Ehemalige Studierende und Alumni

In diesem Artikel wird erläutert, wie neben  Interessenten, Bewerbenden und Studierenden auch ehemalige Studierende bzw. Alumni in academyFIVE verwaltet und zur Kommunikation genutzt werden können.

Ehemalige Studierende

Unabhängig vom Grund der Exmatrikulation (Beendigung nach bestandener / nicht bestandener / ohne Prüfung, Hochschulwechsel, Unterbrechung etc.) und dem Status der Studierendenbuchung (Abgebrochen, Graduiert, ohne Abschluss etc.) werden im Navigationsbaum von academyFIVE unter „Alumni“ als Unterpunkt unter Menüpunkt „Personen“ und „Bewerber, Studenten, Alumni“ alle Profile mit einer Studentenbuchung gelistet, deren zugewiesene Kohorte inaktiv ist.

Das Deaktivieren und Reaktivieren von Kohorten erfolgt in der Kohortenübersicht unter „Studiengänge & Kohorten“ durch Klick auf die betreffende Kohorte in der Liste im großen Ansichtsfenster (rechts). Im sich öffnenden Kontextmenü steht je nach Status der Kohorte (aktiv/ inaktiv) die Möglichkeit „Deaktivieren“ bzw. „Aktivieren“ zur Verfügung.

Die Kohortenübersicht lässt sich außerdem nach allen "aktiven" oder "inaktiven" Kohorten filtern:

Allerdings sollte die Deaktivierung erst erfolgen, wenn alle Studierenden der Kohorte das Studium beendet haben. Denn mit Deaktivierung einer Kohorte ist diese

• nicht mehr im Navigationsbaum unter "Studenten" auffindbar.
• nicht mehr in der Personen- und Studentensuche als Kohorte auswählbar (die einzelnen Studierenden werden aber noch gefunden).
• nicht mehr für das Prüfungsamt erfassbar, bspw. in der Auflistung unter "Prüfungsergebnisse" oder "Curricula".

Die Übersicht zu den ehemaligen Studierenden unter „Alumni“ nennt neben den Kohorten die Studiendauer und Anzahl der Studierenden dieser Kohorte in einer Zeile.

Durch Klick auf die Zeile einer dieser inaktiven Kohorten wird in die Übersicht mit Liste aller Studierenden dieser Kohorte gewechselt. Hier stehen, wie bei aktiven Kohorten, folgende Funktionen:

• Dokument drucken (nach Auswahl aus verfügbaren Dokumententemplates)
• Seriendruck starten
• Nachricht senden (wahlweise als interne Nachricht für CampusWeb oder E-Mail)
• Export ausgewählter Datensätze als CSV- oder PDF-Datei
• Aktion durchführen wie Rückmeldung, Übernahme von Studienverlauf etc.

Diese Funktionen können je nach Markierung für ein oder mehrere Studierende gleichzeitig ausgeführt werden. Bei Klick auf den Namen des Studierenden kann zudem ins Profil gewechselt oder dieses gelöscht werden.

Alumniverwaltung

Für Alumni im engeren Sinne von exmatrikulierten Studierenden mit erfolgreichem Abschluss (im Status „Graduiert“ o.ä.) wird i.d.R. eine eigene Gruppe „Alumni“ in der Gruppenverwaltung von academyFIVE angelegt.
Diese kann den betreffenden Profilen zugeordnet werden, um damit Zugriffsrechte auf bestimmte Seiten im CampusWeb auch nach erfolgreichem Studiumsabschluss zu ermöglichen. Beispielsweise für den Abruf digital signierter Dokumente oder die Anmeldung zu ausgewählten Veranstaltungen oder Kursangeboten im Rahmen eines eigenen Alumni-Programms.

Über das CampusWeb ist auch die Anbindung von UniHeads als Serviceplattform im Rahmen des hochschuleigenen Career Center möglich. So können ehemaligen Studierenden persönliche Stellenangebote von Partnerunternehmen und anderen Firmen aufgrund eines Matchings der Studiumsdaten mit den Anzeigendaten erhalten und sich unmittelbar beim Ansprechpartner des Unternehmens auf einen Job bewerben.

Zur Filterung bei Abfragen in der Personensuche und der Erstellung von Verteilerlisten zum Newsletter-Versand ist die Vergabe eines Schlagworts im Profil als alternative Kennzeichnung von Alumni ausreichend.

Die Zuordnung zu Gruppen und Verteilern oder die Vergabe von Schlagworten im Profil kann auf Anfrage durch einen Rundeck Job automatisiert werden, bspw. mit dem Statuswechsel der Studentenbuchung zu „Graduiert“ oder „Exmatrikuliert“.