperren in academyFIVE angelegt, bearbeitet und eingesehen werden dürfen, ist mit Zugriffsberechtigungen verknüpft.

Nur Personen mit dem Zugriffsrecht "Sperrgründe einsehen" dürfen lesend auf Sperren zugreifen. Schreibenden Zugriff haben Personen mit dem Zugriffsrecht "Sperrgründe anlegen, bearbeiten und löschen".

Zusätzlich wird geprüft, ob der Nutzende auch berechtigt ist, die jeweiligen Studiengänge einzusehen, mit denen die Sperren und Auflagen verbunden sind.

Jede Person, die das Recht hat, eine Buchung zu bearbeiten, darf auch deren Auflagen bearbeiten.